Was ist ein Aktionsplan und wie erstellt man einen? • BUOM

26. Oktober 2021

Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind, die Chancen stehen gut, dass Sie ein Projekt mithilfe eines Aktionsplans abschließen müssen. Aktionspläne werden verwendet, um zu bestimmen, was für ein Projekt benötigt wird und wie es abgeschlossen werden kann. In diesem Artikel besprechen wir ausführlicher, was ein Aktionsplan ist, wie man einen erstellt und Tipps zur Verbesserung des Prozesses.

Was ist ein Aktionsplan?

Ein Aktionsplan ist eine Liste von Schritten oder Anweisungen für eine neue Strategie gelingen. Es besteht aus fünf Hauptabschnitten:

1. Aufgabenliste

Verantwortlichkeiten müssen definiert und klar sein. Sie können mit dem Brainstorming von Ideen oder Bereichen beginnen, die Sie zur Erreichung Ihres Ziels berücksichtigen sollten. Überlegen Sie, welche Aufgaben Vorrang vor anderen haben sollten und was erforderlich ist, um die einzelnen Aufgaben zu erledigen.

2. Zeitplan

Um sicherzustellen, dass der Plan pünktlich abgeschlossen wird, ist die Festlegung eines genauen Zeitplans von entscheidender Bedeutung. Sie können beginnen, indem Sie ein Startdatum festlegen. Legen Sie von dort aus Meilensteine ​​oder Zeiten fest, zu denen bestimmte Aufgaben erledigt sein müssen. Damit Sie vorbereitet sind, sollten Sie auch einen Fälligkeitstermin für das gesamte Projekt festlegen.

3. Ressourcen

Die Bestimmung der Menge der benötigten Ressourcen kommt dem Gesamtprozess zugute. Sie wissen, wann und wo Sie Ressourcen zuweisen und wie viel Sie spenden müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie während des Projekts nicht zu viel oder zu wenig ausgeben.

4. Engagierte Mitglieder

Die Zuweisung von Mitgliedern oder ganzen Teams zu bestimmten Aufgaben ist für die Erledigung der Arbeit von entscheidender Bedeutung. Alle Beteiligten müssen zu jedem Zeitpunkt des Projekts wissen, woran sie arbeiten sollen und wo sie sich befinden sollen.

5. Kommunikation

Stellen Sie sicher, dass die richtigen Kommunikationskanäle eingerichtet sind, indem Sie eine Hierarchie einrichten. Beispielsweise kann ein Teammitglied für die Zuweisung und Verteilung von Ressourcen verantwortlich sein. Wenn ein Team mehr Ressourcen benötigt, sollte es sich an die Person wenden, die für diesen Produktionsbereich verantwortlich ist.

So schreiben Sie einen Aktionsplan

Um einen effektiven Aktionsplan zu erstellen, müssen Sie mehrere Schritte befolgen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Sie können die folgenden fünf Schritte der Reihe nach ausführen:

1. Definieren Sie Ihr Ziel

Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen Sie zunächst definieren, was dieser Erfolg ist. Wenn Sie beispielsweise ein neues Programm erstellen müssen, damit Ihr Team effizienter arbeiten kann, besteht das definierte Ziel darin, das Programm abzuschließen.

Bevor Sie fortfahren, stellen Sie sicher, dass Ihr Ziel übereinstimmt SMART-Kriterien. Dazu muss es sein:

• Spezifisch: Das Ziel muss klar definiert sein. Die Teammitglieder müssen klar verstehen, was das ist.

• Messbar: Das Ziel muss greifbar sein, um messbar zu sein. Fragen Sie sich, ob das Ziel verfolgt und der Fortschritt verfolgt werden kann.

• Erreichbar: Das Ziel sollte erreichbar sein und innerhalb der vorgegebenen Zeit erreicht werden. Sie müssen sicherstellen, dass Sie über die nötigen Ressourcen verfügen, um Ihr Ziel zu erreichen.

• Relevanz: Das Ziel sollte mit der Vision Ihres Unternehmens oder anderen Zielen übereinstimmen. Wird dieses Ziel das Unternehmen voranbringen oder wird es ihm überhaupt nicht nützen?

• Zeitgebunden: Ein Ziel erfordert einen bestimmten Zeitraum, um es zu erreichen. Es muss ein Start- und Enddatum haben.

