Was ist eine adaptive Projektstruktur? (mit Schritten und Tipps) • BUOM

25. November 2021

Die Geschäftsbedingungen können sich in vielen Branchen schnell ändern, und die Wahl der richtigen Projektmanagementmethode kann Unternehmen dabei helfen, effektiv auf diese Veränderungen zu reagieren. Die adaptive Projektstruktur ist ein Projektmanagementstil, der Flexibilität fördert und Unternehmen hilft, bessere Ergebnisse für Kunden zu erzielen. Wenn Sie an diesem Ansatz interessiert sind, kann Ihnen das Verständnis seiner Funktionsweise dabei helfen, ihn erfolgreich anzuwenden, um dynamische und relevante Arbeiten zu erstellen. In diesem Artikel definieren wir adaptives Design, diskutieren, warum es wichtig ist, beschreiben die Schritte dieser Methode und geben einige nützliche Tipps für die korrekte Verwendung.

Was ist eine adaptive Projektstruktur?

Adaptive Projektstruktur ist ein Ansatz für das Projektmanagement, bei dem Teammitglieder flexible Pläne festlegen und Projektelemente anpassen, um sich ändernden Umständen Rechnung zu tragen. Viele Komponenten können sich auf das aktuelle Projekt auswirken, beispielsweise Änderungen in einem bestimmten Markt, Geschäftszielen oder Kundenpräferenzen. Adaptives Projektdesign zielt darauf ab, Änderungen zu minimieren, indem frühzeitig Richtlinien festgelegt und Pläne erstellt werden, bevor eine bestimmte Phase beginnt, anstatt Wochen oder Monate im Voraus zu planen.

Unternehmen können diesen Ansatz für Projekte mit klaren Zielen, aber keinen definierten Methoden zu deren Erreichung nutzen. Eine adaptive Projektstruktur kann auch für Projekte geeignet sein, an denen Stakeholder beteiligt sind, da das Team seinen Input in jede Phase des Projekts integrieren kann. Dieses Rahmenwerk kann auch für Projekte in sich schnell verändernden Branchen wie Technologie oder Finanzen nützlich sein, da es dazu beiträgt, das Risiko von Spekulationen zu verringern.

Warum ist eine adaptive Projektstruktur wichtig?

Es ist hilfreich, die Struktur adaptiver Projekte zu verstehen, da sie einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen und Ihre Arbeitsabläufe optimieren können. Hier sind einige Gründe, warum es wichtig sein kann, eine reaktionsfähige Projektstruktur zu implementieren:

Spart Zeit

Durch die Förderung der Flexibilität innerhalb eines Projekts können Sie einen effizienteren Arbeitsablauf gewährleisten. In einer adaptiven Projektstruktur neigen Teammitglieder dazu, Entscheidungen bis zum Beginn einer bestimmten Phase aufzuschieben. Dadurch können Teammitglieder die aktualisierten Anforderungen ihres Projekts erfüllen und die Anzahl der erforderlichen Änderungen minimieren. In einer adaptiven Projektstruktur verpflichten Sie sich, nur Aufgaben zu erledigen, die einen Mehrwert für das Projekt darstellen, sodass sich die Teammitglieder auf die wichtigste Arbeit konzentrieren können.

Kundenzufriedenheit

Adaptives Projektmanagement passt das Projekt an die spezifischen, sich ändernden Bedürfnisse des Kunden an. Dieser flexible Ansatz ermöglicht die kontinuierliche Integration des Kundenfeedbacks während des gesamten Prozesses und zielt darauf ab, unabhängig von früheren Erwartungen das wertvollste Produkt zu liefern. Dies kann zu zufriedeneren Kunden, besseren Kundenbeziehungen und einem verbesserten Endprodukt führen.

