Was ist CHRIS? Vollständiger Leitfaden • BUOM

18. November 2021

Ein Personalinformationssystem, manchmal auch als Personalmanagement-Informationssoftware bezeichnet, ist ein nützliches Werkzeug, das Unternehmen bei der Verwaltung verschiedener Prozesse in verschiedenen Abteilungen unterstützen kann. Der Einsatz eines HRIS kann Zeit, Ressourcen und Geld sparen, indem alle Dokumente und Verfahren an einem digitalen Ort gespeichert werden. Bei der Auswahl eines HRIS müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen und dem Budget Ihres Unternehmens entspricht. In diesem Artikel erklären wir, was ein HRIS ist, werfen einen Blick auf einige wichtige Funktionen und bieten einige Schritte an, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Systems helfen.

Was ist CHRIS?

HRIS ist eine Art Software, mit der Unternehmen alle ihre Systeme und Prozesse elektronisch verwalten. Diese Systeme helfen Unternehmen, Einstellungszyklen zu verfolgen, die Leistung der Mitarbeiter zu dokumentieren und Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen in einem einzigen digitalen Raum zu verwalten. Viele Anbieter bieten unterschiedliche Arten von Systemen an, ideal für Unternehmen unterschiedlicher Größe und unterschiedlicher Bedürfnisse. Möglicherweise haben Sie auch die Möglichkeit, Ihr HRIS an spezifischere Unternehmensanforderungen anzupassen.

Warum ist HRIS wichtig?

Ein HRIS kann dazu beitragen, Verfahren zu standardisieren und Dokumente leicht zugänglich zu halten. Hier sind einige weitere Gründe, warum diese Systeme wichtig sind:

• Sparen Sie Zeit und Geld: Durch den Einsatz eines HRIS für die meisten oder alle Ihrer Personal- und Buchhaltungsanforderungen können Sie Ihre Programme und Software konsolidieren und so Geld sparen. Es kann den Mitarbeitern auch dabei helfen, Zeit zu sparen, da sie nur ein System verwenden müssen, um Personal- und Buchhaltungsaufgaben zu erledigen.

• Geben Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf eine Vielzahl von Informationen: Alle Mitarbeiter können das HRIS verwenden, um nach Richtlinien zu suchen, Urlaub zu beantragen und ihre Überprüfungen abzuschließen.

• Halten Sie Daten organisiert: Personalabteilungen verarbeiten und speichern eine große Menge wichtiger Mitarbeiterdaten, die ein HRIS organisiert aufbewahren kann.

• Verbessern Sie die Mitarbeitererfahrung: Ein HRIS kann den Onboarding- und Screening-Prozess der Mitarbeiter rationalisieren, was die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern kann.

• Senden von Regel- und Richtlinienaktualisierungen: Wenn die Personalabteilung Mitarbeiter über neue Richtlinien oder Richtlinien informieren muss, kann sie alle Informationen zum HRIS hinzufügen, damit die Mitarbeiter sie jederzeit einsehen können.

Welche Funktionen hat ein HRIS?

Wenn Sie über ein HRIS nachdenken, sollten Sie auf die folgenden Funktionen achten:

Rekrutierung

Bei der Rekrutierung verfolgen HR-Experten häufig mehrere Kandidaten über mehrere Phasen hinweg. Ein effektives Personalauswahlsystem ermöglicht es HR-Spezialisten, schnell Kandidaten zu finden, die den Stellenanforderungen entsprechen. Personalvertreter sollten außerdem in der Lage sein, alle Kandidateninformationen im HRIS zu speichern und während des gesamten Prozesses problemlos darauf zuzugreifen. Die Möglichkeit, Informationen über Kandidaten im gleichen Bereich zu erhalten und zu vergleichen, kann Personalvertretern dabei helfen, objektive Einstellungsentscheidungen zu treffen.

Onboarding

Ein gründliches Onboarding-Programm ist der Schlüssel dazu, dass sich neue Mitarbeiter willkommen fühlen und sie in ihr Team und ihre Verantwortlichkeiten einführen. Sowohl die Personalabteilung als auch der Teamleiter können den Onboarding-Prozess im HRIS verfolgen und so sicherstellen, dass jeder neue Mitarbeiter die richtige Schulung für seine Rolle erhält. Ein HRIS kann Ihnen auch dabei helfen, das Onboarding für alle neuen Mitarbeiter zu standardisieren, sodass alle die gleichen Informationen über das Unternehmen erhalten.

Mitarbeiterübersicht

Mitarbeiterfeedback verfolgt den Fortschritt und identifiziert Bereiche, in denen Teammitglieder innerhalb des Unternehmens lernen und wachsen können. Sie können ein HRIS verwenden, um detaillierte Aufzeichnungen aller Bewertungen zu führen und frühere Bewertungen bei der Festlegung von Gehaltserhöhungen und Beförderungen einfach zu überprüfen. Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterbewertungen konsistent sind, können Sie eine Bewertungsvorlage in Ihrem HRIS erstellen und speichern.

