Was ist eine Bestellung? (Und wie es funktioniert) • BUOM
25. August 2021
Wenn ein Kunde etwas von einem Lieferanten kaufen möchte, erstellt er eine Bestellung, die einer Rechnung ähnelt. In einer Bestellung werden die gekauften Artikel, der vereinbarte Verkaufspreis und die Gesamtkosten der Bestellung aufgeführt. Darin sind außerdem das Kaufdatum, die Art und der voraussichtliche Liefertermin sowie die Zahlungsbedingungen aufgeführt. In diesem Artikel schauen wir uns an, was eine Bestellung ist, warum sie wichtig ist und wie sie sich von einer Rechnung unterscheidet.
Was ist eine Bestellung?
Eine Bestellung ist ein rechtsverbindliches Dokument, das von einem Käufer erstellt wird und seine Absicht bestätigt, Waren oder Dienstleistungen von einem Lieferanten zu kaufen. Hierbei handelt es sich um eine Produktanfrage mit einem vereinbarten Preis. Verkäufer können einem niedrigeren Preis als üblich zustimmen, weil der Käufer eine große Menge gekauft hat, der Verkäufer dem Käufer einen Treuerabatt gewährt oder mehr Artikel verkauft. Der Zweck einer Bestellung besteht darin, die Bestellung zu verfolgen und die Zahlung durch den Käufer sicherzustellen.
Eine Bestellung umfasst normalerweise die folgenden Elemente:
Name des Käufers
Rechnungsadresse
Lieferadressen
Tracking-Nummer
Zahlungsbedingungen
Antragsteller
Abteilung
Anmerkungen
Bestellte Produkte
Menge
Der Preis des Produkts
Gesamtpositionen
Auftragssumme
Alle diese Informationen sind notwendig, da sie dem Lieferanten mitteilen, wer kauft, wohin die Bestellung versandt werden soll, wie lange der Käufer für die Bestellung bezahlen muss und ob es einen Rabatt bei vorzeitiger Zahlung gibt. Es enthält auch eine Sendungsverfolgungsnummer für Kunden und Verkäufer, erklärt, wer die Sendung angefordert hat, um die Haftung sicherzustellen, die Abteilung, die bestellt hat, und die Menge der Artikel, die zu den vereinbarten Preisen bestellt wurden. Die Bestellsumme ist der Betrag, den der Kunde bei Fälligkeit der Rechnung zahlt.
Hierbei handelt es sich um allgemeine Angaben, die in der Bestellung angegeben werden, aber an die Bedürfnisse des Kunden oder für Sonderbestellungen angepasst werden können. Je mehr Informationen in eine Bestellung eingegeben werden, desto effektiver wird das Dokument.
Warum sind Bestellungen wichtig?
Käufer und Verkäufer entwickeln Beziehungen zueinander und entwickeln mit der Zeit Vertrauen zueinander. Dennoch ist es für beide Parteien wichtig sicherzustellen, dass Kaufverträge eingehalten werden und alle Informationen korrekt sind. Die Auftragsverfolgung schützt beide Parteien im Verlauf Ihres Kaufs. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Gründe für die Erteilung einer Bestellung aufgeführt:
Vertrauen und Verifizierung
Auch wenn zwischen Käufer und Lieferant ein Vertrauensverhältnis entsteht, muss bei jedem Kauf eine Garantie sowohl für die Zahlung als auch für die Lieferung gegeben sein. Eine Bestellung überträgt die Verantwortung auf beide Parteien und minimiert das Risiko von Missverständnissen. Das Geschäft wächst und verändert sich, was bedeutet, dass sich das gegenseitige Verständnis ändern kann. Bestellungen tragen dazu bei, dass dieses Verständnis erhalten bleibt.
Organisation
Wachstum für ein Unternehmen bedeutet, neue Kunden zu gewinnen, was die Erfüllung von Aufträgen erschwert. Wenn das Unternehmen zu groß ist, funktioniert es nicht, Informationen einfach auf ein Blatt Papier zu schreiben und es jemandem zum Ausfüllen zu geben. Die Einbeziehung aller Kunden in ein nachverfolgbares Bestellsystem sorgt für zufriedene Kunden und trägt dazu bei, mehr Geschäfte für den Verkäufer zu generieren.
