Was ist Projektkostenkontrolle? (mit Tipps und Prozessschritten) • BUOM
20. Mai 2021
Damit der Kunde mit dem Projekt zufrieden ist und das Unternehmen davon profitiert, es für ihn abzuschließen, ist es wichtig, dass die Projektkosten unter Kontrolle bleiben. Der Projektmanager spielt dabei eine wichtige Rolle, von der Budgeterstellung bis zur Ausgabenverfolgung. Wenn Sie die Rolle des Projektmanagers als Karrierechance erkunden oder an Ihrem Arbeitsplatz Aufsichtsaufgaben übernehmen möchten, kann es für Sie von Nutzen sein, etwas über Projektkostenkontrolle zu lernen. In diesem Artikel besprechen wir, was Projektkostenkontrolle ist, wie sie sich vom Projektkostenmanagement unterscheidet, notwendige Schritte und Tipps für eine erfolgreiche Kostenkontrolle in einem Projekt.
Was ist Projektkostenkontrolle?
Die Projektkostenkontrolle ist eine Komponente des Projektkostenmanagements und umfasst die Verfolgung, wie die Projektkosten während des gesamten Projektlebenszyklus von den Grunderwartungen abweichen, und gegebenenfalls die Erstellung von Anpassungsplänen. Der Projektmanager ist in der Regel für die Kontrolle der Projektkosten verantwortlich, einschließlich des Betriebs der Überwachungssoftware und der Untersuchung etwaiger Kostenunterschiede. Für eine gute Projektkostenkontrolle sind detaillierte Kenntnisse der Projektplanung und -ausführung erforderlich, da der Projektmanager in der Lage sein muss, zu erkennen, wann ein Projekt die Prognosen überschreitet, und zu verstehen, warum.
Warum ist es wichtig, die Kosten eines Projekts zu kontrollieren?
Die Kontrolle der Projektkosten ist wichtig, da sie dazu beitragen kann, das Projekt innerhalb seines Budgets zu halten, was ein wichtiges Element eines erfolgreichen Projekts ist. Durch die Kostenkontrolle können frühere Schritte des Kostenmanagements während des gesamten Projekts effektiv und genau durchgeführt werden. Wenn ein Unternehmen Projekte konsequent innerhalb des Budgets abschließt, kann es höhere Gewinne erwirtschaften, seine Marke und seinen Ruf durch Zuverlässigkeit und genauere Budgets für zukünftige Projekte stärken.
Vergleich von Projektkosten und Projektkostenmanagement
Kostenkontrolle und Kostenmanagement im Projektmanagement weisen einige Gemeinsamkeiten auf: Beide werden vom Projektmanager durchgeführt, beide erfordern umfassende Finanzdaten und beide tragen dazu bei, dass das Projekt das Budget einhält. Es gibt auch mehrere wichtige Unterschiede zwischen Projektkostenkontrolle und Projektkostenmanagement, darunter:
Geltungsbereich: Projektkostenmanagement beschreibt den langfristigen Prozess der Verwaltung des Budgets und der Finanzen eines Projekts während des gesamten Projekts und umfasst die Kostenkontrolle, während Kostenkontrolle den spezifischen Prozess der Schätzung und Anpassung der Kosten während des Projektverlaufs bezeichnet.
Zeitraum: Das Projektkostenmanagement beginnt in der Planungsphase und wird während des gesamten Projekts fortgesetzt, während die Projektkostenkontrolle erst nach Projektbeginn erfolgt.
Anforderungen: Um das Projektkostenmanagement abzuschließen, untersucht der Projektmanager viele Elemente des Projekts, einschließlich Arbeits- und Ausrüstungskosten, Umfang, Anforderungen und Details jedes Prozessschritts. Zur vollständigen Kontrolle der Projektkosten benötigt der Projektmanager das Projektbudget und die prognostizierten Kosten sowie aktuelle Daten zu den laufenden Kosten des Projekts und ausreichende Kenntnisse des Projekts, um zu verstehen, warum die Kosten von den Prognosen abweichen.
Was sind die Phasen der Projektkostenkontrolle?
Hier sind die vier wichtigsten Prozesse zur Projektkostenkontrolle:
1. Messen Sie die Unterschiede zum Basisbudget
Zunächst versteht der Projektmanager die grundlegenden Budgeterwartungen, indem er das ursprüngliche Budget und etwaige Abteilungs- oder Phasenaufschlüsselungen überprüft. Anschließend implementieren sie Nachverfolgungsverfahren, um zu sehen, wie sich die Projektkosten mit den prognostizierten Kosten vergleichen lassen, und messen bei Abweichungen, wie groß die Differenz ist. Tools wie spezielle Software und Tabellenkalkulationen können Projektmanagern bei diesem Nachverfolgungsprozess helfen. Es ist wichtig, dass der Projektmanager in dieser Phase sicherstellt, dass seine Informationen so genau wie möglich sind, damit die Kostenprognosen in der nächsten Phase korrekt sind.
