Was ist ein Risikobericht? (mit Typen und Schritten zum Schreiben) • BUOM
Das Verfassen von Risikoberichten, die die Geschäftsleitung zur Identifizierung und Minderung von Risiken nutzt, ist für ein erfolgreiches Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Proaktive Maßnahmen und die Bewältigung von Risiken, bevor sie eintreten, können einem Unternehmen Geld, Mitarbeiter oder seinen Ruf retten. Wenn Sie sich in einer Situation befinden, in der Sie Risikoberichte verfassen oder überprüfen müssen, kann es hilfreich sein, mehr darüber zu erfahren. In diesem Artikel definieren wir einen Risikobericht, erklären, warum er wichtig ist, erklären Ihnen, was er beinhaltet, beschreiben die verschiedenen Arten und stellen die Schritte zum Verfassen eines Risikoberichts vor.
Was ist ein Risikobericht?
Ein Risikobericht ist eine Zusammenfassung, die die potenziellen Risiken beschreibt, denen ein Unternehmen ausgesetzt sein kann. Sie berücksichtigen kritische Risiken, die schwerwiegende Folgen haben könnten, und neu auftretende Risiken, die in Zukunft zu einem Problem werden könnten, wenn jemand sie nicht genau im Auge behält. Der Bericht untersucht auch Möglichkeiten, Risiken zu reduzieren und negative Folgen zu verhindern. Die Berichte werden vom Projektmanager, Projektteam oder Risikoverantwortlichen erstellt. Der Bericht kann Folgendes enthalten:
Wie effektiv geht das Unternehmen mit potenziellen Risiken um?
Welche Maßnahmen scheinen unzureichend zu sein?
Welche Kontrollen funktionieren nicht wie geplant?
Welche Änderungen sind erforderlich, um das Risiko auf einem akzeptablen Niveau zu halten?
Wie ist der aktualisierte Status der Korrekturmaßnahmen?
Was sind Anzeichen für Trends in der Häufigkeit von Risikoereignissen?
Das Top-Management wie der Projektmanager, der Projektinhaber und der Kunde lesen Risikoberichte, um sich zu einem ordnungsgemäßen Risikomanagement zu verpflichten und die erwarteten Projektergebnisse zu erzielen.
Warum ist die Risikoberichterstattung wichtig?
Risikoberichte sind wichtig, weil sie Projektmanagern, Projekteigentümern und Kunden helfen, die verschiedenen Risiken, denen ein Unternehmen bei der Arbeit an einem Projekt ausgesetzt ist, besser zu verstehen. Durch einen genauen und informativen Bericht wird sichergestellt, dass sich die Geschäftsleitung der bestehenden Risiken bewusst ist. Dieses Wissen kann einem Unternehmen dabei helfen, einen Plan zu erstellen, um unerwünschte Überraschungen und unbefugte Aktionen zu vermeiden.
Was beinhaltet ein Risikobericht?
Risikoberichte enthalten häufig die folgenden Informationen:
Risikoregister: Es identifiziert die potenziellen Risiken in der Organisation, ihre Auswirkungen, Wahrscheinlichkeit, Eigentümer, ihre Rangfolge im Vergleich zu anderen Risiken und Reaktionen auf Risiken.
Risikoaktionsplan: Dies ist ein Plan zur Reduzierung des Risikos, falls es auftritt.
Überprüfung der Leistungsdaten am Arbeitsplatz: Dazu gehören alle Daten, die zur Verwendung bei der Risikobewertung erfasst werden.
Projektzeitplan und Fortschrittsaktualisierung: Dazu gehören der geplante Projektzeitplan und alle erwarteten Änderungen am Programm.
Projektlieferstatus: Hier wird der aktuelle Status des Projekts mit dem erwarteten Plan verglichen.
Arten von Risikoberichten
Je nach Ebene gibt es vier Haupttypen von Risikoberichten, die von der Projektebene bis zur Geschäftsebene reichen. Zu diesen Arten von Risikoberichten gehören:
Projektrisikoberichte
Projekte profitieren von einem Projektrisikobericht. Mithilfe eines Risikoprotokolls können Teams potenzielle Risiken dokumentieren. Zu diesen Risiken können externe Faktoren gehören, die sich auf das Projekt auswirken können, wie etwa das Risiko von Preisschwankungen für benötigte Materialien, Ressourcenknappheit und die Tatsache, dass Auftragnehmer ihre Arbeiten nicht abschließen. Das Risikoprotokoll enthält Maßnahmen zur Risikominimierung und weist einen Eigentümer zu, der für die Durchführung der Maßnahme verantwortlich ist.
Unter Berücksichtigung der Eingaben des Projektteams erstellt der Projektmanager anhand des Risikoprotokolls einen Bericht. Manager erstellen diese Berichte oft am Ende jedes Monats. Projektrisikoberichte konzentrieren sich auf die schwerwiegendsten Risiken, die sofortige Korrekturmaßnahmen erfordern.
