Was ist eine Kaufanfrage? Definition, Anleitung und Vorlage • BUOM

Unternehmen verschiedenster Branchen nutzen Bestellanforderungen, um Unternehmensausgaben und Produktanfragen von Mitarbeitern zu verfolgen. Bestellanforderungen sind interne Dokumente, mit denen Mitarbeiter eines Unternehmens ihren Vorgesetzten auffordern, ein bestimmtes Produkt für die Verwendung im Unternehmen zu kaufen. Jeder Fachmann, der in einem Büro arbeitet oder für die Erfüllung seiner beruflichen Aufgaben Spezialbedarf benötigt, sollte wahrscheinlich wissen, wie eine Bestellanforderung funktioniert. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Bestellanforderung ist, welche Informationen sie enthält, wie sie sich von Bestellanforderungen unterscheidet und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um eine solche zu erstellen.

Was ist eine Bestellanforderung?

Eine Bestellanforderung ist ein Dokument, das Spezialisten erstellen, um eine Anfrage für eine bestimmte Lieferung auszudrücken. Unternehmen nutzen diese Dokumente intern im Rahmen des Beschaffungsprozesses. Mitarbeiter senden Bestellanforderungsformulare an den überlebenden Manager oder Spezialisten, der das Budget des Unternehmens verwaltet hat. Wenn dieser Fachmann entscheidet, dass sich das Unternehmen den Kauf leisten kann und dieser notwendig ist, genehmigt er den Antrag.

Bestellanforderungsformulare sind einer der ersten Schritte im Einkaufsprozess eines Unternehmens. Diese Dokumente gehen Bestellungen voraus, bei denen es sich um Dokumente handelt, die an externe Zulieferunternehmen gesendet werden, um ein Produkt zu kaufen.

Wie unterscheidet sich eine Bestellanforderung von einer Bestellung?

Der Hauptunterschied zwischen Bestellanforderungen und Bestellungen besteht in ihrem Zweck. Bei Bestellanforderungsformularen handelt es sich um interne Dokumente, die an Führungskräfte gesendet werden, um die Genehmigung zum Kauf eines Produkts einzuholen, während Fachleute externe Aufträge zum Kauf eines Produkts erteilen.

Ein weiterer wesentlicher Unterschied zwischen einer Bestellanforderung und einer Bestellung sind ihre Bestandteile. Hier finden Sie eine Erklärung dazu, was Fachleute in jedes dieser Dokumente aufnehmen:

Kaufanfrage

Fachleute erstellen Bestellanforderungsformulare, um die Erlaubnis zum Kauf eines bestimmten Produkts anzufordern und dabei zu helfen, den Überblick über zukünftige Ausgaben zu behalten. Diese Dokumente ähneln oft Tabellenkalkulationen oder professionellen Rechnungen. Hier sind die Bestandteile des Bestellanforderungsformulars:

• Produktbeschreibung und Menge

• Name des Anbieters

• Preis

• Name und Abteilung des Käufers

Auftragsbestätigung

Fachleute reichen Bestellungen ein, nachdem ihr Vorgesetzter das Bestellanforderungsformular akzeptiert hat. Diese Dokumente enthalten in der Regel spezifischere Informationen, da es sich um offizielle Formulare handelt, die die Kaufabsicht des Unternehmens für das Produkt belegen. Zu den Bestellungen gehören häufig:

• Ihr Firmenname

• Vollständiger Name des Mitarbeiters, der die Bestellung aufgegeben hat

• Erstellungsdatum der Bestellung

• Produktmenge und Preis

• Zahlungsbedingungen

• Unterschrift aller Interessenten

Warum ist eine Bestellanforderung wichtig?

Eine Bestellanforderung ist wichtig, da sie es Unternehmen ermöglicht, den Einkaufsprozess zu planen und ihren Lieferbedarf abzuschätzen. Fachleute nutzen dieses interne Dokument als Organisationsinstrument sowie als Methode zur Nachverfolgung von Kaufanfragen. Hier sind einige weitere Gründe, warum eine Bestellanforderung wichtig ist:

Schafft einen sicheren Beschaffungsprozess

Das Kaufanfrageformular ist der erste Schritt zum Kauf der benötigten Büromaterialien. Durch die Anforderung dieses Schrittes wird sichergestellt, dass Mitarbeiter bei der Verwendung von Unternehmensmitteln die richtigen Protokolle befolgen. Es verringert auch das Risiko, dass Mitarbeiter Unternehmensgelder für unnötige Produkte verwenden.

Hilft bei der Verfolgung von Einkäufen

Während Unternehmen in der Regel auch über Bestellungen verfügen, um ihre Einkäufe zu verfolgen, helfen Bestellanforderungsdokumente Unternehmen dabei, künftige finanzielle Verpflichtungen zu antizipieren und ihre Ausgabentrends vorherzusagen. Wenn beispielsweise ein Fachmann regelmäßig alle paar Monate eine Kaufanfrage für Heftklammern und anderes Büromaterial stellt, kann der Manager, der das Budget der Abteilung verwaltet, dieses Muster erkennen und den entsprechenden Betrag seines Budgets diesem Kauf zuweisen.

Bezieht Mitarbeiter in den Einkaufsprozess ein.

