Was ist Projektmanagement-Zeiterfassung? Definition und Vorteile

Während eines Projekts ist es für Projektmanager hilfreich zu wissen, wie viel Zeit die Teammitglieder für die Erledigung von Aufgaben benötigen, damit alle auf die Erreichung der Projektziele hinarbeiten können. Durch die Verfolgung der Projektmanagementzeit können diese Fachleute die Leistung ihres Teams bewerten und sicherstellen, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird. Wenn Sie ein Projektmanager sind, können Sie von der Zeiterfassung profitieren, um Aufgaben zuzuweisen, Ressourcen zuzuweisen und Teammitglieder zu motivieren, ihre Arbeit schnell abzuschließen.

In diesem Artikel definieren wir die Zeiterfassung für das Projektmanagement, erläutern ihre Bedeutung, beschreiben einige allgemeine Funktionen von Zeiterfassungssoftware und geben einige nützliche Tipps für die Verwendung dieser Anwendungen.

Was ist Projektmanagement-Zeiterfassung?

Bei der Projektmanagement-Zeiterfassung wird erfasst, wie viel Zeit Teammitglieder für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Es hilft dem Projektmanager, die Leistung des Teams zu messen und seinen Projektfortschritt zu bewerten. Projektmanager können die Zeiterfassung verwenden, um ihre eigenen Schätzungen eines Projekts, beispielsweise seinen Zeitplan, einzusehen und auf der Grundlage der Daten Anpassungen vorzunehmen. Teammitglieder können die Zeiterfassung auch nutzen, um ihre eigene Produktivität zu bewerten und sicherzustellen, dass sie die Projektziele erreichen.

Während Projektmanager diese Zeit manuell verfolgen können, ist es hilfreich, Zeiterfassungssoftware zu verwenden. Dabei handelt es sich um Anwendungen, die Stunden pro Aufgabe aufzeichnen, den Teamfortschritt verfolgen und Berichte erstellen können. Während die Funktionen der Zeiterfassungs-Apps variieren, ermöglichen die meisten Projektteammitgliedern, die Anzahl der Stunden zu verfolgen, die sie für jede ihrer zugewiesenen Aufgaben aufwenden. Diese Software kann für Unternehmen nützlich sein, die viele Stundenlohnmitarbeiter haben oder Rechnungen für Stundenlohn an Kunden senden.

Warum ist Zeiterfassung im Projektmanagement wichtig?

Mithilfe der Zeiterfassung können Projektmanager den Fortschritt ihrer Teammitglieder und des gesamten Projekts verfolgen. Dieser Prozess bietet viele weitere Vorteile für das Projektmanagement, darunter:

• Vertrauen aufbauen: Die Zeiterfassung kann Projektmanagern helfen, die Produktivität von Teammitgliedern zu messen, ohne sie direkt zu kontrollieren, was Managern dabei helfen kann, Vertrauen zu ihrem Team aufzubauen.

• Teamfokus: Dieser Prozess kann Teammitglieder dazu ermutigen, sich auf ihre wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und diese schnell zu erledigen, bevor sie sich ihren anderen Aufgaben zuwenden.

• Aufgaben zuweisen: Mithilfe der Zeiterfassung können Projektmanager herausfinden, welche Aufgaben ein Mitarbeiter schnell erledigen kann, und ihnen ähnliche Aufgaben für zukünftige Projekte zuweisen.

• Schätzen der Aufgabendauer. Die Überwachung der Teamproduktivität und der Projektarbeitsbelastung kann Projektmanagern dabei helfen, die Aufgabendauer effektiver einzuschätzen.

• Ressourcenzuweisung: Die Zeiterfassung kann Projektmanagern bei der Verwaltung von Projektpersonal und -ressourcen helfen und ihnen Bereiche aufzeigen, in denen sie zusätzliche Ressourcen zur Verbesserung der Produktivität zuweisen können.

