Was ist Projektdesign? Vollständiger Leitfaden • BUOM

21. Oktober 2021

Für Projektmanager ist die Projektentwicklung in der Regel die erste Phase eines erfolgreichen Projekts. Es kann Ihrem Team beim Durchlaufen eines Projekts helfen, indem es Schlüsselfunktionen, Struktur, Ziele und andere Kriterien bereitstellt, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie als Projektmanager eine neue Idee oder ein größeres Projekt für Ihr Unternehmen und seine Investoren umsetzen möchten, kann die Erstellung eines Projektentwurfs für Sie von Nutzen sein. In diesem Artikel definieren wir, was Projektdesign ist, gehen auf die Bedeutung guter Designpraktiken ein und stellen eine detaillierte Struktur bereit, die Sie in Ihren eigenen Plan integrieren können.

Was ist Projektdesign?

Beim Projektdesign werden alle Phasen eines Projekts definiert und ein Projektplan erstellt. Es umfasst eine Strategie mit Ideen, Ressourcen und Prozessen, um Projektziele zu erreichen und Budget und Fristen einzuhalten. Projektmanager könnten Flussdiagramme, Skizzen, Fotoimpressionen und Prototypen hinzufügen, um das Projekt vollständig zu beschreiben. Projektmanager legen den Projektplan vor Projektbeginn leitenden Stakeholdern und Investoren zur endgültigen Genehmigung vor. In vielen Fällen erstellen Projektmanager mehr als ein Dashboard für jedes Projekt, damit die Beteiligten auswählen können, welches ihrer Meinung nach für das Projekt am besten geeignet ist.

Warum ist Projektdesign wichtig?

Projektdesign ist wichtig, um die gewünschten Projektziele für Ihr Team oder Ihre Organisation zu erreichen. Normalerweise basieren alle Schritte und Phasen auf Ihrem Entwurf. Daher ist es wichtig, ein detailliertes Dokument zu erstellen, das als Leitfaden für das gesamte Projekt dient. Die Erstellung eines detaillierten Plans kann auch allen Beteiligten helfen, die Ziele, Schritte, Zeitpläne und das Budget zu verstehen, was Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Abschluss des Projekts erhöhen kann.

Wie ist die Designstruktur des Projekts?

Das Projektdesign kann je nach Branche und Projekt variieren. Allerdings sind die Entwurfsphasen in der Regel gleich aufgebaut und beinhalten ähnliche Elemente. Hier ist die Struktur, die Sie bei der Erstellung eines Projektentwurfs befolgen sollten:

Vision

Bei der Projektgestaltung zeigt die Vision den Grund für das Projekt und seine idealen Ergebnisse. Eine Vision kann auch eine Zusammenfassung dessen sein, wie Sie Ergebnisse erzielen möchten. Dieser Teil der Projektdokumentation soll die Aufmerksamkeit der Stakeholder erregen und Interesse am Projekt wecken. Fassen Sie Ihre Vision in einem kurzen Absatz zusammen, der für die Beteiligten leicht lesbar ist. Sie können später in Ihren Plan weitere Details zum Projekt aufnehmen.

Müssen

In diesem Teil Ihres Plans wird beschrieben, warum Sie ein Projekt abschließen müssen, beispielsweise die Lösung eines Problems oder die Entwicklung eines neuen Produkts für Verbraucher. Machen Sie konkret, welche Auswirkungen das Problem auf Ihr Unternehmen hat und welchen Nutzen das Produkt Ihrer Meinung nach für die Verbraucher haben wird. Versuchen Sie nach Möglichkeit, konkrete Zahlen zu verwenden, um den Stakeholdern eine genauere Vorstellung von den Bedürfnissen zu vermitteln.

Ressourcen

Ressourcen sind Personen oder Elemente, die zur Lösung eines Problems oder zur Befriedigung eines Bedarfs beitragen können. Dazu können Personal, Software und Ausrüstung gehören, die zur Fertigstellung des Projekts beitragen. Eine gute Methode zur Ressourcenauswahl ist die Beantwortung von fünf Fragen:

• Wer: Wen benötigen Sie für das Projekt? Bestimmen Sie die Anzahl der Personen und deren Verantwortlichkeiten, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind.