Da Kaufanfragen in der Regel von Mitarbeitern eingereicht werden, helfen diese Dokumente den Fachleuten, sich stärker an den Ausgaben ihres Unternehmens beteiligt zu fühlen. Es bietet einen physischen Nachweis der Mitarbeiteranfrage und hilft Managern, sich an bestimmte Lieferanfragen zu erinnern, anstatt sich bei einer Kaufanfrage auf Mundpropaganda zu verlassen.

So schreiben Sie eine Kaufanfrage

Jedes Unternehmen verfügt wahrscheinlich über seinen eigenen Einkaufsprozess und sein eigenes Protokoll zum Erstellen von Bestellanforderungen. Befolgen Sie diese Schritte, um ein allgemeines Bestellanforderungsformular zu erstellen:

1. Finden Sie das Produkt, das Ihr Unternehmen kaufen soll

Da Fachleute für das Bestellanforderungsformular viele Angaben machen müssen, ist es am besten, sowohl das Produkt als auch den Lieferanten zu kennen. Versuchen Sie, Informationen über die Adresse und Kontaktinformationen des Verkäufers sowie den Preis und die Menge des Produkts zu finden. Das Finden der richtigen Informationen trägt dazu bei, den Kaufprozess effizient zu gestalten.

2. Verwenden Sie eine Bestellanforderungsvorlage

Obwohl Sie ein Bestellanforderungsformular auch ohne erstellen können, ist es einfacher, eine Vorlage zu verwenden. Dadurch können Sie Informationen ausfüllen, ohne sich Gedanken über das Format des Prozesses machen zu müssen. Diese Vorgehensweise spart Ihnen auch Zeit und Mühe. Um die Vorlage zu finden, suchen Sie online nach einem herunterladbaren Dokument.

3. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen und Lieferinformationen ein

Um mit Ihrer Bestellung zu beginnen, geben Sie bitte das Datum an, an dem Sie Ihre Anfrage einreichen möchten, sowie die Adresse und Kontaktinformationen des Lieferanten sowie den Ort, an den das Produkt geliefert werden soll. Geben Sie in einem separaten Abschnitt Lieferdetails wie die Lieferart und die voraussichtliche Ankunftszeit an.

4. Produktinformationen hinzufügen

Fügen Sie Produktinformationen zu einem neuen Abschnitt hinzu. Versuchen Sie, den Namen des Produkts, die Identifikationsnummer auf der Website des Verkäufers, seinen Preis und die benötigte Menge anzugeben. Wenn Sie mehr als ein Produkt benötigen, sollten Sie erwägen, jedes Produkt im selben Anforderungsformular aufzuführen, um sowohl Ihnen als auch Ihrem Vorgesetzten Zeit zu sparen. Am besten enthält Ihr Bestellanforderungsdokument alle Informationen, die Ihr Vorgesetzter benötigt, um das Produkt zu bestellen oder eine formelle Bestellung zu erstellen.

5. Schreiben Sie Notizen zum Produkt

Schreiben Sie ggf. Notizen zum Produkt. Dazu kann der Grund gehören, warum Sie die Produkte wünschen, oder ein Haftungsausschluss für Versandinformationen. Erwägen Sie, diesen Abschnitt zu nutzen, um Ihrem Vorgesetzten alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die er möglicherweise zur Genehmigung Ihres Bewerbungsformulars benötigt.

6. Geben Sie die Gesamtkosten ein

Ermitteln Sie den Gesamtpreis der Produkte auf dem Bestellanforderungsformular und tragen Sie diese Zahl am Ende des Dokuments ein. Dadurch kann Ihr Vorgesetzter den Kaufpreis leicht erkennen und spart Zeit bei der Prüfung der Bestellung. Die Einbeziehung der Gesamtkosten hilft Ihnen auch bei der Verwaltung Ihrer Kaufanfragen. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass das Budget der Abteilung 500 US-Dollar pro Monat beträgt, können Sie anhand der Gesamtkosten Ihrer Anfrage nachverfolgen, wie viel Sie von Ihrem Vorgesetzten verlangen.

7. Unterschreiben Sie mit Ihrem Namen und senden Sie Ihre Anfrage ab

Nachdem Sie noch einmal überprüft haben, ob Ihre Anfrage alle notwendigen Informationen zu dem Produkt enthält, das Sie kaufen möchten, unterschreiben Sie Ihren Namen und senden Sie ihn an die zuständige Person. Wenn Sie nicht wissen, an wen Sie Ihre Kaufanfrage senden sollen, fragen Sie Ihren Vorgesetzten, Ihre Kollegen oder die Personalabteilung. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie das Bestellanforderungsformular an die richtige Person senden, damit diese es genehmigen kann.

Musterkaufanfrage

Um Ihnen bei der Erstellung Ihres eigenen Bestellanforderungsformulars zu helfen, ziehen Sie diese Vorlage in Betracht:

Kaufanfrage

(Name des Anbieters) (Datum)

Verkäufer
(Name der Kontaktperson)
(Straßenadresse des Anbieters)
(Stadt
Bundesstaat
Postleitzahl)

(Telefonnummer)
(E-Mail-Adresse)
Lieferung nach
(Name der Kontaktperson)
(Straßenadresse des Unternehmens)
(Stadt

Bundesstaat
Postleitzahl)
(Telefonnummer)
(E-Mail-Adresse)

Transport

(Versandart)
(Versandbedingungen)

(Voraussichtliches Lieferdatum)
Produkt-ID**Produkt**Beschreibung**Menge**Preis**Gesamt**

Anmerkungen