Was ist Enterprise Content Management? (mit Tipps) • BUOM

8. Juli 2021

Das Aufbewahren gedruckter Dokumente im Büro kann viel Platz beanspruchen und bei der Suche nach bestimmten Informationen in Dokumenten zeitaufwändig sein. Viele Unternehmen suchen nach neuen Möglichkeiten, ihre gedruckten Daten zu speichern. Eine Lösung besteht darin, ein Enterprise-Content-Management-System zu verwenden, um den Prozess zu vereinfachen. Wenn Sie an einem System interessiert sind, das Ihre Dokumente organisieren und Ihre Organisation effizienter machen kann, sollten Sie den Einsatz von Enterprise Content Management für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen.

In diesem Artikel besprechen wir, was Enterprise Content Management ist, seine fünf Komponenten, die Bedeutung seiner Verwendung in Ihrem Unternehmen und Tipps für die Implementierung.

Was ist Enterprise Content Management?

Enterprise Content Management (ECM) ist ein System zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Es macht Papiermaterialien überflüssig, da Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Bilder und PDFs gespeichert und den Mitarbeitern des Unternehmens zugänglich gemacht werden. ECM rationalisiert viele Geschäftsprozesse, indem es Informationen in verschiedene Kategorien organisiert, um Benutzern die Erstellung und Verbesserung der betrieblichen Effizienz zu erleichtern. Außerdem wird es viel einfacher, die benötigten Informationen zu erhalten, da Benutzer unabhängig von ihrem Standort auf mehreren Geräten Informationen abrufen können, sofern sie über die entsprechenden Anmeldeinformationen für den Systemzugriff verfügen.

Komponenten für Enterprise Content Management

Hier finden Sie eine Beschreibung der Komponenten des Enterprise Content Managements:

Greifen

Um ein ECM-System effektiv nutzen zu können, muss es in der Lage sein, alle Druckinhalte zu erfassen, die Sie behalten möchten. Zu diesem Zweck nutzt es Scanfunktionen, um den Inhalt von Papierdokumenten zu erfassen, sodass Sie diese entsprechend kategorisieren und speichern können. Wenn Ihr Unternehmen viele Bilder verwendet, möchten Sie möglicherweise auch die Bildbereinigung verwenden, mit der Sie das Bild drehen, skalieren oder zuschneiden können, um die Datenqualität zu verbessern.

Sobald die verschiedenen gedruckten Inhalte digitalisiert wurden und Sie alle Daten gesammelt haben, führt das ECM-System eine Indexierung durch, um die Dateien zu klassifizieren. Sie können verschiedene Kategorien erstellen, je nachdem, welche Dateitypen Sie speichern, wer sie anzeigen kann und ob sie langfristig gespeichert werden.

Verwalten

Die Steuerungskomponente verbindet und modifiziert Daten im System mithilfe verschiedener Aspekte des ECM, wie zum Beispiel:

• Werkzeuge zur Zusammenarbeit. Mit diesen Tools können Benutzer bei der Erstellung neuer Inhalte zusammenarbeiten.

• Geschäftsprozessmanagement. Das Geschäftsprozessmanagement besteht aus Workflow-Tools, die dabei helfen, den Ablauf von Geschäftsprozessen zu optimieren.

• Datei- und Archivverwaltung. Diese Tools helfen bei der Wartung und Aktualisierung von Indexierungssystemen und bei der Verwaltung des Entfernungsplans für alte Inhalte.

• Web Content Management: Verwaltet, speichert und zeigt Inhalte auf Webseiten an.

• Dokumentenverwaltung: Die Dokumentenverwaltung speichert gedruckte Medien, die in digitale Dokumente wie PDFs, Textdokumente und Tabellenkalkulationen umgewandelt werden, und kann Dokumente bei Bedarf abrufen.

Geschäft

Die Speicherkomponente bezieht sich auf die vorübergehende Speicherung von Dokumenten, auf die Sie noch zugreifen können, da sie noch nicht in die Langzeitspeicherung verschoben wurden. Die Speicherkomponente besteht aus drei Teilen:

• Repository: Ein Repository ist ein zentraler Ort, an dem digitale Dateien gespeichert werden.

• Bibliotheksdienste: Dieses Tool erfasst Dateien aus den Erfassungs- und Verwaltungskomponenten und hält sie organisiert, sodass Sie weiterhin darauf zugreifen und sie bei Bedarf ändern können.

• Speichertechnologien. Bei der Speichertechnologie handelt es sich um Hardware, die Dateien und Software enthält, beispielsweise optische Laufwerke, Server und Cloud-Lösungen.

Halten

Bei der Aufbewahrungskomponente handelt es sich um die mittel- und langfristige Speicherung von Dateien, die nicht mehr im System verwendet werden. ECMs erreichen dies typischerweise durch Records Management, das elektronische und Papierdokumente sicher speichert und unnötige Dokumente gemäß festgelegten Regeln entsorgt. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Methoden, die Sie zum Archivieren von Dateien verwenden, auf dem neuesten Stand und mit moderner Technologie kompatibel sind, damit Sie bei Bedarf darauf zugreifen können.

Liefern

Die Bereitstellungskomponente verteilt Inhalte im gesamten ECM-System dorthin, wo Benutzer sie benötigen. Wenn ein Kunde oder Benutzer Informationen anfordert, werden diese von Middleware oder softwareunterstützenden Verteilungsanwendungen an den gewünschten Ort übermittelt. Wenn ein Benutzer beispielsweise in einer Tabelle für einen Kunden nach Kosten sucht, übermittelt die Middleware diese Tabelle an den Benutzer, damit er sie an den Kunden weitergeben kann.

