Was ist Pareto-Analyse? (Und wie man es Schritt für Schritt benutzt) • BUOM

7. November 2021

Das Erkennen geschäftlicher Probleme ist ein wichtiger Schritt zur Lösung Ihrer dringendsten Probleme. Viele Organisationen nutzen bestimmte Methoden, um Probleme zu identifizieren und zu lösen. Eine weit verbreitete Methode ist die sogenannte Pareto-Analyse, mit der Probleme effektiv eingestuft werden können. In diesem Artikel besprechen wir die Pareto-Analyse, was sie ist und wie Sie ein Pareto-Diagramm erstellen und verwenden, um Ihre Geschäftsprobleme Schritt für Schritt zu bewerten.

Wichtigste Schlussfolgerungen:

Die Pareto-Analyse wird verwendet, um Geschäftseingaben entsprechend ihrer Wirkung hervorzuheben.
Bei der Pareto-Analyse gilt die 80/20-Regel: 80 % der Ergebnisse eines Projekts stammen aus 20 % der Arbeit.
Mit der 80/20-Regel lassen sich sowohl geschäftliche Probleme als auch Erfolge analysieren.
Pareto verwendet eine numerische Skala, um Elemente entsprechend ihrer Auswirkung auf das Unternehmen zu bewerten.

Was ist Pareto-Analyse?

Die Pareto-Analyse, auch „Diagramm oder Pareto-Diagramm“ genannt, ist eine grafische Methode zur Darstellung und Einstufung von Problemen in Geschäftsprozessen. Das mit dieser Analysemethode erstellte Diagramm beginnt mit den häufigsten Geschäftsprozessproblemen und endet mit den Problemen, die am seltensten auftreten. Der Zweck dieser Art von Analyse besteht darin, die Problemlösungsbemühungen auf die Faktoren zu konzentrieren, die insgesamt den größten Einfluss auf den Erfolg der Organisation haben.

Die Pareto-Analyse verwendet das Pareto-Prinzip, auch 80/20-Regel genannt. Diese Regel ist nach Vilfredo Pareto benannt, einem italienischen Ökonomen und Ingenieur, der die Idee formulierte, dass 80 % der Ergebnisse das Ergebnis von 20 % der Eingaben oder Ursachen eines bestimmten Ereignisses sind. Obwohl Pareto diese Analysemethode nicht entwickelt hat, ist seine 80/20-Regel die treibende Kraft, da das Diagramm die 20 % der Probleme zeigt, die 80 % der Geschäftsergebnisse ausmachen, und wie wichtig es ist, Anstrengungen zur Lösung der dringendsten Probleme zu unternehmen.

Was ist ein Pareto-Diagramm?

Ein Pareto-Diagramm ist eine grafische Darstellung der Pareto-Analyse, die die in einer Organisation wirkenden Variablen und die Beziehung zwischen ihnen zeigt, die immer 80/20 beträgt. Ein Diagramm könnte beispielsweise zeigen, dass 20 % der Mitarbeiter einer Organisation 80 % der von diesem Unternehmen geleisteten Arbeit erledigen. Die wichtigste Schlussfolgerung des Pareto-Diagramms ist, dass 80 % der Ereignisse aufgrund von 20 % der potenziellen Ressourcen und Ursachen auftreten. Diejenigen, die diese Analysemethode anwenden, haben kontinuierlich verschiedene Situationen beobachtet und sind zu dem Schluss gekommen, dass sie auf Organisationen in verschiedenen Branchen angewendet werden kann.

Diese Art von Diagramm enthält mehrere Schlüsselkomponenten:

• X-Achse: Die X-Achse enthält die im Diagramm dargestellten Datenkategorien.

• Y-Achse: Die Y-Achse stellt die Häufigkeit dar, mit der ein bestimmtes Problem oder eine bestimmte Situation auftritt.

• Bewertete Spalten: Die Reihenfolge, in der Sie die Balken im Diagramm platzieren, sollte der Häufigkeit von Ereignissen entsprechen.

• Prozentkurve (kumulativ): Die kumulative Prozentkurve wird auf der Y-Achse angezeigt und bewegt sich von links nach rechts über die Kategorien hinweg.

