Was ist die Prozedur? Definition und Beispiel • BUOM
22. Februar 2021
Prozeduren bieten Schritte oder Anweisungen zum Abschließen eines Projekts oder einer Aufgabe im Büro. Ihr Unternehmen verwendet möglicherweise ein bestimmtes Verfahren für Aktivitäten wie das Versenden von Dateien an Kunden oder die Durchführung von Brandschutzübungen im Büro. Möglicherweise stoßen Sie bei der Arbeit auf Verfahren aus Schulungshandbüchern oder persönlichen Informationsveranstaltungen, in denen Vorgesetzte ihren Mitarbeitern Unternehmensabläufe erklären. In diesem Artikel untersuchen wir, was eine Prozedur ist und wann man sie verwendet, einschließlich der Schritte zum Schreiben einer Prozedur und eines Beispiels.
Was ist die Prozedur?
Eine Prozedur ist eine Methode zum Abschließen einer Aufgabe, mit Schritten und Anweisungen für jeden Aspekt der Aufgabe. Verfahren bleiben nach ihrer Einführung häufig konsistent, um ein gemeinsames Verständnis darüber aufrechtzuerhalten, was Mitarbeiter unter verschiedenen Umständen tun sollten. Wer Abläufe schreibt, gestaltet diese in der Regel auch so spezifisch wie möglich, damit die Mitarbeiter ihnen leicht folgen können und neue Mitarbeiter sie nutzen können, um zu lernen, wie das Büro funktioniert. Für jeden Teil des Unternehmens können unterschiedliche Verfahren gelten, aber Sie können Verfahren beispielsweise in Schulungshandbüchern, Informationsveranstaltungen und Schulungsleitfäden finden.
Wann ist das Verfahren anzuwenden?
Verfahren sind am nützlichsten für Aufgaben, die mehrere Schritte umfassen oder eine Dokumentation erfordern. Eine Möglichkeit, festzustellen, ob Sie für etwas ein Verfahren implementieren müssen, besteht darin, zu beobachten, wie andere normalerweise arbeiten, und etwaige Inkonsistenzen in der Arbeit zu identifizieren. Wenn es mehrere Inkonsistenzen in der Art und Weise gibt, wie verschiedene Mitarbeiter einen bestimmten Prozess durchführen, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass Sie ein schriftliches Verfahren zur Anleitung der Mitarbeiter benötigen. Hier sind einige andere Fälle, in denen Sie das Verfahren möglicherweise festlegen möchten:
Das Projekt ist langfristig angelegt.
Ein Projekt besteht aus mehreren Schritten mit konkreten Aktionen.
Die Aufgabe ist von jedem Mitarbeiter regelmäßig zu erledigen.
Der Prozess erfordert eine Dokumentation, beispielsweise für die Einstellung oder Disziplinierung von Mitarbeitern.
Einige Mitarbeiter scheinen durch einen oder mehrere Teile des Projekts verwirrt zu sein.
Fragen zur Aufgabe werden wiederholt.
Der Prozess ist vage oder kann unterschiedlich interpretiert werden.
Wie schreibe ich eine Prozedur?
Hier sind einige Schritte zum Schreiben einer Prozedur:
1. Planen Sie den Ablauf
Berücksichtigen Sie Aspekte des Verfahrens, die möglicherweise Aufmerksamkeit erfordern, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Dies kann die Auswahl eines Prozesses umfassen, für den ein Verfahren geschrieben werden soll, und das Sammeln aller damit verbundenen Informationen, einschließlich der Person, die es ausführt, wie lange es dauern wird und was möglicherweise dafür benötigt wird. Die Planungsphase kann auch die Festlegung der Plattform zum Schreiben des Verfahrens umfassen, z. B. Stift und Papier oder ein digitales Programm, oder die Festlegung der Gliederung des Verfahrens, z. B. ob es sich um eine einzelne Liste nummerierter Schritte oder eine Reihe detaillierter Anweisungen handelt .
2. Machen Sie sich mit dem Verfahren vertraut
Beginnen Sie den Vorgang mit einer kurzen Einführung. Auf diese Weise können Sie Details ansprechen, z. B. was das Verfahren bewirkt und wer es verwenden soll. Sie können diesen Abschnitt auch nutzen, um hervorzuheben, warum es wichtig ist, ein Verfahren im Unternehmen umzusetzen. Die Einleitung mag zwar kurz sein, sollte aber genügend Informationen enthalten, um die Mitarbeiter mit dem Verfahren und der Logik hinter seiner Entstehung vertraut zu machen.
3. Listen Sie die Ressourcen auf, die Sie benötigen
Erstellen Sie eine Liste der Ressourcen, die Mitarbeiter möglicherweise benötigen, um den Vorgang ordnungsgemäß abzuschließen. Zu den Ressourcen für ein Verfahren können physische Materialien oder Materialien gehören, die für das Projekt benötigt werden, oder Grundkenntnisse über die spezifischen Vorgänge, die das Verfahren verwendet. Sie können auch digitale Ressourcen wie Passwörter, Schlüsselcodes oder Zugangscodes einbeziehen, damit Mitarbeiter alle Online-Tools nutzen können, die für das Verfahren hilfreich sind. Indem Sie die von Ihnen benötigten Ressourcen auflisten, können Sie Ihren Kollegen helfen, sich auf alle für das Verfahren erforderlichen Maßnahmen vorzubereiten.
