Was ist ein Registrierungstreffen? (mit einzubeziehenden Elementen und Schritten) • BUOM

5. August 2021

Einer der wichtigsten Aspekte für den Erfolg eines Teams ist die Kommunikation innerhalb der Gruppe und das Verständnis, wie sich einzelne Aktionen auf die Gruppenprioritäten auswirken. Regelmäßige Teambesprechungen sind eine gute Möglichkeit, diese Kommunikation zu erleichtern. Das Erlernen der Elemente eines guten Check-in-Meetings ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Team am Arbeitsplatz zu vergrößern und Ihre Zeit als Gruppe produktiver zu gestalten. In diesem Artikel besprechen wir die Grundlagen von Teambesprechungen und erklären, wie man sie erfolgreich durchführt.

Was ist ein Registrierungstreffen?

Ein Check-in-Meeting ist eine Gruppendiskussion, bei der alle Teammitglieder zusammenarbeiten, um Aktualisierungen zu wichtigen Themen zu besprechen, Fortschritte auszutauschen und ihre Ansichten zu Projekten und Initiativen abzustimmen. Ein gutes Meeting ermöglicht es jedem Teammitglied, seine Ideen und Bedenken auszutauschen und schafft einen offenen Kommunikationskanal zwischen allen Teammitgliedern. Check-in-Meetings können zwanglos oder formell sein und je nach Arbeitsplatz unterschiedliche Strukturen haben.

Was Sie in Ihr Registrierungsgespräch einbeziehen sollten

Hier sind die Grundelemente eines Registrierungstreffens:

Eisbrecher

Onboarding-Meetings beginnen in der Regel mit einem Einführungsgespräch, bei dem die Teammitglieder grundlegende Fragen zu sich selbst oder ihrer Arbeit besprechen können. Dies kann helfen, ein Gespräch zu beginnen und alle dazu ermutigen, sich gleichermaßen an der Diskussion zu beteiligen. Themen könnten sein, über ihre größten Erfolge und Herausforderungen in dieser Woche zu sprechen, dass jeder etwas erwähnt, worüber er sich freut, oder einfach nur über Pläne für das Wochenende zu sprechen. Ein kleiner Eisbrecher zu Beginn eines Gruppentreffens ist eine gute Möglichkeit, die Teamdynamik zu etablieren und eine Gemeinschaft aufzubauen.

Teamleistung

Bei Überprüfungsbesprechungen überprüfen Teams häufig Leistungskennzahlen, die für die gesamte Gruppe gelten. Dazu können Aktualisierungen zu Projekten und Ergebnissen, Budgetinformationen der Abteilung, Kundenfeedback und Informationen zur Leistungsüberprüfung gehören. Durch die Besprechung der Teamkennzahlen während der Überprüfungen erhält die gesamte Gruppe Einblick in ihre Leistung und hält alle über die Fortschritte auf dem Laufenden, die sie bei gemeinsamen Initiativen erzielen. Dazu kann auch die Verfolgung vergangener Auditzahlen gehören, um zu sehen, wie sich das Team entwickelt und Fortschritte gemacht hat, indem es verschiedene Methoden und Strategien am Arbeitsplatz eingesetzt hat.

Planung

Die Planungsphase ist eine offene Brainstorming-Sitzung, in der das Team die Tagesordnung für den Rest des Meetings festlegt. Jeder im Team nennt bei der Registrierung Themen, über die er sprechen möchte. Dies könnte ein Update eines Teammitglieds zu seinem Teil des Projekts, ein Vorschlag von jemandem zu einer möglichen Änderung der Teamrichtlinien oder ein allgemeines Thema sein, das jemand besprechen möchte. Während des Planungselements eines Überprüfungstreffens schreibt ein bestimmtes Teammitglied jedes Thema auf, bis alle mit dem Teilen fertig sind.

Aktionselemente

Anschließend bespricht das Team die einzelnen Themen in der Planungsphase der Reihe nach. Typischerweise leitet die Person, die die jeweilige Maßnahme vorgeschlagen hat, die Diskussion zu diesem Thema. Dies ist in der Regel der längste Teil eines Besprechungstreffens, aber die Zeit, die Sie für die einzelnen Tagesordnungspunkte aufwenden, variiert. Manche Leute stellen vielleicht ein einfaches Update bereit, während andere eine ausführliche Diskussion anregen und alle im Team um Input bitten.

