Was ist ein Vorgespräch? (Plus Vorteile und wie man sie platziert) • BUOM

14. April 2022

Ein erfolgreiches Meeting zieht Teilnehmer an, erreicht organisatorische Ziele und ermöglicht es Fachleuten, innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens fundierte Entscheidungen zu treffen. Bevor die eigentliche Veranstaltung stattfindet, können sich Mitarbeiter zu einer Vorveranstaltung treffen, um sie bei der Vorbereitung zu unterstützen. Indem Sie Zeit für die Vorbesprechung reservieren, können Sie und Ihre Teamkollegen Strategien für die formelle Besprechung entwickeln, indem Sie Fragen beantworten, Checklisten entwickeln und Präsentationsbereiche vorbereiten. In diesem Artikel definieren wir ein Vorgespräch, beschreiben die Vorteile der Abhaltung eines solchen und listen die Schritte zur Organisation eines solchen auf.

Was ist ein Vorgespräch?

Eine Vorbesprechung ist eine Sitzung, die vor der formellen Besprechung stattfindet und deren Zweck darin besteht, den Aktionsplan fertigzustellen, um den Erfolg der Hauptveranstaltung sicherzustellen. Bei den Fachleuten, die an der Vorbesprechung teilnehmen, kann es sich um Mitarbeiter handeln, die planen, die formelle Besprechung zu organisieren. Sie können ihre Ziele überdenken und planen, was passieren wird, wenn sie sich in naher Zukunft mit Stakeholdern und Kunden treffen.

Vorteile eines Vorgesprächs

Ein erfolgreiches Vorgespräch kann sich positiv auf das anschließende formelle Treffen auswirken. Hier sind die Vorteile, die Sie bei der Organisation einer Brainstorming-Sitzung berücksichtigen sollten:

Organisiert die Route für das offizielle Treffen

Durch die Durchführung eines Treffens vor der Veranstaltung können Sie eine Liste mit Aktivitäten für die eigentliche Veranstaltung erstellen. Sie können wichtige Diskussionsthemen hervorheben und sich Notizen machen, damit die Beteiligten am Ende der Präsentation genügend Zeit haben, Fragen zu stellen. Eine Agenda kann dazu beitragen, Teilnehmer anzulocken und ihnen mitzuteilen, was sie erwartet, wenn sie den Besprechungsraum betreten. Dies wird auch dazu beitragen, dass die Veranstaltung reibungslos verläuft und den Gästen das Gefühl vermittelt, dass das Treffen notwendig und effektiv war.

Angenommen, Sie möchten eine Besprechung über das Budget des Unternehmens für das zweite Quartal abhalten. Mit der Vorbesprechung haben Sie einen Ablaufplan, aus dem hervorgeht, dass Sie zunächst besprechen werden, wie gut das Unternehmen das Budget im ersten Budget eingehalten hat. Anschließend besprechen Sie, wie viel Geld die Abteilung in den nächsten Monaten für Initiativen bereitstellen sollte. Sie können sicher sein, dass es Ihrem Publikum leicht fallen wird, Ihrem Reiseplan zu folgen, und die Zusammenarbeit, die während des Vorgesprächs stattgefunden hat, ermöglichte es Ihnen, Ideen im Voraus zu klären.

Delegiert Besprechungsaufgaben an Mitarbeiter

Das Vorgespräch bietet die Möglichkeit, Ziele für die Mitarbeiter festzulegen, um ein erfolgreiches formelles Treffen sicherzustellen. Sobald die Route organisiert ist, können Sie entscheiden, wer für jeden Checklistenpunkt verantwortlich ist. Es kann auch hilfreich sein, die Aktionen im Meeting einzustudieren, damit die Teammitglieder die Bedeutung ihrer Rollen verstehen.

Wenn beispielsweise eine Veranstaltung in einem Klassenzimmer stattfindet, können Sie eine Person damit beauftragen, im Voraus Probleme mit dem Mikrofon, dem Audiosystem und dem Präsentationsbildschirm zu beheben, um sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß funktionieren. Sie können auch einen Moderator bestimmen, der die Referenten vorstellt und zwischen den Themen der Route übergeht. Ein weiterer Teilnehmer kann ein Mitarbeiter sein, der Besprechungsprogramme oder Erfrischungen verteilt. Das Delegieren von Aufgaben kann die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz fördern und den Mitarbeitern die Gewissheit geben, dass sie alles Nötige erledigt haben, damit die Besprechung reibungslos verläuft.