Programmrisikoberichte
Manchmal sind Projekte Teil größerer Programme, die eine Berichterstattung über Programmrisiken erfordern. Mitglieder des Programmteams können relevante Programmrisiken erfassen, beispielsweise erhöhte Projektrisiken aufgrund von Kritikalität oder Duplizierung von Projekten. Der Programmmanager verwendet Programmrisikoberichte, um sicherzustellen, dass Risiken reduziert und nicht erhöht werden. Programmteams erstellen in der Regel monatlich Programmberichte.
Portfolio-Risikoberichte
Portfolio-Risikoberichte stellen erhebliche Risiken für alle Projekte und Programme innerhalb eines Portfolios in einer umfassenden, leicht lesbaren Zusammenfassung dar. Diese Berichte werden vom Projektmanager zusammengestellt und enthalten Daten aus den Projekt- und Programmrisikoberichten. Portfoliorisikoberichte informieren Managementteams über Bereiche, die mehr Aufmerksamkeit erfordern, z. B. Risikomanagement-Aktionspläne, die sich möglicherweise anders entwickeln. Auf diese Weise kann das Management bestimmen, was als nächstes zu tun ist, um seine Arbeit fortzusetzen. Projektmanager erstellen häufig monatliche Portfoliorisikoberichte.
Geschäftsrisikoberichte
Einige Organisationen verwenden Geschäftsrisikoberichte, die sich auf die bedeutendsten Risiken im gesamten Unternehmen konzentrieren. Diese Berichte können aufkommende Risiken, Betriebsaktivitäten, aktuelle Marktaussichten und Wettbewerbsanalysen umfassen. Mitarbeiter des Projektmanagements oder zugewiesene Teams, die für die Unternehmenskonsolidierung verantwortlich sind, erstellen diese Berichte häufig vierteljährlich. Da es sich bei diesen Berichten oft um lange Dokumente handelt, die mehr als 10 Seiten umfassen können, ist es hilfreich, die Informationen visuell darzustellen und nach Möglichkeit Grafiken und Diagramme zu verwenden. Das Einfügen einer Zusammenfassung kann für Leser hilfreich sein, wenn sie nach kritischen Punkten des Berichts suchen.
Worauf soll der Bericht abzielen?
Risikoberichte können verschiedene Arten von Risiken behandeln, darunter:
Geschäftsrisiken: Hierbei handelt es sich um Wirtschafts- oder Marktrisiken, einschließlich Preis- und Nachfrageänderungen.
Compliance- und regulatorisches Risiko: Dazu gehört das Risiko von Verstößen gegen Gesetze oder Vorschriften, beispielsweise unzureichende Kapazitäten oder Betrug.
Umweltrisiken: Hierbei handelt es sich um das Risiko unerwünschter Unfälle wie Naturkatastrophen wie Überschwemmungen.
Finanzielle Risiken: Die Möglichkeit, bei einem Geschäftsvorhaben Geld zu verlieren, möglicherweise aufgrund von Zinsänderungen, ist ein finanzielles Risiko.
Gesundheits- und Sicherheitsrisiken: Dazu gehört die Möglichkeit von Krankheiten oder Verletzungen, möglicherweise durch Infektionskrankheiten oder Ausrutschen und Verletzungen.
Betriebsrisiken: Hierbei handelt es sich um die Risiken, die ein Unternehmen im Normalbetrieb eingeht, möglicherweise aufgrund des Verhaltens der Mitarbeiter oder technologischer Risiken.
Reputationsrisiken: Das Risiko einer Schädigung des Rufs eines Unternehmens, möglicherweise aufgrund des Missbrauchs sozialer Medien oder Datenschutzverletzungen, ist ein Reputationsrisiko.
Strategische Risiken: Hierbei handelt es sich um Risiken, die mit schlechten Geschäftsentscheidungen für das Unternehmen verbunden sein können, beispielsweise als Folge einer Fusion oder aufgrund eines Wechsels in der Geschäftsleitung.
Risiken für die Belegschaft: Diese Risiken stehen im Zusammenhang mit den Mitarbeitern, wie z. B. Mitarbeitersicherheit und Stress.
Einige Ihrer Risiken fallen möglicherweise in mehr als eine Risikokategorie. Beispielsweise können Risiken im Zusammenhang mit Wasserverschüttungen sowohl als Betriebs- als auch als Sicherheitsrisiken betrachtet werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Bericht darlegt, wie Ihr Unternehmen Risiken mindern will, und einen Zeitrahmen für die Ergreifung vorbeugender Maßnahmen enthält. Ernennen Sie einen Risikoverantwortlichen, der für die Durchführung der im Bericht beschriebenen Maßnahmen verantwortlich ist.
Wie schreibe ich einen Bericht?