• Erhöhte Transparenz. Projektmanager können die Daten, die sie aus der Zeiterfassung sammeln, nutzen, um Berichte über die Teamleistung und den Fortschritt für Kunden und andere Stakeholder zu erstellen, was die Projekttransparenz erhöhen kann.

• Teammitglieder motivieren. Teammitglieder können die Zeiterfassung nutzen, um ihren eigenen Fortschritt und ihre Produktivität zu messen, was sie motivieren kann, ihre Aufgaben schnell zu erledigen.

Welche Funktionen bietet eine Projektmanagement-Zeiterfassungssoftware?

Für das Projektmanagement stehen viele Zeiterfassungs-Apps zur Verfügung, die eine Vielzahl von Funktionen bieten. Typischerweise ermöglicht diese Art von Software Benutzern Folgendes:

Zeiteinträge hinzufügen

Mit dieser Funktion der Zeiterfassungssoftware können Projektteammitglieder Zeiteinträge für ihre verschiedenen Aufgaben hinzufügen. Je nach Software können Teammitglieder diese Einträge manuell oder automatisch hinzufügen. Im manuellen Modus kann ein Teammitglied seine Zeit mit der für es geeigneten Methode erfassen und dann die Stunden eingeben, die es für jede Aufgabe arbeitet. Mit der Auto-Tracking-Software können Teammitglieder ihre Zeit verfolgen, indem sie einen Timer starten, wenn sie eine Aufgabe starten, und den Timer stoppen, wenn sie eine Aufgabe pausieren oder beenden.

Beobachtungszeiten

Mit den meisten Zeiterfassungs-Apps können Projektmanager die Stunden verfolgen, die Teammitglieder für ihre Aufgaben aufwenden. Typischerweise bietet die Software Nachverfolgungsfunktionen nach Aufgabe, Mitarbeiter oder Projekt. So kann jeder von ihnen nützlich sein:

• Nach Aufgabe. Durch die Überwachung der Stunden für jede Aufgabe können Projektmanager erkennen, welche Aufgaben im Zeitplan liegen, und so Schätzungen für den Rest der Projektzeitleiste erstellen.

• Nach Mitarbeiter: Die Messung der Stunden, die jeder Mitarbeiter für seine Aufgaben aufwendet, kann Projektmanagern helfen, zu verstehen, wie schnell Teammitglieder ihre Arbeit erledigen. Dies kann eine nützliche Funktion für die Verwaltung der Arbeitsbelastung eines Teams sein.

• Nach Projekt: Mit dieser Funktion können Projektmanager den Fortschritt des Projekts im Hinblick auf das Erreichen der erwarteten Ergebnisse verfolgen. Diese Option kann ihnen dabei helfen, Kunden oder Stakeholder über die Leistung des Teams zu informieren.

Bericht erstellen

Viele Zeiterfassungsanwendungen können automatisch Informationen für die Arbeitszeitnachweise und Produktionsberichte der Mitarbeiter sammeln. Wenn Teammitglieder ihre Stunden für eine Aufgabe eingeben, kann die Software diese Zeit zu ihrem Wochenplan hinzufügen, was für Stundenarbeiter eine nützliche Funktion sein kann. Diese Anwendungen können auch Produktionsberichte erstellen, die den Fortschritt eines Teams über einen bestimmten Zeitraum beschreiben. Der Projektmanager kann diese Berichte überprüfen, um sicherzustellen, dass das Team die Erwartungen erfüllt, und diese Berichte mit Kunden oder Stakeholdern teilen, um ihnen die Leistung des Teams zu zeigen.

