Was ist ein Projektabschluss? Definition, Schritte und Tipps • BUOM

22. April 2021

Wenn ein Unternehmen den Abschluss eines Projekts abschließt, müssen mehrere Schritte durchgeführt werden, um Genauigkeit und Kundenbereitschaft sicherzustellen. Der Projektabschluss stellt sicher, dass alles den Standards des Kunden entspricht und bietet die Möglichkeit, Leistung, Produktivität und Effizienz zu bewerten, was den Geschäftsprozessen zugute kommen kann. Darüber hinaus stellt der erfolgreiche Abschluss des Projekts sicher, dass Unternehmen wichtige Ziele erreichen, die langfristige Geschäftsziele unterstützen. In diesem Artikel definieren wir, was ein Projektabschluss ist, welche Bedeutung er hat und welche Schritte zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts erforderlich sind.

Was ist ein Projektabschluss?

Der Projektabschluss ist der Prozess, den Unternehmen nutzen, um alle abgeschlossenen Aktivitäten während der Projektphasen abzuschließen. Der Prozess umfasst die Bewertung des Projekts, die Übermittlung der Ergebnisse an den Kunden, die Zuweisung von Ressourcen und die Kommunikation mit den Beteiligten in jeder Phase des Projekts bis zum Abschluss. Darüber hinaus ermöglichen Projektabschlussphasen Unternehmen und Organisationen, die Erfolge und Herausforderungen abgeschlossener Projekte zu bewerten, um diese Prozesse für zukünftige Anwendungen zu verbessern.

Warum ist es wichtig, das Projekt abzuschließen?

Der Projektabschluss ist wichtig, da er einen einfachen Finanzprozess ermöglicht, der es Ihnen ermöglicht, Abschlusszahlungen an Ihr Team und Ihre Ressourcen zu leisten. Und wenn Ihr Projekt zu Ende ist, wird wahrscheinlich ein anderes beginnen. Daher ist es wichtig, einen guten Übergangsprozess für alle Beteiligten sicherzustellen. Projektabschluss auch durchführen:

• Stellt sicher, dass Ziele erreicht werden: Während des Projektabschlussprozesses erhalten Sie die Genehmigung Ihres Kunden, um zu überprüfen, ob Sie und Ihr Team Ihre Ziele erreicht haben.

• Bringt Zufriedenheit: Der erfolgreiche Abschluss eines Projekts kann Vertrauen beim Kunden aufbauen und Ihr Engagement für die Bereitstellung qualitativ hochwertiger Dienstleistungen zeigen.

• Macht den Abschlussprozess effizient: Der Projektabschluss stellt sicher, dass Unternehmen die Dokumentations- und Lieferphasen rechtzeitig abschließen.

• Verbessert Ihre Fähigkeiten: Der erfolgreiche Abschluss eines Projekts kann Ihnen Einblicke geben, wie Sie Leistung, Produktivität, Kommunikation und Zusammenarbeit bei zukünftigen Projekten Ihres Teams verändern können.

Welche Schritte müssen unternommen werden, um das Projekt abzuschließen?

Es ist wichtig, ein Projekt erfolgreich abzuschließen, ohne wichtige Schritte zu überspringen. Der Prozess umfasst eine Reihe aufeinanderfolgender Schritte. Diese:

Transfer von Projektergebnissen

Der wichtigste Schritt zum Abschluss Ihres Projekts ist die Kommunikation der Projektergebnisse an Ihren Kunden. Die Kommunikation von Projektergebnissen umfasst mehrere Schlüsselprozesse, darunter:

• Sammlung aller Projektunterlagen

• Sammlung der erforderlichen Dokumentensignaturen

• Abschluss des Vertragsabschlussprozesses

Darüber hinaus führen die meisten Projektteams eine Überprüfungssitzung durch, um die Ergebnisse zu bewerten und notwendige Änderungen daran vorzunehmen, bevor sie sie an den Kunden liefern. Sobald der Kunde die Ergebnisse überprüft hat, muss er sie genehmigen, bevor die Projektteams den Abschluss des Projekts bestätigen können.

Bestätigung des Projektabschlusses

Es ist wichtig zu prüfen, ob das Projekt abgeschlossen ist und dass nichts fehlt oder zurückgelassen wird. Wenn dieser Schritt nicht ausgeführt wird, kann es dazu führen, dass Kunden Änderungen anfordern. Alle Beteiligten müssen mit offiziellen Unterschriften zustimmen, dass Sie alle Projektziele erreicht haben. Um den Abschluss und die Genauigkeit des Projekts sicherzustellen, bewerten Projektteams in der Regel Zeitpläne, Ressourcen und Arbeitsabläufe. Es ist außerdem wichtig, in jeder Phase des Projektabschlusses mit den Kunden zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass sie verstehen, was in den Projektdokumenten enthalten ist.

