11 Schwierigkeiten beim Treffen (plus Tipps, wie man sie überwindet) • BUOM

Besprechungen sind wichtig, um Informationen auszutauschen, mit anderen zusammenzuarbeiten, Ideen auszutauschen und Entscheidungen innerhalb einer Organisation oder Abteilung zu treffen. Bei der Planung oder Durchführung von Meetings können einige Herausforderungen auftreten, die es schwierig machen können, effizient und effektiv zu sein. Wenn Sie Besprechungen planen und durchführen, kann es hilfreich sein, mehr darüber zu erfahren, wie Sie Probleme lösen und überwinden können. In diesem Artikel erklären wir, was Besprechungsziele sind, gehen detailliert auf die 11 Arten von Besprechungszielen ein und geben hilfreiche Tipps für die Durchführung erfolgreicher Besprechungen.

Was ist Problemlösung?

Besprechungsprobleme sind Hindernisse, auf die Sie bei der Planung, Planung und Durchführung einer Besprechung stoßen können. Die Herausforderungen, vor denen Sie bei Besprechungen stehen, können unterschiedlich sein, je nachdem, ob Sie virtuelle oder persönliche Besprechungen durchführen, und sie können auch davon abhängen, wo Sie arbeiten und welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen. Indem Sie lernen, wie Sie Herausforderungen in Besprechungen meistern, können Sie Besprechungen effektiver gestalten, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, mit Teammitgliedern kommunizieren und die Entscheidungsfindung verbessern.

11 Arten der Problemlösung

Hier sind einige Probleme, die bei der Planung und Durchführung von Besprechungen auftreten können:

1. Dauer des Treffens

Die Länge eines Meetings kann aus vielen Gründen ein Problem sein. Möglicherweise benötigen Sie mehr Zeit, um mit Teammitgliedern zu interagieren und zu diskutieren, aber planen Sie ein Meeting, das zu kurz ist. Das Meeting kann auch zu lang sein, was die Effizienz verringert und die Teammitglieder zu lange von ihrer Arbeit fernhält. Die Ermittlung der optimalen Dauer eines Meetings kann die Kommunikation verbessern und Ihre Effizienz steigern.

2. Vorläufige Materialien

Möglicherweise müssen die Teilnehmer die Materialien vor dem Meeting noch einmal durchgehen. Vorproduktionsmaterialien können für ein Meeting eine Herausforderung darstellen, da einige Teilnehmer die Materialien möglicherweise nicht gesehen haben oder Sie sie möglicherweise nicht rechtzeitig vor dem Meeting einreichen können. Wenn Sie die Besprechung mindestens eine Woche im Voraus planen, können Sie Besprechungsmaterialien verteilen und sicherstellen, dass die Teammitglieder verstehen, wie wichtig es ist, sie durchzugehen.

3. Referenten und Gäste

Die Personen, die Ihr Meeting leiten und sprechen, können ein Problem sein. Möglicherweise möchten Sie jemanden anwesend haben, der nicht teilnehmen kann, oder Sie benötigen Helfer, die nicht teilnehmen können. Das Erstellen von Backup-Plänen und das Aufzeichnen von Besprechungsinformationen im Voraus können die Bewältigung der Herausforderungen bei Besprechungen mit Rednern und Gästen erleichtern.

4. Unangemessene Zimmergröße

Wenn Sie ein physisches Meeting planen und veranstalten, kann die Größe des zur Verfügung stehenden Raums eine Herausforderung für das Meeting darstellen. Wenn Sie beispielsweise ein großes Meeting veranstalten, der Raum jedoch zu klein ist, kann es sein, dass die Teilnehmer nicht hineinpassen oder sich unwohl fühlen. Wenn der Raum nicht groß genug ist, sollten Sie erwägen, die Besprechung im Freien oder in einem größeren Raum, beispielsweise einem Esszimmer, abzuhalten.

5. Werkzeuge und Ausrüstung

Auch die Ausrüstung, die Sie verwenden, kann eine Herausforderung darstellen. Viele Meetings sind auf Technologie angewiesen, um Informationen zu präsentieren und auszutauschen. Wenn diese Tools nicht verfügbar sind oder nicht funktionieren, kann dies die Durchführung des Meetings erschweren. Wenn Sie beispielsweise eine Präsentation für ein Meeting planen, der Projektor jedoch nicht funktioniert, ist es schwieriger, eine visuelle Darstellung zu finden. Bereiten Sie sich auf einen Hardwareausfall vor, indem Sie physische Kopien von Diashows drucken oder andere Präsentationsmaterialien erstellen.

6. Unklare Ziele

Bei der Planung eines Meetings kann es vorkommen, dass Sie auf das Problem unklarer Ziele stoßen. Wenn ein Meeting keine einfachen und offensichtlichen Ziele hat, kann es schwierig sein, die Teammitglieder zu leiten und mit ihnen zu kommunizieren. Wenn das Meeting keinen klaren Zweck hat, überlegen Sie, ob Sie es überhaupt planen und abhalten müssen oder ob Sie per E-Mail oder einer anderen Benachrichtigung kommunizieren können. Wenn nicht, kann es hilfreich sein, eine klare Tagesordnung und einen klaren Zweck für das Treffen zu erstellen.

