Was ist das und wie nutzt man es effektiv? • BUOM

Zeitmanagement ist eine Fähigkeit, die Ihnen in jeder Rolle und in jeder Branche helfen kann. Vorausplanung ist ein Bestandteil des Zeitmanagements, der Ihnen dabei helfen kann, Fristen einzuhalten und Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie Ihren Tag planen, können Sie in die Zukunft blicken und einen allgemeinen Plan erstellen, was Sie in diesem Zeitraum tun möchten. In diesem Artikel besprechen wir die Planung Ihres Tages und die Bedeutung einer effektiven Tagesplanung.

Was ist Tagesplanung?

Bei der Planung Ihres Tages müssen Sie einen Plan für einen bestimmten Tag erstellen, einschließlich der Aufgaben, die Sie benötigen oder erledigen möchten. Viele erfolgreiche Berufstätige planen ihren Arbeitstag, bevor sie ins Büro gehen oder sich an ihren Schreibtisch setzen, um mit der Arbeit zu beginnen. Ohne tägliche Planung kann es leicht passieren, dass man sich mit anderen Aufgaben beschäftigt. Möglicherweise kommen Sie zur Arbeit und planen, ein wichtiges Projekt zu starten, werden aber von Ihrem Posteingang abgelenkt. Eingehende E-Mails sind oft eine Ablenkung für diejenigen, die ihre Zeit nicht effektiv einteilen. Möglicherweise gibt es andere Ablenkungen, die das Erledigen von Aufgaben erschweren.

Die Planung Ihres Tages kann für jede Person, die dieses Zeitmanagement-Tool nutzt, anders aussehen. Ihre erforderlichen Aufgaben und Ihr typischer Arbeitstag haben oft Einfluss darauf, wie Sie Ihre Zeit verwalten und Ihren Tag effizienter planen. Egal wie Sie Ihren Tag planen, wichtig ist, dass Sie sich Zeit dafür nehmen. Viele Menschen in allen Berufen haben Schwierigkeiten, alles zu erledigen, und haben oft das Gefühl, dass sie Schwierigkeiten haben, etwas zu erledigen. Wenn Sie einen klaren Tagesplan haben, können Sie Ihre Zeit optimal nutzen und die wichtigsten Aufgaben auf Ihrer Liste erledigen.

So planen Sie Ihren Tag

Wenn Ihnen die Idee, Ihren Tag zu planen, überwältigend erscheint, befolgen Sie diese einfachen Schritte, um Ihrer To-Do-Liste einen Schritt voraus zu sein und sich auf die bevorstehenden Anforderungen vorzubereiten.

1. Finden Sie die richtigen Werkzeuge

Das Zeitmanagement wird einfacher, wenn Sie über Tools verfügen, die Ihnen dabei helfen, den Überblick über Ihren Plan zu behalten und häufig darauf zurückzukommen. In der heutigen technikaffinen Welt erfreuen sich digitale Tools für die Tagesplanung immer größerer Beliebtheit. Sie können Ihren Plan auf Ihrem Mobilgerät immer zur Hand haben, während viele Planungstools für den Zugriff auf Computer, Tablets und Mobiltelefone verfügbar sind. Bei der Planung Ihres Tages sollten Sie sowohl einen Kalender als auch eine To-Do-Liste verwenden. Der Kalender hilft Ihnen bei der Verwaltung wichtiger Termine und Termine, während die To-Do-Liste ein Ort ist, an dem Sie Ihre Aufgaben und Projekte speichern können.

Wenn Sie einen physischen Planer bevorzugen, enthalten Planer im Buchstil oft sowohl Kalender als auch einen Ort zum Erstellen von To-Do-Listen. Wenn Sie die richtigen Tools für Ihre Anforderungen finden, können Sie Ihre Planungsziele leichter erreichen.

2. Berücksichtigen Sie Ihre Bedürfnisse und Ihren Ansatz

Wie Sie Ihren Tag im Voraus planen, hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Wenn Sie in einem schnelllebigen Job arbeiten, müssen Sie möglicherweise etwas Flexibilität in Ihren Tag einbauen, um anstehende Aufgaben oder sich ändernde Fristen zu bewältigen. Wenn Sie tendenziell mehr Zeit für die Arbeit an Projekten haben, können Sie Ihre Zeit sorgfältiger planen.

Bevor Sie Ihren Tag planen, schreiben Sie einige Ihrer Grundbedürfnisse und die Schwierigkeiten auf, denen Sie möglicherweise gegenüberstehen, wenn Sie keinen Plan für den Tag haben. Wenn Sie Ihre Schmerzpunkte identifizieren, können Sie besser entscheiden, welchen Ansatz Sie bei der Planung Ihres Tages wählen.