Darüber hinaus ist die Sicherheit ein wichtiger Aspekt des Übermittlungsprozesses, da es wichtig ist, dass die Dateien vor unbefugtem Zugriff geschützt bleiben. Hierzu können Sie eine Risikomanagementsoftware nutzen, die vorhandene Daten analysiert, um Risiken zu erkennen und potenziellen Problemen vorzubeugen.

Die Bedeutung von Enterprise Content Management

Hier ist eine Liste von Gründen, warum es wichtig ist, die Implementierung von Enterprise Content Management in Ihrem Unternehmen in Betracht zu ziehen:

• Reduziert Kosten: ECM kann bisher manuelle Prozesse automatisieren und so den Bedarf an Lagerung und Versand minimieren. Außerdem werden die Betriebskosten gesenkt, indem die Arbeitsabläufe verbessert werden, die sich aus der Konvertierung von Papiermaterialien in ein digitales Format ergeben.

• Verbessert die Kundenzufriedenheit: Kundendienstmitarbeiter benötigen Zugriff auf Inhalte, wenn sie Kundenprobleme lösen. Daher hilft Enterprise Content Management den Mitarbeitern, Inhalte effizienter zu finden und so die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

• Verbessert die Produktivität: ECM kann die Produktivität steigern, indem es Geschäftsprozesse reaktionsfähiger macht. Dies kann die Sicherheit der gespeicherten Daten optimieren, den Speicher- und Verteilungsbedarf reduzieren und die Gesamtkosten minimieren.

• Verbessert die Zugänglichkeit von Inhalten: ECM verbessert die Data-Mining-Funktionen, indem es Benutzern ermöglicht, Parameter festzulegen, die Suchergebnisse eingrenzen und ihnen helfen, Informationen schneller zu finden.

• Minimiert das regulatorische Risiko. Enterprise Content Management bietet eine Plattform, die Risikomanagement- und Regulierungsrichtlinien erfüllt. Dies wird durch die Beseitigung improvisierter Prozesse erreicht, die Unternehmen Risiken oder anderen Problemen aussetzen.

Tipps zur Implementierung von Enterprise Content Management

Die Implementierung von ECM am Arbeitsplatz kann eine große Veränderung für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter bedeuten. Hier sind einige Tipps, die den Übergang reibungsloser gestalten:

• Priorisieren Sie zuerst wichtige Aufgaben. Entscheiden Sie, was Ihnen und Ihren Mitarbeitern am meisten nützt, und berücksichtigen Sie diese Bereiche, bevor Sie sich auf die feineren Details konzentrieren.

• Erklären Sie die Vorteile. Bewerten Sie die erwarteten Ergebnisse für das Unternehmen und erläutern Sie anschließend, wie der Einsatz von ECM dazu beitragen kann, die Arbeit effizienter zu gestalten und den Geschäftsablauf zu verbessern.

• Schaffen Sie Mitarbeiterengagement. Erläutern Sie das gewünschte Ergebnis der Nutzung des Systems und Ihre Erwartungen an die Nutzung. Teilen Sie Ihre Vision häufig mit allen, um sie zu Veränderungen zu motivieren.

• Entscheiden Sie, was Sie brauchen. Sprechen Sie mit Ihrem Dienstanbieter, um herauszufinden, welche zusätzliche Infrastruktur oder Software Sie möglicherweise benötigen, um die neue Plattform ordnungsgemäß nutzen zu können. Dazu können Gegenstände wie Laptops, Cloud-Software, zusätzliche Netzwerkfunktionen und Smartphones gehören.

• Bilden Sie ein Implementierungsteam. Finden Sie eine Gruppe von Mitarbeitern, die sich für den Einsatz von ECM begeistern, und weisen Sie sie als Teil des Implementierungsteams zu. Erklären Sie ihnen die Einzelheiten des Prozesses und lassen Sie sie in jeden Schritt einbeziehen, um den Übergang reibungsloser zu gestalten.

• Legen Sie die Regeln fest. Entscheiden Sie, wer Zugriff auf bestimmte Informationen hat, und erstellen Sie einige Richtlinien, die gelten, sobald Mitarbeiter mit der Nutzung der Plattform beginnen. Sie können beispielsweise festlegen, wie lange ungenutzte Daten aufbewahrt werden sollen, bevor sie gelöscht werden, oder welche Informationen im Vergleich zu denen gespeichert werden sollen.

• Testen Sie vor dem Start. Sobald das System einsatzbereit ist, sollten Sie erwägen, es von Ihrem Implementierungsteam testen zu lassen, um sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß funktioniert. Sie können bei Bedarf Änderungen vornehmen oder Fehler beheben, bevor Sie es allen Mitarbeitern zugänglich machen.

• Seien Sie bereit zu helfen. Da es sich um ein neues System handelt, kann es einige Zeit dauern, bis alle es eingerichtet haben und sich mit der Bedienung vertraut gemacht haben. Versuchen Sie, Termine für Mitarbeiter zu vereinbaren, die zusätzliche Hilfe benötigen oder Fragen haben, damit Sie mit allen gleichzeitig zusammenarbeiten können, damit sie sich bei der Nutzung des Dienstes wohler fühlen.