Was ist der Unterschied? • BUOM

Buchhalter verwenden strukturierte Systeme, um die Finanzdaten eines Unternehmens darzustellen. Obwohl viele verschiedene Berichtsstrukturen bei der Organisation der Geldtransaktionen eines Unternehmens helfen, sind zwei der am häufigsten verwendeten Systeme Hauptbücher und Hauptbücher. Wenn Sie wissen, wie diese beiden Strukturen funktionieren, können Sie die grundlegenden Grundsätze der Unternehmensbuchhaltung verstehen und anwenden. In diesem Artikel geben wir Einzelheiten zu den Methoden der Hauptbuch- und Hauptbuchhaltung bekannt und erläutern die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen ihnen anhand von Vorlagen und Beispielen für beide.

Was ist ein Hauptbuch?

Das Hauptbuch ist die offizielle Buchhaltung, in der alle Geschäftstransaktionen eines Unternehmens erfasst werden. Hauptbücher werden verwendet, um den Überblick über alle relevanten Konten zu behalten. Dazu gehören Bilanzkonten sowie Gewinn- und Verlustrechnungen. Das Hauptbuch bietet außerdem Transaktionshistorie und aktuelle Salden für Geschäftskonten.

Das Hauptbuch dient der Erstellung des Jahresabschlusses eines Unternehmens. Die im Hauptbuch errechneten Beträge werden in den Probesaldo übernommen, bevor sie abschließend zur Bildung des Kontostandes verarbeitet werden. Hauptbücher verfolgen in der Regel fünf Schlüsselelemente, darunter:

• Kosten

• Verbindlichkeiten

• Ressourcen

• Einkommen

• Hauptstadt

Was ist eine allgemeine Zeitschrift?

Ein allgemeines Journal ist ein Dokument, das Geschäftstransaktionen in sequentieller Reihenfolge aufzeichnet. Dies ist der erste Ort, an dem Datensätze für eindeutige Transaktionen erfasst werden, die nicht in anderen Journaleinträgen erfasst werden, beispielsweise ausgestellte Schecks oder Rechnungen. In allgemeinen Journalen werden gutgeschriebene und belastete Konten, der gutgeschriebene Betrag und eine kurze Beschreibung der Transaktion erfasst. Die in das Hauptbuch eingegebenen Zahlen sind Rohdaten oder unausgeglichen, bis Sie sie für echte Finanzberechnungen in das Hauptbuch übertragen.

Allgemeine Journale stellen eine Art von Buchhaltungsjournalen dar, während andere Journale in der Regel auf Geschäftsanforderungen spezialisiert sind, wie beispielsweise Verkaufs- oder Einkaufsjournale. Allgemeine Journaleinträge können Datumsangaben, Seriennummern sowie Kredit- oder Debitkarteneinträge umfassen. Sobald Sie fertig sind, können Sie diese Elemente aus dem Journal in die entsprechende Arbeitsmappe verschieben. Beispiele für allgemeine Journaleinträge sind:

• Amortisation

• Verkauf von Unternehmensvermögen

• Schulden gelten als negativ

Hauptbuch vs. Hauptbuch

Sowohl Hauptbücher als auch allgemeine Journale bieten Buchhaltern die Möglichkeit, Geschäftstransaktionen aufzuzeichnen und zu verwalten. Technologische Fortschritte in der Buchhaltungssoftware ermöglichen es Buchhaltungsfachleuten, elektronische Versionen von Büchern und Zeitschriften zu erstellen und Transaktionen gleichzeitig über ein einziges Dropdown-Menü einzugeben.

Ledger und Journale erfüllen in der Finanzbuchhaltung unterschiedliche Funktionen und verwalten auch die gleichen Transaktionsinformationen. Hier sind einige der grundlegenden Funktionsweisen von Hauptbüchern und Journalen:

Beiträge

Allgemeine Journaleinträge umfassen Details wie Datumsangaben, Seriennummern und Transaktionsinformationen. Sie stammen in der Regel aus einzigartigen und selteneren Arten von Transaktionen, die nicht in spezifischere Buchhaltungsjournale passen. Wie andere Journalbuchungen werden auch Fibu-Journalposten gebucht oder in das Hauptbuch übertragen, nachdem sie erfasst wurden.

Das Hauptbuch fasst Einträge ohne große Details zusammen. Die Zahlen aus den Hauptbuchkonten werden dann zu den anderen Hauptbuchkonten addiert. Sowohl Journal- als auch Hauptbucheinträge können manuell oder automatisch mithilfe von Software wie einem Point-of-Sale-System erstellt werden.

Ziel

Der Zweck eines Journals besteht darin, einen ersten Ort für Aufzeichnungen von Transaktionen bereitzustellen. Sobald ein Artikel erfasst ist, wird er vom Journal in das Hauptbuch verschoben. Hauptbücher dienen als Speicherort für Gesamttransaktionsdaten, die dann in kleinere Hauptbücher unterteilt werden können.