Tipps zur Verwendung von Zeiterfassungssoftware für das Projektmanagement

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Zeiterfassungssoftware effektiv für das Projektmanagement zu nutzen:

Entdecken Sie verschiedene Apps

Bevor Sie sich für eine Zeiterfassungssoftware entscheiden, sollten Sie sich über verschiedene Apps informieren, um sicherzustellen, dass Sie diejenige auswählen, die den Anforderungen Ihres Projekts entspricht. Überprüfen Sie alle Anforderungen aus früheren Projekten, um die gewünschten Funktionen für Ihre Zeiterfassungssoftware zu ermitteln. Wenn Sie beispielsweise viele Projekte verwalten, bei denen Kunden auf Stundenbasis abgerechnet werden, möchten Sie möglicherweise eine Software wählen, die wöchentliche Berichte erstellen kann, damit Sie dem Kunden regelmäßige Aktualisierungen senden können, um den Überblick über die Arbeit des Teams zu behalten.

Legen Sie Ihre Prioritäten fest

Abhängig von der Komplexität des Projekts können auf die Teammitglieder unterschiedliche Aufgaben zukommen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Teammitgliedern Priorität einräumen, indem Sie Aufgaben hervorheben, die ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Viele Zeiterfassungs-Apps ermöglichen es Projektmanagern, jede Aufgabe zu priorisieren und eine Frist für deren Erledigung festzulegen. Das Festlegen dieser Prioritäten mithilfe einer Zeiterfassungssoftware kann Ihnen dabei helfen, den Teammitgliedern mitzuteilen, für welche Aufgaben sie Zeit aufwenden oder welche Aufgaben sie basierend auf dem Projektplan schnell erledigen sollen.

Aufgaben bewerten

Wenn Sie es im Laufe der Zeit weiterhin verwenden, kann die Zeiterfassungssoftware für das Projektmanagement ein nützliches Werkzeug zur Schätzung der Aufgabendauer sein. Verfolgen Sie für jedes von Ihnen verwaltete Projekt die Teamleistung mit dieser Software, um zu verstehen, welche Aufgaben das Team schnell erledigen kann und welche länger dauern. Indem Sie sich diese Daten für verschiedene Projekte ansehen, können Sie lernen, die Dauer von Aufgaben effektiver einzuschätzen, was Ihnen dabei hilft, genauere Zeitpläne zu erstellen und die Chancen auf einen Projekterfolg zu erhöhen.

Datenanalyse

Diese Art von Software kann verschiedene Daten liefern, die Ihnen bei der Analyse der Leistung Ihres Projektteams helfen. Mithilfe dieser Daten können Sie sehen, wann Teams Aufgaben schneller als erwartet erledigen, und Bereiche identifizieren, in denen möglicherweise Verbesserungspotenzial besteht. Wenn Sie beispielsweise erfahren, dass Teams mehr Zeit benötigen, um eine bestimmte Aufgabe abzuschließen, können Sie ihnen dabei helfen, Wege zu finden, ihre Prozesse zu optimieren, um den Abgabetermin der Aufgabe einzuhalten. Die Analyse dieser Daten kann Ihnen auch dabei helfen, die Arbeitsbelastung Ihres Teams effektiv zu verwalten und zu bestimmen, wo zusätzliche Ressourcen eingesetzt werden müssen, um das Projekt im Zeitplan zu halten.

Feedback anfordern

Bei der Implementierung eines neuen Zeiterfassungsprozesses für Projekte ist es wichtig, die Teammitglieder um Feedback zu bitten, damit Sie verstehen, wie es ihrer Produktivität hilft. Zeigen Sie ihnen, wie Zeiterfassungssoftware ihre Arbeitsprozesse verbessern kann, und schlagen Sie Möglichkeiten vor, wie sie mit der Software ihre Zeit effektiver verwalten können. Nachdem die Teammitglieder die Software eine Zeit lang verwendet haben, bitten Sie sie um Feedback zum neuen Prozess. Diese Kommunikation kann dazu beitragen, dass sich Teammitglieder stärker in ihre Arbeit einbringen und motiviert werden, die Software zur Verbesserung ihrer eigenen Produktivität zu nutzen.