2. Endkosten prognostizieren
Sobald der Projektmanager die Unterschiede zum ursprünglichen Budget versteht, nutzt er diese Informationen, um die endgültigen Kosten des Projekts vorherzusagen, wenn die Ausgaben auf dem aktuellen Weg bleiben. Wenn das Projekt in einer Phase, die derzeit abgeschlossen ist, über dem Budget liegt, berechnet der Projektmanager alle in diesem Zeitraum hinzugekommenen Kosten oder späteren Verzögerungen, die durch dieses Ereignis verursacht werden können. Wenn das Projekt das Budget für einen noch laufenden Prozess überschreitet, berechnet der Projektmanager, wie viel mehr Budget der aktuelle Prozess zu den Endkosten hinzufügt.
3. Identifizieren Sie mögliche Korrekturmaßnahmen
Mit all diesen Informationen kann der Projektmanager seinen Projektplan überprüfen und bestimmen, welche potenziellen Korrekturmaßnahmen das Projekt wieder innerhalb der Budgetvorgaben bringen können. Je nach Projekt kann dies eine Anpassung des Zeitplans, der Personalbesetzung oder der Projektzeitpläne beinhalten, um die Kosten zu senken.
4. Umsetzung und Bewertung von Korrekturmaßnahmen
Der Projektmanager setzt diese Korrekturmaßnahmen dann um, indem er mit Teamkollegen, Lieferanten oder Auftragnehmern verhandelt. Sie können auch mit dem Kunden kommunizieren, um die Änderungen und ihre Gründe zu erläutern. Anschließend nutzt der Projektmanager neue Daten- und Budgetverfolgungstechniken, um die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen zu bewerten. Wenn nicht, erstellt und implementiert der Projektmanager neue Korrekturmaßnahmen, bis sie die gewünschten Ergebnisse erzielen.
Tipps zur Kontrolle der Projektkosten
Hier sind einige Tipps für die Implementierung von Kostenkontrollen in Ihren Projekten:
Überprüfen Sie Ihr Budget regelmäßig. Um festzustellen, ob die Kosten eines Projekts akzeptabel sind oder ob es Zeit ist, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, ist es wichtig, Ihr Budget regelmäßig, mindestens wöchentlich, zu überprüfen. So können Sie etwaige Mehrausgaben sofort erkennen und zusätzliche Kosten umgehend einsparen.
Kommunizieren Sie mit allen Teammitgliedern. Sie können erfahren, wie Ihre Teammitglieder ihre Zeit verbringen oder welche Tools sie benötigen, wenn Sie häufig mit ihnen kommunizieren. Wenn Sie an einem Großprojekt arbeiten, möchten Sie möglicherweise auch über neue Korrekturmaßnahmen nachdenken, indem Sie mit anderen Abteilungsleitern oder Lieferanten sprechen.
Kontrollieren Sie den Umfang des Projekts. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihr Projekt die Arbeitskosten übersteigt, wenn Ihre Teamkollegen nicht wissen, wie viel das Projekt oder der Vertrag beinhaltet. Wenn Sie Ihr Projekt im Rahmen des ursprünglichen Vertrags oder der ursprünglichen Vereinbarung halten, kann dies dazu führen, dass Ihr Team keine freie Arbeit für den Kunden leistet, das Budget durch Arbeitskosten überschritten wird und sich der Zeitplan verzögert.
Verfolgung einzelner Komponenten. Um leichter nachvollziehen zu können, wo es zu Kostenüberschreitungen kommt, sollten Sie sowohl das Budget als auch die Ausgaben für einzelne Komponenten größerer Projekte im Auge behalten. Dies kann bedeuten, dass die Ausgaben von Auftragnehmern, die Arbeitskräfte abteilungsübergreifend oder die Arbeits- und Materialkosten separat erfasst werden.
Überarbeiten Sie das Budget bei Bedarf. Wenn Ihre Korrekturmaßnahme die Kosten des Projekts nicht vollständig innerhalb der geschätzten Kosten abdeckt, überprüfen Sie den ursprünglichen Kostenvoranschlag und den Budgetprozess. Wenn es während dieses Prozesses zu Unstimmigkeiten oder fehlenden Ausgaben kam, arbeiten Sie mit dem Kunden zusammen, um das Budget zu überarbeiten und nutzen Sie diese Informationen, um zukünftige Projekte genauer abzuschätzen.