Was ist Kostenverfolgung? (mit Tipps) • BUOM

Die Kostenverfolgung ist ein Aspekt des Projektmanagements, der sich mit der finanziellen Gesundheit eines Projekts befasst. Dies ist ein kontinuierlicher Prozess, der sich über den gesamten Lebenszyklus des Projekts erstreckt. Wenn Sie verstehen, wie die Kostenverfolgung funktioniert, können Sie die Ergebnisse für Ihre Kunden besser planen. In diesem Artikel besprechen wir, was Kostenverfolgung ist, erklären, warum sie wichtig ist, und geben Tipps, wie Sie den Prozess effektiv in Ihrem eigenen Team einsetzen können.

Was ist Kostenverfolgung?

Die Kostenverfolgung ist ein Finanzplanungssystem, das bereits in den frühen Phasen der Produktentwicklung beginnt. Um maximale Genauigkeit zu gewährleisten, ist eine kontinuierliche Kommunikation zwischen Projektmanagement und Führungskräften erforderlich. Zu den Schritten zur Kostenverfolgung gehören:

Vor der Planung

Die Vorplanung ist der erste Schritt im Kostenverfolgungsprozess. Darin sammelt das Projektteam Informationen, um eine realistische Budgetschätzung zu erstellen, die jede Phase des Projekts untersucht. In dieser Phase legen Sie fest, welche Ressourcen zum Abschluss des Projekts erforderlich sind, z. B. Arbeitskosten, Ausrüstung, Software und andere Materialien. Ein Budget ist nur ein Bestandteil eines größeren Projektplans, der auch alle Ausführungsaktivitäten und Notfallpläne umfasst.

Budgets schätzen

In diesem Schritt nutzen Sie alle bei der Vorplanung gesammelten Informationen, um eine Budgetschätzung für das Projekt zu erstellen. Sobald der Kostenvoranschlag abgeschlossen ist, wird er von den Beteiligten genehmigt, woraufhin Sie mit der Geldinvestition in das Projekt beginnen können. Sobald das Geld investiert ist, verfügen Sie über ein Basisbudget oder -dokument, anhand dessen Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben messen können, um sicherzustellen, dass das Projekt wie erwartet voranschreitet.

Sie können Ihr Budget in Monate aufschlüsseln, um es leichter zu verstehen und nachzuverfolgen. Budgets sind Teil des Ressourcenplans und Zeitplans des Projekts und können von einer offenen Dokumentation profitieren, die das gesamte Team während des gesamten Projekts als Referenz verwenden kann.

Kostenkontrolle schaffen

Ein Budget sagt Ihnen, wo Sie Ihr Geld einsetzen sollen, aber die Kontrolle der Kosten kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass das richtige Geld dort ankommt, wo es benötigt wird, damit das Projekt so reibungslos wie möglich abläuft. Die Delegation ist in dieser Phase ein wichtiger Schritt. Dies erfordert einen Genehmigungsprozess für die Mittelzuweisung, der vor Durchführung der Transaktion die Genehmigung mehrerer Parteien einholen muss. Sie können Kostenkontrollen für folgende Artikel verwenden:

• Hardware

• Material

• Software

• Stundenzettel

• Unerwartete Ausgaben

• Lieferantenrechnungen

Tracking-Kosten

Um Ihre Ausgaben im Auge zu behalten, sollten Sie auch Ihre Ausgaben aufschreiben. Machen Sie sich am Ende jedes Monats Notizen, um zu sehen, wie Ihre tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zu Ihrem Basisbudget abschneiden. Ihr tatsächliches Budget kann über oder unter der Schätzung liegen. Dies ist akzeptabel und wird in vertretbaren Grenzen sogar erwartet. Die Kostenverfolgung hilft Ihnen zu verstehen, wo und wie Ihr Projekt zum aktuellen Zeitpunkt in Ihr geplantes Budget passt und nicht nur, wo Sie es während der Planungsphase erwartet haben.

Durch die Nachverfolgung der Kosten können Sie notwendige Anpassungen an den Ressourcen vornehmen, um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich und so nah wie möglich am Basisbudget abgeschlossen wird. Finanzabteilungen bereiten diese Informationen häufig für Projektmanager auf, die sie dann mit ihren Teams teilen.

Messergebnisse

Berechnen Sie Ihre Ergebnisse für alle damit verbundenen Aspekte am Ende jedes Berichtszeitraums, um den Gesamtzustand des Projekts zu verstehen. Die Kostenverfolgung ist nur ein Bestandteil des Projektmanagements, und die Messung der Ergebnisse in allen Bereichen stellt einfach sicher, dass Sie noch einmal überprüfen, ob Sie Ihre ursprünglichen Erwartungen erfüllen. Wenn die Informationen, die Sie in der Vorplanungsphase erhalten haben, korrekt waren, können diese Zahlen Ihren ursprünglichen Zahlen sehr nahe kommen. Beziehen Sie bei der Messung der Ergebnisse alle Informationen ein, die in Ihrem Tracking enthalten waren, damit diejenigen, die Ihre Berichte betrachten, die Metriken und Analysen verstehen können.

