Was ist eine Designorganisation? Definition, Arten und Stufen der Struktur • BUOM

15. März 2022

Bei der Projektorganisation handelt es sich um den Ansatz eines Teams, der sicherstellt, dass Erwartungen und Ziele klar und strukturiert sind. Wenn Ihr Team eine Projektorganisation umfasst, hat jedes Mitglied eine bestimmte Rolle und spezifische Verantwortlichkeiten. In diesem Artikel erklären wir, was eine Projektorganisation ist, welche verschiedenen Arten von Projektorganisation es gibt und wie man ein Projekt strukturiert.

Was ist eine Designorganisation?

Unter Projektorganisation versteht man den Koordinations-, Kommunikations- und Managementstil, den ein Team während des gesamten Projektlebenszyklus anwendet. Die Projektorganisation fördert die Teilnahme jedes Teammitglieds und berücksichtigt unterschiedliche Talente und Fähigkeiten.

Die Teambeteiligung wird in einem Organigramm dargestellt, das grafisch zeigt, wo jede Person in die Projektstruktur passt. Projektorganigramme sind ein nützliches Werkzeug, um zu klären, wer was tut, um Zustimmung zu schaffen und Erwartungen an die Gruppe festzulegen.

Durch die Projektorganisation optimiert das Projektteam die Ressourcen, stellt sicher, dass Rollen und Verantwortlichkeiten klar kommuniziert werden, und reduziert potenzielle Hindernisse. Um eine starke Projektorganisation aufrechtzuerhalten, benötigt das Team die richtige Anleitung und das Coaching durch Kollegen und Manager. Jedes Unternehmen verfolgt bei der Organisation eines Projekts einen anderen Ansatz, je nachdem, wie viele Mitarbeiter es hat und was das Projekt beinhaltet.

Arten der Projektorganisation

Es gibt viele Arten von Organisationsstrategien, die umgesetzt werden müssen, damit ein Projekt erfolgreich ist, darunter:

Funktional

Eine funktionale Projektorganisation basiert auf traditionell funktionierenden Abteilungen mit Managern, die dem Leiter unterstellt sind. Dies ist die am häufigsten verwendete Designorganisation. Es gibt keine Projektmanager. Stattdessen koordinieren Manager Projekte und wählen Teammitglieder aus jeder Abteilung aus, um das Projekt zu unterstützen.

Projektorientiert

Der projektorientierte Ansatz, auch projektbasierte Organisation genannt, verfügt über eigene Projekteinheiten innerhalb des Unternehmens. Jede Abteilung widmet sich einem bestimmten Projekt und dem, was zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Projektmanager treffen wichtige Entscheidungen über die Ziele, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten ihrer Teammitglieder.

Bio

Die organische Projektorganisation konzentriert sich auf den natürlichen Fortschritt des Projekts. Diese Art von Organisation ist flexibel und bietet einen entspannteren Arbeitsablauf. Dieser Ansatz wird auch als „Hands-Off“ bezeichnet. Das bedeutet, dass das Unternehmen jedem Mitarbeiter eine einzigartige Arbeitsweise und die Möglichkeit gibt, eigene Entscheidungen zu treffen. Sie arbeiten Seite an Seite, um schnell zu kommunizieren und unerwartete Probleme zu lösen.

Matrix

Die Matrix-Projektorganisation setzt sowohl auf funktionale als auch auf projektorientierte Ansätze. Dieser Ansatz bedeutet, dass das Team sowohl das Projekt als auch die Rollen der Teammitglieder gleichermaßen betrachtet. Entscheidungen werden von Projektmanagern und den weiter oben in der Struktur stehenden Personen getroffen.

Es gibt drei Untertypen von Matrix-Organisationsstrukturen:

• Ausgewogen: Sowohl Projektmanager als auch Funktionsmanager verfügen über gleiche (oder ähnliche) Befugnisse.

• Stark: Projektmanager haben mehr Autorität als Funktionsmanager.

• Schwächen: Funktionsmanager haben mehr Autorität als Projektmanager.

Mehrteilung

Wenn ein Team eine Projektorganisation mit mehreren Einheiten nutzt, hat es keine funktionalen Rollen. Stattdessen teilen mehrere unterschiedliche Gruppen die gleichen Ziele und Fähigkeiten. Diese Gruppen arbeiten möglicherweise an separaten Aufgaben, arbeiten aber auf ein gemeinsames Teamziel hin.

Virtuell

Bei der virtuellen Projektorganisation arbeiten Teammitglieder aus dem ganzen Land oder der ganzen Welt gemeinsam an demselben Projekt. Dieses Team konzentriert sich nicht auf funktionale Rollen, sondern auf den Gesamtbeitrag zur Erreichung der Projektziele. Der Projektmanager organisiert das Team und die Ziele, um dafür zu sorgen, dass alle auf dem richtigen Weg sind und effektiv vorankommen.

demokratisch

Eine demokratische Designorganisation liegt vor, wenn ein Unternehmen Entscheidungen auf der Grundlage der Meinungen und des Feedbacks der Mehrheit trifft. Das Team nutzt einen demokratischen Ansatz, um Strukturen, Regeln und Erwartungen durchzusetzen, denen die Mehrheit der Mitarbeiter zustimmt. Dadurch wird die Umsetzung von Regeln und die Definition von Zielen durch den allgemeinen Konsens unter den Teammitgliedern erleichtert.

