Was ist Offboarding? (mit Definition, Wichtigkeit und Schritten) • BUOM

25. November 2021

Fluktuation ist der Prozess, den Unternehmen durchlaufen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Ein ordnungsgemäßer Kündigungsprozess hat viele Vorteile, beispielsweise hilft er einem Unternehmen, positive Beziehungen zu seinen ehemaligen Mitarbeitern aufrechtzuerhalten. Wenn Sie lernen, wie Sie einen effektiven Trennungsprozess einrichten, können Sie einen reibungslosen Übergang gewährleisten, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. In diesem Artikel besprechen wir, was Entlassungen sind, erklären, warum sie wichtig sind, beschreiben, wie man Mitarbeiter entlässt, und geben Tipps, die Ihnen bei diesem Prozess helfen.

Was ist Offboarding?

Die Kündigung erfolgt häufig durch die Personalabteilung, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Die Verfahren zum Trennen der Verbindung können je nach den Umständen der Abreise variieren. Beispielsweise kann sich der Prozess des Ausscheidens eines Mitarbeiters von dem Prozess unterscheiden, wenn jemand das Unternehmen verlässt, um für ein anderes Unternehmen zu arbeiten. Unternehmen können auch unterschiedliche Prozesse für Mitarbeiter haben, die aufgrund eines Umstrukturierungsprozesses ausscheiden, und für Mitarbeiter, die aufgrund von Leistungsproblemen ausscheiden.

Warum ist Offboarding wichtig?

Eine Kündigung ist wichtig, da sie dazu beitragen kann, einen reibungslosen Übergang vom ausscheidenden Mitarbeiter zum neuen Mitarbeiter zu ermöglichen. Mitarbeiter verlassen Unternehmen häufig zu guten Konditionen und bleiben bis zu ihrem Ausscheiden eine wichtige Ressource. Der ausscheidende Mitarbeiter kann Informationen über das Unternehmen weitergeben, dem neuen Mitarbeiter helfen, Projekte abschließen und allgemein für einen reibungslosen Übergang sorgen.

Eine positive Kündigungserfahrung kann auch die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass der ausscheidende Mitarbeiter in Zukunft in das Unternehmen zurückkehrt. Manchmal wechseln Menschen zu einem anderen Unternehmen und stellen fest, dass sie in ihrem vorherigen Job zufriedener waren. In anderen Fällen kann es sein, dass ein Unternehmen eine höhere Position frei hat und der Mitarbeiter, der das Unternehmen verlassen hat, auf eine neue Position zurückkehrt. Eine gute Entlassungserfahrung kann dazu beitragen, positive, dauerhafte Beziehungen zu ehemaligen Mitarbeitern aufzubauen.

Wie man von Bord geht

Hier sind einige Schritte, die Ihnen beim Herunterfahren helfen sollen:

1. Erstellen Sie eine Unternehmenscheckliste

Die Kündigung eines Mitarbeiters erfordert mehrere Schritte, und eine Unternehmenscheckliste kann dabei helfen, sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos verläuft. Die Personalabteilung erstellt in der Regel eine Standard-Checklistenvorlage, die sie bei Bedarf aktualisiert und verteilt. Eine Unternehmenscheckliste kann Elemente wie den Erhalt von Kündigungsschreiben, die Bearbeitung ausstehender Kostenerstattungen, die Berechnung von Kranken- und Urlaubsgeldern sowie die Aktualisierung von Unternehmenscomputern und Sicherheitssystemen umfassen.

2. Erstellen Sie eine Mitarbeiter-Checkliste

Es kann auch sinnvoll sein, dem ausscheidenden Mitarbeiter eine Checkliste auszuhändigen. Dies kann helfen, Fragen zu beantworten und ihnen bei der Umstellung zu helfen. Die Checkliste eines ausscheidenden Mitarbeiters kann das Ausfüllen eines Austrittsgesprächs, die Rückgabe von Firmenausrüstung und das Entfernen persönlicher Gegenstände aus dem Büro umfassen. Die Checkliste kann auch Hinweise auf geplante Besprechungen zu Finanzinformationen, wie z. B. Abfindungen, enthalten.

