Was ist eine Telefonkonferenz? (mit Wichtigkeit und Ratschlägen) • BUOM

4. November 2021

Telefonkonferenzen sind eine interaktive Möglichkeit für Fachleute, von entfernten Standorten aus zu kommunizieren. Es gibt Benutzern die Möglichkeit, über einen Computer, ein Smartphone, ein Tablet oder andere virtuelle Geräte zu kommunizieren. Telefonkonferenzen können für Fachleute nützlich sein, die remote oder an verschiedenen geografischen Standorten arbeiten möchten. In diesem Artikel definieren wir Telefonkonferenzen, erklären Ihnen, warum sie wichtig sind, geben Beispiele dafür, wer sie nutzen kann, und geben Tipps für die Durchführung virtueller Konferenzen.

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Was ist eine Telefonkonferenz?

Unter Telekonferenz versteht man die Verwendung eines Telekommunikationsgeräts zur Kommunikation zwischen zwei oder mehr Personen. Dazu können Telefonkonferenzen oder Video-Chat-Software gehören. Es ist eine Möglichkeit für Berufstätige, virtuell Kontakte zu knüpfen, ohne sich persönlich zu treffen.

Hier sind drei Arten von Videokonferenzmethoden, die Profis mit moderner Technologie nutzen können:

• **Telefonkonferenz:** Audio-Telefonkonferenzen können die Teilnahme an einer Telefonkonferenz mit drei oder mehr Fachleuten umfassen. In der Regel können Teilnehmer Besprechungen über eine Firmentelefonleitung oder ein Mobilgerät durchführen.

• **Video-Telekonferenzen:** An einer Videokonferenz können zwei Kollegen teilnehmen, die sowohl Audio- als auch visuelle Effekte durch Bildschirmfreigabe nutzen, um Projektinhalte anzusehen. Dies beinhaltet normalerweise die Freigabe Ihres Arbeitscomputerbildschirms.

• **Audiovisuelles Teilen.** Audiovisuelle Konferenzen ähneln Telefonkonferenzen, Sie können jedoch auch Bilder oder Grafiken während einer Präsentation teilen. Audiovisuelle Tools nutzen Audio- und visuelle Hilfsmittel wie Diaprojektoren oder Tablets, um Informationen per Telefonkonferenz auszutauschen.

• **Virtuelle Meetings:** Bei Webkonferenzen können verschiedene Softwareplattformen oder Anwendungen genutzt werden, um mit anderen Personen über das Internet zu kommunizieren. Dabei erfolgt die virtuelle Kommunikation mit Kollegen per Video-Chat in Echtzeit am Computer oder Smartphone.

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Warum sind Telefonkonferenzen wichtig?

Nachfolgend sind einige Gründe aufgeführt, warum Telefonkonferenzen für Fachleute von Vorteil sein können:

Planung

Bei einer Telefonkonferenz können beide Parteien ein Datum und eine Uhrzeit wählen, zu der sie verfügbar sind. Wenn Sie ein Treffen mit einem Kunden vereinbaren möchten, können Sie ihm Ihren Terminplan zusenden. Lassen Sie sie einen für Sie passenden Zeitpunkt wählen.

Zusammenarbeit

Durch virtuelle Meetings können Sie mit mehreren Kollegen gleichzeitig in Kontakt treten. Sie können beispielsweise ein Treffen mit Ihren Kollegen organisieren, um die Details einer bevorstehenden Kampagne zu besprechen. Dies kann dazu beitragen, die Produktivität und Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation zu verbessern.

Sicherheit

Telekonferenzen ermöglichen es Unternehmen, sichere Besprechungen abzuhalten. Auf den meisten virtuellen Meeting-Plattformen können Sie einen Zugangscode erstellen, damit Teilnehmer an dem Meeting teilnehmen können. Zugangscodes verhindern, dass andere in Ihr Meeting einbrechen oder es hacken. Dies kann nützlich sein, wenn die Details Ihrer Besprechung vertraulich sind.

Kommunikation

Virtuelle Meetings können dazu beitragen, die Kommunikationsbemühungen zu verbessern. Auf diese Weise können Teilnehmer Informationen über eine bevorstehende Kampagne oder andere Projektmaterialien, die sie per Video teilen möchten, einreichen. Viele Telefonkonferenzplattformen verfügen außerdem über eine Chat-Funktion, mit der Sie während der Konferenz interne Nachrichten austauschen können. Die Chat-Funktion bietet Teilnehmern die Möglichkeit, während des Gesprächs Fragen zu stellen oder Kommentare abzugeben, ohne den Moderator zu unterbrechen.

inklusive

Bei Videokonferenzen können Teilnehmer Bildmaterial per Web-Sharing teilen. Dies kann das Teilen von Folien, Bildern und Artikeln sowie anderen Dateien umfassen. Die Online-Freigabe kann Audio- und Videodateien umfassen.

