Was ist Projektzerlegung? (Plus Vorteile und Tipps) • BUOM

1. Juli 2021

Das Aufteilen von Projekten in kleinere, besser überschaubare Teile ist für Teams eine effektive Möglichkeit, Aufgaben zu erledigen. Viele effektive Teams verwenden eine Technik namens Projektzerlegung, um beim Abschluss großer Projekte organisiert und produktiv zu bleiben. Das Kennenlernen der Vorteile der Projektzerlegung kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob diese Methode für Ihre Projekte geeignet ist. In diesem Artikel besprechen wir die Definition der Projektzerlegung, ihre Gesamtvorteile und Tipps für den effektiven Einsatz dieser Methode.

Was ist Projektzerlegung?

Unter Projektzerlegung versteht man den Prozess der Zerlegung der Komponenten eines großen Projekts in kleinere, besser überschaubare Teile, die oft als Ergebnisse bezeichnet werden. Dieser Prozess hilft Managern, Aufgaben einfacher zuzuweisen und hilft beim Zeit- und Arbeitsablaufmanagement. Während die Teammitglieder mit ihren Liefergegenständen verbundene Aufgaben erledigen, führen sie Schritte in einem zerlegten Arbeitsablauf aus und arbeiten auf den letztendlichen Abschluss des gesamten Projekts hin. Die Organisation solcher Komponenten ist häufig hierarchisch und basiert auf der Wichtigkeit der einzelnen Aufgaben oder der erforderlichen Ausführungsreihenfolge.

Vorteile der Projektzerlegung

Hier sind einige der häufigsten Vorteile, die mit der Projektzerlegung verbunden sind:

Ermöglicht Ihnen eine genauere Schätzung von Kosten und Zeit

Durch die Schätzung des Zeit- und Kostenaufwands für die Erledigung jeder einzelnen Projektleistung können Manager die Kosten und den Zeitaufwand für das gesamte Projekt abschätzen. Die Schätzung von Teilen eines Projekts kann aufgrund der spezifischen Aufgaben, die mit jedem Schritt des Prozesses verbunden sind, einfacher sein als die Schätzung des gesamten Projekts. Beispielsweise kann die Schätzung des Zeit- und Kostenaufwands für den Bau eines Zimmers in einem Haus genauer sein als die Schätzung des Zeit- und Kostenaufwands für den Bau von 50 Häusern.

Erweitert die Steuerungsmöglichkeiten

Durch die Projektzerlegung können Manager ihre Teams besser leiten, ihren Fortschritt verfolgen und sicherstellen, dass Aufgaben im Zusammenhang mit dem langfristigen Ziel erledigt werden. Durch die Zuweisung spezifischer Aufgaben an Teammitglieder können Manager detaillierte Anweisungen zur effektiven Erledigung zugewiesener Aufgaben geben. Bei der Ausführung dieser Aufgaben können Manager ihre Teams überwachen, um möglicherweise auftretende Probleme oder Risiken sowie bemerkenswerte Erfolge zu erkennen. Manager können ihren Teams außerdem realistischere Ziele und Fristen setzen.

Hilft bei der Planung

Die Projektzerlegung ermöglicht es Managern, spezifische Aktivitäten zu planen, die mit jedem Liefergegenstand verbunden sind und zum Gesamtabschluss des Projekts beitragen. Dieses Maß an Spezifität fördert einen klaren Plan und macht Projekte effektiver. Darüber hinaus haben alle Teammitglieder, die an einem Projekt arbeiten, das Zerlegungsstrategien verwendet, klar definierte Verantwortlichkeiten für jedes Ergebnis, die ihr Verhalten steuern und bei der individuellen Planung helfen.

Hilft, die Motivation zu steigern

Bei der Projektzerlegung wirken Ergebnisse als Motivatoren für die Leistung der Mitarbeiter. Durch das Erreichen kleinerer Ziele im Zusammenhang mit dem Gesamtprojekt können Teammitglieder erhebliche Fortschritte erzielen und so ihre Motivation steigern, produktiv zu bleiben. Darüber hinaus kann die Einführung von Leistungsbelohnungen die Teammitglieder zusätzlich motivieren, produktiv zu bleiben.

Nachteile der Projektzerlegung

Hier sind einige mögliche Nachteile der Projektzerlegung:

Abnehmende Unabhängigkeit

Wenn Sie den Teammitgliedern während der Projekte Unabhängigkeit geben, können sie mehr Verantwortung für den Erfolg des Projekts übernehmen und motiviert bleiben. Die Zerlegung von Projekten schränkt häufig die Fähigkeit von Teammitgliedern ein, unabhängig an Projekten zu arbeiten. Beispielsweise können Teammitglieder nach Abschluss zugewiesener Aufgaben ihren Vorgesetzten kontaktieren, bevor sie neue Aufgaben erhalten, anstatt sofort an der nächsten Aufgabe zu arbeiten.

