Was ist ein Abschlussprotokoll? (Und wie man sie benutzt) • BUOM

3. Januar 2022

Der Schlusseintrag ist eine gängige Finanzberichterstattungstaktik. Sie ermöglichen es einem Unternehmen, seine Bücher auszugleichen und Finanzunterlagen bei Bedarf in neue Bücher und Konten zu verschieben. Wenn Sie wissen, wann Sie Schlussbuchungen verwenden und wie Sie diese vervollständigen, können Sie Ihre Finanzunterlagen genauer und effizienter führen. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Abschlussnotiz ist, erfahren, warum sie wichtig ist, erklären, wie man eine Abschlussnotiz erstellt, und stellen als Orientierungshilfe eine Beispiel-Abschlussnotiz zur Verfügung.

Was ist ein Abschlusseintrag?

Ein Schlusseintrag ist eine Reihe schriftlicher Notizen zum Jahresabschluss einer Einzelperson oder eines Unternehmens. Es überträgt den Wert, der in temporären Konten, wie etwa der jährlichen Gewinn- und Verlustrechnung, dargestellt wird, in die langfristigen Bücher der Organisation. Dadurch können Sie jeden gewünschten Nutzen aus der periodenbezogenen Buchhaltung ziehen und gleichzeitig eine langfristige Finanzaufzeichnung führen.

Warum ist der Abschluss von Aufzeichnungen wichtig?

Abschlussbuchungen sind eine wichtige Form der Finanzbuchhaltung. Sie ermöglichen es einem Unternehmen, bei Bedarf kurzfristige Aufzeichnungen sowie dauerhafte Aufzeichnungen für die Organisation zu führen. Zu den Vorteilen dieses Systems gehören:

Steuern zahlen

Durch die Verwendung von Abschlussbuchungen kann ein Unternehmen Jahres- oder Monatsabschlüsse führen. Dies ist erforderlich, um staatliche und bundesstaatliche Steuern einzureichen. Da Steuern auf Finanzaktivitäten während eines bestimmten Zeitraums anfallen, führen Sie Aufzeichnungen für jeden Zeitraum, um die Berechnungen zu vereinfachen. Nach diesem Zeitraum können Sie mit Abschlussbuchungen alle ausstehenden Beträge in die permanenten langfristigen Aufzeichnungen des Unternehmens übertragen.

Prozesse vereinfachen

Durch die Verwendung von Zeiterfassungen und Abschlussaufzeichnungen können die Prozesse eines Unternehmens vereinfacht werden, da diese über kürzere Zeiträume nachverfolgt werden können. Wenn Sie beispielsweise Ausgaben und Einnahmen für ein Projekt verfolgen, möchten Sie möglicherweise monatliche Aufzeichnungen führen. Durch die monatliche Berechnung und den anschließenden Abschluss der Konten mit Abschlussbuchungen sind die Abrechnungen kostengünstiger, als wenn Sie eine Abrechnung am Ende der Laufzeit vornehmen würden.

Änderungen verfolgen

Der Prozess der Verwendung vorläufiger Konten und Abschlussbuchungen, um sie bei Fälligkeit vorzutragen, kann eine nützliche Methode zur Beurteilung von Fortschritten und Veränderungen in den Finanzen einer Organisation sein. Mit monatlichen Berichten können Sie beispielsweise vergleichen, wie sich ein oder mehrere Elemente wie Ausgaben oder Einnahmen für Ihren Arbeitgeber von Monat zu Monat ändern. Dies kann bei der Identifizierung von Trends hilfreich sein, die auf Bereiche hinweisen, in denen Verbesserungsbedarf besteht, oder auf Erfolgsbereiche, die für eine weitere Nutzung verfügbar sind.

Aufrechterhaltung genauer Langzeitaufzeichnungen

Abschlussunterlagen sind eine entscheidende Komponente, um die Vorteile temporärer Konten zu nutzen und gleichzeitig genaue dauerhafte Aufzeichnungen zu führen. Durch die Übertragung von Werten von temporären Konten auf permanente Konten, wenn diese geschlossen werden, tragen Abschlussbuchungen dazu bei, sicherzustellen, dass im Jahresabschluss des Unternehmens alle Ausgaben und Einnahmen berücksichtigt sind. Dies kann eine genauere Finanzplanung ermöglichen und dazu beitragen, dass die Organisation alle Vorschriften einhält.

So schreiben Sie eine Schlussnotiz

Wenn Sie bereit sind, einen Satz temporärer Bücher zu schließen und deren Werte in Ihre permanenten Aufzeichnungen zu übertragen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Einkommenskonten in die Einkommensübersicht übertragen

Beginnen Sie mit dem Abschluss der Einkommenskonten für die Periode. Erstellen Sie in den Buchungen für jedes Einkommenskonto eine Belastung in Höhe des Endwerts. Um das Gleichgewicht in Ihren Unterlagen aufrechtzuerhalten, erfassen Sie die Gutschrift in der Einkommensübersicht für den Zeitraum. In diesem Fall werden alle Einnahmen auf das vorläufige Einkommensübersichtskonto übertragen.