2. Listen Sie Ihre Schritte auf

Nachdem das Ziel definiert wurde, müssen Sie entscheiden, wie Sie es erreichen möchten. Jeder Aufgabe sollten außerdem Teammitglieder und Fälligkeitstermine zugeordnet werden. Sie können dem unten gezeigten Beispiel mit drei Spalten folgen:

Die Aufgabe wurde pünktlich geliefert. Bestellen Sie die notwendigen Teile. Tony Russo 22.01.20. Komplette Konstruktion. Andrea Chernov. 10.02.20. Überprüfen Sie die Konstruktion. Jacob Garcia. 15.02.20

Jede aufgeführte Aufgabe muss den SMART-Test bestehen, bevor sie fortgesetzt werden kann. Jeder Aufgabe müssen Teammitglieder mit einem bestimmten Fertigstellungsdatum zugewiesen werden. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass alle Teilnehmer Zugriff auf diese Informationen haben.

3. Legen Sie Kontrollpunkte oder Meilensteine ​​fest

Die Teammoral kann von der Festlegung von Meilensteinen während des gesamten Projekts profitieren. Fristen sind entmutigend, aber kürzere, einfachere Ziele zu setzen ist ein guter Aktionsplan. Das sorgt jedes Mal für ein Erfolgserlebnis, wenn man jemanden trifft.

Es ist jedoch notwendig, ein Gleichgewicht zwischen diesen Phasen aufrechtzuerhalten. Der Abstand zwischen ihnen sollte nicht zu groß oder zu kurz sein. Sie sollten leicht zu beschaffen sein, aber auch einen gewissen Aufwand erfordern.

4. Kontrollieren Sie Ihr Projekt

Treffen Sie sich bei jedem Schritt des Prozesses mit Ihrem Team. Sie können ihren Fortschritt bewerten und die Erledigung von Aufgaben bestätigen. Für diesen Schritt haben Sie einen Aktionsplan erstellt. Dies sollte für Struktur und Konsistenz sorgen, sodass Sie den Fortschritt von Anfang bis Ende beobachten können.

Dies ist auch eine großartige Möglichkeit, der Geschäftsleitung mitzuteilen, dass das Projekt seine Ziele erreicht. Sie können sie bei jedem Schritt überprüfen. Dank Ihres Aktionsplans erfahren Sie auch als Erster, wenn ein Problem auftritt.

So verwalten Sie Aktionspläne

Der vierte Schritt im vorherigen Abschnitt befasst sich nur mit den allgemeinen Verantwortlichkeiten für die Verwaltung des Aktionsplans. Denken Sie daran, dass es sich um ein lebendiges Dokument handelt, das Sie während der gesamten Projektlaufzeit behalten sollten.

Am besten verwenden ProjektmanagerVerwenden Sie Software oder Cloud-Funktionen, um dieses Dokument zu teilen. Alle Teammitglieder können dies in Echtzeit sehen und ihre Fortschritte ohne ständige Beteiligung überwachen.

Im Laufe des Projekts können Änderungen erforderlich sein. Sie können Benachrichtigungen oder Benachrichtigungen einrichten, die bei Änderungen an alle Teilnehmer gesendet werden. Dies verhindert Verwirrung und ermöglicht es den Teammitgliedern, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Tipps zum Erstellen guter Aktionspläne

Aktionspläne sind für jedes Projekt ein wertvolles Gut. Ihre Erstellung und Überwachung erfordert Zeit und Erfahrung. Nachfolgend finden Sie einige hilfreiche Tipps:

Konzentrieren Sie sich auf Ihre Prioritäten

Möglicherweise haben Sie in Ihrem Plan festgelegt, welche Aufgaben Sie priorisieren möchten, Sie müssen jedoch bereit sein, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Wenn eine solche Situation eintritt, sollten Sie in der Lage sein, anzurufen, ob es sich um einen Punkt mit hoher Priorität handelt.

Erledigte Aufgaben als erledigt markieren

Bei größeren Projekten mit mehreren Aufgaben ist es schwierig, mit den erzielten Fortschritten Schritt zu halten. Stellen Sie sicher, dass Sie jede Aufgabe nach Erhalt der Bestätigung als erledigt markieren. Wenn Sie beispielsweise eine Tabellenkalkulation verwenden, können Sie jede erledigte Aufgabe hervorheben. Dies macht es für alle im Team einfacher zu verstehen, was getan wurde und was noch getan werden muss.

Behalten Sie den Überblick über anstehende oder überfällige Aufgaben

Wenn Sie bemerken, dass eine bestimmte Aufgabe ihr Ziel möglicherweise nicht erreicht, sollte sie priorisiert werden. Sie müssen herausfinden, was das Hindernis ist und wie Sie es überwinden können. Wenn Sie den Problemen immer einen Schritt voraus sind, stellen Sie den Erfolg Ihres Aktionsplans sicher.