Wenn Sie ein Diagramm erstellen, zeigen Sie Kategorien auf der X-Achse an, um die präsentierten Daten aufzuschlüsseln. Außerdem sollten Sie die Spalten basierend auf ihrer Häufigkeit in absteigender Reihenfolge ordnen. Das resultierende Liniendiagramm zeigt den kumulierten Prozentsatz der Gesamtzahl der Ereignisse an. Anhand dieser grafischen Darstellung können Sie feststellen, ob Ihr Datensatz dem Pareto-Prinzip oder der 80/20-Regel folgt.

Wann sollte ein Pareto-Diagramm verwendet werden?

Der Hauptzweck eines Pareto-Diagramms besteht darin, zu bestimmen, wie organisatorische Prozesse optimiert werden können, indem Probleme identifiziert werden, die in aktuellen Prozessen und Praktiken auftreten. Unabhängig davon, ob Sie Arbeitsabläufe oder Dokumentationsmethoden optimieren oder den in einem Programm verwendeten Code verbessern möchten, kann Ihnen diese Analysemethode dabei helfen, festzustellen, welche Probleme die größte Aufmerksamkeit erfordern, um maximale Ergebnisse zu erzielen.

Wenn Sie ein Muster in einer bestimmten Situation oder einer Reihe von Prozessen finden möchten, können Sie mithilfe der Pareto-Diagrammanalyse ermitteln, was die größte Auswirkung hat, und so die wichtigsten Maßnahmen und Ressourcen zur Lösung der auftretenden Probleme anwenden. Es ist wichtig zu beachten, dass die präsentierten Daten zwei Hauptkriterien erfüllen müssen, um die Pareto-Methode anwenden zu können:

• Daten müssen kategorisierbar sein.

• Die Rangfolge dieser Kategorien sollte wichtig sein.

Die verwendeten Kategorien können je nach Situation und den Daten, die Sie mit dieser Methode analysieren, variieren. Wenn jedoch die Rangfolge dieser Kategorien keine Rolle spielt, spielt die Häufigkeit der Daten keine Rolle mehr.

Normalerweise verwenden Sie ein Pareto-Diagramm, wenn Sie die wichtigsten Probleme identifizieren möchten, die eine Organisation betreffen. Diese Art der Analyse kann Ihnen auch dabei helfen, bestehende Probleme zu erkennen und so herauszufinden, wie Sie diese lösen können. Wenn Sie Prozessprobleme nicht kennen oder nicht genau wissen, wie Sie Anpassungen zur Lösung von Problemen vornehmen können, wird es für Sie schwieriger, Ihre Bemühungen effizient und optimiert einzusetzen.

Sie können auch ein Pareto-Diagramm verwenden, um zu sehen, wie oft ein bestimmtes Problem in Ihrem Unternehmen auftritt. Die Häufigkeit des Problems ist auf die 80/20-Regel zurückzuführen, die dieser Analysemethode zugrunde liegt. Wenn ein Problem häufiger auftritt, wird es dringlicher und erfordert mehr Aufmerksamkeit für seine Lösung. Mit dieser Methode können Sie die Häufigkeit des Problems grafisch darstellen und so eine visuelle Darstellung erstellen, die oft einfacher zu verstehen und zu verwenden ist.

So erstellen und verwenden Sie ein Pareto-Diagramm

So erstellen Sie ein Pareto-Analysediagramm, um die Auswirkungen Ihres Projekts hervorzuheben:

1. Listen Sie die Probleme auf

Identifizieren Sie die Probleme oder Vorteile, die Sie bewerten möchten. Wenn Sie beispielsweise Probleme mit Ihrem Projekt haben, erstellen Sie eine Liste dieser Probleme. Es ist eine gute Idee, sich gegebenenfalls mit Ihrem Team und Ihren Kunden zu treffen, um beim Brainstorming potenzieller Probleme zu helfen.

2. Identifizieren Sie mögliche Ursachen

Sobald Sie eine Liste der wichtigsten Probleme haben, müssen Sie jedem einzelnen Problem mögliche Ursachen zuordnen. Treffen Sie sich mit Ihrem Team oder Ihren Kunden, um Projektprobleme zu besprechen und herauszufinden, wie diese möglicherweise direkt von potenziellen Ineffizienzen oder Fehlern in einem Prozess, einer Richtlinie oder einem Arbeitsablauf betroffen waren.