3. Kommunizieren Sie Änderungen

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann das Unternehmen die Änderung dem Rest des Büros mitteilen. Denn viele Menschen verabschieden sich gerne von ihren Kollegen, bevor sie das Unternehmen verlassen. Wenn andere Mitarbeiter wissen, dass jemand ausscheidet, kann dies ebenfalls bei der Umstellung hilfreich sein. Wenn beispielsweise ein ausscheidender Mitarbeiter an einem Projekt arbeitet, ist es wichtig, dass der Teamleiter weiß, dass der Mitarbeiter ausscheidet, damit er jemanden finden kann, der die Rolle übernimmt. Die Personalabteilung kann auch dabei helfen, Veränderungen zu kommunizieren, Pläne zur Besetzung freier Stellen zu erstellen und Managern bei der Bewältigung des Übergangsprozesses zu helfen.

4. Wissenstransfer

Eine Kündigung kann den Wissenstransfer des ausscheidenden Mitarbeiters erleichtern. Dieser Prozess kann dazu beitragen, dass ihr Nachfolger in seiner neuen Rolle erfolgreich ist. Es kann auch denjenigen helfen, die vorübergehend in der Position sind, zu verstehen, was sie für die Stelle tun müssen. Eine Taktik besteht darin, den ausscheidenden Mitarbeiter seine täglichen Aufgaben teilen zu lassen, aktuelle Projekte zu besprechen und über bevorstehende Besprechungen mit Kunden zu informieren. Der ausscheidende Mitarbeiter kann auch alle Systeme besprechen, auf die sein Nachfolger möglicherweise Zugriff benötigt, und alle Schulungen, die seiner Meinung nach für einen neuen Mitarbeiter nützlich sein könnten.

5. Bereiten Sie Dokumente vor

Ein weiterer Bestandteil des Offboardings ist die Dokumentation des Prozesses mit Dokumenten. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, um eine andere Position zu übernehmen, muss er in der Regel ein Kündigungsschreiben einreichen, und das Unternehmen stellt dann eine Empfangsbestätigung aus. Die Personalabteilung stellt außerdem Leistungsunterlagen zur Verfügung, beispielsweise Informationen zu Krankenversicherungsmöglichkeiten. Arbeitgeber überprüfen in der Regel alle bestehenden oder unvollständigen Vereinbarungen zur Geheimhaltung.

6. Inventar des Firmeneigentums

Teil des Kündigungsprozesses ist auch die Einziehung von Unternehmensvermögen. Dazu können Computer, Mobiltelefone und Sicherheitskarten für den Zutritt zu einem Bürogebäude gehören. Manchmal trifft sich die Personalabteilung mit dem Vorgesetzten des ausscheidenden Mitarbeiters, um sicherzustellen, dass er genau weiß, welche Ausrüstung der Mitarbeiter hatte, damit er sie an das Unternehmen zurückgeben kann.

7. Führen Sie ein Exit-Interview durch

Das Austrittsgespräch ist in der Regel der letzte Schritt im Kündigungsprozess. Dies ist eine Gelegenheit für das Unternehmen, wertvolle Informationen vom ausscheidenden Mitarbeiter zu gewinnen. Hier sind einige typische Fragen zum Austrittsgespräch:

• Sind Sie mit der Unternehmenskultur zufrieden?

• Wurden Ihnen die Ressourcen zur Verfügung gestellt, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit erfolgreich zu erledigen?

• Waren die Erwartungen an Ihre Arbeit klar?

• Entsprach die Stelle Ihren Erwartungen?

• Wie würden Sie Ihren Vorgesetzten bewerten?

• Was würden Sie an der Organisation ändern?

Tipps zum Entfernen

Hier sind einige Tipps, die Ihnen beim Offboarding-Prozess helfen:

• Respektieren Sie die Menschen: Beim Entlassungsprozess ist es wichtig, ein hohes Maß an Professionalität aufrechtzuerhalten und allen ausscheidenden Mitarbeitern den Respekt zu erweisen, den sie verdienen. Dies kann zu einem reibungslosen Übergang und einem fairen Informationsaustausch führen.

• Behalten Sie eine positive Einstellung bei: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, um sich einer anderen Chance zu widmen, versuchen Sie, während des gesamten Kündigungsprozesses eine positive Einstellung beizubehalten. Möglicherweise denkt der Mitarbeiter darüber nach, eines Tages zurückzukehren, oder hat eine gute Empfehlung für die Besetzung der Position, die er verlässt.

• Ändern des Mitarbeiterzugriffs: Der Mitarbeiterzugriff auf sensible Systeme oder Konten sollte wahrscheinlich am letzten Tag des Mitarbeiters im Unternehmen enden. Dazu kann das Sammeln von Schlüsselkarten für das Büro oder die Abstimmung mit Ihrem IT-Team gehören, um E-Mail-Konten zu schließen oder Passwörter für soziale Medien zu aktualisieren.