So strukturieren Sie ein Projekt

Die Organisation eines Projekts erfordert eine bewusste Integration der Teamstrategie. Achten Sie bei der Strukturierung Ihres Projekts auf folgende Schritte:

1. Identifizieren Sie Projektteilnehmer

Identifizieren Sie zu Beginn eines Projekts jeden Teilnehmer, der an der Entwicklung beteiligt ist. Denken Sie über die Personen nach, die Sie an Bord holen möchten, und über die zusätzlich benötigten Rollen. Wenn Sie jede Person an einem Projekt würdigen, erkennen Sie die individuellen Talente und Perspektiven, die sie mitbringen. Die Identifizierung der Mitglieder erleichtert die Zuordnung von Verantwortlichkeiten zu den einzelnen Personen.

2. Setzen Sie sich Ziele

Ziele konzentrieren die Teammitglieder auf bestimmte Aufgaben, die ihnen helfen, zum Projekt beizutragen. Teams mit Zielen haben ein ähnliches Ziel und arbeiten auf gemeinsame Ziele hin. Erwägen Sie die Verwendung eines SMART-Diagramms, um Ihnen bei der Planung Ihrer Ziele zu helfen.

Mehr Details: SMART-Ziele: Definition und Beispiele

3. Erstellen Sie eine Zeitleiste

Diagramme sind eine gute Möglichkeit, den Fortschritt zu verfolgen und als Team pünktlich zu bleiben. Sie beschreiben die Phasen des Projekts und geben an, wann das Team jedes Ziel erreichen möchte. Der Zeitrahmen kann eine Woche, einen Monat oder ein Jahr betragen, je nachdem, wie spezifisch der Befehl ist.

4. Projektteilnehmer schulen

Ein effektives Team ist ordnungsgemäß ausgebildet und in seinen Rollen gut geschult. Stellen Sie bei der Arbeit an einem Projekt sicher, dass jedes Teammitglied gut geschult ist und sich seiner Arbeit sicher ist. Die Erstschulung bietet eine hervorragende Grundlage für das Projekt. In der Zwischenzeit bieten laufende Schulungen den Teammitgliedern die Möglichkeit, weiterzulernen und ihre Erfahrungen zu erweitern.

5. Verteilen Sie Verantwortlichkeiten und Rollen

Zu Beginn Ihres Projekts weisen Sie jedem Teammitglied Verantwortlichkeiten und Rollen zu. Durch vordefinierte Verantwortlichkeiten und Funktionen wissen die Teilnehmer, wie sie am Projekt teilnehmen und welche Arbeiten zu erledigen sind. Im Laufe der Zeit können sich die Rollen ändern und einige Teammitglieder haben möglicherweise zusätzliche Verantwortlichkeiten.

Tipps zur Organisation von Projekten

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihr Team auf Kurs zu halten:

Ermutigen Sie zum Feedback

Feedback ermöglicht es einem Teammitglied, seine Gesamtleistung bei einem Teamprojekt zu verstehen. Durch das Feedback erhält jeder Teilnehmer eine Einschätzung, wie er sich verbessern und was er weiterhin gut machen kann. Hilfreiches Feedback ist konstruktiv und respektvoll und zeigt den Teammitgliedern, wie effektiv ihre Beiträge zum Projekt sind. Teammitglieder sollten sich auch wohl dabei fühlen, ihrem Vorgesetzten oder Projektmanager Feedback zu geben, um eine effektive Führung zu gewährleisten.

Treffen Sie sich regelmäßig als Team

Nach der Anfangsphase des Projekts beginnen die meisten Teilnehmer mit ihren eigenständigen Aufgaben. Teammitglieder, die individuell an ihren Aufgaben arbeiten, sind oft produktiv und konzentriert. Es ist jedoch auch wichtig, dass sich das Team weiterhin trifft, um die Reflexion und das Feedback der Gruppe zu fördern. Diese Treffen bieten den Teammitgliedern die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder Hilfe zu erhalten.

Bei Bedarf neu organisieren

Erwägen Sie eine Neuorganisation Ihrer Teammitgliederstruktur und Ihres Projektorganisationsansatzes, wenn Sie der Meinung sind, dass dies besser zu Ihrem Projekt passt. Eine Überarbeitung ist eine gute Möglichkeit, sich an Veränderungen anzupassen und positiv auf Feedback zu reagieren.

Nutzen Sie Programme und digitale Tools

Es stehen zahlreiche Programme, Software und digitale Tools zur Verfügung, die Sie bei der Organisation Ihres Projekts unterstützen. Erwägen Sie die Investition in ein Programm, das Ihnen dabei hilft, alle Ihre Informationen zu organisieren und die Kommunikation zu vereinfachen. Einige Tools konzentrieren sich auf die Zielsetzung, während andere eher für Instant Messaging verwendet werden.