3. Identifizieren Sie Ihre kritischen Aufgaben

Es ist auch hilfreich, die kritischen Aufgaben für jeden Tag zu identifizieren und zu bestimmen, wie Sie sie erledigen werden. Wenn Sie eine lange Liste wichtiger Aufgaben haben, stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihr Arbeitstag nicht genügend Stunden hat, um sie alle zu erledigen. Indem Sie lernen, Ihre Aufgaben zu priorisieren, können Sie entscheiden, welche wirklich wichtig sind und welche auf den nächsten Tag oder später in der Woche verschoben werden können.

Dies kann Ihnen dabei helfen, die zwei oder drei Aufgaben auf Ihrer Liste zu identifizieren, die für Sie am wichtigsten sind. Diese Aufgaben oder Projekte können zu Ihren obersten Prioritäten werden, unabhängig davon, ob Sie sie tagsüber erledigen oder erhebliche Fortschritte machen.

4. Erstellen Sie einen Tagesplan

Erstellen Sie jeden Abend einen Tagesplan, der den bevorstehenden Tag beschreibt, damit Sie sich auf die bevorstehenden Aufgaben vorbereitet fühlen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, herauszufinden, wann Sie morgens aufstehen müssen, um sich auf den Tag vorzubereiten.

In Ihren Tagesplan können Sie alle Besprechungen einbeziehen, die Sie zur Planung Ihres Tages benötigen, sowie die wichtigsten Aufgaben, die vorangetrieben oder erledigt werden müssen. Schätzen Sie, wie lange jede Aufgabe oder Besprechung dauern wird, um einen genauen Plan für den Tag zu erstellen, der berücksichtigt, wie viel Zeit Sie zum Arbeiten haben.

5. Planen Sie die wichtigsten Dinge

Durch das Hinzufügen wichtiger erforderlicher Aufgaben zu Ihrem Zeitplan können Sie eine visuelle Darstellung ihrer Prioritätsstufe erstellen. Wenn Sie jeden Tag mit einem Kalender planen, erstellen Sie für jede Aufgabe einen Termin, der die Zeit einschließt, die Sie für die Arbeit an kritischen Aufgaben aufwenden möchten. Nehmen Sie alle Schritte auf, die zum Erledigen einer Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste erforderlich sind. Wenn Ihre oberste Priorität beispielsweise das Schreiben und Veröffentlichen eines Blogbeitrags ist, können Sie das Schreiben des ersten Entwurfs, das Korrekturlesen, das Hinzufügen aller erforderlichen Links und die Veröffentlichung der endgültigen Kopie als separate Aufgaben in Ihren Zeitplan aufnehmen.

6. Nähren Sie Ihren Körper

Versorgen Sie Ihren Körper mit dem Treibstoff, den er braucht, um den ganzen Tag über konzentriert und voller Energie zu bleiben. Die Planung von Mahlzeiten und Snacks sowie die Zubereitung von Speisen im Voraus sind hilfreiche Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie über gesunde Optionen verfügen. Wenn Sie in einem Büro oder an einem anderen Ort außerhalb Ihres Zuhauses arbeiten, sollten Sie über die Investition in Hilfsmittel zur Essenszubereitung nachdenken, die es Ihnen ermöglichen, Ihr Essen mitzunehmen und mitzunehmen, wie zum Beispiel Essensbehälter. Halten Sie gesunde Snacks wie gehacktes Obst und Gemüse, Nüsse und Proteinriegel bereit. Achten Sie darauf, viel Wasser zu trinken, um eine Dehydrierung zu vermeiden.

7. Planen Sie Pausen ein.

Wenn Sie Pausen von Ihrer To-Do-Liste einlegen, können Sie Ihre Energie auf etwas anderes umlenken und Ihren Kopf frei machen. Das menschliche Gehirn hat Schwierigkeiten, sich länger als ein oder zwei Stunden am Stück auf eine Aufgabe zu konzentrieren, daher kann eine Pause Ihre Produktivität steigern. Planen Sie bei Ihrer Tagesplanung mehrere Pausen im Abstand von ein bis zwei Stunden ein. Wenn Sie eine Pause in Ihren Zeitplan einbauen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie eine Pause von der Arbeit einlegen und sich für kurze Zeit auf etwas anderes konzentrieren.

8. Kommen Sie immer wieder auf Ihren Plan zurück.

Sobald Sie einen Plan für den Tag erstellt haben, kann es verlockend sein, ihn beiseite zu legen und sich auf die Arbeit zu konzentrieren. Es kann jedoch schnell passieren, dass Sie Ihre wichtigen Aufgaben vergessen oder den Überblick über Ihre Tagesplanung verlieren, insbesondere wenn Sie durch E-Mails in Ihrem Posteingang abgelenkt werden oder ein Kollege an Ihrem Schreibtisch vorbeischaut, um sich zu unterhalten. Indem Sie ständig zu Ihrem Plan zurückkehren, bleiben Sie auf dem richtigen Weg und erledigen die Aufgaben, die Sie als die wichtigsten für den Tag identifiziert haben.