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Wer kann Telefonkonferenzen nutzen?

Fachleute nutzen Telefonkonferenzdienste hauptsächlich in einer Vielzahl von Branchen, darunter Medien, Recht, Regierung und Gesundheitswesen sowie in anderen technologiebasierten Bereichen. Dies gibt Fachleuten in diesen Branchen die Möglichkeit, aus der Ferne mit Kollegen, Kunden oder Patienten zu kommunizieren. Gesundheitsdienstleister können beispielsweise Telefonkonferenzen oder telemedizinische Dienste nutzen, um sich virtuell mit einem Patienten zu treffen.

Tipps für Telefonkonferenzen

Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Ausrichtung eines virtuellen Meetings beachten sollten:

Test Ausrüstung

Bevor Sie eine Präsentation halten, kann es wichtig sein, sich mit der Technologie vertraut zu machen, die Sie verwenden möchten. Dies kann unter anderem die Überprüfung Ihrer WLAN-Verbindung, die Überprüfung der Funktionsfähigkeit Ihrer Mikrofone oder die Überprüfung Ihrer Diashow-Präsentation umfassen. Dies kann dazu beitragen, dass das Meeting reibungslos und ohne technische Störungen abläuft.

Legen Sie die Tagesordnung fest

Bei der Planung eines Meetings kann es wichtig sein, eine Tagesordnung für die Teilnehmer festzulegen. Dies kann dazu beitragen, die Bedeutung der Themen, die Sie behandeln möchten, zu erhöhen. Ihre Tagesordnung kann den Ablauf der Besprechung und Einzelheiten zu den Teilnahmevoraussetzungen enthalten. Es kann wichtig sein, dass die Teilnehmer wissen, was sie durch die Teilnahme gewinnen können.

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Teilen Sie Besprechungsdokumente

Bevor Sie eine Videokonferenz starten, ist es hilfreich, Besprechungsdokumente zu teilen. Dies können Diashow-Präsentationen, Lesematerialien, Statistiken oder andere Dokumente sein, die dazu beitragen können, das Meeting produktiver zu gestalten. Dies kann den Teilnehmern helfen, Ihnen zu folgen, und Zeit sparen, indem Sie Ihre wichtigsten Ziele effektiv und effizient erreichen.

Beseitigen Sie Ablenkungen

Wenn Sie eine Konferenz starten, ist es wichtig, sicherzustellen, dass Ihr Standort oder die Umgebung frei von Hintergrundgeräuschen ist. Dadurch können die Teilnehmer alle Aspekte des Meetings klar und störungsfrei hören. Es kann auch wichtig sein, sicherzustellen, dass Sie eine starke WLAN-Verbindung verwenden, damit Sie während einer Präsentation nicht den Internetzugang verlieren.

Stumm

Bei der Teilnahme an einer Telefonkonferenz kann es wichtig sein, diejenigen, die nicht sprechen, stumm zu schalten. Während eines Meetings kann nur der Gastgeber stummgeschaltet werden. Wer nicht spricht, kann seinen Computer stumm schalten. Dies trägt dazu bei, Hintergrundgeräusche aller Gesprächsteilnehmer zu eliminieren. Es wird empfohlen, dass andere sich bei Fragen nur stumm schalten.

Buchen Sie ein Treffen

Es kann eine wichtige Idee sein, die Einzelheiten Ihres Treffens aufzuschreiben. Durch die Aufzeichnung einer Besprechung können die Teilnehmer die Besprechungsmaterialien noch einmal durchsehen. Oder wenn es Kollegen gibt, die nicht an der Besprechung teilnehmen können, können sie sich die Konferenz später mit einer aufgezeichneten Version ansehen. Während der Aufzeichnung kann es wichtig sein, allen Beteiligten mitzuteilen, dass Sie aufzeichnen und dass Sie ihnen das Meeting nach Abschluss zur Verfügung stellen können.

Durchführung von Frage-und-Antwort-Runden

Es kann wichtig sein, am Ende des Meetings eine Frage-und-Antwort-Runde abzuhalten. Dies ermöglicht den Teilnehmern, Fragen zu den Einzelheiten des Treffens zu stellen. Die Teilnehmer können verschiedene Arten von Fragen stellen, z. B. zur Klärung eines Themas, zur Klärung von Abschnitten oder zur weiteren Diskussion spezifischer Daten.