Was ist das und wie funktioniert es? • BUOM

22. Februar 2021

Unternehmen müssen effizient sein, um im heutigen Geschäftsumfeld erfolgreich zu sein, und Outsourcing-Praktiken tragen zur Effizienz bei. Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsfunktionen auszulagern und gleichzeitig Prozesskosten zu senken und Gewinne zu steigern. In diesem Artikel besprechen wir, was Outsourcing ist, wie es funktioniert und welche Vor- und Nachteile es hat.

Was ist Outsourcing?

Unter Outsourcing versteht man die Untervergabe von Teilen der Wertschöpfungskette eines Unternehmens (z. B. Design-, Fertigungs-, Liefer-, Vertriebs-, Marketing- und Serviceprozesse) an andere Auftragnehmer oder Unternehmen, die auf diese Aufgaben spezialisiert sind. Zu den Geschäftsfunktionen oder -prozessen, die viele Unternehmen häufig auslagern, gehören:

• Objektverwaltung

• Personalmanagement

• Unterstützung

• Buchhaltung

• Lieferkettenmanagement

• Forschung

• Inhalt schreiben

• Website-Design

• Rechtliche Dokumentation

• Maschinenbau

• Diagnosedienste

Wie funktioniert Outsourcing?

Wenn Unternehmen ein schnelles Wachstum verzeichnen, Fähigkeiten oder Erfahrungen benötigen, über die sie in ihrer Organisation nicht verfügen, oder Prozesse haben, die nur für kurze Zeit stattfinden, greifen sie häufig auf Outsourcing zurück, anstatt Geld, Zeit und Mühe in Schulung und Support zu investieren interne Mitarbeiter.

Wenn Unternehmen auslagern, beauftragen sie einen Drittanbieter mit der Herstellung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen in ihrem Namen. Ein Drittdienstleister legt für seine Mitarbeiter in der Regel andere Vergütungsstrukturen fest als ein Outsourcing-Unternehmen, sodass diese einen Auftrag oder ein Projekt für weniger Geld abschließen können. Letztendlich ermöglicht dies dem Outsourcing-Unternehmen, die Arbeitskosten zu senken und Kosten im Zusammenhang mit Technologie, Ausrüstung und Gemeinkosten zu vermeiden.

Es gibt drei Hauptarten des Outsourcings:

1. Onshore-Outsourcing: Onshore-Outsourcing ist die Übertragung der Geschäftsfunktionen eines Unternehmens an ein anderes Unternehmen mit Sitz in derselben Region oder demselben Land. Unternehmen können praktisch ohne kulturelle oder sprachliche Barrieren die Arbeitskosten senken und von qualifizierten Arbeitskräften profitieren. Allerdings sind die Kosten solcher Operationen im Vergleich zu Küsten- oder Offshore-Standorten hoch.

2. Offshore-Outsourcing: Beim Offshore-Outsourcing handelt es sich um die Auslagerung der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens an ein anderes international ansässiges Unternehmen, das in der Regel eine andere Kultur oder Sprache hat. Offshore-Outsourcing bietet Vorteile wie den Zugang zu qualifizierten Arbeitskräften und höhere Einsparungen.

3. Downstream-Outsourcing: Downstream-Outsourcing ist die Auslagerung der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens in ein nahegelegenes oder angrenzendes Land mit derselben Sprache, denselben Fähigkeiten und derselben Kultur. Dadurch wird die Kommunikation wesentlich erleichtert und Vor-Ort-Besuche können häufiger erfolgen.

Vorteile

Outsourcing hat mehrere Vorteile, darunter die folgenden:

• Einsparmaßnahmen. Eine Ausweitung des Geschäftsbetriebs innerhalb eines Unternehmens ist aufgrund des Standorts des Unternehmens und der erforderlichen Ausrüstung nicht immer wirtschaftlich. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise mehr Bürofläche benötigt, um Wachstum zu bewältigen, kann die Auslagerung einiger einfacher Aufgaben wie Dateneingabe und Telemarketing dabei helfen, Ihren Platzbedarf zu reduzieren. Es kann viel weniger kosten als die Erweiterung Ihres Büros und ist kostengünstiger und effizienter als ein Umzug.

• Verstärkter Fokus auf Strategie und Kernkompetenzen: Wenn Ihr Unternehmen ein schnelles Wachstum verzeichnet, werden Ihre Backoffice-Abläufe tendenziell erweitert. Diese Expansion kann beginnen, Ihre finanziellen und personellen Ressourcen zu beanspruchen und die Kernaktivitäten oder -kompetenzen zu gefährden, die Ihr Unternehmen überhaupt erst erfolgreich gemacht haben. Die Auslagerung dieser Geschäftsfunktionen ermöglicht es Ihrem Unternehmen, seine internen Ressourcen auf wertvollere Aktivitäten umzulenken, ohne Kompromisse bei Service oder Qualität einzugehen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise einen großen Auftrag erhält, der sein Einkaufsvolumen in kurzer Zeit erheblich steigert, möchten Sie möglicherweise die Einkaufsverantwortung auslagern, damit sich Ihre Mitarbeiter auf den Vertrag selbst konzentrieren können.