Das allgemeine Protokoll wird typischerweise zu Untersuchungszwecken verwendet. Buchhalter können sich das Hauptbuch ansehen, um weitere Details zu Geschäftstransaktionen zu erfahren und den Saldo im Hauptbuch zu verstehen. Das Hauptbuch wird zur Erstellung von Jahresabschlüssen verwendet, um den Kontostand des Unternehmens zu ermitteln. Buchhalter verwenden das Hauptbuch, um einen Probesaldo zu erstellen, der für den Jahresabschluss des Unternehmens finalisiert wird.

Organisation

Allgemeine Journale werden chronologisch eingegeben und nach Transaktionsdatum geordnet. Sie sind als geordnete Liste nach dem Zeitpunkt der Geschäftstransaktion strukturiert. Buchhalter platzieren in der Regel alle Daten in einer Zeile in einem Hauptbuch.

Einträge für das Hauptbuch werden jedoch nach Kontotyp in eine bestimmte Struktur eingegeben. Hauptbuchposten werden in einer Doppelspalte oder „T“ erfasst, wobei der Betrag normalerweise links und der Titel rechts steht. Bei Bedarf können Sie zusätzliche Spalten hinzufügen, um weitere wichtige Informationen aufzulisten, beispielsweise das Transaktionsdatum oder die Transaktionsbeschreibung.

Vereinbarung

Obwohl allgemeine Zeitschriften die notwendigen Informationen liefern, um die Bücher auszugleichen, sind die Zeitschriften selbst nicht ausgeglichen. Allerdings müssen die Bücher ausgeglichen sein, um die Finanzkonten abzustimmen. Hauptbuchzahlen werden für die regulierte Finanzberichterstattung verwendet, während ein Journal zur Bereitstellung zusätzlicher Informationen für Prüfungszwecke verwendet werden kann, jedoch nicht für die regulatorische Berichterstattung.

Warum Buchhaltungsbücher und -journale wichtig sind

Sowohl Hauptbücher als auch Journale enthalten die Buchhaltungsunterlagen, die zur Aufrechterhaltung der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens erforderlich sind. Während Hauptbücher genaue Berichte über tägliche Transaktionen liefern, die zur Erstellung eines Budgets oder zur Berechnung des Gesamtvermögens ausgeglichen werden können, liefern Journale detaillierte Informationen und führen jede Transaktion in einem separaten Dokument auf. Durch die Verwendung eines Journals und eines Hauptbuchs wird sichergestellt, dass Unternehmen alle mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens verbundenen Finanztransaktionen protokollieren.

Buchhaltungsbücher und -journale erleichtern den Zugriff und die Suche nach Finanzdokumenten. Sie können auch zur Analyse der Finanzdaten eines Unternehmens verwendet werden, um Trends bei Ausgaben und umsatzgenerierenden Posten zu ermitteln. Die Verwendung dieses dualen Systems zur Buchung von Transaktionen vom Journal ins Hauptbuch hilft Buchhaltungsfachleuten auch dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu einem Problem beim Ausgleich der Zahlen für die Erstellung von Testbudgets werden.

Vorlage und Beispiel für ein Hauptbuch

Befolgen Sie diese Vorlage und dieses Beispiel, um Hauptbucheinträge vorzunehmen:

Hauptbuchvorlage

Hauptbuch (Firma)

(Datum)
(Transaktionstitel)
(Soll- oder Habenbetrag)
(Saldo nach Transaktion)
(Notizen nach Bedarf)

Beispiel für ein Hauptbuch

General Ledger Smith Automotive

4. Juni 2021
Einkauf von Vorräten
Lastschrift: 450 $
Restbetrag: 250.624 $
Marketingabteilung, Software

Vorlage und Beispiel für ein allgemeines Journal

Sie können die folgende Vorlage und das folgende Beispiel verwenden, um allgemeine Journalbuchungen zu buchen:

Allgemeine Journalvorlage

Allgemeines Journal (Firma)

(Eintrittsnummer)
(Datum)
(Konto)
(Transaktionstitel)
(Soll/Haben)
(Einzelheiten)

Allgemeines Protokollbeispiel

Smith Automotive General Magazine

Eintrag 1
8. Juni 2021
Dienstprogramme
Schulden auf Konten
Lastschrift: 800 $
Stromrechnung für Mai 2021 bezahlt.

Eintrag 2
6. Juni 2021
Geldmittel
Abbrechnungsverbindlichkeiten
Kredit: 5.000 $
Ich habe eine bezahlte Rechnung für Flottenreparaturdienste von der DP-Versicherungsgesellschaft erhalten