Was ist das und wie geht man damit um? • BUOM

24. März 2022

Ein Änderungswunsch kann in jedem Projekt und in jeder Phase auftreten. Diese Anfragen können Verbesserungen, Fehlerbenachrichtigungen oder neue Funktionen umfassen, die hinzugefügt werden müssen. Mit der richtigen Vorgehensweise lassen sich Änderungen problemlos in den Produktionsprozess integrieren. In diesem Artikel schauen wir uns die verschiedenen Komponenten eines Änderungsantrags an und werfen einen genaueren Blick auf den Änderungsantragsprozess.

Was ist ein Änderungsantrag?

Eine Änderungsanforderung ist ein Dokument, das von einem Beteiligten eingereicht wird und eine Änderung eines Aspekts – entweder eines Prozesses oder eines Ergebnisses – eines Projekts anfordert, der innerhalb des Projekts vereinbart wurde. Dieses Dokument beschreibt den gesamten Prozess von Anfang bis Ende, erleichtert die Überwachung des Anfrageprozesses und verfügt über die folgenden Funktionen:

Projektname

Dieser Abschnitt besteht aus dem Titel und anderen Details des jeweiligen Projekts. Eine Änderungsanforderung ist häufig mit einem Produktionsprozess verbunden und enthält daher eine eindeutige Kennung für das Projekt, um die Verknüpfung der nachgelagerten Produktion zu erleichtern und Einzelheiten nach mehreren Änderungen zu klären.

Antragsteller für Änderungen

Dieser Abschnitt kann Ihnen dabei helfen, die Quelle der Änderungsanforderung zu ermitteln. Dies kann ein Teammitglied oder ein Kunde sein, da beide als Stakeholder gelten.

Anfragenummer oder Kunden-ID

Die Anfragenummer verleiht jeder Anfrage eine eindeutige Kennung und erleichtert die Zuordnung zu einer bestimmten Anfrage. Ein System, in dem Anfragen protokolliert werden, erleichtert den Zugriff auf Informationen zu jeder Anfrage.

Zusammenfassung bearbeiten

Dieser Abschnitt der Änderungsanforderung enthält eine genaue Beschreibung des für die Anforderung relevanten Problems. Sie müssen sicherstellen, dass dieser Abschnitt klar aufgezeichnet wird; Dies ist der wichtigste Teil des Änderungsantrags.

Der Stakeholder sollte anhand der Beschreibung in der Änderungszusammenfassung in der Lage sein, die wichtigsten Teile der Anfrage auszuwählen. In diesem Abschnitt muss der Kunde angeben, welche spezifischen Aspekte des Projekts – Umfang, Prozess, Zeitplan oder Ergebnisse – geändert werden müssen.

Vorgeschlagenen Änderungen

In diesem Abschnitt werden die verschiedenen Maßnahmen deutlich hervorgehoben, die erforderlich sind, um die gewünschte Änderung zu erreichen. Der Schwerpunkt sollte auf Funktionen, Modulen oder Aktualisierungen in Bezug auf Spezifikationen liegen, die möglicherweise im Prozess oder Produkt geändert werden müssen. Eine Änderungsanforderung erfordert möglicherweise auch Änderungen an Geschäftsanforderungen und in einigen Fällen an der Dokumentation zum Artikel. In dieser Phase sollten Projektspezialisten einbezogen werden, damit sie verstehen, wie sie die erforderlichen Änderungen bewerten und verwalten können.

Frist

Eine klar definierte Frist hilft dem Team, das die Anfrage bearbeitet, die Dringlichkeit der Änderung zu erkennen. Wenn für die Fertigstellung eines Großprojekts teure Ausrüstung oder eine umfassende Prozessüberholung erforderlich sind, ist das Team möglicherweise gezwungen, dieser Anfrage Vorrang vor anderen zu geben. Anfragen mit großen Auswirkungen können als dringend und die erwartete Frist als besonders besorgniserregend markiert werden.

Freigabestand

Dieser Abschnitt ist von entscheidender Bedeutung, da er dabei hilft, die Phase zu bestimmen, in der die Anfrage bearbeitet wird. Ruft ein Kunde an, um sich über den Status eines Änderungswunsches zu erkundigen, kann er entsprechend informiert werden. Der Genehmigungsstatus kann auch Aufschluss darüber geben, ob ein Änderungsantrag aufgrund bestimmter Feststellungen genehmigt oder abgelehnt wurde, z. B. der mit dem Antrag verbundenen Kosten oder der Umstände im Zusammenhang mit der Änderung.

Der Anfragestatus kann „Neu“ für ein gerade gestartetes Projekt oder „Ausstehend“ für eine Anfrage lauten, die geprüft oder abgelehnt wird. Es kann auch vollständig genehmigt oder mit Auflagen genehmigt werden.

Schließen

Es sollte einen letzten Abschnitt geben, in dem das Urteil zum Änderungsantrag dargelegt wird. Nach der Genehmigung müssen die Informationen zur Umsetzung an das Team weitergeleitet werden. Das Ergebnis der Änderungsanforderung muss im jeweiligen Protokoll aktualisiert werden. Dies signalisiert, dass die angegebene Anfrage geschlossen wurde.

Welche Quellen gibt es für Änderungswünsche?

Wenn ein Benutzer oder Stakeholder mit einem bestimmten System unzufrieden ist oder auf andere Schwierigkeiten stößt, liegt es in seiner Verantwortung, einen Änderungsantrag einzureichen. Es gibt jedoch mehrere andere Quellen für solche Anfragen, darunter:

• Fehlerberichte: Helfen Sie dabei, Probleme zu identifizieren, die behoben werden müssen. Wenn ein Systemfehler vorliegt und die geplanten Ergebnisse nicht erreicht werden, werden verschiedene Fehler identifiziert und gemeldet. Dies ist eine der häufigsten Quellen für Änderungswünsche.

