Was ist eine 5W2H-Analyse? (Und wie man es effektiv nutzt) • BUOM

2. Dezember 2021

Geschäftsleute lösen oft komplexe Probleme oder Projekte, deren Abschluss oder Lösung kritisches Denken, Planung und Organisation erfordern. Beim Versuch, ein Problem zu lösen oder ein System zu erstellen, kann ein analytischer Prozess wie die 5W2H-Analyse eine Grundlage für die Sammlung relevanter Informationen bieten. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Prozesse Ihres Unternehmens effizient sind, kann es hilfreich sein, mehr über die 5W2H-Analyse zu erfahren. In diesem Artikel definieren wir die 5W2H-Analyse, erläutern die Schritte im Prozess und geben Beispiele und Tipps für den effektiven Einsatz der 5W2H-Analyse.

Was ist eine 5W2H-Analyse?

Die 5W2H-Analyse ist ein Qualitätsmanagement-Tool, für dessen Implementierung weder Schulung noch Ausrüstung erforderlich sind. Fachleute nutzen diese Methode zur vereinfachten Analyse und Problemlösung. 5W2H stellt die Anfangsbuchstaben von sieben Fragen dar, die ein Fachmann bei der Anwendung dieses Prozesses stellen wird, darunter:

• Welche?

• Warum?

• Wo?

• Wann?

• ZUG?

• Wie?

• Wie viele?

Die 5W2H-Analyse hilft, das Problem zu interpretieren und die für eine effektive Lösung erforderlichen Daten zu sammeln. Die Einzelperson oder das Team erstellt dann ein Modell, das dabei hilft, umsetzbare Schritte zu verdeutlichen, die sie unternehmen können, um eine Lösung bereitzustellen. Unternehmen nutzen diese Methodik häufig, um die strategische Planung zu verbessern und Probleme in der Produktion oder Servicebereitstellung zu bewerten. Die Einfachheit dieses Tools ermöglicht es vielen Unternehmen, es zu verwenden und einen logischen Aktionsplan sowohl für das grundlegende als auch für das komplexe Projektmanagement zu erstellen.

Wann sollte die 5W2H-Analyse verwendet werden?

Der 5W2H-Analyseprozess kann für die persönliche und berufliche Problemlösung nützlich sein. Die Methode hilft Ihnen, das Problem genau und genau zu beschreiben, was zu einer effektiven Lösung führen kann. Die Bewertung aller Elemente des Problems kann Aufschluss darüber geben, wie das Problem am besten behoben werden kann, und kann auch zur Verbesserung des bestehenden Prozesses beitragen. Das System hilft bei der Definition und Priorisierung von Projektabläufen und unterstützt Teams bei der Erstellung zeitgebundener Aktionspläne für den Abschluss eines Projekts.

Das 5W2H-Framework vereinfacht die strategische Planung, da das Framework dabei hilft, die notwendigen Schritte zu bestimmen, um gewünschte Ziele auf effiziente und effektive Weise zu erreichen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie alle Aspekte des Ziels analysieren und seine Schritte klären, um genau zu bestimmen, was die Organisation oder Person tun kann, um es zu erreichen.

Was bedeuten die einzelnen Fragen in der 5W2H-Analyse?

Die Antworten auf 5W2H-Analysefragen können je nach Situation variieren. Hier finden Sie eine Erklärung zu jeder der sieben Fragen, um zu verdeutlichen, wie Sie diesen Prozess effektiv nutzen können:

Welche?

Die Beantwortung dieser Frage ist der erste Schritt des 5W2H-Prozesses und dient dazu, dass das Team oder der Fachmann das Problem oder Ziel definiert. Die Antwort gibt einen allgemeinen Überblick darüber, was die 5W2H-Analyse entscheiden soll. Versuchen Sie bei der Beantwortung, das Problem klar zu beschreiben und das gewünschte Ergebnis bei der Lösung oder Erreichung des Problems zu definieren.

Warum?

Der nächste Schritt in diesem Prozess besteht darin, festzustellen, warum das Problem auftritt oder warum es wichtig ist, das Ziel zu erreichen. Wenn Sie diese Frage zur Lösung eines Problems verwenden, versuchen Sie herauszufinden, warum das Problem auftritt, und identifizieren Sie nach Möglichkeit die Grundursache. Es kann auch hilfreich sein, herauszufinden, warum die Lösung eines Problems notwendig ist. Bei einem Ziel kann die Ermittlung der Grundursache für die Zielsetzung jedem Teammitglied beispielsweise dabei helfen, zu verstehen, warum es bestimmte Aufgaben ausführen muss. Dies ist eine Schlüsselkomponente dieses Tools, da es Orientierung für ein Ziel oder Projekt bietet und es dem Einzelnen oder dem Team ermöglicht, dessen Bedeutung zu verstehen.