• Was: Welche Tools planen Sie zu verwenden? Bestimmen Sie die Materialien, Geräte und Werkzeuge, die für die Arbeit am Projekt erforderlich sind.

• Wann: Wann planen Sie, mit dem Projekt zu beginnen und es abzuschließen? Geben Sie den voraussichtlichen Zeitrahmen für das Projekt an.

• Wo: Wo können Sie an dem Projekt arbeiten? Geben Sie den Standort und seine Möglichkeiten an.

• Warum: Warum machen wir das Projekt? Dies bezieht sich auf die Identifizierung etwaiger Lücken oder Probleme und darauf, warum Sie Ressourcen bereitstellen müssen, um das Projekt abzuschließen.

Seien Sie bei der Auflistung der Ressourcen genau, da viele Projektelemente wie Budget und Strategie davon abhängen.

Ziele

Erstellen Sie eine Zielerklärung, die erläutert, wie Sie die einzelnen Projektmeilensteine ​​erreichen möchten. Setzen Sie Ziele mit der SMART-Methode, was bedeutet, dass das Ziel spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitkritisch ist. Durch die Erstellung von SMART-Zielen können auch detaillierte Leitlinien bereitgestellt werden, auf die im gesamten Projekt Bezug genommen werden kann.

Strategie

Die Strategie kann die Grundlage für die Entwicklung von Projektzielen und Verantwortlichkeiten sein. Die Strategie konzentriert sich auf die Vision, die Ressourcen, die Ziele und die Entwurfslösung des Projekts. Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Auswahl einer Strategie für Ihr Projekt berücksichtigen sollten:

• Vergleichen Sie vergangene Erfahrungen mit ähnlichen Projekten.

• Entdecken Sie die Lehren aus diesen Projekten.

• Nutzen Sie Best Practices und wenden Sie diese auf Ihr aktuelles Projekt an.

• Überlegen Sie, wie Sie das Problem lösen möchten.

• Bestimmen Sie die Designziele Ihres Projekts.

• Erstellen Sie eine Strategie mit einem klaren Weg, um Ihre Ziele zu erreichen.

• Definieren Sie Ihr Projektdesign mit Strategiephasen, Aktivitäten, Schritten und Zielen.

Notfallplan

Während eines Projekts kann es zu Problemen oder unerwarteten Rückschlägen kommen. Daher ist es in der Regel hilfreich, einen Backup-Plan zu haben. Eine alternative Strategie bietet einen Korrekturmaßnahmenplan, der Ihnen hilft, auf potenzielle Risiken zu reagieren. Auch wenn jede Situation anders sein kann, können Probleme wie niedrige Personalbestände, mangelnde Qualifikationen der Mitarbeiter oder hohe Fluktuation auftreten. Zu den weiteren Risiken, die auftreten können, gehört der Mangel an finanziellen Mitteln, Ausrüstung oder Büroflächen. Auch wenn Sie möglicherweise nicht jedes Problem erklären können, versuchen Sie, die wahrscheinlichsten zu identifizieren und Notfallpläne für sie zu erstellen.

Budget

Erstellen Sie eine Budgetübersicht, in der die für das Projekt benötigten finanziellen Ressourcen aufgeführt sind. Mithilfe eines Budgets können Stakeholder feststellen, ob es finanziell machbar ist, ein Projekt abzuschließen. Normalerweise müssen Sie das Budget einhalten, das Sie während der Entwurfsphase des Projekts festlegen. Daher ist es wichtig, so präzise wie möglich zu sein.

Vorschlag

Sobald Sie den Projektentwurf fertiggestellt haben, präsentieren Sie ihn Stakeholdern und Investoren. Der Vorschlag hilft dabei, die mit jedem Entwurfsschritt verbundenen Vorteile zu erläutern. Eine sorgfältige Projektgestaltung zeigt den Investoren, dass Sie sich für die Verbesserung Ihrer Organisation einsetzen. Sobald Sie Ihren Entwurf genehmigt haben, ist es Zeit, Ihr Projekt zu planen.