• Erhöhte Effizienz: Outsourcing kann eine gute Option sein, wenn die Backoffice-Funktionen Ihres Unternehmens komplexer Natur sind und die Größe Ihres Unternehmens es Ihnen nicht ermöglicht, diese zu angemessenen Kosten auszuführen. Wenn Sie Backoffice-Funktionen an ein Drittunternehmen auslagern, ist Ihr Unternehmen in der Lage, andere Geschäftstransaktionen abzuwickeln und abzuwickeln, wodurch Ihre Produktivität gesteigert wird.

• Behalten Sie die operative Kontrolle: Wenn Ihr Unternehmen kostenintensive Geschäftsabläufe hat, kann es eine gute Idee sein, diese auszulagern. Außer Kontrolle geratene Abteilungen oder schlecht verwaltete Bereiche sind gute Kandidaten. Outsourcing-Unternehmen können oft bessere Managementfähigkeiten bieten, als sie Ihrem Unternehmen sonst zur Verfügung stünden. Wenn Ihre IT-Abteilung beispielsweise zu viele Projekte hat, unterbesetzt ist und über ein Budget verfügt, das ihren Beitrag zu Ihrer Organisation übersteigt, können Sie eine vertragliche Outsourcing-Vereinbarung abschließen, um das Management zu zwingen, seine Anfragen zu priorisieren und die Kontrolle an diesen Bereich zurückzugeben.

• Erhöhte Personalflexibilität: Durch Outsourcing können Geschäftsabläufe mit zyklischem oder saisonalem Bedarf zusätzliche Ressourcen anziehen, wenn sie benötigt werden. Wenn sich die Dinge wieder verlangsamen, können Sie das Outsourcing-Unternehmen entlasten. Wenn Ihre Buchhaltungsabteilung beispielsweise während der Prüfungs- und Steuersaison unter Personalmangel leidet, können Sie diese Funktionen auslagern, um die zusätzlichen Ressourcen, die Sie benötigen, für einen festgelegten Zeitraum zu angemessenen Kosten bereitzustellen.

• Sicherstellung der Geschäftskontinuität und des Risikomanagements. Manchmal kommt es in einem Unternehmen zu Zeiten hoher Mitarbeiterfluktuation, die zu Inkonsistenzen und Unsicherheit im Unternehmen führen können. Wenn Sie jedoch Geschäftsfunktionen auslagern, können Sie ein gewisses Maß an Kontinuität für Ihr Unternehmen gewährleisten und gleichzeitig das Risiko verringern, dass mit der Organisation schlechte Leistungsniveaus verbunden sind. Wenn beispielsweise die HR-Managerin Ihres Unternehmens längere Zeit krankgeschrieben ist und ihre beiden Sekretärinnen demnächst wegen einer neuen Stelle abreisen, können Sie durch die Auslagerung der HR-Funktion das Risiko reduzieren und sicherstellen, dass das Unternehmen während der Abwesenheit des Managers weitergeführt wird nicht verfügbar. So haben Sie genügend Zeit, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen neuen Sekretärinnen finden.

• Entwicklung des internen Personals. Ein großes Projekt erfordert möglicherweise Fähigkeiten, über die Ihre internen Mitarbeiter möglicherweise nicht verfügen. Durch Outsourcing vor Ort können Sie Arbeitskräfte erhalten, die über die von Ihnen benötigten Fähigkeiten verfügen. Sie können Ihren internen Mitarbeitern die Möglichkeit geben, gemeinsam mit ihnen neue Fähigkeiten zu erlernen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein Projekt zur Aufrüstung oder zum Austausch verschiedener kundenspezifischer Geräte in Angriff nehmen muss, aber nicht über die Ingenieure verfügt, die über die für die Konstruktion dieser neuen und aufgerüsteten Geräte erforderlichen Fähigkeiten verfügen, können Sie das Projekt auslagern und die ausgelagerten Ingenieure mit der Arbeit vor Ort beauftragen So können Ihre internen Ingenieure lernen und ihre Fähigkeiten verbessern.