Sicherstellen, dass die Dokumente vollständig sind

Im Zusammenhang mit Geschäftsprojekten gibt es verschiedene Dokumente, die einen erfolgreichen Abschluss unterstützen, darunter unterzeichnete Verträge, Zahlungspläne, Provisionen, Rechnungen und Gebühren. Wenn Sie in den Vertragsunterlagen offene Vereinbarungen entdecken, melden Sie diese und sammeln Sie alle zur Lösung des Problems erforderlichen Informationen. Sobald Sie die Zustimmung des Kunden erhalten haben, können Sie alle Projektdokumente überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Parteien die Zahlung erhalten haben. Um den Prozess zu vereinfachen, prüft ein Unternehmen in der Regel, ob drei Schlüsselbereiche der Dokumentation vollständig sind:

• Verträge mit Lieferanten

• Unteraufträge

• Jeder zusätzliche Vertrag, der zur Fertigstellung des Projekts erforderlich ist

Ressourcenzuteilung

Wenn Sie die Projektergebnisse liefern und eine Bestätigung vom Kunden erhalten, muss der Projektmanager alle Projektressourcen freigeben. Ressourcen im Zusammenhang mit dem Projektabschluss können Informationen über Auftragnehmer, Teammitglieder und andere Parteien umfassen, die Kunden über das abgeschlossene Projekt auf dem Laufenden halten. Stellen Sie nach Benachrichtigung des Kunden die vollständige Zahlung für die Teilnahme an anderen Projekten sicher.

Durchführung von Projektreviews

Die Organisation einer Projektüberprüfung mit Ihrem Team ist ein wertvoller Schritt, der zu zukünftigen Verbesserungen führen kann. In dieser Phase treffen Sie sich mit Ihrem Team und bewerten die Probleme, Misserfolge und Erfolge des Projekts. Sobald Sie alle diese Faktoren dokumentiert haben, können Sie die Daten als Referenz für zukünftige Projekte verwenden, um Ihre Implementierungsansätze zu vereinfachen und zu verbessern. Bei der Prüfung eines Projekts berücksichtigen Unternehmen häufig die folgenden Fragen:

• Hat das Projektteam die Zeit effektiv verwaltet?

• Gab es eine gute Kommunikation zwischen dem Team?

• Hat das Team den Plan befolgt?

• Ist der Kunde mit den Ergebnissen zufrieden?

• Was waren die Probleme?

• Welche Lösungen hat das Projektteam implementiert, um das Risiko zu reduzieren?

• Wie können wir unsere Dienstleistungen verbessern?

Das Ausfüllen einer Projektüberprüfung kann Ihnen mehr Klarheit darüber verschaffen, was gut gelaufen ist und welche Probleme bei zukünftigen Projekten zu erwarten sind. Die Verwendung der Informationen aus Ihrer Überprüfung kann Ihnen auch dabei helfen, eine Projektlandkarte zu erstellen, die zeigt, wie Sie Schritte unternehmen können, um in zukünftigen Projekten erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.

Dokumentenbuchhaltung und Archivierung

Nach Abschluss der Projektabschlussschritte ist es wichtig, alle mit den Projektprozessen verbundenen Informationen, einschließlich Projektplänen, Verträgen, Kosten und anderen Daten, aufzuzeichnen. Viele Unternehmen bewahren Aufzeichnungen über abgeschlossene Projekte und Projektspezifikationen zur späteren Bezugnahme in Unternehmensarchiven auf. Das Führen von Aufzeichnungen über alle Projekte und die mit der Fertigstellung jedes Projekts verbundenen Elemente kann für Sie und Ihr Team eine wertvolle Ressource bei der Arbeit an neuen Projekten sein.

Tipps zur Erkennung eines erfolgreichen Projektabschlusses

Wenn Sie Ihren Erfolg feiern und Ihr Team für seine Leistungen belohnen, schaffen Sie ein Gefühl von Selbstvertrauen, Dankbarkeit und stärken die Moral. Es schafft außerdem Loyalität in Ihrem Team und ermutigt es, effizienter und gewissenhafter an zukünftigen Projekten zu arbeiten. Es gibt viele Möglichkeiten, den Erfolg Ihrer Teamkollegen zu feiern. Beachten Sie die folgenden Tipps, um die Erfolge Ihres Teams nach Abschluss eines Projekts zu feiern:

• Bieten Sie Geschenke an. Geschenke gibt es in vielen Formen. Sie können Ihrem Team ein Blumengeschenk oder eine Dankeskarte schicken, um Ihre Wertschätzung für ihre Bemühungen oder Geldprämien zu zeigen.

• Feiern Sie im geselligen Rahmen. Sie können entscheiden, wo Sie Essen abholen und bestellen oder spezielle Mittagessen in Ihrem Büro veranstalten möchten.

• Senden Sie eine Dankes-E-Mail.** Das Senden einer E-Mail an Ihr Team, in der Sie seine Leistungen und Erfolge anerkennen, schafft ein Erfolgserlebnis.