Was ist ein Buchhaltungsjournal? • BUOM

8. April 2021

Geschäftsbücher sind eines der wichtigsten Instrumente, mit denen Buchhalter und Buchhalter die finanzielle Gesundheit einer Organisation verfolgen und analysieren. Wenn Sie lernen, wie und wann Sie ein Journal verwenden, kann sich Ihr Unternehmen auf Abrechnungszyklen, Steuersaison und Prüfungen vorbereiten. In diesem Artikel erfahren Sie, was Buchhaltungsjournale sind, welche Arten von Fachjournalen es gibt, warum diese Bücher wichtig sind, wie man einen Eintrag erstellt und welchen Unterschied zwischen Buchhaltungsjournalen und Hauptbüchern besteht.

Was sind Buchhaltungsjournale?

Kontojournale sind Journale, die im Rechnungswesen und in der Buchhaltung zur Aufzeichnung von Finanztransaktionen verwendet werden. Einige Buchhalter bezeichnen ein Journal als Hauptbuch. Dies ist ein älterer Begriff, der entstand, als Buchhalter Transaktionen im eigentlichen Journal aufzeichneten, bevor sie sie im Haupt- oder Nebenbuch verbuchten. Buchhaltungsjournale zeigen eine detaillierte Aufzeichnung aller Finanztransaktionen eines Unternehmens und helfen dabei, Konten abzugleichen und Informationen in andere Buchhaltungsunterlagen zu übertragen.

Die Tagebucheinträge werden im Tagebuch in chronologischer Reihenfolge angezeigt, es verfügt aber auch über nummerierte Seiten. Dies hilft Buchhaltern bei der schnellen Orientierung über bestimmte Transaktionen. Normalerweise haben nur wenige Personen in einer Organisation Zugriff auf die Buchhaltungsjournale, beispielsweise der CFO und der Firmeninhaber. Organisationen tun dies, um Verwirrung in den Aufzeichnungen zu vermeiden. Buchhalter können bei der Erfassung von Transaktionen flexibler sein, wenn alle in der Finanzabteilung dasselbe System verwenden.

Arten von speziellen Buchhaltungsjournalen

Finanzabteilungen können verschiedene Arten von Buchhaltungsjournalen verwenden, um bestimmte Posten zu verfolgen, wie zum Beispiel:

• Zahlungs-/Barauszahlungsjournal: Wird zur Erfassung von Transaktionen mit Barzahlungen verwendet, z. B. das Ausstellen eines Schecks oder das Buchen von Zahlungen in der Kreditorenbuchhaltung.

• Kasseneingangsjournal: Wird zum Erfassen von Kasseneingängen wie Bargeld aus Verkäufen und Bargeld aus Debitorenbuchhaltung verwendet.

• Allgemeines Journal: Wird für Transaktionen verwendet, die nicht in andere Kategorien wie Vermögenswerte, Warenbestand und Kontoanpassungen passen.

• Kaufretourenjournal: Wird verwendet, um die Gutschrift für an den Lieferanten zurückgegebene Einkäufe zu erfassen, z. B. fehlerhafte Produkte.

• Einkaufsjournal: Wird zur Erfassung von Artikelkäufen für eine Organisation verwendet.

• Verkaufsjournal: Wird zur Erfassung der Artikelverkäufe einer Organisation verwendet.

• Verkaufsretourenjournal: Wird verwendet, um die Retouren von Unternehmenskäufen von Kunden oder Klienten zu erfassen, z. B. unerwünschte Artikel.

Warum ein Hauptbuch verwenden?

Die Rechnungslegung kann ein integraler Bestandteil der objektiven Rechnungslegung sein. Es hilft bei der Erstellung des Hauptbuchs eines Unternehmens und dient als Nachschlagewerk bei der Einreichung von Steuern. Ein Buchhaltungsjournal kann Ihnen auch dabei helfen, Unregelmäßigkeiten in Ihren Finanzen aufzuspüren und Budgetfehler zu erkennen. Auf diese Weise können Sie Übertragungsaufzeichnungen anzeigen und Über- und Unterausgaben nachverfolgen, um Überausgaben zu vermeiden.

