Was ist der Unterschied? • BUOM

19. August 2021

Für Geschäfts- und Buchhaltungsfachleute ist es wichtig zu wissen, wie das Hauptbuch und der Saldo verwendet werden. Wenn Sie die Unterschiede zwischen ihnen verstehen, können Sie Dokumente und Berichte besser vorbereiten. Dadurch kann auch die Richtigkeit Ihrer Aufzeichnungen sichergestellt werden. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Hauptbuch und ein Probesaldo sind, und untersuchen die Unterschiede zwischen ihnen.

Was ist ein Hauptbuch?

Das Hauptbuch ist die Sammlung aller Konten, die Transaktionen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation zeigen. Es handelt sich um eine Aufzeichnung aller finanziellen Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens. Gruppen im Hauptbuch zeigen einzelne Konten, die Folgendes erfassen:

• Vermögenswerte: Dies sind Ressourcen mit wirtschaftlichem Wert, die dem Unternehmen in Zukunft zugute kommen können.

• Verbindlichkeiten: Dabei handelt es sich um vergangene Transaktionen, Verkäufe oder Tausch von Vermögenswerten, die derzeit ausstehend sind und künftigen wirtschaftlichen Nutzen bringen.

• Umsatz: Dies ist der Gesamtbetrag der Einnahmen aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen.

• Ausgaben: Dies sind die Kosten, die einem Unternehmen entstehen, um seine Geschäfte zu betreiben und Einnahmen zu erzielen.

• Gewinn: Dies ist die Steigerung des Gesamteinkommens eines Unternehmens, die aus etwas anderem als seinem normalen Geschäftsbetrieb stammt.

• Verlust: Dabei handelt es sich um einen Rückgang des Gesamteinkommens eines Unternehmens, der auf etwas anderes als seinen normalen Geschäftsbetrieb zurückzuführen ist.

• Eigenkapital: Dies ist die Differenz zwischen Verbindlichkeiten und Vermögenswerten in der Bilanz eines Unternehmens.

Was ist eine Probebilanz?

Ein Probesaldo ist ein Bericht, der den Endsaldo jedes Hauptbuchkontos zeigt. Im Idealfall sind die gesamten Soll- und Habenbeträge gleich groß und der Saldo beträgt Null. Eine Belastung ist der Geldbetrag, den ein Unternehmen einbringt, und eine Gutschrift ist der Geldbetrag, den es ausgibt. Eine Probebilanz hilft Ihnen, einen genauen Finanzbericht zu erstellen. Hierbei handelt es sich um ein internes Dokument, das für Buchhaltungs- und Prüfungszwecke verwendet wird. Es gibt drei Arten von Testguthaben, darunter:

• Nicht angepasster Probesaldo: Dies ist eine Liste der Hauptbuchkontensalden am Ende des Abrechnungszeitraums.

• Angepasster Probesaldo: Hierbei handelt es sich um ein internes Dokument, das die aktuellen Hauptbuchsalden zusammenfasst.

• Post-Closing-Probe-Saldo: Hierbei handelt es sich um den endgültigen Probe-Saldo, der vor Beginn einer neuen Abrechnungsperiode erstellt wird.

Hauptbuch und Saldo

Obwohl sowohl das Hauptbuch als auch der Saldo die Ausgaben und Einnahmen eines Unternehmens aufzeichnen und darauf verweisen, unterscheiden sie sich in vielen wichtigen Punkten, darunter:

Menge an Informationen

Das Hauptbuch ist detaillierter als der Probesaldo. Es enthält jede Transaktion in allen separaten Konten wie Vermögenswerten und Eigenkapital. Im Gegensatz dazu ist die Testbilanz deutlich kürzer. Es enthält nur Gesamtsummen für jede Kategorie.

Informationstyp

Das Hauptbuch enthält eine Liste aller Transaktionen für jedes Konto für ein gesamtes Kalender- oder Geschäftsjahr. Betrachten Sie es als eine Datenbank aller Ihrer Finanzereignisse. Sie können auf diese Datenbank zurückgreifen, um die detailliertesten Informationen zu jeder Transaktion zu erhalten. Bei der Probebilanz handelt es sich um einen Bericht. Anstatt alle Daten zu speichern, werden alle Daten im Hauptbuch komprimiert, um nur die wichtigen Fakten und Zahlen bereitzustellen, anhand derer Sie erkennen können, ob Ihre Konten ausgeglichen sind.

