Was ist eine Projektverzögerung? (mit Gründen und Tipps) • BUOM

Ein Projektmanager kann ein Projekt pausieren, wenn das Projekt mehr Ressourcen erfordert, bestimmte Material- oder Arbeitsanforderungen fehlen oder eine Überprüfung durch Kunden oder andere Manager erfordert. Projektverzögerungen verhindern Fehler und geben dem Team die Möglichkeit, seine Arbeit zu überprüfen und sicherzustellen, dass es über die Ressourcen verfügt, um fortzufahren. Wenn Sie verstehen, warum Projekte möglicherweise auf Eis gelegt werden, und wie Sie diese verwalten, können Sie die Projektabläufe verbessern. In diesem Artikel erklären wir, was eine Projektaussetzung ist, besprechen Gründe, warum ein Projekt ausgesetzt werden könnte, und sehen uns fünf Tipps für die Verwaltung eines ausgesetzten Projekts an.

Was ist Projektsperre?

Eine Projektpause ist eine Pause bei einem bestimmten Projekt, um bestimmte Anforderungen zu überprüfen oder zu erfüllen. Beispielsweise könnte ein Projektmanager bei einem Softwareunternehmen ein Entwicklungsprojekt auf Eis legen, wenn der leitende Softwareentwickler des Unternehmens zurücktritt. Die Pause ermöglicht es dem Unternehmen, einen Ersatz-Softwareentwickler zu finden, um die Qualität des Endprodukts aufrechtzuerhalten und die Erwartungen der Kunden zu erfüllen. Das Projekt enthält Referenzinformationen zu Ressourcen, Fehlern und zusätzlichen Anforderungen für das Projekt. Typischerweise wird der Projektmanager das Projekt auf Eis legen.

Gründe, das Projekt auszusetzen

Es gibt viele Gründe, warum ein Projektmanager ein bestimmtes Projekt auf Eis legen könnte. Hier sind einige wahrscheinliche Szenarien:

Kostenprobleme

Einer der Hauptgründe, warum sich ein Projekt verzögern kann, sind Kostenüberlegungen. Die Projektkosten sind ein wichtiger Faktor für die geschäftliche Akzeptanz eines Projekts. Wenn die Kosten das Budget übersteigen oder zu Umsatzeinbußen führen, kann das Unternehmen das Projekt aussetzen. Die Pause ermöglicht es dem Unternehmen, die Ursache der Kostenbedenken zu ermitteln und zu ermitteln, was diese Bedenken sind, und einen Plan zu erstellen, um das Projekt entweder voranzutreiben oder es ganz aufzugeben. Die Finanzprüfung stellt sicher, dass das Unternehmen Projektwert und zusätzlichen Gewinn generiert.

Projektüberraschungen

Manchmal kann es bei einem Projekt zu unerwarteten Umständen oder Problemen kommen. Diese Überraschungen erfordern möglicherweise eine Projektpause, damit das Team über das neue Problem nachdenken und einen Lösungsplan erstellen kann. Beispielsweise kann ein Bautrupp nach der Hälfte der Bauarbeiten feststellen, dass der Boden, auf dem er ein Fundament errichtet, instabil ist. Das Team kann den Bau des Fundaments unterbrechen, um Optionen zu prüfen und höhere Kosten und potenzielle Sicherheitsprobleme zu vermeiden. Das Pausieren des Projekts hilft dem Team, sich auf das Problem und die Lösung zu konzentrieren, anstatt zu versuchen, daran zu arbeiten, während das Projekt läuft.

Zeitleistenänderungen

Für einige Projekte gelten möglicherweise flexible Fristen oder strenge Fristen, die eine Aussetzung des Projekts erforderlich machen. Beispielsweise stellt ein Designunternehmen möglicherweise fest, dass ein Kunde den Liefertermin aufgrund mangelnder Finanzierung ändert. Das Designunternehmen kann das Projekt auf Eis legen, bis der Kunde die verbleibenden finanziellen Verpflichtungen des Projekts erfüllt hat, wodurch sich die Projektlaufzeit verlängert. Alternativ erfordert der neue, kürzere Zeitplan möglicherweise eine kurze Projektpause, um die Projektanforderungen neu zu bewerten und festzustellen, ob das Team die frühere Frist einhalten kann.

Qualitätsprobleme

Projektmanager können ein Projekt pausieren, wenn sie glauben, dass die Qualität des Endprodukts gefährdet ist. Dies kann verschiedene Gründe haben, darunter Mitarbeiterfehler, unklare Erwartungen oder Probleme mit Tools oder Software. Beispielsweise kann ein Anwendungsentwickler feststellen, dass eine wichtige Codezeile in der Infrastruktur des Projekts fehlt, was dazu führt, dass das Problem angehalten wird. Das Pausieren eines Projekts zur Sicherstellung der Qualität hilft dem Team, Probleme zu berücksichtigen, die andernfalls seinen Ruf negativ beeinflussen oder die Kundenbeziehungen gefährden könnten.