Zusammenfassung

Am Ende des Meetings fassen die Teammitglieder die besprochenen Themen zusammen. Sie überprüfen wichtige Themen und wiederholen Aktivitäten, die alle im Team betreffen, um sicherzustellen, dass jeder wichtige Informationen wie Fristen versteht. Während der Nachbesprechung macht das Team auch grundlegende Pläne für die Ziele, die es bis zur nächsten Überprüfung erreichen möchte.

So führen Sie ein Folgetreffen durch

Befolgen Sie diese grundlegenden Richtlinien, um erfolgreiche Meetings mit Ihrem Team zu organisieren:

1. Ziele festlegen

Entscheiden Sie zunächst, warum Sie Folgebesprechungen durchführen möchten. Es ist gut, ein allgemeines Ziel zur Verbesserung der Kommunikation zu haben, Sie können aber auch spezifische Ziele festlegen, z. B. die Steigerung der Effizienz, die Verkürzung der Projektabwicklung oder die Beseitigung von Missverständnissen zwischen Abteilungen. Treffen Sie sich als Gruppe und besprechen Sie, warum Folgetreffen für alle von Vorteil sind. Dies gibt jeder Person die Motivation, an Meetings teilzunehmen und echte Bemühungen zur Zusammenarbeit mit der Gruppe zu teilen.

2. Bestimmen Sie die Frequenz

Bestimmen Sie, wie oft Sie eine Überprüfung durchführen möchten, basierend darauf, wie oft das Team zusammenarbeitet und welche Arten von Projekten Sie abschließen müssen. Einige Gruppen müssen sich möglicherweise nur alle paar Monate treffen, während andere sich möglicherweise wöchentlich treffen müssen. Nutzen Sie eine Umfrage oder Umfrage, um Gruppenmitglieder zu fragen, wie oft sie sich treffen möchten, und legen Sie einen Grundwert fest. Sie können Besprechungen häufiger vereinbaren, wenn Sie mehr Kommunikation benötigen, oder seltener, wenn Sie beim Check-in nichts zu besprechen haben.

3. Wählen Sie einen passenden Zeitpunkt

Legen Sie eine regelmäßige Check-in-Zeit fest, die für alle im Team bequem ist. Einer der wichtigsten Aspekte eines guten Check-in-Meetings ist, dass jeder anwesend ist und seinen Beitrag leistet. Auch wenn gelegentlich einige Personen bei Überprüfungsbesprechungen abwesend sind, sollte bei den meisten Besprechungen das gesamte Team anwesend sein. Organisieren Sie eine Zeit, in der jeder seine volle Aufmerksamkeit der Diskussion und Einigung über seine Ideen widmen kann.

4. Protokollieren Sie die Minuten

Lassen Sie sich während jeder Überprüfungsbesprechung Notizen machen und diese an jedes Teammitglied senden. Beauftragen Sie einen engagierten Moderator oder machen Sie das Notizenmachen zu einer rotierenden Aufgabe, bei der jeder abwechselnd die wichtigsten Ideen aus jedem Meeting aufschreibt. Dies ist eine großartige Möglichkeit, die Besprechung für abwesende Teammitglieder zu dokumentieren und jeden Check-in zur späteren Bezugnahme aufzuzeichnen. Wenn Sie weitere Check-in-Meetings mit dem Team haben, schauen Sie sich die Protokolle vergangener Meetings noch einmal an, um nach Entwicklungen oder Mustern in den Diskussionen zu suchen, die Sie benötigen, um mehr darüber zu erfahren, wie das Team als Gruppe arbeitet.

5. Besprechungsvermittlung

Stellen Sie sicher, dass jeder in der Gruppe die Möglichkeit hat, sich zu äußern und seine Ideen auszudrücken. Bitten Sie jemanden, zu vermitteln und jede Person aktiv nach ihren Gedanken und Meinungen zu fragen. Manche Menschen sind von Natur aus ruhiger oder gesprächiger, daher ist ein Mediator eine gute Möglichkeit, gleiche Perspektiven zu erhalten und die Kommunikation in der gesamten Gruppe zu erleichtern. Dies ist besonders wichtig in Teams, die naturgemäß weniger Struktur innerhalb der Gruppe haben.

6. Holen Sie Feedback ein

Bitten Sie das Team um Feedback zur Verbesserung der Registrierung. Dies kann von der Bitte um Ideen zu Icebreaker-Eingabeaufforderungen bis hin zur Suche nach Vorschlägen für die Abhaltung von Besprechungen reichen. Indem das Treffen zu einem gemeinsamen Erlebnis wird und Feedback einbezogen wird, kann die Gruppe mehr aus ihrer Zeit herausholen.