Mängel

Trotz der vielen Vorteile des Outsourcings bringt die Auslagerung von Geschäftsfunktionen oder -prozessen auch einige Nachteile mit sich:

• Mangelnde Kontrolle: Wenn Sie die Funktionen einer gesamten Abteilung auslagern, geben Sie die Kontrolle und Verwaltung dieser Funktion an ein anderes Unternehmen ab. Das Outsourcing-Unternehmen hat möglicherweise nicht die gleichen Missionen und Standards wie Ihr Unternehmen. Möglicherweise orientiert sie sich am Gewinn und nicht an den spezifischen Kennzahlen, die Sie implementieren würden, wenn die Funktionen im eigenen Haus verbleiben würden. Da der Preis außerdem im Vertrag festgelegt wird, besteht für das Outsourcing-Unternehmen die einzige Möglichkeit zur Gewinnsteigerung darin, seine Kosten zu senken. Eine Reduzierung der Kosten des Outsourcing-Unternehmens kann die Qualität der Dienstleistung beeinträchtigen. Darüber hinaus verlieren Sie aufgrund der zusätzlichen Ebene von Prozessen und Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten müssen, die Fähigkeit, schnell auf Änderungen im Geschäftsumfeld zu reagieren.

• Versteckte Kosten: Da Sie einen Vertrag unterzeichnen, in dem die Einzelheiten der vom Outsourcing-Unternehmen bereitgestellten Dienstleistungen festgelegt sind, kann alles, was nicht im Vertrag enthalten ist, zu zusätzlichen Kosten führen. Darüber hinaus müssen Sie Anwaltskosten bezahlen, wenn Sie einen Anwalt beauftragen, den Vertrag zu überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Bedenken Sie, dass es sich bei der Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Unternehmen um Experten auf diesem Gebiet handelt. Wenn sie schon seit vielen Jahren im Geschäft sind und gut in dem sind, was sie tun, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie viele Verträge abgeschlossen haben und daher in diesem Bereich der Auftragsvergabe viel erfahrener sind als Sie. Ihre Erfahrung mit solchen Verträgen und Ihr Mangel an Erfahrung können es für Sie schwierig machen, versteckte Gebühren zu erkennen.

• Risiko für Privatsphäre und Sicherheit. Sie müssen sensible Daten und geistiges Eigentum schützen, wenn unternehmensfremde Arbeitskräfte ausgelagert werden. Wenn Sie Krankenakten, Gehaltsabrechnungen oder andere sensible Dateien haben, die von einem Outsourcing-Unternehmen verwaltet werden, kann die Vertraulichkeit dieser Dokumente gefährdet sein. Wenn die ausgelagerte Geschäftsfunktion die Weitergabe unternehmenseigener Daten oder Kenntnisse wie Formeln oder Produktzeichnungen umfasst, müssen Sie proaktive Maßnahmen ergreifen, um diese Informationen zu schützen.

• Nichterfüllung vertraglicher Pflichten: Wenn Sie einen Teil des Geschäftsbetriebs Ihres Unternehmens auf ein anderes Unternehmen übertragen, sind Sie an das finanzielle Wohlergehen dieses Unternehmens gebunden. Due Diligence und eine sorgfältige Analyse der Finanzberichte eines Unternehmens sind im Allgemeinen gute Indikatoren für die Gesundheit eines Unternehmens. Kommt das auslagernde Unternehmen seinen finanziellen Verpflichtungen nicht nach, kann es seinen vertraglichen Verpflichtungen möglicherweise nicht nachkommen. Sie können auch Insolvenz anmelden und Gläubigerschutz beantragen.

• Niedrige Mitarbeitermoral: Ihre Mitarbeiter reagieren möglicherweise negativ auf die Auslagerung einer gesamten Abteilung oder einiger ihrer Schlüsselfunktionen, da die Auslagerung ihre Arbeitsplätze gefährden kann. Um die Arbeitsmoral der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten, muss die Personalabteilung Ihres Unternehmens die Mitarbeiter ordnungsgemäß über bevorstehende Veränderungen informieren.

Outsourcing-Beispiele

Die größten Vorteile des Outsourcings sind Kosten- und Zeiteinsparungen. Hier einige Beispiele, wie Unternehmen durch Outsourcing Geld sparen können:

• Ein Smartphone-Hersteller kauft möglicherweise interne Teile für seine Produkte von anderen Unternehmen, um Produktionskosten zu sparen.

• Eine Anwaltskanzlei kann ihre Dokumente mithilfe eines Cloud-Dienstanbieters speichern und sichern, der ihnen Zugriff auf digitale Technologie ermöglicht, ohne Hunderttausende von Dollar auszugeben, um die Technologie tatsächlich zu besitzen.

• Ein kleines Unternehmen entscheidet sich möglicherweise dafür, Buchhaltungsaufgaben an eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft auszulagern, da dies viel kostengünstiger ist, als neue Buchhalter zu beauftragen oder einzustellen.

• Andere Unternehmen oder Organisationen finden es vorteilhaft, HR-Funktionen wie Krankenversicherung und Gehaltsabrechnung auszulagern.