Was ist eine Projektüberschreitung? Definition und Tipps für die Arbeit damit • BUOM
Bauprojekte sind oft umfangreich und komplex, wodurch einige Dinge unberücksichtigt bleiben können. Wenn der Projektmanager und sein Team verstehen, was sich bei einem Projekt ändern kann, einschließlich Kosten oder Materialverfügbarkeit, können sie Ideen entwickeln, um Projektkostenüberschreitungen zu vermeiden. Durch die Eliminierung von Projektüberschreitungen werden finanzielle oder praktische Rückschläge im Projekt minimiert und das Team bleibt auf das Endziel des Projekts ausgerichtet. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Projektüberschreitung ist, welche Gründe dafür vorliegen und einige Tipps zur Vermeidung von Projektüberschreitungen.
Was ist eine Projektüberschreitung?
Bei einer Projektüberschreitung oder Projektkostenüberschreitung liegt eine Situation vor, in der die tatsächlichen Kosten eines Projekts das ursprüngliche Budget übersteigen. Dies führt dazu, dass der Finanzbedarf des Projekts nicht ausreicht und das Projekt verlangsamt oder ganz gestoppt werden kann. In der Baubranche kommt es häufig zu Kostenüberschreitungen bei Projekten, und Planer gehen dieses Problem durch geänderte Planungen und Studien an.
Gründe für Projektüberschreitungen
Abhängig von der Größe des Projekts kann es aus verschiedenen Gründen zu einem Projektüberlauf kommen. Hier sind einige typische Gründe für Projektüberschreitungen:
Erhöhung der Materialkosten
Inflation, Verfügbarkeit und Knappheit von Projektressourcen und -materialien können zu Projektüberschreitungen führen. Einige Materialien sind von höherer Qualität und kosten möglicherweise mehr oder sind möglicherweise nicht ohne zusätzliche Kosten erhältlich. Wenn ein Kunde beispielsweise einen besonderen Stein für den Bodenbelag eines Wohnhauses benötigt, kann es sein, dass er den Versand aus einem anderen Staat oder Land benötigt. Zusätzliche Versandkosten können die Materialkosten erhöhen. Engpässe führen auch dazu, dass die Materialkosten steigen, da die Verfügbarkeit knapp wird. Durch die richtige Planung können Folgen wie Holzknappheit vermieden werden.
Kriechbereich
Scope Creep ist eine Situation, in der die ursprüngliche Größe oder der ursprüngliche Umfang eines Projekts allmählich zunimmt. Dies kann dazu führen, dass das Projekt sowohl zeitlich als auch finanziell teurer wird. Bereichskriechen kann viele mögliche Ursachen haben, darunter:
Kein erster Spielraum in der Projektplanung
Projektlänge
Mangelnde Beteiligung der Stakeholder
Führungsherausforderungen
Anfängliche Schätzungsfehler
Probleme der Zusammenarbeit
Scope Creep kann durch eine bessere Projektplanung und den Einsatz von Projektmanagement-Software vermieden werden. Die Kommunikation des Scope Creep, wenn es auftritt, hilft, das Team darauf vorzubereiten und bietet die Möglichkeit, das Problem anzugehen, bevor es sich entwickelt.
Planungsfehler
Projekte haben eine Planungsphase, die das Ergebnis, die Kosten und den Fortschritt des Projekts bestimmen kann. Planungsfehler können zu Scope Creep, Materialkosten und Managementproblemen führen. Bei Projekten kommt es häufig zu Planungsfehlern, wenn zwischen Stakeholdern und Projektmanagern oder dem Management eine Verständnislücke besteht. Die Einstellung erfahrener Designer und Manager kann dazu beitragen, Planungsfehler zu vermeiden und Pläne vor der endgültigen Genehmigung zu überprüfen.
Ungenaue Schätzungen
Schätzungen sind erste Schätzungen der Projektkosten, des Material- und Arbeitsbedarfs oder der Projektzeitpläne. Ungenaue Schätzungen können zur Skalierung beitragen. Dies kann auf erhöhte Materialkosten, Arbeitskräftemangel oder Fehlkommunikation zwischen Lieferanten und Projektmanagern zurückzuführen sein. Sie können ungenaue Schätzungen vermeiden, indem Sie Schätzungen überprüfen und Schätzungen aus mehreren Quellen zum Vergleich einholen.
Fehler bei der Projektgestaltung
Ein Entwurfsfehler ist ein Fehler im ursprünglichen Entwurf eines Projekts. Konstruktionsfehler können dazu führen, dass ein Projekt ins Stocken gerät oder sich verlangsamt, und außerdem zu einer Ausweitung des Projektumfangs und erhöhten Materialkosten beitragen. Um die Genauigkeit des Projektentwurfs sicherzustellen, müssen die Originalzeichnungen oder -pläne auf ihre Genauigkeit überprüft und andere Fachleute im Team eingeladen werden, ihre Ideen einzubringen. Sie können andere Teammitglieder einladen, den Projektentwurf zu überprüfen und Ihre professionelle Meinung abzugeben, um Fehler oder Verzögerungen zu vermeiden.