7. Informationsüberflutung

Von Informationsüberflutung spricht man, wenn eine Person Schwierigkeiten hat, sich wichtige Informationen zu merken, weil zu viele Informationen auf einmal vorhanden sind. Wenn Sie zu viele Besprechungen abhalten oder versuchen, bei jeder Besprechung zu viele Informationen bereitzustellen, kann es für Teammitglieder schwierig sein, Material zu behalten und Ziele zu erreichen. Indem Sie weniger Besprechungen mit klaren Zielen planen, können Sie die Informationsmenge in jeder Besprechung reduzieren und es den Teilnehmern erleichtern, sich an Besprechungsinhalte zu erinnern und die richtigen Maßnahmen zu ergreifen.

8. Wiederkehrende Treffen

Ein weiteres Problem, auf das Sie bei der Planung und Durchführung von Besprechungen stoßen können, sind wiederkehrende Besprechungen. Bei sich wiederholenden Besprechungen wird derselbe Inhalt oder das gleiche Material erneut behandelt, ohne dass Fortschritte oder Ergebnisse erzielt werden. Um sich wiederholende Besprechungen zu vermeiden, können Sie der Kommunikation über andere Kanäle Vorrang einräumen und Besprechungszeit für Diskussionen und Entscheidungen reservieren.

9. Zeitzonenunterschied

Wenn Sie virtuelle Meetings abhalten, können Zeitzonenunterschiede für Sie ein Problem sein. Dies liegt daran, dass an dem Ort, an dem sich einige Ihrer Teilnehmer befinden, möglicherweise unterschiedliche Zeiten gelten, was dazu führen kann, dass einige von ihnen früh morgens oder spät abends an einer Besprechung teilnehmen müssen. Um Zeitzonenunterschiede zu berücksichtigen, überlegen Sie, wo sich jede Person befindet, und ermitteln Sie die Zeit, die für alle am besten geeignet ist. Wenn jemand früh morgens oder spät abends kommen muss, sollten Sie überlegen, das Treffen zu einem für andere günstigen Zeitpunkt anzusetzen und sich Zeit für sich selbst zu nehmen.

10. Ineffektive Kommunikation

Manchmal fühlen sich Besprechungsteilnehmer unwohl oder unsicher, wie sie während der Besprechung interagieren und sprechen sollen. Dies kann in einer Besprechung ein Problem sein, insbesondere wenn der Zweck der Besprechung darin besteht, Informationen von Teammitgliedern einzuholen. Erwägen Sie, jede Besprechung mit etwas Smalltalk oder Gesprächsanregungen zu beginnen, damit sich das Team bei der Kommunikation untereinander und im Besprechungsraum wohler fühlt.

11. Schlechte Planung

In einigen Organisationen und Branchen benötigen Mitarbeiter möglicherweise Zeit und Raum, um ihre Arbeit zu erledigen. Versuchen Sie bei der Planung von Besprechungen, dieses Problem zu vermeiden, indem Sie darüber nachdenken, zu welcher Zeit Ihre Teammitglieder am besten gute Leistungen erbringen können. Vormittagsbesprechungen können die besten sein, da sie es Ihnen und Ihren Mitarbeitern ermöglichen, anwesend zu sein und den Rest des Arbeitstages der Erledigung von Aufgaben und Projekten zu widmen.

Tipps für ein erfolgreiches Meeting

Hier sind einige Tipps, die Sie für die Planung und Durchführung eines erfolgreichen Meetings verwenden können:

• Planen Sie weniger Besprechungen: Indem Sie Besprechungen effizienter gestalten, können Sie weniger Besprechungen planen, ohne die Arbeit Ihres Teams zu stören. Wenn Sie weniger Besprechungen planen, können Sie und Ihr Team Zeit sparen und die positive Stimmung bei Besprechungen steigern.

• Planen Sie Diskussionen und Entscheidungsfindung ein: Anstatt den größten Teil des Meetings Informationen auszutauschen, planen Sie, die Zeit für Zusammenarbeit, Brainstorming, Diskussion und Entscheidungsfindung zu nutzen. Informationen lassen sich leicht auf andere Weise vermitteln, und die Durchführung von Besprechungen zur Diskussion kann die Effizienz steigern.

• Stellen Sie Materialien im Voraus bereit: Durch das Versenden und Verteilen von Materialien vor dem Meeting können die Teilnehmer im Voraus mit den benötigten Informationen versorgt werden. Besprechungen können kürzer und effektiver sein, wenn jede Person bereit ist, zu diskutieren.

• Erstellen Sie eine Tagesordnung für das Meeting. Die Planung eines Meetings mit einer Tagesordnung kann Ihnen helfen, effektiver zu führen und sicherzustellen, dass jedes Ziel erreicht wird. Erwägen Sie, Pausen in ein längeres Meeting einzuplanen und überprüfen Sie die Tagesordnung zu Beginn und am Ende des Meetings, um zu beurteilen, welche Ziele Sie erreicht haben.

• Priorisieren Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter. Besprechungen können zeitaufwändig sein. Indem Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter priorisieren, können Sie die Anzahl der Besprechungen reduzieren und sie effizienter gestalten. Besprechungen sind effektiver, wenn sie die Mitarbeiter nicht daran hindern, ihre Arbeit und Projekte pünktlich zu erledigen.