Kundenwünsche

Manchmal stellen Kunden während eines Projekts neue Anfragen oder nehmen Änderungen vor, was dazu führen kann, dass das Projekt ausgesetzt wird. Wenn ein Kunde neue Erwartungen stellt, kann das Team die Arbeit unterbrechen, um diese neuen Erwartungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie erfüllt werden. Die Erwartungen können sich aufgrund zeitlicher, finanzieller Faktoren oder Designanforderungen ändern. Beispielsweise kann ein Kunde neue Sicherheitsstandards für ein Fahrzeug erlassen, um die gesetzlichen Vorschriften besser einzuhalten. Die Erfüllung der Kundenerwartungen ist ein wichtiger Bestandteil des Kundenservices, denn sie zeigt, dass das Team in der Lage ist, seine Kunden zu bedienen.

5 Tipps zum Umgang mit Projektverzögerungen

Hier sind fünf Tipps für den Umgang mit Projektverzögerungen als Projektmanager oder Vorgesetzter:

1. Planen Sie Ihre Aufbewahrung im Voraus

Eine der besten Möglichkeiten, Projektunterbrechungen zu planen, besteht darin, potenzielle Unterbrechungen im Voraus zu planen. Wenn Sie ein neues Projekt übernehmen, können Sie einen projektspezifischen Plan oder einen allgemeinen Plan für mögliche Verzögerungen erstellen. Beziehen Sie Finanz-, Arbeits- und Managementreaktionen auf eine mögliche Bindung ein. Sie können andere Projekte einbeziehen, auf die sich das Team konzentrieren muss, z. B. Gebäudeinstandhaltung, Schulungen oder Übungen zum Kompetenzaufbau. Ein Plan minimiert die Ausfallzeiten, die durch Projektverzögerungen entstehen können, und sorgt dafür, dass alle während der Verzögerung produktiv bleiben.

2. Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden

Kommunikation ist während einer Sperre wichtig, da es im Team zu Verwirrung oder Fehlinformationen über den Grund der Sperre kommen kann. Wenn Sie die Arbeit unterbrechen, beschreiben Sie, warum Sie das Projekt unterbrechen und was das Team in der Zwischenzeit tun kann. Informieren Sie jedes Teammitglied über sein neues Projekt oder seine neue Verantwortung und geben Sie einen voraussichtlichen Zeitrahmen an, wann die Pause Ihrer Meinung nach enden könnte. Dadurch bleiben die Erwartungen klar und das Team wird mehr Ehrlichkeit und Klarheit über die Situation zu schätzen wissen. Ehrlichkeit und Klarheit werden Ihnen dabei helfen, bessere Beziehungen zu Teammitgliedern aufzubauen und möglicherweise eine vertrauensvollere und engagiertere Belegschaft zu schaffen.

3. Halten Sie den Kunden auf dem Laufenden

Die Information des Kunden ist ein weiterer wichtiger Teil der Projektpause, da er wahrscheinlich wissen möchte, warum Sie das Projekt pausiert haben und ob die Pause ihn Geld kostet. Es ist auch ein Zeichen des Respekts, den Kunden über den Fortschritt seiner Bestellung auf dem Laufenden zu halten. Teilen Sie Ihrem Kunden mit, wann Sie damit rechnen, dass das Projekt pausiert, wann die Aussetzung erfolgt, wann Sie mit dem Ende rechnen und wann es tatsächlich endet. Kunden schätzen möglicherweise auch Ihre Ehrlichkeit und Klarheit und werden in Zukunft eher ihr Geschäft anbieten oder Ihnen Empfehlungen geben.

4. Kontrollieren Sie Ihre Ausgaben

Die Aussetzung eines Projekts kann manchmal zu zusätzlichen Kosten für das Unternehmen führen, beispielsweise durch Arbeitsausfallzeiten. Durch die Überwachung Ihrer Ausgaben können Sie feststellen, wann ein Projekt den Kostenschwellenwert überschritten hat, und können Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie das Projekt fortsetzen oder abbrechen möchten. Wenn Sie beispielsweise ein Projekt mehrere Monate lang auf Eis legen und der Kunde Ihnen nicht mitteilt, wann die Arbeit wieder aufgenommen werden soll, können Sie das Projekt abbrechen, um zusätzliche Kosten zu vermeiden. Verfolgen Sie die Kosten für die Durchführung eines Projekts und vergleichen Sie sie mit Ihrem ursprünglichen Budget, um Ihre endgültige Entscheidung zu treffen.

5. Planen Sie jedes Ergebnis

Es ist wichtig, den Abbruch oder die Fortsetzung eines Projekts einzuplanen, da beides unterschiedliche Auswirkungen auf das Team, das Unternehmen, den Kunden und das Projekt selbst hat. Planen Sie ein abgebrochenes Projekt, indem Sie die Kosten des abgebrochenen Projekts prognostizieren und zusätzliche Arbeit für das Team zwischen verschiedenen Projekten budgetieren. Dies trägt dazu bei, Ausfallzeiten zu minimieren. Sie können auch die Fortsetzung des Projekts planen, indem Sie die Verantwortlichkeiten aller überprüfen und den Zweck des Projekts aktualisieren, um Klarheit zu schaffen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle bereit sind, wenn das Projekt wieder aufgenommen wird.