Was ist eine Ursachenanalyse? (Definition und Vorteile) • BUOM

25. Februar 2021

Es ist wichtig, am Arbeitsplatz Höchstleistungen erbringen zu können. Es ist jedoch normal, dass Probleme auftreten. Ziel der Ursachenanalyse ist es, Probleme und deren Ursachen zu identifizieren, damit Sie oder Ihr Team Lösungen finden können, um ein erneutes Auftreten von Problemen zu verhindern. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Ursachenanalyse ist, wie sie funktioniert, welche Vorteile die Ursachenanalyse bietet und welche Probleme sie mit sich bringt.

Was ist eine Ursachenanalyse?

Unter Root Cause Analysis (RCA) versteht man den Prozess, bei dem die Grundursache eines Problems ermittelt wird, sodass Sie das Problem mit Lösungen angehen können, um ein erneutes Auftreten zu verhindern. Die Ursachenanalyse ermutigt Teams und Manager, sich vom traditionellen Ansatz der Behebung von Problemen zu lösen, nachdem sie aufgetreten sind, und stattdessen daran zu arbeiten, einen Weg zu finden, um zu verhindern, dass Probleme erneut auftreten oder auftreten.

Obwohl ein Problem eine bestimmte Ursache haben kann, sucht und kann die Ursachenanalyse das Vorhandensein mehrerer Ursachen (und damit Lösungen) ermitteln, indem sie nach Mustern von Konsequenzen sucht, die letztendlich zu einem negativen Ergebnis geführt haben. RCA sucht nach den spezifischen Ereignissen, die ein spezifisches Problem verursacht haben, und arbeitet rückwärts vom Problem bis zum endgültigen Ausgangspunkt des Problems. Mithilfe der Ursachenanalyse können Sie außerdem feststellen, was gut funktioniert, sodass Sie ähnliche Muster auf andere Systeme anwenden können.

Sie können eine Komponente als Ursache betrachten, wenn das Problem nach dem Entfernen nicht mehr auftritt. Es gibt auch ursächliche Faktoren, die bei fast jedem Problem eine Rolle spielen, aber sie neigen dazu, eine bereits zugrunde liegende Ursache zu verschlimmern und sind nicht die direkte Ursache, da das Problem nach ihrer Beseitigung immer noch auftreten kann.

Jede Branche kann eine Ursachenanalyse nutzen, vom Gesundheitswesen, das eine medizinische Diagnostik erfordert, bis hin zum IT-Betrieb im Falle eines Softwareausfalls.

Wie funktioniert die Ursachenanalyse?

Die Ursachenanalyse basiert auf dem Verständnis, dass Systeme und Aktivitäten so miteinander verbunden sind, dass eine Aktivität ein Ereignis verursachen kann, und dieses Ereignis ein anderes Ereignis usw., bis Sie ein Problem oder mehrere Probleme haben.

Die Ursachenanalyse besteht aus vier Hauptschritten:

1. Definieren Sie das Problem

In diesem Schritt ermitteln Sie, um welches Problem es sich handelt und welche Auswirkungen es auf die Organisation oder ein bestimmtes System hat. Sobald Sie das Problem identifiziert haben, können Sie herausfinden, wann das Problem zum ersten Mal aufgetreten ist.

2. Daten sammeln

Analysieren Sie beim Sammeln von Daten Ihre Situation vollständig, um das Problem besser zu verstehen. Überlegen Sie, wie lange das Problem bereits besteht, wie Sie darauf aufmerksam geworden sind und wie sich das Problem auf Ihr Unternehmen auswirkt. Eine Möglichkeit, Daten zu sammeln, besteht darin, diejenigen zu befragen, die mit dem Problem und dem betroffenen System am besten vertraut sind. Diese Experten verfügen über umfassendere Kenntnisse aus erster Hand darüber, wie die Dinge funktionieren sollten, wenn kein Problem vorliegt, und sind daher wertvolle Bausteine ​​für das Verständnis des Problems und die Lösungsfindung.

3. Analysieren Sie das Problem

An dieser Stelle möchten Sie herausfinden, warum das Problem aufgetreten ist. Sie können ein Ursache-Wirkungs-Diagramm erstellen, um die Grundursache(n) des Problems sowie alle Kausalfaktoren zu identifizieren, die das Problem möglicherweise verschlimmern oder die Sie ebenfalls beseitigen müssen, um die Leistung des Systems zu maximieren hat das Problem.

Es gibt drei Hauptgruppen von Gründen:

1. Konkret: Die konkrete Ursache ist eher physischer Natur und stellt materielle Objekte dar, die nicht richtig funktionierten. Zum Beispiel ein Computer, dessen Festplatte ausgefallen ist.

2. Individuell: Die individuelle Ursache ist menschliches Versagen. Dabei handelt es sich um eine Person oder ein Team, die entweder etwas falsch gemacht haben oder nicht das getan haben, was sie hätten tun sollen, um das Problem zu verhindern. Zum Beispiel ein Computer, dessen Festplatte abgestürzt ist, weil der Besitzer in einer E-Mail auf einen Spam-Link geklickt hat.

3. System: Eine Systemursache ist organisatorischer Natur, das heißt, es gibt einen Prozess, der am Arbeitsplatz verwendet wird und auf den sich die Mitarbeiter verlassen, der aber nicht funktioniert. Beispielsweise ist bei einem Computer ein Festplattenfehler aufgetreten, weil der Besitzer in einer E-Mail auf einen Spam-Link geklickt hat, aber nicht auf allen Computern ein Antispam-Filter installiert war.