Rechenschaftspflicht
Eine Bestellung trägt dazu bei, die Vertriebsabläufe eines Unternehmens zu optimieren. Es entsteht ein rechtsverbindliches Dokument, das sowohl den Verkäufer als auch den Käufer dazu verpflichtet, in Übereinstimmung mit den Bedingungen zu handeln. Es hilft auch dabei, den Fortschritt der verkauften Artikel zu verfolgen und erleichtert dem Verkäufer den Abgleich ausstehender Bestellungen. Die Verwendung von Bestellungen ist für beide Parteien eine gute Geschäftspraxis.
Rechtsverbindlicher Bestellstatus
Wenn ein Käufer eine Bestellung aufgibt, um etwas von einem Lieferanten zu kaufen, geht er einen rechtsverbindlichen Vertrag ein. Der Käufer gibt eine Kaufabsichtserklärung ab und verspricht dem Verkäufer, dass die Bestellung gemäß den Bedingungen bezahlt wird. Zahlt der Käufer die bestellte Ware nicht, hat der Verkäufer die Möglichkeit, die Zahlung gerichtlich zu verlangen.
Eine Bestellung ist im Wesentlichen ein Schuldschein, in dem alle Einzelheiten aufgeführt sind. Da die Bestellung rechtsverbindlich ist, kann der Verkäufer damit Gelder vom Factor einziehen. Der Verkäufer kann einem Faktor einen Kaufauftrag zum Verkauf anbieten. Der Faktor bietet einen Prozentsatz des Nominalwerts der Bestellung an und übernimmt den Zahlungseinzug.
Vier Unterschiede zwischen einer Bestellung und einer Rechnung
Auf den ersten Blick sehen eine Bestellung und eine Rechnung ähnlich aus. In beiden sind die gleichen Informationen sowie die Zahlungsbedingungen aufgeführt, es gibt jedoch einige Unterschiede. Hier sind die Hauptunterschiede zwischen einer Rechnung und einer Bestellung:
Wer stellt das Dokument aus?
Der Kunde gibt eine Bestellung auf und der Verkäufer stellt eine Rechnung aus.
Rechtsstellung
Rechnungen können in keiner Phase des Kaufprozesses als rechtsverbindliches Dokument verwendet werden und können nur für Lieferungen oder Zahlungsaufforderungen verwendet werden. Es handelt sich nicht um eine Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer und kann daher nicht als Finanzinstrument oder vor einem Zivilgericht verwendet werden, es sei denn, es dient der Bestätigung einer Bestellung.
Wie werden sie verwendet?
Eine Rechnung dient dazu, den Käufer daran zu erinnern, dass er sich bereit erklärt hat, bis zu einem bestimmten Datum zu zahlen. Beispielsweise stellt der Verkäufer fest, dass der Liefertermin näher rückt, die Zahlung für die Lieferung jedoch noch nicht eingegangen ist. Als Zahlungserinnerung kann der Verkäufer eine Rechnung versenden. Im Gegensatz dazu kann ein Kunde eine Bestellung verwenden, um den Verkäufer an die Produktmenge zu erinnern, die er liefern muss, und an das voraussichtliche Ankunftsdatum des Produkts.
Was bedeuten sie?
In der Regel liegt der Sendung eine Rechnung bei, in der die im Paket enthaltenen Artikel aufgeführt sind. Wenn der Verkäufer mehr als ein Paket versendet, werden mehrere Rechnungen mit Seriennummern ausgestellt. Mehrere Rechnungen für eine Massensendung könnten beispielsweise so aussehen: Rechnung (1), Rechnung (2) usw.
Auftragsverfolgung
Bestellungen müssen nachverfolgt werden, damit jeder ihren Status anhand der Informationen im System überprüfen kann. Durch die Sendungsverfolgung wird außerdem verhindert, dass Ihr Paket zweimal versendet wird. Jemand im Auftragsabwicklungsbereich kann anhand der Bestellnummer feststellen, ob die Bestellung ausgeführt wurde oder nicht. Und wenn sich herausstellt, dass der Auftrag nicht erfüllt wurde, können sie die Ermittlungen fortsetzen. Wenn der Käufer sein Paket nicht erhalten hat, kann er den Verkäufer anrufen und jemanden bitten, das Paket anhand der Bestellnummer zu verfolgen. Auch die Kreditorenbuchhaltung kann mithilfe einer Sendungsverfolgungsnummer feststellen, ob und wann eine Rechnung bezahlt wurde.
Das Hinzufügen einer Sendungsverfolgungsnummer zu Bestellungen erleichtert es beiden Parteien, den Kaufstatus zu ermitteln. Die Nachverfolgung von Bestellungen beseitigt Unklarheiten und hilft Käufer und Verkäufer, ihre gegenseitigen Pflichten zu erfüllen.