Prognose-Update

Stellen Sie den relevanten Teammitgliedern und Stakeholdern monatliche Updates zur Verfügung, um Änderungen am Projekt oder Budget mitzuteilen. Upgrades können aus verschiedenen Gründen erfolgen, von denen einige möglicherweise außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, wie z. B. erhöhte Materialkosten nach der Vorplanung. Kontinuierliche Aktualisierungen ermöglichen es Ihnen, während des Projekts vorgenommene Änderungen zu dokumentieren und zu begründen.

Ständige Verbesserung

Durch die Kostenverfolgung können Sie Ihren gesamten Projektabwicklungsprozess verbessern. Sprechen Sie jedes Mal mit Ihren Stakeholdern, wenn Sie die ursprüngliche Basislinie ändern. Dies sorgt für Transparenz auf allen Ebenen, vom Projektteam bis zur Managementebene. Verbesserung ist keine exakte Wissenschaft, daher ist es wichtig, mit allen Beteiligten zusammenzuarbeiten, um die vorhandenen Ressourcen und die Ursachen und Ursachen von Schwankungen zu verstehen.

Warum ist es wichtig, die Ausgaben zu verfolgen?

Die Kostenverfolgung kann Ihnen helfen, die finanzielle Leistung Ihres Projekts und Ihrer Organisation als Ganzes zu verstehen. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Projekte unter Kontrolle zu halten, indem Sie die Bereiche identifizieren, in denen Sie voraussichtlich Geld ausgeben werden. Mithilfe der Kostenverfolgung können Sie außerdem erwartete Ausgaben mit Ihren tatsächlichen Ausgaben vergleichen und Schwankungen in Ihrem Budget und Cashflow nachverfolgen.

Wer nutzt die Kostenverfolgung?

Die Kostenverfolgung kann für alle an einem bestimmten Projekt beteiligten Beteiligten von Vorteil sein. Projektmanager nutzen die Kostenverfolgung, um den Programmfortschritt und die Erwartungen zu bewerten. Kunden können sich auf die Kostenverfolgung verlassen, um zu verstehen, ob sie das bestellte Produkt erhalten oder ob das Ergebnis den finanziellen Erwartungen entspricht. Mitglieder des Projektteams profitieren auch von der Kostenverfolgung, um zu sehen, ob sie für die Erledigung ihrer Aufgaben kostengünstigere Lösungen benötigen.

Tipps zur effektiven Kostenverfolgung

Nutzen Sie diese Tipps, um in Ihrem Unternehmen effektive Verfahren zur Kostenverfolgung zu implementieren:

Beraten Sie sich mit Ihren Teammitgliedern

Die genaue Verfolgung und Prognose der Kosten kann von Ihrem spezifischen Team und der Art und Weise abhängen, wie es seine Aufgaben ausführt. Erwägen Sie, diese Mitarbeiter während der Vorplanungsphase zu konsultieren, um mehr über ihre Erwartungen zu erfahren. Sie können sich auch während des gesamten Kostenverfolgungsprozesses mit ihnen treffen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Kennzahlen verfolgen und Verbesserungen dort vornehmen, wo sie am meisten benötigt werden.

Erstellen Sie ein Datenerfassungssystem

Die Schaffung eines logischen, umfassenden Datenerfassungssystems kann dazu beitragen, den Tracking-Prozess für alle Beteiligten zu vereinfachen. Verwenden Sie ein Projektmanagement-Informationssystem (PMIS), um Stakeholdern aus dem gesamten Team die Möglichkeit zu geben, Daten einzugeben und Metriken anzuzeigen, um sie zu verfolgen.

Verwenden Sie Tabellenkalkulationen

Die Verwendung von Tabellenkalkulationsprogrammen kann dabei helfen, Kosten zu verfolgen und Zahlen zu vergleichen, da Sie bestimmte Informationen in verschiedene Spalten oder Zeilen einfügen können, um sie zu gruppieren. Diese Arten von Programmen verfügen auch über Berechnungsfunktionen, mit denen Sie eine Formel schreiben können und das Programm automatisch die richtigen Zahlen auswählt, um Ihnen die richtigen Zahlen für bestimmte Aspekte des Budgets oder der Kosten zu liefern.

Nutzen Sie Kosten- und Zeitrechnungsprogramme

Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen und PMIS verfügen Kosten- und Zeitverfolgungsprogramme über individuelle Funktionen für Faktoren, die in direktem Zusammenhang mit der Kostenüberwachung stehen. Spesenverfolgungsprogramme bieten möglicherweise eine Funktion, mit der Sie digitale Aufzeichnungen über Dinge wie Papierbelege führen können. Möglicherweise können Sie die Software auch mit den Kreditkarten Ihres Unternehmens synchronisieren, um die Nachverfolgung Ihrer Ausgaben zu erleichtern. Zeiterfassungsprogramme können Ihnen helfen, die Aufteilung der Arbeitskosten für jedes Projekt zu verstehen, indem sie die Stunden und Lohnsätze der Mitarbeiter verfolgen.

Bieten Sie einen Online-Zugang an

Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder die Möglichkeit haben, Projektdaten und -metriken in der Cloud-Umgebung anzuzeigen. Wenn jemand zu Hause, im Außendienst oder an einem anderen Ort als seinem herkömmlichen Computer oder seiner Workstation arbeitet, kann er dadurch seine Informationen sofort von überall aus einsehen und aktualisieren.