Was ist ein Kommunikationskalender? (Und wie man einen erstellt) • BUOM
2. April 2022
Die Überwachung der Arbeitsabläufe eines PR-Teams kann eine sorgfältige Organisation und Liebe zum Detail erfordern. Um dies zu erreichen, verwenden Kommunikationsaktivisten oft spezielle Tools, um umfassende Pläne zu erstellen und ihre Arbeit zu verfolgen, um sicherzustellen, dass sie mit den Zielen der Organisation übereinstimmt. Wenn Sie Ihre Strategie verbessern und effektiver gestalten möchten, kann es hilfreich sein, mehr über Kommunikationskalender zu erfahren. In diesem Artikel erklären wir, was ein Kommunikationskalender ist, erklären, warum er wichtig ist, listen die verschiedenen Typen auf, die Profis verwenden, und zeigen Ihnen, wie Sie Ihren eigenen erstellen können.
Was ist ein Kommunikationskalender?
Ein Kommunikationskalender ist ein Zeitplan zum Erstellen und Verteilen von Nachrichten an Ihre Zielgruppe. Diese Kalender skizzieren in der Regel Tagespläne für eine Kommunikationskampagne auf einer monatlichen oder jährlichen Zeitachse. Der Detaillierungsgrad eines Kommunikationskalenders kann je nach Art der von der Organisation oder Marke entwickelten Kampagne und ihren spezifischen Zielen variieren. Angesichts dieser Situationsunterschiede enthalten die meisten Kommunikationskalender jedoch die folgenden wichtigen Komponenten:
Planen Sie wichtige Termine wie Feiertage und Veranstaltungen
Termine wiederkehrender Veranstaltungen und Serien rund um die Kommunikation
Zeitplan für einmalige Messaging-Kampagnen und -Einführungen
Entwerfen Sie Inhalte zur Veröffentlichung zu unterschiedlichen Terminen und auf unterschiedlichen Kanälen
Kommunikationsziele für jede relevante Veranstaltung
Ein Zeitplan mit Aufgaben, die Teammitglieder erledigen müssen, um Ziele zu erreichen.
Aufgabenverantwortungsdiagramm und entsprechende Verantwortlichkeiten
Vorab geplante Evaluierungstermine und Kampagnenauswertungen
Warum ist ein Kommunikationskalender wichtig?
Kommunikationskalender sind wichtig, weil sie es Kommunikationsprofis ermöglichen, Kampagnen im Voraus zu planen, eine effektive Strategie zu entwickeln und eine detaillierte visuelle Darstellung ihres Arbeitsablaufs zu erstellen. Von dort aus können Kommunikationskalender diesen Fachleuten dabei helfen, ein hohes Maß an Organisation aufrechtzuerhalten, Aufgaben angemessen zu delegieren, Verantwortlichkeiten zwischen kollaborativen Teams zu schaffen und sicherzustellen, dass sie bestimmte Kampagnenziele erreichen können. Darüber hinaus ermöglichen Kommunikationskalender oft eine genaue Überwachung von Kampagnen und ihrer Umsetzung und geben Fachleuten die Möglichkeit, ihre Fortschritte zu bewerten und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.
Arten von Kommunikationskalendern
Es gibt zwei Haupttypen von Kommunikationskalendern:
Interne Kommunikation
Diese Botschaften werden von der Organisation mit ihren internen Stakeholdern wie Mitarbeitern, Führungskräften und Managern geteilt. Organisationen mit einer großen Anzahl interner Stakeholder nutzen diese Art der Kommunikation, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und das Engagement in ihrer Arbeitsplatzkultur aufrechtzuerhalten. Wie andere Kommunikationsstrategien erfordert auch die interne Kommunikation konsistente Nachrichtenübermittlung, regelmäßige Planung und eine einheitliche Stimme. Daher können Fachleute, die diese Kampagnen leiten, einen Kalender entwickeln, um einen reibungslosen Ablauf ihres Kommunikationsworkflows zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die internen Ziele der Stakeholder-Einbindung erreicht werden. Zu solchen Kalendern können gehören:
Social-Media-Content-Plan für mitarbeiterorientierte Plattformen
Pläne für den regelmäßigen Versand von Newslettern an interne Stakeholder
Wichtige Termine für organisatorische Ankündigungen, Veranstaltungen und Möglichkeiten
Nachrichtenaktualisierungen im Zusammenhang mit der spezifischen Branche einer Organisation
Richtlinien zur internen Inhaltsverteilung
Externe Kommunikation
Bei der externen Kommunikation handelt es sich um solche, die Organisationen mit Zielgruppen außerhalb ihrer internen Struktur initiieren, beispielsweise mit Kunden oder der allgemeinen Öffentlichkeit. Diese Art von Kommunikationsstrategien sind in der Regel sehr komplex und vielschichtig und erfordern, dass verschiedene Spezialisten den Überblick darüber behalten, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten Inhalte geteilt werden, welche Kanäle verwendet werden sollen und welches Teammitglied für die Erledigung solcher Aufgaben verantwortlich ist. Einige Organisationen kombinieren ihre externen Kommunikationskalender, die sich hauptsächlich auf die Verbreitung von Inhalten konzentrieren, mit redaktionellen Kalendern, die sich auf den Prozess der Inhaltserstellung konzentrieren. In diesem Fall können externe Kommunikationskalender Folgendes umfassen:
Datum und Uhrzeit, zu der Spezialisten die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten planen
Welche Kanäle plant das Team für die Veröffentlichung zu nutzen?
