Was ist Informationsmanagement? Definition und Vorteile • BUOM

2. September 2021

Informationsmanagement ist ein wichtiger Aspekt datengesteuerter Unternehmen, der es ihnen ermöglicht, bessere Entscheidungen zu treffen und Ziele zu erreichen. Wenn Sie den Zweck des Informationsmanagements verstehen, kann Ihr Unternehmen dabei helfen, Informationen effizienter zu nutzen, zu schützen und zu speichern.

In diesem Artikel erklären wir, was Informationsmanagement ist, wie es sich vom Datenmanagement unterscheidet, welche Bedeutung es am Arbeitsplatz hat und wie Sie ein Informationsmanagementsystem für Ihr Unternehmen erstellen können.

Was ist Informationsmanagement?

Unter Informationsmanagement versteht man die Sammlung, Speicherung, Verwaltung und Pflege von Daten und anderen Arten von Informationen. Es umfasst das Sammeln, Verteilen, Archivieren und Vernichten von Informationen in all ihren Formen. Informationsmanagement umfasst die Verfahren und Richtlinien, die Organisationen anwenden, um Informationen zwischen verschiedenen Personen, Abteilungen und Interessengruppen zu verwalten und zu kommunizieren.

Beim Informationsmanagement geht es um den Grad der Kontrolle, den eine Organisation über die von ihr produzierten Informationen hat. Dies erfordert den Bau eines besonderen Informationsmanagementsysteme Entwickelt, um einem Unternehmen dabei zu helfen, seine Ressourcen zur Unterstützung von Geschäftsprozessen einzusetzen.

Beim Informationsmanagement geht es auch darum, wie eine Organisation Informationen an verschiedene Empfänger weitergibt und übermittelt. Dazu gehören Formate wie digitale und physische Informationen sowie Medien wie Computer, Server, Websites, soziale Medien, mobile Geräte und Anwendungen.

Informationsmanagement und Datenmanagement

Informationsmanagement beginnt mit der Erstellung und Sammlung von Daten, die verarbeitet und zu Informationen analysiert werden. Der nächste Schritt ist die Speicherung, Freigabe und Archivierung, sobald neuere Daten verfügbar sind. Dieser Prozess endet mit der Zerstörung von Informationen aus verschiedenen Gründen, einschließlich Sicherheit, Datenschutz, Kosten und Speicherbeschränkungen.

Data Governance ist eine Teilmenge des Informationsmanagements und bezieht sich auf die Richtlinien, Pläne und Programme, die Daten und Informationsbestände durch sie schützen und kontrollieren Lebenszyklen. Data Governance gibt Unternehmen die Kontrolle über ihre Geschäftsdaten, was bei korrekter Umsetzung Sicherheitsverletzungen und andere Risiken minimieren kann.

Informationsmanagement und seine Rolle am Arbeitsplatz

Informationsmanagement ermöglicht es einer Organisation, verschiedene Ziele zu erreichen. Dies verbessert die Compliance, reduziert Risiken und kontrolliert den Zugriff auf wichtige Geschäftsinformationen.

Deshalb ist Informationsmanagement am Arbeitsplatz wichtig:

1. Steuert die Erstellung von Datensätzen

Ein effektives Informationsmanagementsystem kann einer Organisation dabei helfen, die Erstellung und das Wachstum von Datensätzen zu kontrollieren. Ohne eine definierte Strategie zum Erstellen und Aufzeichnen von Informationen kann es am Arbeitsplatz zu einer übermäßigen Menge an Papier- und papierlosen Aufzeichnungen kommen.

Dies kann die Suchzeit für Datensätze verlängern und die Kosten für die Verwaltung von Informationsressourcen erhöhen. Um dies zu verhindern, legen Informationsmanagementprotokolle Grenzen für die Erstellung und Zerstörung von Informationen fest, um die Produktivität und Effizienz zu verbessern.

2. Stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher

Viele Unternehmen müssen sich hinsichtlich des Umgangs mit Kunden- und Geschäftsdaten an Vorschriften halten. Ein wirksames Informationsmanagementsystem bietet Leitlinien zur Sicherstellung der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften und ermöglicht es einem Unternehmen, rechtliche und finanzielle Strafen zu vermeiden, die aus versehentlichen Verstößen resultieren können.

3. Reduziert die Betriebskosten

Arbeitsplätze benötigen ein effektives Informationsmanagementsystem, um die Kosten für die Führung von Aufzeichnungen zu senken. Das Sammeln, Analysieren, Speichern, Teilen und Vernichten von Daten ist ein kapitalintensiver Vorgang, insbesondere für große Unternehmen. Das Informationsmanagement priorisiert die wichtigsten Datensätze und senkt so die Kosten im gesamten Informationslebenszyklus.

4. Führt neue Technologien ein

Informationsmanagement ermöglicht die Implementierung neuer und effektiverer Informationsmanagementtechnologien. Dabei kann es sich um Automatisierung, Unternehmenslösungen, künstliche Intelligenz oder jedes andere Technologieprodukt oder jede andere Dienstleistung handeln, die einem Unternehmen hilft, mehr Wert aus seinen Informationen zu ziehen.

5. Verbessert Produktivität und Effizienz

Ein hervorragendes Informationsmanagementsystem kann die Art und Weise verbessern, wie Mitarbeiter Informationen speichern und abrufen, die sie für ihre täglichen Aktivitäten benötigen. Es kann auch die Verteilung von Informationen an verschiedene Empfänger über mehrere Kanäle erleichtern, sodass Teams problemlos über Zeitzonen und Standorte hinweg zusammenarbeiten und kommunizieren können. Ein effektives Informationsmanagementsystem kann einer Organisation dabei helfen, nützliche Informationen aus ihren Aufzeichnungen für die Entscheidungsfindung zu extrahieren.

