Was ist ein Prüfpfad im Finanzwesen? Definition und Beispiele • BUOM

2. September 2021

Ein Teil des verantwortungsvollen Umgangs mit den Finanzgeschäften einer Organisation besteht darin, Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben zu führen. Die Erstellung eines Protokolls der finanziellen Interaktionen erleichtert die Prüfung und stellt sicher, dass alle Finanzregeln und Budgeterwartungen eingehalten werden. Um als verantwortungsbewusster Fachmann in der Finanz- und Buchhaltungsbranche tätig zu sein, ist es wichtig zu verstehen, was ein Prüfpfad ist und welche verschiedenen Möglichkeiten es gibt, Beweise für die Finanzhistorie eines Unternehmens zu erstellen. In diesem Artikel erklären wir, was Prüfpfade sind, stellen Beispiele für Prüfpfade vor und beschreiben ihre Herausforderungen und geschäftlichen Vorteile.

Was ist ein Prüfpfad in der Buchhaltung?

Ein Buchhaltungsprüfpfad besteht aus allen Aufzeichnungen und Dokumenten, die erläutern, wie eine Organisation ihr Geld verwaltet, und die die Informationen im Hauptbuch der Organisation unterstützen. Obwohl ein Unternehmen möglicherweise über eine monatliche Finanzübersicht mit Erläuterungen zu Ausgaben und Einnahmen verfügt, umfasst sein Prüfpfad alle Quittungen, Kontoauszüge und andere Nachweise, die die in der Finanzübersicht enthaltenen Informationen stützen. Prüfprotokolle enthalten Informationen darüber, wann eine Transaktion stattgefunden hat, wer die Transaktion abgeschlossen hat und wie viel Geld ausgetauscht wurde.

Arten von Prüfpfaden

Hier sind einige Beispiele für die Arten von Aufzeichnungen, aus denen ein Prüfpfad besteht:

Quittungen

Kaufbelege in Papierform und in digitaler Form sind nützliche Prüfelemente, da sie Ihnen dabei helfen, im Rahmen Ihres Budgets den Überblick darüber zu behalten, wofür Sie Geld ausgeben. Sie können den Nachweis erbringen, dass Sie das Geld bei der Führung des Geschäftskontos für offizielle Unternehmenszwecke verwenden.

Um Ihrem Quittungsprüfpfad ein zusätzliches Sicherheitselement hinzuzufügen, können Sie ein System einrichten, bei dem Sie regelmäßig geschäftliche Kaufbelege zusammen mit Ihrem Abteilungscode und einer Beschreibung des Kaufs an die Buchhaltung senden. Auf diese Weise kann das Team die Quittung mit der Unternehmenskarte abgleichen und es den Prüfern erleichtern, die Transaktion dem Kauf zuzuordnen.

E-Mails

E-Mails und andere schriftliche Besprechungen von Transaktionen und Verträgen können ebenfalls Teil des Prüfpfads sein. Wenn Mitglieder eines Teams ihre Pläne, Geld auszugeben oder an das Unternehmen zu überweisen, per E-Mail oder Chat mitteilen, können sie diese Interaktionen bei Bedarf als Beweismittel für einen Teil einer Buchhaltungsprüfung speichern. Wenn Sie über formellere Dokumentationsformen wie Verträge und Rechnungen verfügen, sind E-Mails möglicherweise nicht erforderlich, sie können jedoch nützliche Belege sein, wenn Sie nur über begrenzte Formen anderer Nachweise verfügen.

Konten

Rechnungen für Kunden und Lieferanten sind eine weitere Art von Audit-Trail-Dokument, das Sie für Ihre Akten aufbewahren können. Es ist wichtig, eine Dokumentation darüber zu haben, wie viel jedem Kundenkonto geschuldet wird, falls es zu Unstimmigkeiten bei den Forderungen oder Verbindlichkeiten kommt. Sie können Rechnungsdateien auch verwenden, um zusätzliche Ausgaben nachzuverfolgen, z. B. Verzugszinsen oder wiederkehrende Gebühren, die Sie möglicherweise nicht in der Originaldokumentation im Hauptbuch des Unternehmens aufgeführt haben, sodass Rechnungen für den Prüfpfad besonders wichtig sind.

Kontoauszüge

Sie können auch Bankunterlagen anfordern, um die Informationen in den Unterlagen Ihres Unternehmens zu bestätigen. Der Nachweis, wie viel Geld zwischen Konten bewegt wurde, ist eine der besten Möglichkeiten, Geschäftstransaktionen zu überprüfen und die Richtigkeit Ihrer Bücher zu bestätigen.