Fördert das Wachstum

Das adaptive Design des Projekts ermöglicht es dem Team außerdem, bei der Erledigung von Aufgaben kontinuierlich zu lernen. Dieser Ansatz berücksichtigt neue Entdeckungen oder Änderungen und ermöglicht es den Teammitgliedern, diese sofort umzusetzen, anstatt auf das nächste Projekt zu warten, um neue Strategien umzusetzen. Durch das ständige Ausprobieren neuer Ansätze kann das Team seine Fähigkeiten schneller weiterentwickeln, das Lösen von Problemen in Echtzeit üben und neue Stärken entdecken.

Reagieren Sie auf sich ändernde Marktbedingungen

Dieser Ansatz hilft Teams, den Wert ihres Produkts zu maximieren und wettbewerbsfähig zu bleiben, während sie gleichzeitig auf die aktuellen Geschäftsbedingungen reagieren. Bei einer adaptiven Projektstruktur überwacht das Team in der Regel die Marktaktivität, analysiert Trends und interpretiert aktualisierte Daten, um ein optimiertes Produkt zu entwickeln. Dies kann Ihnen dabei helfen, ein aktualisiertes Produkt auf den Markt zu bringen, das den aktuellen Geschäftsanforderungen entspricht und effektiv mit der Konkurrenz konkurriert.

Reduziert die Kosten

Mit einer adaptiven Projektstruktur können Sie außerdem effektiver budgetieren, da Sie nur Geld für Lösungen ausgeben, die funktionieren. Diese Methode ermutigt Sie, geringwertige oder ineffektive Aufgaben frühzeitig zu eliminieren und gibt Ihnen die Freiheit, diese Ressourcen für sinnvollere Methoden zu nutzen. Durch die Flexibilität der Plattform sparen Sie auch Geld, wenn Sie große Änderungen vornehmen, da die Ergebnisse mit größerer Wahrscheinlichkeit den neuesten Spezifikationen des Kunden entsprechen.

Was sind die Phasen einer adaptiven Projektstruktur?

Die Phasen der adaptiven Projektstruktur umfassen:

1. Projektumfang

In dieser Phase arbeiten die Teammitglieder mit den Stakeholdern zusammen, um die Erwartungen an das Projekt zu definieren. Gemeinsam legen diese beiden Gruppen Erwartungen an das Endprodukt fest und einigen sich auf nicht verhandelbare Ziele. Es kann hilfreich sein, in dieser Phase eine klare und detaillierte Kommunikation anzustreben, da die Abstimmung der Beteiligten zu Beginn des Projekts Ihnen helfen kann, den Umfang und den Prozess zu verstehen, bevor Sie Flexibilität aufbauen können. An diesem Punkt können Sie Folgendes anstreben:

• Legen Sie Zufriedenheitsbedingungen (Conditions of Satisfaction, CoS) fest, bei denen es sich um eine Reihe vereinbarter Ziele handelt, die für die Beteiligten attraktiv sind.

• Schreiben Sie eine Projektübersichtserklärung (POS), ein schriftliches Dokument mit detaillierten Angaben zum CoS.

• Bestimmen Sie die Projektanforderungen und ordnen Sie sie in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit, auch wenn sich dies ändern kann.

• Erstellen Sie einen Projektstrukturplan (WBS), eine Grundstruktur für Projektphasen und Aufgaben, die normalerweise in chronologischer Reihenfolge angeordnet sind.

• Definieren Sie das Scope Triangle, ein Tool zum Verständnis, wie sich Zeit, Kosten und Umfang eines Projekts ändern können.

2. Zyklischer Plan

Anschließend können Sie das Projekt in kleinere Zyklen, auch Iterationen genannt, unterteilen und mit der Entwicklung eines umsetzbaren Plans beginnen. An dieser Stelle können Sie Projektiterationen definieren, verwandte Aufgaben gruppieren, Aufgaben an Teammitglieder zuweisen und Fristen für Projektkomponenten festlegen. Es kann hilfreich sein, bei der Definition und Zuweisung von Aufgaben auf den PSP zurückzugreifen.