6. Reduziert Risiken

Eine wichtige Funktion des Informationsmanagements besteht darin, das Risiko rechtlicher und finanzieller Strafen gegen die Organisation zu verringern. Dies wird durch ein genau definiertes Protokoll zum Aufzeichnen, Speichern, Verteilen und Vernichten von Daten erreicht. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Verstößen und verbessert die Compliance.

7. Schützt vertrauliche Informationen und bewahrt das Unternehmensgedächtnis

Unternehmen benötigen einen Prozess, um wichtige Informationen vor Konkurrenten und unbefugtem Zugriff zu schützen. Informationsmanagement bietet ein System zum Schutz vertraulicher Informationen vor Eindringlingen, Systemausfällen und Naturkatastrophen. Dies trägt zum Schutz der Vertraulichkeit und Integrität wichtiger Informationsressourcen bei und ermöglicht es dem Eigentümer, den größtmöglichen Nutzen aus seinen Geschäftsgeheimnissen zu ziehen.

Informationsmanagement hilft einer Organisation auch dabei, ein starkes institutionelles Gedächtnis aufzubauen, das sie für die Planung und das Treffen wichtiger strategischer Entscheidungen nutzen kann.

So erstellen Sie ein Informationsmanagementsystem

Verwenden Sie diese acht Schritte, um ein Informationsmanagementsystem zu erstellen:

1. Informationsbedarf ermitteln

Der erste Schritt beim Aufbau eines Informationsmanagementsystems besteht darin, den Informationsbedarf zu ermitteln. Dies kann in Form einer internen Studie oder einer unternehmensweiten Umfrage erfolgen, um den Umfang des Systems im Verhältnis zum Unternehmen, seinen Abläufen, Stakeholdern und regulatorischen Anforderungen zu bestimmen. Eine einfache Möglichkeit, diesen Schritt zu erreichen, besteht darin, Mitarbeiter und Management nach der Menge und Art der Informationen zu fragen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

2. Setzen Sie sich Ziele

Damit ein System erfolgreich ist, muss die Organisation ihre Ziele in Form von Richtlinien oder Protokollen definieren, die die Umsetzung leiten. Überprüfen Sie die allgemeinen Steuerungsprinzipien, die dem Benutzer als Leitfaden bei der Inbetriebnahme des Systems dienen.

3. Identifizieren Sie Informationsquellen

Organisationen können Informationen aus einer Vielzahl von Quellen sammeln, darunter Mitarbeiter, interne Abteilungen, Konkurrenzforschung, Marktinformationen und Aufsichtsbehörden. Die Ziele des Systems bestimmen häufig die Informationsquellen.

4. Bestimmen Sie Erfassungs- und Klassifizierungsmethoden

Sobald Sie Informationsquellen identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, Methoden zum Sammeln und Klassifizieren von Informationen festzulegen. Dazu gehört die Festlegung des Umfangs der Informationserhebung sowie der Häufigkeit, des Ortes und der Zeit. Bestimmen Sie zur Klassifizierung, welche Informationen in quantitative, qualitative, technische, demografische, finanzielle, rechtliche und andere Kategorien fallen. Zu diesem Schritt gehört auch die Speicherung aktueller Informationen und deren Archivierung, wenn sie veraltet sind.

5. Entscheiden Sie, wie Sie verteilen möchten

Als nächstes legen Sie die Empfänger der Informationen, das Format und die Vertriebskanäle fest. Sie entscheiden auch, wann Sie Zugriff auf Daten und andere Kontrollen gewähren, um Verstöße zu verhindern.

6. Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch

Die Kosten für ein Informationsmanagementsystem umfassen Kosten für Infrastruktur, Personalschulung sowie den täglichen Betrieb und die Wartung. Ein effektives Informationsmanagementsystem bietet Vorteile, die die Kosten überwiegen.

Mehr lesen: Kosten-Nutzen-Analyse: Definition und Nutzen

7. Implementieren und bewerten

Wenn die Kosten-Nutzen-Analyse positiv ausfällt, beginnen Sie mit der Einrichtung des Systems und der Bereitstellung von Schulungen und Betriebsberatung. Sie möchten, dass Mitarbeiter, die das System nutzen, ihre Produktivität und Effizienz bei der Arbeit verbessern.

Sie sollten die Leistung des Systems nach mehreren Monaten bewerten, um festzustellen, wie gut es seine Ziele erreicht und ob der Nutzen weiterhin die Kosten überwiegt. Kürzere Zeiträume für die Erfassung und Abfrage von Informationen sowie eine verstärkte Nutzung von Daten für die Entscheidungsfindung sind ebenfalls Anzeichen dafür, dass das System funktioniert.

Wenn es Lücken in der Informationsmanagementstrategie eines Unternehmens gibt, kann eine Bewertung dabei helfen, Möglichkeiten zur Verbesserung des Systems zu ermitteln, um die Effizienz zu steigern.

8. Pflegen und verbessern

Die Bewertung wird zeigen, wie die Effizienz des Systems verbessert werden kann, und bietet Gelegenheit zur Modernisierung der Infrastruktur und zur Umschulung des Personals. Kontinuierliche Verbesserungen können sich positiv auf die Fähigkeit eines Unternehmens auswirken, kurz- und langfristige Ziele zu erreichen.