4. Fügen Sie zusätzliche Medien hinzu
Nutzen Sie in Ihrem Eingriff alternative Medien, etwa Audio- oder visuelle Elemente. Das Hinzufügen von Bildern, Videos oder Audiodateien zu Ihrem Verfahren kann dabei helfen, komplexere Ideen durch visuelle Beispiele und aufgezeichnete Anweisungen zu veranschaulichen. Sie können Videos auch verwenden, um eine Demonstration in Ihre Routine einzubinden, wenn ein Schritt bestimmte Aktionen erfordert, die bei der Aufzeichnung unterschiedlich interpretiert werden könnten. Auch alternative Medien können Ihren Ablauf abwechslungsreicher gestalten, sodass den Mitarbeitern mehr Referenzen als nur Text zur Verfügung stehen.
5. Überprüfen Sie Ihr Verfahren
Ermitteln Sie anhand eines Probelaufs, wie effektiv Ihr Verfahren ist. Sie können Ihr Verfahren testen, indem Sie es einigen Mitarbeitern in einer kontrollierten Umgebung vorstellen und beobachten, wie sie es anwenden. Dies kann zeigen, welche Teile der Verfahrenskommunikationsinformationen klar sind und welche Teile möglicherweise einer Überarbeitung bedürfen, um basierend auf Ihren Beobachtungen am effektivsten zu sein. Mitarbeiter, die das Verfahren ausprobieren, können auch Feedback dazu geben, welche Aspekte des Verfahrens sie als besonders hilfreich empfanden.
Wenn einer der Schritte in Ihrem Verfahren beispielsweise darin besteht, eine Tabellenkalkulation in Excel zu erstellen, können Sie sehen, wie die Mitarbeiter, die den Test durchführen, die Anweisung interpretieren, indem Sie die von ihnen erstellten Tabellenkalkulationen sowie eine von Ihnen erstellte Beispieltabelle miteinander vergleichen entsprechend Ihren bevorzugten Richtlinien. Sie können dann entscheiden, ob Ihre Anweisungen detailliert genug sind oder ob Sie weitere Details hinzufügen müssen.
6. Implementieren Sie Ihr Verfahren
Setzen Sie Ihr Verfahren im Büro um. Dazu kann gehören, dass Sie Ihr Verfahren an Gruppen weitergeben, die es anwenden, oder dass Sie ein Informationstreffen für das Büro abhalten, um die Praxis vorzustellen. An dieser Stelle können Sie sich auch an die Teammitglieder wenden, um Hilfe anzubieten, wenn Sie Fragen zur Anwendung des Verfahrens oder zu den spezifischen Schritten haben, die es umfasst. Durch die Planung, den Aufbau und das Testen Ihres Verfahrens ist es wahrscheinlich, dass die Mitarbeiter die von Ihnen bereitgestellten Schritte klar und einfach befolgen können.
Beispielverfahren
Hier ist ein Beispiel für die Vorgehensweise beim Versenden von E-Mails an Kunden:
*Einführung. Der Versand von Registrierungs-E-Mails an Kunden ist ein wichtiger Teil unseres Geschäfts. Da wir mehrere Konten gleichzeitig betreuen, ist es hilfreich, die Fortschritte zu kennen, die wir bei jedem Kunden machen, um sicherzustellen, dass wir ihm alles bieten, was er braucht. Kundenbetreuer und Vertriebsmitarbeiter sind die beiden Hauptgruppen von Mitarbeitern, die dieses Verfahren wahrscheinlich am häufigsten nutzen. und wie man unterschreibt.
*Ressourcen: Für dieses Verfahren sind die folgenden Ressourcen erforderlich:*
Computer
Internet Zugang
Ihr Firmen-E-Mail-Konto
Liste der Kunden mit E-Mail-Adressen
Schritte zum Versenden von E-Mails an Kunden:
Suchen Sie die E-Mail-Adresse des Kunden, bei dem Sie sich registrieren
Wir ermitteln, welche Leistungen wir dem Kunden erbracht haben
Öffnen Sie einen Entwurf einer neuen E-Mail in Ihrem Firmen-E-Mail-Konto.
Senden Sie eine E-Mail an den Kunden und geben Sie in der Anrede seinen Vor- oder Titel und Nachnamen an.
Erwähnen Sie den Service, den wir dem Kunden anbieten, im ersten Absatz der E-Mail mit folgendem Wortlaut: „Ich wollte nur wissen, _____ wir am _____ Tag für Sie erbracht haben.“
Bieten Sie im zweiten Absatz der E-Mail einen zusätzlichen Service an und verwenden Sie dabei die Formulierung: „Wir bieten auch ____ Services für alle Ihre ____ Bedürfnisse.“
Bitten Sie den Kunden, mit Ihnen in Kontakt zu treten und dabei eine Formulierung wie die folgende zu verwenden: „Bei Fragen dazu, wie wir Ihnen mit unseren Dienstleistungen helfen können, können Sie sich gerne an mich wenden.“
Anschließend eine freundliche Begrüßung wie „Beste Grüße“ oder „Prost“ und die E-Mail-Signatur Ihres Unternehmens.