3. Zyklische Montage

Während der Bauphase des Zyklus setzt das Team seine Pläne um. Wenn Teammitglieder Aufgaben erledigen und Zyklen abschließen, können sie ihre Pläne entsprechend anpassen. Wenn beispielsweise ein Wettbewerber während des Bauzyklus ein ähnliches Produkt auf den Markt bringt, können Stakeholder eine Änderung fordern, um Ihr Produkt von der Konkurrenz abzuheben. Sie können Pläne so anpassen, dass Sie mehr Zeit in die Entwicklung von Funktionen investieren, um ein fortschrittlicheres Produkt als die Konkurrenz bereitzustellen.

4. Kundenkontrollpunkt

Nachdem das Team die Entwicklung seines Projekts abgeschlossen hat, bewertet der Kunde es normalerweise. Dieser Schritt ist besonders wichtig, wenn eine adaptive Projektstruktur verwendet wird, da die endgültigen Elemente des Projekts von den ursprünglichen Plänen abweichen können. Kunden bewerten typischerweise ein Produkt und stellen fest, ob das Ergebnis ihren Bedürfnissen und Qualitätsstandards entspricht. Das Team setzt dann das Feedback des Kunden um und liefert ein überarbeitetes Produkt. Dieser Vorgang wird wiederholt, bis der festgelegte maximale Budgetbetrag erreicht ist oder der Kunde zufrieden ist.

5. Abschließende Überprüfung

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, denken Projektmanager, Team, Kunde und Stakeholder normalerweise über das Endprodukt und den Endprozess nach. Sie können die Qualität des Ergebnisses bewerten und messen, wie gut Sie den CoS einhalten. Es kann auch nützlich sein, alle wichtigen Erkenntnisse zu notieren, die zukünftige adaptive Designprozesse des Projekts leiten können.

Tipps zur effektiven Nutzung der adaptiven Projektstruktur

Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können, eine responsive Projektstruktur effektiv umzusetzen:

Kommunizieren Sie offen

Ständige Kommunikation ist entscheidend für den Projekterfolg, wenn eine adaptive Projektstruktur verwendet wird, da sich die Bedingungen ständig ändern. Kontinuierliches Feedback aller Parteien ist ein wichtiges Merkmal einer adaptiven Projektstruktur. Daher ist es im Allgemeinen wichtig sicherzustellen, dass die Stakeholder über jeden Zyklus hinweg auf dem Laufenden gehalten werden, damit sie wertvolle Beiträge leisten können. Es kann hilfreich sein, alle während des Prozesses auftretenden Probleme und Entscheidungen aufzuzeichnen und den Einsatz einer Projektmanagement-Software in Betracht zu ziehen, die Aktualisierungen in Echtzeit bietet, die für alle Teammitglieder sichtbar sind.

Risiken analysieren

Um sicherzustellen, dass Ihr Team datengesteuerte Entscheidungen trifft, sollten Sie den Einsatz quantitativer Analysen zur Risikomessung in Betracht ziehen. Tools wie Modellierung und Projektszenarien können Ihnen dabei helfen, Ihre Optionen zu bewerten und die beste Vorgehensweise auszuwählen. Eine adaptive Projektstruktur zielt darauf ab, Urteilsvermögen zu eliminieren und dem Kunden ein zuverlässigeres Ergebnis zu liefern. Daher ist es sinnvoll, das Team zu ermutigen, potenzielle Risiken zu identifizieren und sorgfältig zu bewerten.

Konzentrieren Sie sich auf das, was benötigt wird

Es kann auch hilfreich sein, Ihre Prioritäten bei Verwendung dieser Struktur regelmäßig neu zu bewerten. Wenn sich die Bedingungen ändern, können einige Aufgaben unnötig werden, und eine adaptive Projektstruktur ist in der Regel dann am effektivsten, wenn die Teammitglieder nur die Aufgaben ausführen, die einen Mehrwert schaffen. Sie können Kosten senken und Verschwendung vermeiden, indem Sie Ihren WBS kontinuierlich bewerten und nur die Aufgaben zuweisen, die einen wesentlichen Beitrag zum Projektergebnis leisten.