Was ist eine virtuelle Organisation? • BUOM
1. April 2021
Arbeitsplätze und Bürokultur haben sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Die Büroaufteilung hat sich von Kabinen zu offeneren Arbeitsbereichen verändert, und viele Arbeitgeber sind von festen Arbeitsplänen zu flexibleren Arbeitsplänen übergegangen. Aufgrund des technologischen Fortschritts entscheiden sich einige Unternehmen dafür, keinen physischen Standort mehr zu haben. In diesem Artikel besprechen wir, was eine virtuelle Organisation ist, welche Komponenten eine virtuelle Organisation hat und welche Vor- und Nachteile virtuelle Organisationen haben.
Was ist eine virtuelle Organisation?
Eine virtuelle Organisation ist eine Organisation, in der alle Mitglieder der Organisation an verschiedenen geografischen Standorten arbeiten, aber als eine Einheit erscheinen. Sie nutzen Computer, Software, Telefone und andere Technologien für die Zusammenarbeit. Für virtuelle Organisationen ist es wichtig, über etablierte Prozesse zu verfügen, um eine konsistente Leistung der Mitarbeiter sicherzustellen.
Bestandteile einer virtuellen Organisation
Jede virtuelle Organisation ist einzigartig. Jede Organisation verfügt über Remote-Mitarbeiter und Technologienetzwerke. Weitere Komponenten einer virtuellen Organisation können sein:
Flache Organisationsstruktur mit weniger mittleren Führungskräften
Virtuelle Teams
Freie Organisationsstruktur
Grenzen und Erwartungen
Leistungsflexibilität
Informelle Kommunikation
Vorteile einer virtuellen Organisation
Hier sind einige Vorteile einer virtuellen Organisation:
Geringere Gemeinkosten
Virtuelle Organisationen haben oft geringere Gemeinkosten. Sie müssen für Büroräume keine monatliche Miete zahlen. Einige Organisationen verlangen von ihren Mitarbeitern auch, ihre eigene Ausrüstung zu verwenden, was die Ausrüstungskosten senkt.
Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit
Viele virtuelle Organisationen weisen eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit auf. Manche Mitarbeiter fühlen sich weniger gestresst und die Flexibilität der Fernarbeit verringert häufig die Fehlzeiten. Dies trägt dazu bei, die allgemeine Unternehmensmoral zu verbessern.
Verbesserung der Mitarbeitereffizienz
In virtuellen Organisationen gibt es nicht die gleichen Ablenkungen wie in herkömmlichen Büroumgebungen. Je weniger Ablenkungen, desto effektiver sind die Mitarbeiter. Mitarbeiter können ihre eigene Arbeitsumgebung erstellen und so bestimmen, was ihnen dabei hilft, mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen.
Großer Markt für die Einstellung von Mitarbeitern
Virtuelle Organisationen können Mitarbeiter von überall auf der Welt einstellen. Dadurch werden geografische Beschränkungen aufgehoben und der Talentpool für die Einstellung erweitert. Dadurch können Unternehmen die besten Talente identifizieren, rekrutieren und beschäftigen.
Flexible Arbeitszeiten für Mitarbeiter
Virtuelle Organisationen haben oft flexible Zeitpläne. Viele Arbeitgeber gestatten ihren Mitarbeitern, ihre eigenen Zeitpläne festzulegen, legen jedoch möglicherweise bestimmte Parameter fest. Einige Unternehmen legen beispielsweise Kernarbeitszeiten fest, beispielsweise täglich 10:00 bis 14:00 Uhr innerhalb einer bestimmten Zeitzone, und erlauben den Mitarbeitern, jederzeit außerhalb dieser Zeiten zu arbeiten. Dieses Maß an Flexibilität ermöglicht es Unternehmen häufig, einer Vielzahl von Mitarbeitern und deren Lebensstilen gerecht zu werden.
Verbesserung der Mitarbeiterbindung
Viele virtuelle Organisationen haben zufriedene Mitarbeiter. Zufriedene Mitarbeiter sind oft engagierter bei der Arbeit und verlassen das Unternehmen seltener. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Organisation auch hervorragende Sozialleistungen und wettbewerbsfähige Gehälter bietet.
Zugang zu neuen Märkten
Virtuelle Organisationen haben häufig Zugang zu einer Vielzahl von Märkten. Diese Organisationen unterliegen keinen geografischen Beschränkungen und können so Kunden erreichen, die zuvor möglicherweise unerreichbar waren. Dies ist besonders attraktiv für Remote-Vertriebsprofis.