Erfordert umfangreiche Teamarbeit

Eine erfolgreiche Projektzerlegung erfordert ein gut organisiertes Team. Jedes Mitglied dieser Teams arbeitet gleichzeitig an der Erledigung zugewiesener Aufgaben, von denen es viele erledigt, bevor das Team mit der nächsten Reihe von Liefergegenständen fortfahren kann. Beispielsweise kann ein Team das Design eines Produkts abschließen, bevor es mit der Produktion beginnt, was bei bestimmten Teammitgliedern ebenfalls zu möglichen Verzögerungen oder Unterbrechungen bei der Aufgabenerledigung führen kann.

Tipps zum Zerlegen eines Projekts

Abhängig von der Art des Projekts, das Sie abschließen möchten, können bestimmte Strategien bei der Zerlegung eines Projekts effektiver sein. Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Zerlegung Ihres Projekts unabhängig von seiner Art helfen können.

Definieren Sie Ihren Bereich

Der Projektumfang umfasst die notwendigen Elemente, die Sie und Ihr Team abschließen, um das gesamte Projekt abzuschließen. Durch die Definition dieses Bereichs können Sie Teile des Projekts besser analysieren und in besser verwaltbare Teile unterteilen. Ohne die Definition dieses Bereichs vergessen Sie möglicherweise, große Teile des Projekts abzuschließen.

Erstellen Sie visuelle Effekte

Visuelle Darstellungen einzelner Arbeitsabläufe und Teamabläufe können Ihren Teams helfen, organisiert zu bleiben und den Projektfortschritt zu visualisieren. Visuals können Diagramme enthalten, die die Ergebnisse in der erforderlichen Reihenfolge oder nach der Projektphase, zu der sie gehören, sortieren. Sie können beispielsweise ein Kästchen um die Beschreibung eines Liefergegenstands zeichnen und eine Linie ziehen, um anzuzeigen, dass Ihr Team nach Fertigstellung des Liefergegenstands mit dem nächsten Schritt fortfahren kann.

Verwenden Sie WBS

WBS oder Work Breakdown Strategy ist eine Strategie, mit der der Umfang eines Projekts definiert und in überschaubare Teile unterteilt wird. Mit einer Projektstrukturplan-Strategie können Sie die Ergebnisse nach Wichtigkeit sortieren und visuelle Darstellungen der Schritte erstellen, die zum Abschluss des gesamten Projekts erforderlich sind.

Die gebräuchlichsten Arten von Arbeitsaufschlüsselungsstrategien sind verbfokussierte WBS, substantivorientierte WBS und zeitbasierte WBS. Ein verbfokussierter WBS konzentriert sich auf die Organisation von Ergebnissen basierend auf bestimmten Aktivitäten. Ein auf Substantive ausgerichteter PSP organisiert die Leistungen auf der Grundlage bestimmter Projektkomponenten, während ein zeitorientierter PSP die Leistungen in bestimmte Phasen oder Zeiträume einteilt.

Konzentrieren Sie sich auf fünf Phasen

Der Projektmanagement-Lebenszyklus besteht typischerweise aus fünf Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss. Sie können die Liefergegenstände in diese Phasen unterteilen oder bei der Erstellung von Liefergegenständen darauf zurückgreifen, um die Struktur Ihres Projekts besser zu verwalten. Eine effektive Projektzerlegung zielt darauf ab, alle mit der Planungsphase eines Projekts verbundenen Aufgaben abzuschließen, bevor mit der Ausführungsphase fortgefahren wird.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Software kann Ihnen dabei helfen, Ihre Ergebnisse zu visualisieren und während des gesamten Projekts organisiert zu bleiben. Zu den effektiven Arten von Projektmanagement-Software gehören Gantt-Diagramme, die nicht nur den aktuellen Status der Projektschritte widerspiegeln, sondern auch zeigen, wie jeder Schritt mit anderen Schritten im Prozess interagiert. Darüber hinaus unterstützen viele Arten von Projektmanagement-Software beispielsweise das Zeit- und Risikomanagement.

Konzentrieren Sie sich auf gegenseitige Ausschließlichkeit

Um effektive Ergebnisse zu erstellen, ist es wichtig, dass sich die einzelnen Ergebnisse nicht überschneiden oder dieselben Ziele wie andere Ergebnisse beinhalten. Dadurch kann jedes Teammitglied einen anderen Teil des Projekts abschließen und gleichzeitig sicherstellen, dass seine Arbeit direkt zum Abschluss des gesamten Projekts beiträgt und nicht zu einer Aufgabe, die bereits von jemand anderem erledigt wurde. Beispielsweise können zwei Teammitglieder, denen die Planung von Meilensteinen im Zusammenhang mit einem Projekt zugewiesen ist, verschiedene Teile des Projekts planen, sodass sich ihre Pläne nicht überschneiden.