Verwenden

Buchhalter und Wirtschaftsprüfer verwenden in ihren Rollen sowohl das Hauptbuch als auch den Saldo. Das Hauptbuch ist die Hauptinformationsquelle für Buchhaltungsmitarbeiter. Sie können damit jeden Kauf und Verkauf noch einmal Revue passieren lassen. Wirtschaftsprüfer nutzen es zu diesem Zweck, um Salden auf ihre einzelnen Transaktionen zurückzuführen.

Buchhalter verwenden seltener eine Probebilanz. Dies zeigt die mathematische Genauigkeit des Hauptbuchs. Dies war in der Zeit vor Computern und automatischen Berechnungen wichtiger, aber es ist immer noch wichtig, bei der Fehlersuche zu helfen. Wirtschaftsprüfer verlangen für ihre Jahresabschlussberichte eine Kopie der Probebilanz, und Anleger können anhand dieses Dokuments entscheiden, ob sie Anteile an einem bestimmten Unternehmen kaufen möchten.

Zeit

Buchhalter können zu jeder Jahreszeit ein Hauptbuch erstellen. Einige ermöglichen eine Laufzeit über das gesamte Geschäftsjahr, andere folgen dem Kalenderjahr. Bei beiden handelt es sich um 12-Monats-Pläne, aber das Kalenderjahr beginnt immer am 1. Januar und das Geschäftsjahr kann am Ersten eines anderen Monats beginnen, beispielsweise im April. Ein Probesaldo zeigt die Summen für einen bestimmten Berichtszeitraum. Während dies meist am letzten Tag des Geschäftsjahres erfolgt, können Buchhalter es auch monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich durchführen.

Dokumentgröße

Aufgrund der großen Informationsmenge kann das Hauptbuch über 100 Seiten lang sein. Dies hängt von der Anzahl der Transaktionen in jeder Gruppe ab. Ein Probesaldo ist in der Regel nur wenige Seiten lang, da er nur die Kontosummen enthält.

Kontoklassifizierung

Buchhalter organisieren Hauptbucheinträge oder Transaktionen nach Kontoklasse. Je nachdem, mit welcher Transaktion Sie arbeiten, sollten Sie diese in der rechten Spalte platzieren, damit die Zahlen übereinstimmen und der Kontostand gleich ist. In einer Probebilanz gibt es solche Klassifizierungen nicht, da Sie nur Summen verwenden. Das Einzige, was Sie in diesem Dokument überprüfen müssen, ist, dass Sie die richtige Nummer dem richtigen Titel zugeordnet haben.

Einflussreiche Dokumente

Kontojournale wirken sich auf das Quellbuch aus. Journalbücher enthalten viele der gleichen Informationen wie ein Hauptbuch. Sie können sie sich als grobe Entwürfe und das Buch als eine gute Kopie Ihrer Finanzdokumente vorstellen. Sie können die Transaktionen im Journal, die Sie korrigieren, wenn Sie sie dem Hauptbuch hinzufügen, nicht organisieren oder dem korrekten Format folgen.

Das Hauptbuch wirkt sich auf den Probesaldo aus. Sie greifen nicht auf Protokolle zu, um einen Bericht zu erstellen. Alle notwendigen Informationen können Sie dem Hauptbuch entnehmen.

Analyse

Das Hauptbuch ist bei der Durchführung von Finanzanalysen nützlich. Sie können alle darin enthaltenen Daten einsehen und Rückschlüsse auf die Ausgaben, Muster und andere finanzielle Aktivitäten der Organisation ziehen. Dies ist mit einer Probebilanz nicht möglich, da diese nur minimale Informationen enthält. Mit diesem Dokument können Sie Vergleiche zwischen verschiedenen Kategorien anstellen, jedoch keine Analysen durchführen.