Wo?

In diesem Schritt geht es darum, herauszufinden, wo das Problem aufgetreten ist oder wo eine Lösung entstehen könnte. Für ein Problem gibt es an, wo eine Person eine Lösung finden kann. Wenn es sich beispielsweise um ein maschinenspezifisches Problem handelt, kann die Person, die diese Analyse durchführt, identifizieren, auf welcher Maschine es auftritt und in welchen Einstellungen. Wenn es sich um ein Kundenproblem handelt, sollten Sie den genauen Standort des Kunden ermitteln und herausfinden, ob an diesem Standort andere Probleme vorliegen.

Bei der Festlegung eines Ziels kann dieser Schritt die Festlegung umfassen, wo Aktivitäten durchgeführt werden können, um dieses Ziel zu erreichen. Wenn ein Projekt beispielsweise mehrere Bereiche oder Abteilungen umfasst, gibt dieser Abschnitt an, wo Projektbesprechungen und Aufgaben stattfinden können.

Wann?

Dieser Schritt beinhaltet die Definition eines Zeitplans, wann das Team eine Lösung für sein Problem implementieren oder jeden Schritt abschließen kann, um sein Ziel zu erreichen. Dieser Schritt kann das Erstellen von Lieferterminen für jeden Projektschritt umfassen. Das Erstellen von Meilensteinen und Fristen in dieser Phase kann die erforderliche Vorgehensweise definieren und dabei helfen, etwaige Eventualitäten in den Projektschritten zu erkennen.

ZUG?

Dies kann sich auf verschiedene Aspekte eines Problems oder Projekts beziehen, zum Beispiel:

• Wer kontrolliert den gesamten Prozess?

• Wer ist am Projekt beteiligt? Handelt es sich beispielsweise um interne Mitarbeiter oder externe Lieferanten?

• Wer ist von dem Problem betroffen?

• Wer arbeitet in jeder Phase des Projekts?

An diesem Punkt kann der Manager oder Vorgesetzte den Teammitgliedern klar Aufgaben zuweisen, um Verwirrung, Doppelarbeit oder fehlende Schritte zu vermeiden.

Wie?

Durch die sorgfältige Beantwortung dieser Frage entsteht ein Prozess zur Lösung eines Problems, zur Umsetzung einer Lösung oder zur Erreichung eines Ziels. In dieser Phase klärt das Team alle notwendigen Schritte und weist sie konkreten Personen zu. Hier kann es hilfreich sein, ein Flussdiagramm, eine Struktur oder einen Projektplan zu erstellen. Das Team legt dann auch fest, welche Software und Methoden zur Lösung des Problems eingesetzt werden sollen.

Wie viele?

In dieser Phase schätzt das Team das voraussichtliche Budget für sein Projekt. Anhand vorheriger Informationen können ein Team oder Einzelpersonen die Kosten für jede Phase ihres Projekts ermitteln. Bei der Lösung eines Produktionsproblems kann dies auch für die Menge eines Produkts gelten, die zu einem bestimmten Preis verarbeitet wird. Wenn Sie dies für Budgetierungszwecke nutzen, können konsequente Folgeprüfungen der Berichterstattung hilfreich sein, um sicherzustellen, dass das Team während des gesamten Prozesses sein Budget einhält.

So erstellen Sie eine 5W2H-Analyse

Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um effektiv eine 5W2H-Analyse zu erstellen:

1. Analysieren Sie die Situation

Dabei geht es darum, die Situation für alle Beteiligten zu klären – egal, ob es sich um ein Problemlösungs- oder Projektplanungsgespräch handelt. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten verstehen, warum Sie 5W2H erstellen und wie der Prozess funktioniert. Erwägen Sie abschließend, zu definieren, was das Team erreichen möchte, indem Sie das gewünschte Ergebnis erläutern.