3. Vergeben Sie Punkte

Bevor Sie Lösungen für die Probleme Ihres Projekts finden können, müssen Sie jedem der von Ihnen aufgelisteten Probleme Punkte zuweisen, basierend auf der Auswirkung und Wichtigkeit jedes einzelnen Problems. Wie Sie Ihr Bewertungsmodell definieren, hängt von Ihrem spezifischen Projekt und seinen Zielen ab. Beispielsweise könnten Sie ein Bewertungsmodell von 1 bis 5 für negative Auswirkungen wählen, wobei „1“ „keine negativen Auswirkungen“ und „5“ „extrem negative Auswirkungen“ bedeutet.

4. Gruppenprobleme

Wenn Sie eine lange Liste von Projektproblemen haben, kann es hilfreich sein, die Probleme nach Typ, Punktzahl oder anderen Merkmalen zu ordnen. Durch die Gruppierung von Problemen in Kategorien können Sie für jedes Problem Lösungen finden.

5. Addieren Sie die Punkte

Nachdem Sie Ihre Aufgaben gezählt und organisiert haben, können Sie die Punkte für jede Gruppe berechnen. Die Kategorie mit der höchsten Gesamtsumme sollte die höchste Priorität bei der Lösungsfindung haben.

6. Entwickeln Sie einen Aktionsplan

Beginnen Sie mit den Gruppen mit den höchsten Punktzahlen und beginnen Sie zuerst mit der Lösung dieser Probleme. Berücksichtigen Sie die Grundursachen und überlegen Sie sich alternative Strategien, um diese anzugehen. Sobald Sie eine Strategie und einen Umsetzungsplan für die Themen mit der höchsten Priorität entwickelt haben, können Sie mit den Themen mit der zweitwichtigsten Priorität fortfahren und so weiter.

Mehr Details: Was ist ein Aktionsplan und wie erstellt man einen?

Beispiel einer Pareto-Analyse

ABC Roofing möchte bewerten, welche Geschäftsprozesse zu Verlangsamungen oder Engpässen führen, die sich auf alle an den einzelnen Prozessen Beteiligten auswirken. Sie nutzen die Pareto-Analysemethode, um die Daten grafisch darzustellen und zu ermitteln, wie oft Engpässe in ihren Prozessen auftreten.

Der erste Schritt besteht darin, die Kategorien zu definieren, die zur Gruppierung von Prozessverlangsamungen verwendet werden. Zu diesen Kategorien gehören bestimmte Prozesse, die langsam sind und zu Problemen für Mitarbeiter führen, die ihre Arbeit nicht erledigen können. Zu den Kategorien für dieses Unternehmen gehören:

• Bereitstellung von Bewertungen

• Materialbestellung

• Zuweisung von Dachdeckern zu Arbeitsplätzen

Der nächste Schritt in diesem Prozess besteht darin, die am besten geeignete Messung für die Kategorien zu bestimmen. Dieses Unternehmen verwendet die Anzahl der Tage, die zum Abschließen jedes oben beschriebenen Schritts oder jeder oben beschriebenen Kategorie erforderlich sind. Nachdem Sie eine Dimension definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, einen Zeitraum auszuwählen, der in das Diagramm einbezogen werden soll. ABC Roofing Company verwendet einen einwöchigen Zeitrahmen.

Schließlich muss das Unternehmen ermitteln, wie oft es in den einzelnen Kategorien zu Verlangsamungen kommt. Wenn die durchschnittliche Bearbeitungszeit für die Bereitstellung eines Kostenvoranschlags für einen Interessenten einen Tag beträgt, zeigt das Diagramm alle Fälle an, in denen die Bereitstellung des Kostenvoranschlags mehr als einen Tag dauerte.

Sobald die Tabelle erstellt ist, ermittelt das Unternehmen die Gesamtzahl der Vorkommen für jede Kategorie und organisiert die Daten in absteigender Reihenfolge, wobei die größte zuerst erscheint. Diese Daten stellen die kumulative prozentuale Verlangsamung jedes Prozesses dar.

ABC Roofing hat festgestellt, dass der Materialbestellprozess die größte Verlangsamung seiner Prozesse aufweist, was bedeutet, dass bei diesem Prozess mehr Anstrengungen zur Fehlerbehebung unternommen werden sollten. Um die Durchlaufzeiten für Dachdeckerarbeiten zu verkürzen, müssen sie entscheiden, wie lange es dauert, Materialien zu bestellen und zu liefern, und sich dann auf die Zeit konzentrieren, die Techniker benötigen, um Kostenvoranschläge zu erstellen und Techniker einzelnen Dachdeckerarbeiten zuzuweisen.

Mehr Details: 12 Lösungsansätze für Probleme in jeder Situation