• Management: Wenn das Management Mängel im System feststellt oder glaubt, dass es verbessert oder in ein besseres Produkt umgewandelt werden kann, kann es eine Änderung beantragen.

• Strukturelle Änderungen: Wenn sich die Standards oder die Struktur eines bestimmten Projekts ändern, muss ein Änderungsantrag gestellt werden. Dies geschieht, wenn es in einem bestimmten Projekt neue Updates oder neue Entwicklungen gibt.

Warum ist ein Change-Request-Prozess wichtig?

Änderungsanfragen helfen Unternehmen, im Produktionsprozess Verantwortung zu übernehmen. Detaillierte Aufzeichnungen können die Möglichkeit von Warenverlusten, Lieferverzögerungen oder Herstellungsfehlern ausschließen. Änderungswünsche können bei Folgendem hilfreich sein:

Wir übernehmen die Verantwortung für den Prozess

Der Änderungsantragsprozess ist wichtig, da er dem Projektmanager hilft, die Verantwortung für die eingereichten Anforderungen zu übernehmen. Der Prozess wird durch Änderungsantragsformulare erleichtert, mit denen Sie den gesamten Prozess von Anfang bis Ende verfolgen können.

Zukünftige Verbesserungen

Wenn der Änderungsanfrageprozess dokumentiert wird, können Teammitglieder kritische Bereiche identifizieren, die in nachfolgenden Anfragen wiederholt werden können. Das Management kann berücksichtigen, wie sich Anfragen auf verschiedene Aspekte des Projekts auswirken – die Auswirkungen auf das Budget oder Geschäftsverluste aufgrund von Änderungen in der Produktqualität können am bedeutendsten sein. Die Änderungsanforderung hebt alle diese Probleme hervor, sodass das Team den Umfang und die Auswirkungen des Änderungsprozesses für zukünftige Verbesserungen vollständig erkennen kann.

Informationen teilen und den Prozess beherrschen

Der Anfrageprozess informiert alle Projektbeteiligten über die erforderlichen Änderungen. Dadurch wird sichergestellt, dass sich alle, vom Projektteammitglied bis zum Stakeholder, nicht nur der Veränderung bewusst sind, sondern sich auch in den Prozess als Ganzes eingebunden fühlen. Der Untersuchungsprozess kann Unternehmensleitern auch dabei helfen, die Auswirkungen der Umsetzung solcher Änderungen zu verstehen, was dazu beitragen kann, zukünftige Fehler zu vermeiden.

So verwalten Sie eine Änderungsanfrage

In jedem Projekt kommt es zwangsläufig zu Änderungen, und der Projektmanager muss auf Änderungen im Projekt vorbereitet sein. Bei richtiger Verwaltung verbessern Änderungsanfragen die Kommunikation zwischen einem Team, steigern die Effizienz und können als Lernerfahrung genutzt werden. Im Folgenden behandeln wir fünf Punkte zur Verwaltung von Änderungsanfragen:

1. Kennen Sie den Umfang der Veränderung

Änderungswünsche sind vielfältig. Sie können sich auf ein Projekt, ein Produkt oder eine bestimmte Funktion beziehen. Zu Beginn des Prozesses ist es wichtig, alle mit der Anfrage verbundenen Stakeholder einzubeziehen. Es müssen Gespräche über die Änderung geführt werden, was erforderlich ist und ob der Antrag gültig ist oder nicht. Änderungswünsche können abgelehnt werden. Es ist auch wichtig zu verstehen, was die Änderung mit sich bringt, um festzustellen, ob die Änderung realisierbar ist und die finanziellen Auswirkungen wert ist, die sie möglicherweise mit sich bringt.

2. Planung der Umsetzung von Änderungen

Wenn die Änderung realisierbar ist, muss das Projektteam ihre Umsetzung planen. Dieser Vorgang muss auf einem Änderungsantragsformular dokumentiert werden. An diesem Punkt ist es wichtig festzustellen, ob Änderungswünsche unerwartete Auswirkungen auf den Umfang, den Zeitplan, den Lieferprozess und das Budget des Projekts haben. Alle möglichen Ergebnisse sollten hervorgehoben werden, da jedes davon die Entscheidung beeinflussen könnte.

3. Genehmigung oder Ablehnung

Abhängig von den in der zweiten Stufe vereinbarten Empfehlungen kann der Antrag genehmigt oder abgelehnt werden. Die Organisation sollte über einen Prozess verfügen, um zu bestimmen, wer welche Anfrage basierend auf der Dringlichkeit und dem Umfang des Projekts genehmigt.

4. Umsetzung

Nach der Genehmigung müssen interessierte Gruppen benachrichtigt und mit einem Zeitplan versehen werden. Auch die Teammitglieder müssen über neue Erkenntnisse informiert sein. Zu diesem Zeitpunkt wird eine Änderungsanforderung ausgeführt und ein Änderungsbericht erstellt.

5. Abschluss

Sobald der Änderungswunsch umgesetzt ist, muss das Projekt geschlossen werden. Es sollte eine Obduktion durchgeführt werden, um festzustellen, ob es eine wesentliche Änderung im Design gegeben hat und wie diese in Zukunft abgemildert werden kann. Besonderes Augenmerk sollte auf das Budget und die möglichen Auswirkungen auf die Interessengruppen gelegt werden.