Probleme einer virtuellen Organisation
Hier sind einige Herausforderungen einer virtuellen Organisation:
Mangelnde Partnerschaft
Virtuellen Organisationen mangelt es möglicherweise an Kameradschaft zwischen den Teams. Die Mitarbeiter arbeiten isoliert voneinander und haben selten die Möglichkeit, sich persönlich zu treffen. Es gibt nur wenige Möglichkeiten für lockere Gespräche, die zum Aufbau von Beziehungen beitragen.
Bringen Sie traditionelle Büroveranstaltungen und -aspekte in eine virtuelle Umgebung. Stellen Sie sicher, dass Teams gemeinsame Ziele für die Zusammenarbeit haben. Erwägen Sie, Video-Chats für virtuelle Happy Hours oder Quizze zu veranstalten.
Erwägen Sie die Erstellung von Instant-Messaging-Kanälen, die sich auf bestimmte Hobbys, Interessen oder Lebensstile beziehen. Erwägen Sie die Erstellung von Kanälen für Eltern oder Menschen, die gerne lesen oder Videospiele spielen. Diese Kanäle können den Mitarbeitern helfen, persönliche Kontakte untereinander zu knüpfen.
Es ist schwierig, eine Unternehmenskultur zu entwickeln.
Virtuelle Organisationen haben möglicherweise Schwierigkeiten, eine Unternehmenskultur zu entwickeln und umzusetzen. Möglicherweise fehlt der Zusammenhalt im Team. Eine flexible Planung kann dazu führen, dass sich Mitarbeiter von ihrer Arbeit abgekoppelt fühlen, was zu einer fragmentierten Unternehmenskultur führt.
Erwägen Sie, bestimmte Zeiten in der Woche festzulegen, zu denen die Mitarbeiter arbeiten sollen, ohne ihnen ihre Freiheit und Flexibilität zu nehmen. Planen Sie monatliche oder vierteljährliche Treffen, um den Status des Unternehmens zu besprechen. Nutzen Sie Technologie, um die Unternehmenskultur hervorzuheben, z. B. lockere Gespräche über Instant Messaging, um die Mitarbeiter zu ermutigen, sich besser kennenzulernen.
Erhöhte Bedeutung der Kommunikation
Die Arbeit in einer virtuellen Organisation erhöht die Bedeutung einer guten Kommunikation. Mitarbeiter können Informationen nicht beiläufig austauschen, wie sie es in einer normalen Büroumgebung tun würden. Für Mitarbeiter mit unterschiedlichen Zeitplänen kann es schwierig sein, sich zu treffen.
Es ist wichtig, klare Richtlinien festzulegen und verschiedene Tools zu nutzen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter aktiv und effektiv miteinander kommunizieren. Entwickeln Sie klare Richtlinien für das Senden und Beantworten von E-Mails sowie Möglichkeiten zur Aufzeichnung wichtiger Kundeninformationen. Erwägen Sie die Planung täglicher oder wöchentlicher Folgeanrufe. Nutzen Sie einen Instant-Messaging-Dienst und richten Sie separate Kanäle oder Themen für bestimmte Gruppen ein.
Reputationsrisiko
Virtuelle Organisationen haben möglicherweise einen geringeren Ruf als traditionelle Organisationen. Einige Kunden werden es möglicherweise leid, mit virtuellen Organisationen zu arbeiten. Dies kann auf einen falschen Eindruck oder eine Fehlinformation zurückzuführen sein.
Stellen Sie sicher, dass neue Kunden die Vorteile der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Organisation verstehen. Betonen Sie Ihre Flexibilität, sich bei Bedarf zu treffen, und Ihr breites Netzwerk an Ressourcen. Sammeln Sie außerdem Erfahrungsberichte von früheren zufriedenen Kunden, um Ihre Behauptungen zu untermauern.
Mögliche Compliance- und Sicherheitsprobleme
Virtuelle Organisationen können einige Compliance- oder Sicherheitsherausforderungen mit sich bringen. Diese Organisationen verlangen von ihren Mitarbeitern, dass sie große Datenmengen über mehrere Netzwerke übertragen, was zum Teil unsichere Verbindungen mit sich bringen kann. Während dies ein Risiko für eine Organisation darstellen kann, kann es für Unternehmen in Branchen wie dem Gesundheitswesen und dem Finanzwesen ein höheres Risiko darstellen.
Erwägen Sie die Beauftragung von IT- oder Datensicherheitsexperten, die Sie beim Aufbau Ihrer virtuellen Organisation beraten. Sie können Ihnen dabei helfen, das Risiko von Sicherheitsproblemen oder Verstößen gegen Vorschriften zu verringern. Sie können Mitarbeiter zu Best Practices beraten, Datenschutzsoftware installieren oder sichere und private Verbindungen wie VPNs einrichten.