Vereinfacht den Entscheidungsprozess

Bei einem formellen Treffen besteht Ihr Ziel möglicherweise darin, eine Entscheidung zu treffen, die Auswirkungen auf die Organisation hat, für die Sie arbeiten. Die Durchführung einer Vorentscheidungsbesprechung kann Ihnen dabei helfen, sich auf den Entscheidungsprozess vorzubereiten. Sie können während des formellen Treffens besprechen, was Sie erreichen möchten, und Stakeholder identifizieren, die an dem Treffen teilnehmen und ihre Unterstützung für Ihre Entscheidungen zum Ausdruck bringen können. Indem Sie einen Zeitplan für die Veranstaltung festlegen, können Sie entscheiden, ob das Meeting lange genug beginnen kann, um eine Einigung zu erzielen.

Der Zweck eines formellen Treffens besteht beispielsweise darin, einen Influencer zu identifizieren, mit dem man für eine bevorstehende Marketingkampagne zusammenarbeiten möchte. Während des Vorgesprächs legen Sie Informationen über den Influencer dar, die Marketingmanager davon überzeugen können, Ihren Kampagnenvorschlägen zu folgen. Da Sie wissen, dass die eigentliche Besprechung zwei Stunden dauert, finden Sie heraus, wie Sie Ihren Fall innerhalb des Zeitrahmens präsentieren können. Ihre Organisation hilft Ihnen und Ihren Kollegen, zu gegebener Zeit fundierte Entscheidungen zu treffen.

So führen Sie ein Vorgespräch durch

Befolgen Sie diese Schritte, um eine Vorbesprechung mit Ihnen und Ihren Teamkollegen durchzuführen:

1. Überprüfen Sie die Verfügbarkeit der Teilnehmer

Identifizieren Sie das Personal, das für die Durchführung des formellen Treffens verantwortlich ist. Überprüfen Sie ihren Zeitplan, um sicherzustellen, dass sie vor der Hauptveranstaltung Zeit für ein Gespräch mit Ihnen haben. Es kann hilfreich sein, einen Termin vor der Besprechung zu vereinbaren, damit Sie mehr Zeit haben, das Feedback umzusetzen. Wenn die eigentliche Veranstaltung beispielsweise am Ende des Monats stattfindet, können Sie eine Woche vorher eine Vorbesprechung abhalten, sodass Sie ein paar Tage Zeit haben, um die Tagesordnung zu ändern und Ihre Prozesse neu zu organisieren.

2. Entwickeln Sie eine Agenda

Wie bei einer formellen Besprechung ist auch bei einer Vorbesprechung eine Tagesordnung wichtig. Machen Sie einen Plan der Themen, die Sie in Ihrem Meeting mit Ihren Kollegen besprechen möchten. Priorisieren Sie Themen, damit Sie aufschlussreiche Fragen stellen können, während wichtige Personen in Ihrer Gegenwart sind. Sie können Zeit für eine offene Diskussion reservieren, die den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihre Meinungen und Bedenken zu äußern. Erwägen Sie, Ihre Kollegen zu bitten, ihre eigenen Tagesordnungen vorzubereiten, um eine umfassende Vorbesprechung zu ermöglichen.

3. Klare Ideen

Sobald Sie und Ihre Kollegen am selben Punkt sind, ist es Zeit, Ihre Tagesordnungspunkte zu erläutern. Geben Sie den Kontext für die Ziele des formellen Treffens und Ihre Strategien zur Erreichung dieser Ziele an. Sie können eine Reiseroute anbieten, die die Aufmerksamkeit der Besucher fesselt, indem Sie ihre Fragen beantworten und ihre Erwartungen erfüllen. Ermutigen Sie Ihre Teamkollegen, Ideen zu entwickeln, wie das Meeting ihrer Meinung nach beginnen könnte. Stellen Sie sicher, dass Sie und die Gruppe sich auf eine Tagesordnung einigen, damit Sie sich auf die bevorstehende Veranstaltung vorbereitet fühlen.