Befolgen Sie diese fünf Schritte, um einen umfassenden Bericht zu schreiben:
1. Identifizieren Sie Aktivitäten, die Risiken bergen können
Um potenzielle Risiken zu identifizieren, stellen Sie das Projektteam zusammen und stellen Sie die Frage: „Was könnte schief gehen?“ Ihr Ziel besteht darin, potenzielle Probleme zu identifizieren, die verhindern könnten, dass das Projekt das gewünschte Ergebnis erzielt. Machen Sie ein Brainstorming und notieren Sie alle Antworten auf einer Risikoliste, aber bewerten Sie die Risiken noch nicht. Einige Beispiele für potenzielle Risiken sind:
Arbeiten im Labor
Arbeiten in einem Gebiet mit gefährlichen Tieren
Diskussion sensibler Themen
Bedienung schwerer Maschinen und Geräte
Verwendung gefährlicher Materialien
Arbeiten mit gentechnisch veränderten Organismen (GVO)
Mit Nadeln
Längeres Sitzen oder Stehen in unbequemen Positionen.
2. Identifizieren Sie negative Konsequenzen
Berücksichtigen Sie dann die Risiken, über die Ihr Team nachgedacht hat, und organisieren Sie die Liste, indem Sie alle ähnlichen Risiken gruppieren. Sobald Sie Ihre Liste zusammengestellt haben, nehmen Sie sich die Zeit, über die möglichen Auswirkungen jedes Risikos nachzudenken. Diese Auswirkungen können bei Eintritt eines Risikos Terminabweichungen, Kosten oder Aufwand umfassen. Beispielsweise kann ein privates Busunternehmen das Risiko einer Überbuchung einschätzen, was zu einer geringeren Kundenzufriedenheit führt.
3. Bewerten Sie Risiken und planen Sie Vorsichtsmaßnahmen
Überlegen Sie, ob das Risiko, 100 % statt 80 % der Bustickets zu verkaufen, die negativen Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit wert ist, wenn das Unternehmen mehr Tickets bucht. Sie und Ihr Projektteam können Risiken nach Auswirkung ordnen. Diese fünf Kategorien können Unternehmen nutzen:
Hoch
Bedeutsam
Mäßig
Unerheblich
Kurz
Sie können auch die Eintrittswahrscheinlichkeit berücksichtigen, also die Wahrscheinlichkeit, mit der das Risiko eintritt. Dies ist normalerweise ein Prozentsatz. Nehmen wir beispielsweise an, dass die Wahrscheinlichkeit, dass ein privates Busunternehmen mehr Busse bestellt, nur bei 4 % liegt und die Kundenzufriedenheit sinkt. In diesem Fall können sie den Prozess wahrscheinlich ungeachtet des Risikos fortsetzen. Nachdem Sie die Risiken bewertet haben, planen Sie Vorsichtsmaßnahmen, die die Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Risikos verringern können. Beispielsweise könnte ein Busunternehmen den Einsatz eines automatisierten Systems in Betracht ziehen, um Überbuchungen zu verhindern.
4. Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse in einem Bericht.
Da Sie nun über die benötigten Informationen verfügen, ist es an der Zeit, Ihren Bericht zu verfassen. Denken Sie daran, dass ein Bericht viele Informationen enthalten kann. Schreiben Sie ihn daher am besten so, dass er leicht zu lesen ist. Beginnen Sie mit einer Zusammenfassung, in der jedes Risiko und die Gründe erläutert werden, warum Sie es in den Bericht aufgenommen haben. Am besten ist es, wenn jedes Risiko in direktem Zusammenhang mit einem Geschäftsziel steht, da dies dem Leser die Bedeutung des Risikos vermittelt.
Beginnen Sie nach der Zusammenfassung mit der Analyse, bei der es sich um eine detaillierte Diskussion jedes Risikos handelt. Fügen Sie unterstützende Daten, Fallgeschichten, Kostenprognosen und Prüfberichte hinzu. Schließen Sie mit einem Aktionsplan ab, um negative Folgen zu vermeiden. Wenn Sie sich über die Präventionsmaßnahmen des Unternehmens unsicher sind, können Sie im Bericht Fragen stellen, die die Geschäftsleitung beantworten kann.
5. Überprüfen Sie Ihren Bericht und aktualisieren Sie ihn gegebenenfalls.
Wenn Sie Ihren Bericht fertiggestellt haben, sollten Sie ihn monatlich überprüfen, um festzustellen, ob er aktualisiert werden muss. Durch die sorgfältige Überwachung der Vorfallraten und -kontrollen können Sie feststellen, ob Ihre Maßnahmen wirksam sind. Bei Bedarf können Sie Ihrem Bericht wesentliche Erkenntnisse hinzufügen.
Tipps zum Schreiben eines Berichts
Hier sind einige Tipps, die Sie beim Verfassen Ihres Berichts beachten sollten:
Vermeiden Sie zu viele Informationen, da dies den Leser überfordern kann.
Die elektronische Version des Berichts kann so formatiert werden, dass Sie schnell zwischen den in der Zusammenfassung erwähnten Themen und ihren detaillierten Beschreibungen später im Bericht navigieren können.
Überlegen Sie, wie Veränderungen in Ihrem Unternehmen neue Risiken mit sich bringen könnten.
Geben Sie Ihrem Bericht einen klaren Titel, damit Ihr Leser weiß, welche Risiken besprochen werden.
Geben Sie einen angestrebten Entscheidungstermin an, wann das Risiko akzeptiert oder beseitigt werden kann.