Dieser Schritt könnte von fortschrittlichen Tools profitieren. Tools können Ihren Prozess vereinfachen, indem sie eine robustere Analyse aller Teile eines Systems oder Datensatzes ermöglichen. Je komplexer das System ist, in dem das Problem auftritt, desto mehr Daten verfügen Sie wahrscheinlich und desto mehr Tools können Sie bei Ihrem Prozess unterstützen. Diese Tools eignen sich auch dann, wenn an Ihrem Arbeitsplatz bestimmte Einschränkungen bestehen, z. B. wenn Sie nicht über genügend Personal oder Zeit verfügen, um die Ursachenanalyse ordnungsgemäß durchzuführen.

4. Lösen Sie das Problem

In diesem Schritt geht es darum, zu verstehen, was Sie tun müssen, um das aktuelle Problem zu lösen und zu verhindern, dass es erneut auftritt. An dieser Stelle möchten Sie auch besprechen, wie Sie die Lösungen umsetzen werden, da an der Logistik der Prozessänderung möglicherweise viele andere Interessengruppen beteiligt sind. Sie können dann entscheiden, wer letztendlich für die erfolgreiche Implementierung der Lösung und die Überwachung des Systems verantwortlich ist, um sicherzustellen, dass die Lösung realisierbar ist. Zu diesem Schritt gehört auch, dass Sie verstehen, welche Risiken Sie mit der Umsetzung der Entscheidung eingehen.

So verbessern Sie die Ursachenanalyse

Da die Ursachenanalyse ein so wichtiger Teil des Erfolgs einer Organisation oder eines Systems ist, muss sie im Mittelpunkt stehen. So können Sie Ihren Prozess zur Ursachenanalyse verbessern:

1. Daten dokumentieren und speichern. Der beste Weg, die Grundursache eines Problems zu finden, besteht darin, über Dokumentation und Daten zu verfügen, die analysiert werden können, wenn ein Problem auftritt. Je mehr Daten Sie haben, desto einfacher und wahrscheinlicher ist es, die Ursache des Problems zu finden.

2. Investieren Sie in ein Werkzeug. Das Tool wird möglicherweise nicht benötigt, aber es wird Ihnen wahrscheinlich beim Analyseprozess helfen, damit Sie die Grundursachen finden können. Ohne sie verlassen Sie sich möglicherweise darauf, dass Personen, die zu menschlichem Versagen neigen, alle Daten oder den Verlauf des Problems durchsuchen, in der Hoffnung, die Ursache zu finden. Das Tool kann Ihnen auch dabei helfen, sich auf zukünftige Probleme vorzubereiten und Ihnen wahrscheinlich viel Zeit und Geld sparen.

3. Bewerten Sie Ihre Wahl. Erwägen Sie, sich vierteljährlich oder alle sechs Monate Zeit zu nehmen, um die wichtigsten Entscheidungen der letzten Zeit zu überprüfen. Entscheiden Sie, ob Ihre Entscheidungen gut oder nicht funktioniert haben und warum. Auf diese Weise können Sie Muster erkennen und verstehen, welche Dokumentation Sie für einen ordnungsgemäßen Überprüfungsprozess benötigen. Darüber hinaus wird das Team in einem formellen Überprüfungsprozess über Ursache und Wirkung informiert und darüber, wie seine Entscheidungen große, langfristige Auswirkungen haben können.

Vorteile der Ursachenanalyse

Neben der Möglichkeit, die Ursache eines Problems zu ermitteln und Lösungen zu finden, bietet die Durchführung einer Ursachenanalyse weitere Vorteile:

• Sie können schnell reagieren. Durch die Ursachenanalyse können Sie schnell eingreifen, um das Problem zu beheben und zu verhindern, dass das Problem weitreichende Schäden verursacht. Auch Ihr Entscheidungsprozess soll besser und schneller sein.

• Sie können Problemen vorbeugen. Sobald Sie eine Ursachenanalyse durchführen und Maßnahmen ergreifen, um zu verhindern, dass Probleme erneut auftreten, können Sie eine Denkweise zur Problemsuche entwickeln. Sie können alles beenden, was zu einem echten Problem führen könnte.

• Die Kommunikation verbessert sich. Eine Ursachenanalyse erläutert detailliert, warum das Problem aufgetreten ist, und hilft Ihnen dabei, die Schritte zu erklären, die zu dem Problem führen. Je mehr Details Sie haben, desto besser können Sie erklären, warum das Problem aufgetreten ist, und mit Ihrem Team fundierte Lösungen entwickeln.

Probleme bei der Ursachenanalyse

Während die Ursachenanalyse erhebliche Vorteile bietet, gibt es auch einige Herausforderungen, die es zu beachten gilt, darunter:

• Die Entwicklung eines Ursache-Wirkungs-Diagramms kann viel Zeit und Mühe in Anspruch nehmen, ebenso wie das Sammeln der für den Anfang erforderlichen Daten.

• Oft gibt es mehr als eine Grundursache für ein Problem, was die Erstellung eines Ursache-Wirkungs-Diagramms erschweren kann.

• Möglicherweise entgehen Ihnen wichtige Daten, insbesondere wenn es viele davon gibt. Außerdem kann es schwierig und teuer sein, alle notwendigen Daten zu speichern, damit Sie im Problemfall die benötigten Informationen erhalten.