Wenn Sie Kontoauszüge als Prüfpfad verwenden, ist es wichtig, die Richtlinien der Bank bezüglich der Überweisungsfristen zu überprüfen, da einige Banken mehrere Tage für die Bearbeitung von Transaktionen benötigen. Das bedeutet, dass das genaue Datum der Transaktion in Ihrem Hauptbuch möglicherweise nicht genau mit dem Datum übereinstimmt, an dem die Gelder bei der Bank verbucht wurden. Prüfer müssen diese Informationen daher bei der Überprüfung des Prüfpfads berücksichtigen.

Audit-Protokoll und Audit-Trail

Der Begriff Audit Trail bezieht sich auf die Dokumente und Aufzeichnungen, die Sie zur Überprüfung Ihrer Buchhaltungsinformationen verwenden. Ein Audit Trail ist eine Datenbank oder Liste, die beschreibt, wo Sie auf diese Informationen zugreifen können. Es ist wichtig zu wissen, wo Sie in Ihrem Audit-Trail auf Dokumente zugreifen können, damit Sie alle Audit-Aktivitäten schnell abschließen können. Sie können interne Methoden zur regelmäßigen Aktualisierung des Prüfpfads mithilfe digitaler Kopien der Prüfpfade entwickeln oder eine eigene Datei für physische Aufzeichnungen einrichten.

Wer nutzt Audit Trails?

Alle Branchen verlassen sich auf Prüfpfade, um die finanzielle Compliance in ihren Prüfungspraktiken aufrechtzuerhalten. Außerhalb des Rechnungswesens verwenden Fachleute in vielen anderen Bereichen jedoch auch Prüfpfade, um Informationen für verschiedene Arten der Branchenkonformität und -sicherheit aufzuzeichnen. Zu den Bereichen, die Audit-Trails verwenden, um die Qualität ihrer Daten aufrechtzuerhalten und zu schützen, gehören:

• Cybersicherheit und IT

• E-Commerce

• Gesundheitspflege

• Versicherung

• Produktion

• Regierungsunterlagen

• Rechtsforschung

Jede Organisation, die Datenbanken zur Speicherung kritischer Informationen nutzt, kann Audit-Trails verwenden, um die Integrität und Qualität ihrer Daten sicherzustellen. Jeder Fachmann, der mit diesen Datenbanken interagiert, vom Dateneingabespezialisten bis zum CEO, arbeitet möglicherweise in irgendeiner Weise mit Datenketten.

Vor- und Nachteile der Wirtschaftsprüfung

Audit Trails sind ein integraler Bestandteil des Rechnungslegungsprozesses, haben jedoch ihre Vor- und Nachteile, die es zu berücksichtigen gilt:

Vorteile von Audit Trails

Hier sind einige der Vorteile des Einsatzes von Auditingtechniken am Arbeitsplatz:

• Förderung der Compliance: Ein Audit-Trail erleichtert die Finanzberichterstattung und Compliance-Compliance.

• Erhöhte Effizienz: Wenn Sie einen regelmäßigen Audit-Plan haben, können sie mithilfe des Audit-Trails ihre Arbeit schnell und effizient erledigen und so Zeit und Geld sparen.

• Fehler korrigieren: Sie können einen Prüfpfad verwenden, um Fehler und Tippfehler in Büchern zu korrigieren oder fehlende Informationen für Kunden zu finden.

• Informationswiederherstellung: Sollte Ihr Primärsystem jemals ausfallen und Informationen verlieren, kann Ihnen Ihr Prüfpfad dabei helfen, das Hauptbuch mit genauen Finanzdaten neu zu füllen, um Ihre Aufzeichnungen wiederherzustellen.

• Betrug einschränken: Durch die Führung detaillierter Prüfprotokolle werden Personen davon abgehalten, Unternehmensgelder zu missbrauchen.

Nachteile von Audit Trails

Bei der Verwendung von Überwachungsprotokollen können einige Probleme auftreten, die Sie beachten sollten:

• Zeitaufwand: Die Erstellung eines Audit-Trails erfordert einen anfänglichen Zeitaufwand für die Speicherung und den Versand von Quittungen, Bestellungen und anderen Dokumenten.

• Aufbewahrungsprobleme: Um einen Prüfpfad zu haben, müssen Sie Dokumente über einen längeren Zeitraum aufbewahren.

• Sicherheitsprobleme. Wenn Sie Dokumente für einen Prüfpfad aufbewahren, müssen Sie auf die Sicherheit der Informationen in diesen Aufzeichnungen achten und die Informationen sicher speichern, um Kunden- und Unternehmensinformationen zu schützen.

Um diesen Problemen vorzubeugen, arbeiten Sie mit den Abteilungsleitern in jedem Team zusammen, um alle in Dokumentation, Aufbewahrung und Sicherheitspraktiken für Prüfpfade zu schulen. Eine ordnungsgemäße Schulung kann künftigen Problemen vorbeugen und so maximalen Nutzen und minimale Probleme gewährleisten.