2. Entwickeln Sie relevante 5W2H-Fragen

Durch die Analyse der 5W2H-Fragen können Sie diese weiterentwickeln, um eine effektive Struktur zu schaffen. Bei einigen Fragen sind möglicherweise zwei separate Antworten erforderlich. „Warum“ kann sich beispielsweise darauf beziehen, warum ein Problem auftritt und warum eine Lösung benötigt wird. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt mehrere Meinungen berücksichtigen, können Sie auf Situationen oder Probleme aufmerksam gemacht werden, an die die Person allein vielleicht nie gedacht hätte.

3. Beantworten Sie jede Frage

Der nächste Schritt besteht darin, die Analyse zu verfolgen und jede Frage zu beantworten. Wenn es Fragen gibt, auf die es keine unmittelbaren Antworten gibt, sollten Sie einen Plan zur Beantwortung dieser Fragen erstellen. Wenn ein Team oder eine Einzelperson eine Frage beantwortet, führt dies häufig logischerweise zu Antworten auf nachfolgende Fragen.

4. Implementieren Sie die Lösung

Die abgeschlossene 5W2H-Analyse bildet die Grundlage für die Umsetzung der Lösung. Wenn Sie dieses Problemlösungstool verwenden, erfahren Sie anhand der Antworten auf die Fragen häufig, wie Sie Ihr Problem am besten lösen können. Wenn Sie diese Methode zur Planung eines Projekts oder zur Erreichung eines Ziels verwenden, bilden die Antworten einen vorläufigen Projektplan, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Obwohl möglicherweise weitere Informationen erforderlich sind, kann die Verwendung einer 5W2H-Analyse genügend Details liefern, damit Sie mit der Implementierung einer Lösung oder eines Plans beginnen können.

Beispielanalyse 5W2H

Hier ist ein Beispiel einer 5W2H-Analyse zur Verbesserung der Produktivität des Vertriebsteams:

• *Was:**Software-Update für die Vertriebsabteilung*

• *Warum: Veraltete Software entspricht nicht mehr den Unternehmensanforderungen*

• *Wo: Im Vertrieb*

• *Wann: bis zum Ende des aktuellen Quartals*

• *Wer: Vertriebsleiter und spezielle Software-Analysegruppe zusammen*

• *How to: Analysieren Sie fünf Alternativprodukte und ermitteln Sie den besten Ersatz*

• *Wie viel: Das maximale Budget für Software beträgt 120.000 US-Dollar*

Dieser einfache Plan bietet dem Manager und dem Analyseteam einen effektiven Rahmen, um mit der Erkundung von Optionen für den Softwareaustausch zu beginnen. Die „Wie“-Phase kann dem Team dabei helfen, einen konkreten Überblick über den Softwaretest- und -analyseprozess zu erstellen.

Tipps zur effektiven Nutzung der 5W2H-Analyse

Während für die 5W2H-Analyse keine besonderen Kenntnisse oder Werkzeuge erforderlich sind, finden Sie hier einige hilfreiche Tipps für den effektiven Einsatz dieser Methode:

Benennen Sie einen Koordinator

Wenn Sie sich mit einer Gruppe oder einem Team treffen, um diese Methode anzuwenden, sollten Sie erwägen, eine Person als Besprechungsleiter zu benennen. Der Moderator in dieser Rolle ist dafür verantwortlich, die Besprechung relevant zu halten, indem er alle relevanten Informationen dokumentiert und die Diskussion zu einer nützlichen Lösung führt. Ein Manager oder Teammitglied mit einem tiefen Verständnis des Problems oder Ziels kann ein effektiver Moderator sein.

Nutzen Sie Brainstorming-Techniken

Die Einfachheit dieses Prozesses stellt sicher, dass für seine Durchführung weder Kenntnisse noch Werkzeuge erforderlich sind. Der Moderator kann die 5W2H-Diskussion mithilfe von Ideengenerierungs- und Problemlösungsfähigkeiten leiten. Ziehen Sie mehrere Optionen in Betracht, um die beste Antwort für jeden Schritt des Prozesses zu ermitteln, da die erste Antwort möglicherweise nicht die idealste ist.

Beantworten Sie die sieben 5W2H-Fragen in beliebiger Reihenfolge.

Die Reihenfolge, in der Sie die 5W2H-Fragen beantworten, ist flexibel. Wenn das Team auf eine Frage keine klare Antwort geben kann, kann es diese überspringen und mit der nächsten Frage fortfahren. Während die Gruppe den Prozess durchläuft, werden oft andere Antworten klar. Auch die Reihenfolge der Fragen kann sich je nach Art des Problems oder Problems, mit dem Sie konfrontiert sind, ändern.