Was ist Projektprognose für das Projektmanagement? • BUOM

Eine detaillierte Projektplanung hilft Ihnen, Ihre Ressourcen besser zu verwalten und Ihr Budget und Ihren Zeitplan einzuhalten. Mithilfe von Projektprognosen können Sie nützliche Vorhersagen darüber treffen, wann und wie Ihre Projekte voranschreiten könnten. Dadurch können Sie weitere Anpassungen vornehmen, um bessere Projektergebnisse zu erzielen. In diesem Artikel definieren wir Projektprognosen, erklären ihre Bedeutung und besprechen Prognosetechniken und Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

Was ist Projektprognose?

Unter Projektprognosen versteht man ein Verfahren zur Vorhersage oder Schätzung der Zukunft eines laufenden Projekts. Durch die Analyse von Kennzahlen wie Kosten, Dauer und Qualität oder Leistung der zu erbringenden Leistungen können Projektmanager feststellen, ob ein Projekt nach Plan verläuft. Wenn die Projektprognose einen günstigen Verlauf zeigt, können Sie das Projekt fortsetzen, ähnliche Projekte genehmigen oder das Projekt öffentlich bekannt geben. Wenn die Prognose unvorhergesehene Probleme aufweist, können Sie entsprechende Anpassungen vornehmen, um den neuen Projektverlauf zu berücksichtigen.

Warum sind Prognosen im Projektmanagement wichtig?

Prognosen sind wichtig, da sie dabei helfen, Projektrisikofaktoren zu identifizieren und anzugehen, Projektergebnisse so genau wie möglich vorherzusagen und den Gesamterfolg des Projekts sicherzustellen. Projektmanager erreichen Projektziele in der Regel, indem sie den Umfang, die Qualitätsziele, die Risiken, die Kosten, die voraussichtliche Dauer und die für ein Projekt erforderlichen Personalressourcen berücksichtigen. Anschließend arbeiten sie daran, eine effektive Kommunikation und Arbeitsabläufe entsprechend den Anforderungen und Fristen aufrechtzuerhalten. Während Daten aus früheren Projekten bei der Erstellung des ersten Plans hilfreich sein können, ermöglicht die Projektprognose den Projektteams, proaktive Anpassungen am Projekt in Echtzeit vorzunehmen.

Projektprognosen sind am genauesten, wenn sie mindestens 20 % der Projektlaufzeit betragen. Der Abschluss einer Prognose kann noch nützlicher sein, wenn das Projekt zu 20–40 % abgeschlossen ist. Diese Zeit trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Prognosen auf ausreichenden Daten basieren, was zu genaueren Prognosen und Risikofaktorbewertungen führen kann. Bevor das Projekt auch nur zu 20 % abgeschlossen ist, sehen Sie sich als Orientierungshilfe den ursprünglichen Projektplan an.

Projektprognoseindikatoren

Zu den Elementen, die Projektprognostiker berücksichtigen können, gehören:

• Kosten: Durch die Kombination historischer und aktueller Kostenkennzahlen können Projektmanager eine möglichst genaue Kostenschätzung erstellen. Dies kann dabei helfen festzustellen, ob das Projekt das ursprünglich geplante Budget überschreiten oder unterschreiten wird, was ein Schlüsselfaktor für den Erfolg des Projekts ist.

• Dauer. Zu wissen, wie lange ein Projekt voraussichtlich dauern wird und ob geplante Fristen voraussichtlich eingehalten werden, ist der Schlüssel zu einem effektiven Projektmanagement. Um die Zeit als Projektmetrik genau vorherzusagen, analysieren Projektmanager vergangene und zukünftige mit dem Projekt verbundene Risiken, wie z. B. geringe oder unvorhersehbare Ressourcenverfügbarkeit.

• Qualität: Bei manchen Projekten ist die Qualität der Ergebnisse entscheidend, Qualitätsmetriken und -standards können jedoch von Projekt zu Projekt stark variieren. Neben historischen Daten und Prototypen liefert die Projektprognose die aktuellsten Informationen aus dem Projekt selbst, nachdem es die Planungsphase verlassen hat.

Projektprognosemethoden

Die meisten Projektprognosemethoden fallen in eine von drei Kategorien:

1. Qualitative Methoden

Qualitative Prognosemethoden nutzen Daten wie Expertenmeinungen oder Umfrageergebnisse, um die wahrscheinlichen Ergebnisse eines Projekts vorherzusagen. Qualitative Prognosemethoden können früh im Lebenszyklus eines Projekts eingesetzt werden, wenn qualitative Daten leichter verfügbar sind als quantitative Daten, die spezifische Zahlen und Fakten umfassen.

Bei einigen qualitativen Methoden werden Experten einzeln befragt und ihnen ermöglicht, ihre einzigartige, unvoreingenommene Meinung zu äußern. Prognostiker können diese Meinungen vergleichen, um das am weitesten verbreitete Ergebnis zu ermitteln. Alternativ können Sie Experten zur Zusammenarbeit einladen, was die Kommunikation fördern und einen Konsens innerhalb des Teams herstellen kann.