2. Übertragen Sie die Aufwandskonten in die Einnahmenübersicht

Schließen Sie dann alle Aufwandskonten für den Zeitraum. Da es sich hierbei um Ausgaben handelt, die als Lastschrift erfasst werden, addieren Sie eine Gutschrift in Höhe der Gesamtlastschrift auf dem Ausgabenkonto, um diese auf Null zu setzen. Um das Gleichgewicht aufrechtzuerhalten, erfassen Sie in der Gewinn- und Verlustrechnung eine Belastung in Höhe des Gesamtkreditbetrags. Dadurch werden alle Ausgaben auf ein temporäres Einnahmen-Zusammenfassungskonto übertragen.

3. Schließen Sie die Einkommensübersicht

Da sowohl Einnahmen als auch Ausgaben in der Einnahmenübersicht enthalten sind, haben Sie eine endgültige Zusammenfassung für die Periode erstellt, die Sie nun in die Gewinnrücklagen übertragen können. Erstellen Sie eine Belastung, wenn die Einkommensübersicht positiv ist, oder eine Gutschrift, wenn sie negativ ist, um die Einkommensübersicht zurückzusetzen. Erfassen Sie den entsprechenden Eintrag in Ihren Einträgen zu den einbehaltenen Einnahmen und erstellen Sie eine Belastung, wenn Sie die Einkommensübersicht gutgeschrieben haben, und eine Gutschrift, wenn Sie die Einkommensübersicht belastet haben.

4. Listen Sie Dividenden auf, wenn sie ausgezahlt werden

Wenn Ihr Unternehmen in dem Zeitraum, für den Sie Konten schließen, Dividenden gezahlt hat, schließen Sie das Dividendenkonto für diesen Zeitraum. Erstellen Sie im Dividendenkonto eine neue Gutschrift in Höhe des gezahlten Betrags. Halten Sie Ihre Unterlagen im Gleichgewicht, indem Sie die entsprechenden Belastungen in den Gewinnrücklagen vermerken.

Beispiel für das Schließen eines Datensatzes

Dieses Beispiel für die Abschlussbuchungsberechnung zeigt, wie ein Sportartikelhersteller seine Bücher am Ende einer Finanzperiode abschließen könnte:

Einkommenskonten abschließen

Der Hersteller verkauft seine Produkte über einen Online-Shop direkt an Kunden. Sie erwirtschaften für den Zeitraum einen Umsatz von 35.000 US-Dollar und verbuchen eine entsprechende Belastung auf dem Einkommenskonto und eine Gutschrift auf der Einkommensübersicht. Dadurch wird Geld übertragen und gleichzeitig ein Saldo in den Büchern aufrechterhalten:

*Datum****Konto**Soll**Gutschrift**31.12.2021Umsatz 35.000 $*
*Einkommensübersicht vom 31. Dezember 2021*
35.000 $### Abschluss der Spesenkonten

Das Unternehmen schätzt seine Ausgaben über den Zeitraum und notiert die Kosten für Rohstoffe, Mitarbeiterlöhne, Mietobjekte, Zinsen für Kredite und Abschreibungen auf Ausrüstung. Der Buchhalter vervollständigt die Summen dieser Ausgaben und erstellt die entsprechende Belastung in der Einnahmenübersicht:

*Datum****Konto**Soll**Gutschrift**31.12.2021 Einkommensübersicht 25.250 $*
*31.12.2021 Materialkosten*
8.000.000 $ 31.12.2021Gehalt
10.000.000 $ 31.12.2021 Leasing
6.00000 $31.12.2021Zinsen
500.000 $31.12.2021Abschreibung
$750### Schlusseinkommensübersicht

Durch den Vergleich des der Gewinn- und Verlustrechnung gutgeschriebenen Betrags und des der Spesenabrechnung belasteten Betrags kann ein Unternehmen seinen Nettoverlust oder Gewinn für die Periode berechnen. Dies ermöglicht eine Beurteilung der Leistung im betrachteten Zeitraum. Da das Unternehmen mehr Geld verdient als ausgegeben hat, schließt der Buchhalter die Gewinn- und Verlustrechnung mit einer Belastung ab, die der Differenz zwischen der Höhe der Einnahmen und der Höhe der Ausgaben entspricht. Sie spiegeln das entsprechende Guthaben in den Gewinnrücklagen wider:

*Datum****Konto**Soll**Gutschrift**31.12.2021 Einkommensübersicht 9.750 $*
*31.12.2021Gewinnrücklagen*
9.750 $ ### Dividendenabschluss

Im Berichtszeitraum zahlte das Unternehmen Dividenden an seine Aktionäre aus. Um diese Ausgaben in eine dauerhafte Buchhaltung umzuwandeln, verbucht der Finanzexperte eine Gutschrift auf dem Dividendenkonto und anschließend eine Belastung der Gewinnrücklagen. Dadurch bleibt das Gleichgewicht erhalten, wenn der Verlust der Gewinnrücklagen aufgrund von Dividendenzahlungen berücksichtigt wird:

*Datum****Konto**Lastschrift**Gutschrift**31.12.2021Gewinnrücklagen 1.250 $*
*31.12.2021 Dividende*
1250 US-Dollar