Leicht zugängliche vorgefertigte Inhalte, unterteilt nach Plattform
Planen Sie Live-Events wie Webinare und Gastübernahmen
Beschreibung der Verantwortlichen für jede Vertriebsaufgabe
So erstellen Sie einen effektiven Kommunikationskalender
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Kommunikationskalenders, der Ihnen dabei hilft, die Anforderungen Ihrer Organisation zu erfüllen:
1. Definieren Sie Ihre Ziele
Bevor Sie Ihren Kalender erstellen, ist es wichtig, die Ziele Ihres Kommunikationsplans festzulegen. Überlegen Sie, ob Ihr Team mit Ihrem Plan bestimmte Ziele erreichen möchte und welche Wege Sie identifiziert haben, um dorthin zu gelangen. Erstellen Sie einen Plan aller verschiedenen Taktiken, die Sie zur Umsetzung Ihrer Strategie verwenden werden, und wie Sie diese über Ihren Produktionszeitplan verteilen möchten.
2. Produktionsplan festlegen
Wenn Sie sich über die Ziele Ihres Kommunikationsplans im Klaren sind, können Sie einen Zeitplan für die Produktion und Verbreitung Ihrer Inhalte festlegen. Überlegen Sie, wie viel Zeit Ihrem Team zur Verfügung steht, um seine Ziele zu erreichen, welche Meilensteine Sie erreichen möchten und wann Sie dies planen. Viele Unternehmen erstellen Kommunikationskalender, die sich über Monate oder Quartale erstrecken, statt Jahrespläne, da diese oft einfacher zu verfolgen, zu verwalten und bei Bedarf zu aktualisieren sind.
3. Kennen Sie Ihr Publikum
Achten Sie beim Eingrenzen Ihrer Ziele und Ihres Zeitplans darauf, dass Sie sich die Zeit nehmen, mehr über Ihr Publikum zu erfahren. Bei der Erstellung Ihres Kommunikationskalenders kann es hilfreich sein, zu wissen, mit welchen Inhalten Ihre Zielgruppe am ehesten interagieren wird und wie Sie sie am effektivsten erreichen können. Es kann sogar hilfreich sein, Ihre früheren Interaktionen mit den Stakeholdern, die Sie mit Ihrem Plan erreichen möchten, zu recherchieren, um zu bewerten, welche Methoden am erfolgreichsten waren, und um zu bestimmen, welche Tools Sie in Zukunft verwenden können.
4. Identifizieren Sie Kommunikationsmöglichkeiten.
Indem Sie Ihr Publikum, seine Vorlieben und die Art der Inhalte, die Sie ihm anbieten möchten, besser verstehen, können Sie damit beginnen, Kommunikationsmöglichkeiten zu erkennen. Denken Sie über die verschiedenen Kanäle nach, über die Sie Ihr Publikum erreichen können. Beispielsweise können Sie soziale Medien oder E-Mail am effektivsten nutzen, wenn Ihr Publikum diese Kanäle häufig nutzt. Bedenken Sie, dass die meisten Kommunikationskalender einen mehrstufigen Ansatz beinhalten, bei dem Teams Inhalte gleichzeitig auf mehreren Plattformen verteilen.
5. Beenden Sie die Nachrichtenübermittlung
Bevor Sie Ihren Kalender erstellen, ist es wichtig, Ihre Botschaften fertigzustellen und sicherzustellen, dass Ihr Kommunikationsplan so gestaltet ist, dass er Ihrem Team hilft, seine Ziele zu erreichen. Überlegen Sie genau, was Sie sagen möchten und wie Sie es sagen möchten. Es kann hilfreich sein, diese Details in einer Teamumgebung zu besprechen, damit Sie und Ihr Team sich auf den Ton und den Zweck Ihrer Nachrichten einigen können.
6. Erstellen Sie einen Inhaltsplan und geben Sie ihn im Kalenderformat ein.
Sobald Sie Ihre Ziele, Zeitpläne, Zielgruppe, Chancen und Nachrichten definiert haben, können Sie mit der Erstellung Ihres Inhaltsplans beginnen, der normalerweise den Kern Ihres Kommunikationskalenders bildet. Ein Inhaltsplan umfasst in der Regel Pläne für die Erstellung, Überprüfung und Verteilung von Inhalten zu bestimmten Terminen oder für bestimmte Ereignisse, die ein kontinuierliches Engagement ohne Kommunikationslücken gewährleisten. Darüber hinaus können Sie diesen Zeitplan verwenden, um Aufgaben zu delegieren, den Arbeitsablauf Ihres Teams zu verwalten und es für seine Verantwortlichkeiten verantwortlich zu machen. Von hier aus können Sie alle diese Informationen in ein Kalenderformat eingeben, bevor Sie Ihren Plan ausführen.