2. Analyse und Prognose von Zeitreihen

Methoden in dieser Kategorie nutzen quantitative Daten und Muster, um Vorhersagen über die Zukunft eines Projekts zu treffen. Historische Daten sind für Zeitreihenanalysen und Prognosemethoden sehr wichtig, da größere Datensätze, die einen längeren Zeitraum abdecken, genauere Prognosen liefern. Hier sind einige Beispiele für Techniken aus dieser Kategorie:

• Trend analysen. Diese Methode, auch Trendprognose, Trendprognose oder lineare Prognose genannt, verwendet historische Daten, um einen prognostizierten Kostenverlauf bis zum Ende des Projekts zu erstellen. Es wird häufig verwendet, um Prognosen zu Kosten und Rentabilität eines Projekts zu erstellen.

• Break-Even-Analyse: Diese Methode der Projektprognose prognostiziert die Gesamtkosten des Projekts und schätzt anhand dieser Prognose, wie viel Geld das Projekt verdienen muss, um seine ursprünglichen Kosten zu übertreffen und profitabel zu werden. Dies macht die Break-Even-Analyse zu einer nützlichen Methode, um Vertrauen sowohl bei Investoren als auch beim Projektteam aufzubauen.

• Kosten-Nutzen-Analyse: Dieses Prognosetool quantifiziert die Kosten und den Nutzen eines Projekts, damit Prognostiker sie vergleichen können. Es ermöglicht dem Projektmanager außerdem, die Vorteile eines Projekts leicht mit denen eines anderen zu vergleichen, was ihm dabei helfen kann, zu bestimmen, auf welche Projekte er sich konzentrieren sollte.

3. Lässige Modelle

Zufallsmodelle nutzen hochspezifische Informationen und Beziehungsdaten sowie umfassende historische Trends, um komplexe Projektprognosen zu erstellen. Diese Methoden ermöglichen die Einbeziehung einzelner Ereignisse oder anderer ungewöhnlicher Phänomene. Beispielsweise können sie bestimmte Wendepunkte oder langfristige Ergebnisse genauer vorhersagen, indem sie bestimmte wirtschaftliche oder soziale Variablen berücksichtigen und kompensieren. Zum Beispiel ein Regressionsmodell, das mithilfe von Mathematik Umsätze mit anderen wirtschaftlichen Einflüssen vergleicht und effektive Prognosen für die Budgetierung erstellt.

Tipps und Tricks zur Projektprognose

Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Umsetzung erfolgreicher Projektprognosen helfen:

Beginnen Sie mit klaren Zielen

Beginnen Sie mit der Definition der Prognoseziele Ihres Projekts. Wenn das Ziel beispielsweise darin besteht, eine wichtige Geschäftsentscheidung zu treffen, etwa die Genehmigung eines Projekts, kann eine Gesamtpunktzahl ausreichend sein. Bezieht sich das Ziel auf konkrete Erfolgskriterien, beispielsweise das Projektbudget, müssen die Analysemethoden konkreter sein. Indem sichergestellt wird, dass alle Parteien ein klares Verständnis der Prognoseziele haben, kann der Prognostiker die beste Prognosemethode für seine Aufgabe auswählen.

Berücksichtigen Sie kurzfristige und langfristige Methoden

Unterschiedliche Prognosemethoden eignen sich besser für unterschiedliche Prognosezeitskalen. Beispielsweise eignen sich quantitative Zeitreihenanalyse- und Prognosemethoden im Allgemeinen am besten für kurzfristige Prognosen. Dies liegt daran, dass sie sich auf Trends und Muster verlassen, von denen sie glauben, dass sie anhalten werden und die wahrscheinlich eher in naher Zukunft als über einen langen Zeitraum zutreffen. Aus diesem Grund kann es sinnvoll sein, vor Beginn des Prognoseprozesses zu klären, wie weit in die Zukunft Sie vorhersagen möchten.

Anpassungen durchführen

Wenn während des Prognoseprozesses ein Problem entdeckt wird, ist es wichtig, zu ermitteln, wie es vermieden oder abgemildert werden kann, und dann Maßnahmen zu ergreifen. Dies kann bedeuten, dass Sie Änderungen am Projekt vornehmen oder mit der Geschäftsleitung kommunizieren. In manchen Fällen kann die beste Lösung darin bestehen, das Projekt vollständig zu pausieren, um sicherzustellen, dass die Aufmerksamkeit und Ressourcen des Unternehmens auf Projekte mit den höchsten Erfolgsaussichten konzentriert werden.

Erwägen Sie den Einsatz einer Projektprognosesoftware

Es gibt viele Software- und künstliche Intelligenz-Tools, die speziell zur Unterstützung bei Projektprognosen dienen und sowohl Unternehmen als auch Einzelpersonen zur Verfügung stehen. Erwägen Sie die Recherche nach der besten Prognosesoftware und deren Implementierung, um genaue Prognosen zu erstellen oder zu verbessern. Dieser Schritt kann auch dazu führen, dass die Teammitglieder weniger Zeit für Prognosen aufwenden müssen.