Tipps zur Vermeidung von Projektüberschreitungen
Um mit einer Projektüberlastung umzugehen, müssen Sie die richtigen Tools wie Projektmanagementsoftware verwenden und sich potenzieller Probleme bewusst sein. Dies erfordert ein tiefes Verständnis des Umfangs des Projekts, des Ergebnisses der Projektprobleme und die Fähigkeit, Stakeholder, Management und Mitarbeiter auf die gleichen Ziele auszurichten. Hier sind einige Tipps zum Umgang mit Projektüberlauf:
Strategie gegen Scope Creep
Erfahren Sie mehr über die Faktoren, die zur Vergrößerung Ihrer Reichweite beitragen. Das Erkennen und Bewerten einzelner Ursachen kann Ihnen dabei helfen, für jedes Problem individuelle Lösungen zu finden. Das Verständnis dieser Details kann Ihnen auch dabei helfen, neue Strategien für die nächste Planungsphase zu entwickeln.
Planen Sie unerwartete Änderungen ein
Berücksichtigen Sie die Probleme, die mit ähnlichen Projekten verbunden sind, und passen Sie den Projektplan an, um die Möglichkeit zur Lösung derselben Probleme widerzuspiegeln. Untersuchen Sie, wie viel diese Aufgaben diese Projekte kosten, wie das Team darauf reagiert und welche Bedenken von Projektbeteiligten geäußert werden. Erstellen Sie einen Plan für Eventualitäten wie schlechtes Wetter, damit das Projekt wie geplant fortgesetzt werden kann. Es ist wichtig, dass Sie Ihren Notfallplan dem Management und den Mitarbeitern mitteilen, damit jeder weiß, was zu tun ist, wenn solche Probleme auftreten.
Beziehen Sie Stakeholder ein
Die Stakeholder zeigen großes Interesse am Projekt und erwarten ein bestimmtes Ergebnis. Dies kann ein finanzieller Gewinn oder einfach der Abschluss eines Projekts sein. Die Aufforderung an die Stakeholder, Informationen und Ressourcen für ein Projekt bereitzustellen, kann dazu beitragen, die Ausweitung des Projektumfangs und Projektüberschreitungen zu minimieren, da Mitarbeiter und Management die Erwartungen der Stakeholder verstehen.
Reduzieren Sie den menschlichen Faktor
Bemühen Sie sich, Kostenüberschreitungen aufgrund von Fehlkalkulationen und Fehlern durch Sorgfalt und Genauigkeit zu reduzieren. Manager können gemeinsam ihre Arbeit überprüfen und die Genauigkeit und Konsistenz der Planungsphase überprüfen. Im Verlauf eines Projekts können regelmäßige Überprüfungen und Besprechungen dem Managementteam dabei helfen, Fehler schnell zu erkennen, bevor sie sich auf das gesamte Projekt auswirken.
Flexibilität bei den Materialkosten
Planen Sie nach Möglichkeit eine gewisse Fluktuation in Ihrem Materialbudget ein. Unabhängig davon, wie viel Sie recherchieren, sind die Materialkosten ein Faktor, der sich im Verlauf des Projekts ändern kann. Die Planung kann je nach Projektgröße Monate oder Jahre dauern, und die Materialverfügbarkeit kann sich nach Projektbeginn oder während der Bauphase ändern. Manchmal ist es das Beste, sich an diese Faktoren anzupassen, um Verzögerungen zu vermeiden.
Reduzierung anfänglicher Lücken
Überprüfen Sie den Projektplan mehrmals, um seine Richtigkeit sicherzustellen. Dies ist ein wichtiger Bestandteil des Projekterfolgs, da es die Anforderungen des Projekts im Voraus detailliert beschreibt und eine visuelle Darstellung der Stakeholder und Manager des Projekts bietet. Wenn Sie ein Projekt Monate oder Jahre vor Produktionsbeginn planen, ist es wichtig, den Plan noch einmal zu überprüfen, bevor Sie beginnen, etwaige Änderungen der Materialkosten oder des Umfangs zu berücksichtigen. Stellen Sie sicher, dass jeder Stakeholder, Manager und Mitarbeiter seine Verantwortlichkeiten im Projekt versteht. Dies hilft bei der Ausrichtung des Teams und erleichtert die Verfolgung von Änderungen oder Teamproblemen während des Projekts.
Nutzen Sie Projektmanagement-Software
Projektmanagement-Software ist ein digitales Tool, das Projektmanagern bei der Planung und Nachverfolgung von Projekten helfen kann. Sie können Projektänderungen, Umfangserweiterungen oder Kostensteigerungen leichter erkennen, wenn Sie das Projekt auf einer visuellen Zeitleiste untersuchen können. Mit Projektmanagement-Software können Sie außerdem Ihr Team zur Rechenschaft ziehen, Eingaben verfolgen und Erwartungen aufrechterhalten.