Was ist ein Kreditorenbuch und wie funktioniert es? • BUOM

Unternehmen und Organisationen behalten den Überblick über das Kreditorenbuch im Hauptbuch und behalten den Überblick über alle Verpflichtungen und Schulden des Unternehmens gegenüber Gläubigern und Lieferanten. Buchhalter und Buchhalter verfolgen diese Finanzkonten in der Regel, um die ein- und ausgehenden Cashflows ihrer Organisation zu dokumentieren. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Unternehmen das Kreditorenbuch nutzen, sollten Sie einige Dinge beachten.

In diesem Artikel beantworten wir einige häufig gestellte Fragen zu Kreditorenbüchern, dem Zweck dieser Einträge und der Verwendung des Kreditorenbuchs anhand eines Beispiels, um ein besseres Verständnis dieser wichtigen Finanzinformationen zu vermitteln.

Was ist ein Kreditorenbuch?

Ein Kreditorenbuch oder ein Nebenbuch der Kreditorenbuchhaltung ist ein Finanzberichtskonto, mit dem Unternehmen Kredittransaktionen mit Gläubigern, Lieferanten, Investoren und Kreditgebern dokumentieren und verfolgen. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind eine Aufzeichnung aller Transaktionen eines Unternehmens, die es auf Kredit kauft, und umfassen die Verbindlichkeiten und Schulden, die Unternehmen aufgrund ihrer Geschäftstätigkeit eingehen.

Welchen Zweck hat ein Kreditorenbuch?

Der Zweck des Kreditorenbuchs und seiner unterstützenden Konten besteht darin, die Schulden eines Unternehmens gegenüber jedem seiner Gläubiger, Lieferanten oder Verkäufer in einer Tabelle anzuzeigen, um eine genauere Nachverfolgung zu ermöglichen. Das Kreditorenbuch erscheint im Hauptbuch eines Unternehmens, das die wichtigste Finanzaufzeichnung aller Verkäufe und Käufe einer Organisation darstellt. Das Hauptbuch umfasst ein Kreditorenbuch und ein Debitorenbuch und dokumentiert diese beiden Konten am Ende jeder Abrechnungsperiode in der Bilanz.

Da viele Unternehmen beim Einkauf von Materialien und Waren für das Unternehmen auf mehrere Lieferanten und Lieferanten angewiesen sind, verfügt ein Unternehmen möglicherweise über mehr als ein Kreditorenbuch und mehrere kleinere Hauptbücher, um die Rechnungen einzelner Lieferanten zu verfolgen. Unternehmen erfassen mehrere wichtige Informationen im Nebenbuch der Kreditorenbuchhaltung:

• Betrag, der jedem Verkäufer geschuldet wird

• Rechnungs- und Zahlungstermine

• Rechnungsnummer und Name des Lieferanten

• Beschreibung der gekauften Waren (Menge und Preis)

Was ist der Unterschied zwischen Hauptbuch und Kreditorenbuchhaltung?

Das Kreditorenbuch ist ein Element des Hauptbuchs eines Unternehmens, das alle Finanztransaktionen sowohl im Kreditoren- als auch im Debitorenbuch erfasst. Der größte Unterschied zwischen einem Hauptbuch und einem Kreditorenbuch besteht darin, dass die Kreditorenbuchhaltung nur Schulden und Verbindlichkeiten erfasst, während ein Hauptbuch alle ein- und ausgehenden Zahlungsströme erfasst. Es gibt weitere wichtige Unterschiede zwischen diesen beiden Finanzkonten, darunter:

• Ein Kreditorenbuch kann über mehrere Nebenbücher verfügen, in denen Aufzeichnungen für jede Verbindlichkeit oder Schuld geführt werden, die das Unternehmen verwaltet.

• Das Hauptbuch enthält nicht Informationen zu jeder Schuld oder jedem Kreditkauf, während das Kreditorenbuch einen detaillierten Überblick über die Schulden, Kredittransaktionen und ausgehenden Cashflows eines Unternehmens bietet.

Was ist der Unterschied zwischen Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung?