So erstellen Sie einen Tagebucheintrag

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um zu erfahren, wie Sie einen Journaleintrag erstellen:

1. Stellen Sie Ihre Dokumente zusammen

Stellen Sie die notwendigen Dokumente zusammen, die Ihnen bei der Eingabe der korrekten Finanzinformationen in Ihr Hauptbuch helfen. Formulare wie Rechnungen, Bestellungen, Kassenbons und Quittungen enthalten die Informationen, die Sie zum Ausfüllen Ihres Hauptbuchs verwenden. Erwägen Sie, diese Dokumente an einem Ort aufzubewahren, beispielsweise in einem Aktenordner, einer Schublade oder einer Schublade, damit sie leicht zu finden sind, wenn es Zeit ist, Tagebucheinträge zu machen.

2. Analysieren Sie die Informationen

Überprüfen Sie jedes Finanzdokument, um zu sehen, wie sich jede Transaktion auf Ihre Bücher auswirkt. Entscheiden Sie, welche Maßnahmen Ihr Einkommen steigern und Ihre Schulden reduzieren. Wählen Sie aus, ob Sie bestimmte Transaktionen zu einem speziellen Kontojournal hinzufügen möchten.

3. Listen Sie die Transaktionen der Reihe nach auf

Listen Sie Ihre Tagebucheinträge in chronologischer Reihenfolge auf, beginnend mit dem ältesten. Wenn Sie mehrere Einträge gleichzeitig eingeben, sollten Sie erwägen, Ihre Dokumente nach Transaktionen zu ordnen und von oben nach unten zu arbeiten.

4. Organisieren Sie Ihre Informationen

Ordnen Sie die Informationen auf der Seite so an, dass sie von anderen in Ihrer Organisation oder anderen Finanzfachleuten, beispielsweise Wirtschaftsprüfern, gelesen werden können. Die meisten Journalbuchungen verwenden die Methode der doppelten Buchung, die Belastungen und Gutschriften für jede Transaktion umfasst. Um einen Eintrag einzurichten, geben Sie ganz links das Transaktionsdatum ein, gefolgt vom Kontonamen und der Beschreibung. Listen Sie dann links die Belastungen und rechts die Gutschriften auf. Einige Unternehmen weisen jeder Transaktion möglicherweise auch eine Referenznummer zu, um die Auffindbarkeit in anderen Finanzprozessen zu erleichtern.

Obwohl es weniger verbreitet ist als die doppelte Buchführung, verwenden einige Organisationen für ihre Journaleinträge das Verfahren der einfachen Buchführung. Dieser Typ erfordert keine zwei gleichen, aber gegensätzlichen Auflistungen und wird oft verwendet, um Änderungen im Cashflow oder mit nur einem Konto zu verfolgen.

Journal und Hauptbuch

Manchmal werden die Begriffe „Kontojournal“ und „Hauptbuch“ synonym verwendet. Sie unterscheiden sich jedoch in Kategorien wie:

Ziel

Buchhalter und Buchhalter nutzen sowohl Geschäftsbücher als auch Hauptbücher, um Finanztransaktionen aufzuzeichnen. Die in den Kontojournalen aufgezeichneten Daten helfen jedoch bei der Erstellung des Hauptbuchs des Unternehmens. Vor der computergestützten Buchhaltung erfasste ein Buchhalter zunächst eine Transaktion in einem Journal und verbuchte sie dann im Hauptbuch. Betrachten Sie das Hauptbuch als die ursprüngliche Datenquelle und das Hauptbuch als das offizielle Dokument.

Inhalt

Ledger fassen Finanzdaten aller Konten eines Unternehmens zusammen. Sie werden manchmal als Hauptbuch bezeichnet, weil sie Zusammenfassungen und Nachrichten aus der gesamten Organisation enthalten. Buchhalter verwenden Hauptbücher, um Finanzberichte zu erstellen und Budgets auszugleichen. Kontojournale veröffentlichen Informationen über Transaktionen und Hauptbücher veröffentlichen Informationen über Konten.

Layout

Ein Rechnungsjournal verwendet Spalten, um eindeutige Informationen für jeden Eintrag zu trennen und anzuzeigen. Im Gegensatz dazu hat ein Hauptbuch zwei Seiten und verwendet ein „T“-Format. Allerdings verwenden beide ein System, bei dem die Belastungen links und die Gutschriften rechts aufgelistet werden. Hierbei handelt es sich um eine standardmäßige Buchhaltungspraxis, die das Verständnis der Bücher für Finanzfachleute außerhalb des jeweiligen Unternehmens erleichtert.

Gleichgewicht

Um ein finanziell solides Unternehmen nachzuweisen, müssen die Buchhaltungsbücher einen Ausgleich zwischen allen Konten aufweisen. Die Journale müssen nicht ausgeglichen sein, sie können jedoch ausgeglichen werden, wenn der Buchhalter dies wünscht.