Der Hauptunterschied zwischen der Kreditorenbuchhaltung und der Debitorenbuchhaltung eines Unternehmens besteht darin, dass ein Hauptbuch zur Erfassung der Kredite, Verbindlichkeiten und Ausgaben eines Unternehmens dient, während das andere Hauptbuch eingehende Kundenzahlungen und Verkaufstransaktionen verfolgt. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind das Gegenteil von Verbindlichkeiten, bei denen Buchhalter die Beträge auflisten, die Kunden einem Unternehmen für gekaufte Waren oder Dienstleistungen schulden. In diesem Hauptbuch werden im Wesentlichen die eingehenden Cashflows und Einnahmen erfasst, während in der Kreditorenbuchhaltung die ausgehenden Barmittel erfasst werden, die Unternehmen schulden, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Ein weiterer großer Unterschied besteht darin, wie Finanzunterlagen auf jedes Konto gebucht werden. Das Debitorenbuch eines Unternehmens umfasst Vermögenswerte wie Vorräte, Umsätze und Investitionen. In der Kreditorenbuchhaltung hingegen erfassen Unternehmen Verpflichtungen wie Lieferantenabonnements, Betriebskosten und Schulden.

Wie nutzen Sie das Kreditorenbuch?

Da das Kreditorenbuch Ausgangszahlungen und Schuldenkonten verfolgt, handelt es sich bei den von Ihnen gebuchten Einträgen um die Kreditkäufe, die Ihr Unternehmen tätigt. Darüber hinaus verwenden viele Kreditorenbuchhalter Finanzsoftware, um Tabellenkalkulationen zu erstellen und den Überblick über jedes Nebenbuch zu behalten. Die folgenden Schritte beschreiben die Verwendung des Kreditorenbuchs:

1. Geben Sie das Datum der Transaktion ein. Wenn Ihre Organisation beispielsweise am 17. März eine Zahlung an einen ihrer Lieferanten leistet und am selben Tag in einer separaten Transaktion auch zusätzliche Lieferungen kauft, wird dieses Datum für beide Transaktionen gemeldet.

2. Geben Sie Ihre Kontonummer und den Zahlungsbetrag ein. Auch mehrere Transaktionen desselben Anbieters oder Lieferanten weisen auf jeden einzelnen Zahlungsbetrag hin.

3. Geben Sie den Namen des Verkäufers oder Kreditgebers ein. Geben Sie den Namen des Lieferanten, Lieferunternehmens oder Gläubigers an, an den Sie zahlen, damit alle Verbindlichkeiten organisiert und korrekt sind. In einem einzigen Lieferantenkonto können mehrere Transaktionen mit demselben Lieferanten oder Lieferanten angezeigt werden.

4. Geben Sie kurze Informationen zur Transaktion. Sehen Sie im Hauptbuch Platz für Transaktionsdetails vor. Geben Sie beispielsweise an, ob es sich bei der Transaktion um einen Bar- oder Kreditkauf handelt, und geben Sie die Menge und Art der Waren an, die Ihr Unternehmen erhält, beispielsweise den Kauf von Rohstoffen.

5. Legen Sie Fristen für zukünftige Zahlungen fest. Führen Sie die aktuellen Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens zu einem späteren Zeitpunkt im Kreditorenbuch auf.

Beispiel

Nehmen Sie im folgenden Beispiel an, dass ein produzierendes Unternehmen, das Autoteile herstellt und verkauft, ein vierteljährliches Kreditorenbuch führt. Im Buchhaltungsprogramm des Unternehmens gibt der Buchhalter folgende Informationen ein:

• Daten jeder Transaktion während des Quartals

• Betrag für jede Zahlung und Schuld, die während des Zeitraums angefallen ist

• Lieferantennamen und Rechnungen für den Zeitraum

• Produktbeschreibung, einschließlich Menge und Art des Kaufs

• Zahlungstermine und Fertigstellungstermine

Der Buchhalter verfolgt alle Kredite im Kreditorenbuch:

TransaktionsdatumBetragAnbieterBeschreibungMengeAbschlussdatum14.01.23.500 $ Metalworks Supply Co.Steel Sheet Supply1.00001/1601/218.000 $Harrow Equipment SupplyHydraulic Hose Replacement601/2101/3111.000 $Crane Auto InnovationsMaschinenwartungStunden: 401/3102/042.000 $ Tri-County Lieferanten .Förderbänder302 /0402/ 04500$Tri-County Lieferanten, Inc.Maschinenteile102/0402/1723500$Metalworks Supply Co.
Stahlblechversorgung1.00002/2102/2811.000 $Crane Auto InnovationsMaschinenwartung

03.03.05 $6.000 Tri-County Lieferanten, Inc. Metallgussformen403/0503/15 23.500 $ Metalworks Supply Co.
Steel Sheet Supply1.00003/31Neben der Nachverfolgung von Gutschriften werden im Kreditorenbuch auch Belastungen wie Lieferantenrabatte und Lagerretouren erfasst.