Zeiterfassung

Eines der Hauptmerkmale der meisten HR-Informationssysteme ist die Zeiterfassung, einschließlich der geleisteten Arbeitszeit und des bezahlten Urlaubs. Mitarbeiter sollten im HRIS die Möglichkeit haben, ihre Arbeitszeiten einzusehen, zu bezahlen und Freizeit zu beantragen. Personalvertreter und Mitarbeitermanager können dann das HRIS verwenden, um die Stunden zu überprüfen und Urlaubsanträge zu genehmigen.

Lohn und Vorteile

Die meisten HR-Informationssysteme erfassen Löhne und Sozialleistungen, wie z. B. 401(k)-Beiträge, und erleichtern so den Vergleich der geleisteten Arbeitsstunden mit den Löhnen. Mitarbeiter sollten ihre Leistungen auch im HRIS einsehen und Änderungen vornehmen können. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter seinen Gesundheitsplan in einem HRIS ändern.

Mitarbeiter Selbstservice

Viele HRISs verfügen über ein Self-Service-Portal für Mitarbeiter, über das Mitarbeiter Änderungen an ihren Informationen vornehmen können, beispielsweise an ihren Postanschriften, und Dokumente wie Gehaltsabrechnungen anfordern können. Die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen und Dokumente in einem HRIS zu finden, kann Zeit sparen, da die Mitarbeiter genau wissen, wo sie suchen müssen, anstatt sich an verschiedene Abteilungen wenden zu müssen.

Einige Systeme bieten auch Zielsetzungsfunktionen, mit denen Mitarbeiter berufliche Meilensteine ​​festlegen und ihre Fortschritte aktualisieren können. Diese Funktion ist nützlich für Mitarbeiter und Manager, die ihre Leistung verfolgen und bestimmen möchten, ob ein Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung oder Beförderung erhalten soll.

So wählen Sie CHRIS aus

Wenn Sie vor der Aufgabe stehen, ein HRIS auszuwählen, können Sie diesen Schritten folgen:

1. Überprüfen Sie Ihre Organisation

Machen Sie sich Notizen zu den Schlüsselelementen Ihres Unternehmens, um zu sehen, wie Sie HRIS nutzen können, um diese Bereiche zu verbessern. Sprechen Sie mit Abteilungsleitern, um mehr darüber zu erfahren, was sie sich von einem HRIS wünschen. Sie können auch die Prozesse jeder Abteilung überprüfen und erfahren, wie Sie diese in Ihr HRIS integrieren können. Sobald Sie ein grundlegendes Verständnis der Erwartungen und Prozesse der Abteilung haben, können Sie die Ziele festlegen, die Sie in Ihrem System sehen möchten.

2. Ermitteln Sie Ihre Bedürfnisse

Erkunden Sie Ihre Anforderungen, um das HRIS zu finden, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Folgendes berücksichtigen:

• Firmengröße. Für ein kleines Unternehmen kann ein einfaches System ausreichend sein, während ein größeres Unternehmen möglicherweise mehr von einem detaillierten System profitiert.

• Wesentliche Funktionen: Ein HRIS kann viele Funktionen umfassen. Daher ist es wichtig, diejenigen aufzulisten, die Sie benötigen, und diejenigen, die Sie möchten, aber nicht erforderlich sind.

• Aktuelle Systeme: Bestimmen Sie, ob das HRIS alle Ihre aktuellen Systeme ersetzen oder Ihre bereits vorhandenen Systeme ergänzen wird.

3. Bereiten Sie ein Budget vor

Das Budget kann als Orientierung beim Studium von Systemen dienen. Berücksichtigen Sie bei der Erstellung eines vorläufigen Budgets die aktuelle Technologie und die Notwendigkeit, sie zu aktualisieren, um sie an das neue System anzupassen. Möglicherweise möchten Sie auch die einmaligen und laufenden Gebühren berücksichtigen, die für das HRIS anfallen. Die meisten HRIS-Anbieter erheben wiederkehrende monatliche Gebühren, die auf der Anzahl der Mitarbeiter basieren, die das System nutzen. Ein weiterer Gesichtspunkt ist der Zeitaufwand, der für die Einweisung der Mitarbeiter in das neue System erforderlich ist, und der mögliche Produktivitätsverlust während dieser Zeit.

4. Kontaktieren Sie Lieferanten

Es gibt viele HRIS-Anbieter, die Systeme mit unterschiedlichen Funktionen zu unterschiedlichen Preisen anbieten. Erstellen Sie eine Liste mit Anbietern, die die von Ihnen benötigten Funktionen zu einem Preis anbieten, der Ihrem Budget entspricht. Sobald Sie eine Liste mit fünf oder weniger haben, fordern Sie Testversionen oder Demos von den Anbietern an. Normalerweise können Sie HRIS ein oder zwei Wochen lang testen, um festzustellen, ob die Software einfach zu navigieren ist und ob ihre Funktionen Ihren Anforderungen entsprechen. Versuchen Sie, jedes HRIS, das Sie ausprobieren, detailliert aufzuschreiben, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.

5. Bereiten Sie sich auf HRIS vor

Die Vorbereitung auf die Implementierung eines neuen HRIS kann den Übergang so einfach wie möglich machen. Arbeiten Sie mit Ihrem Lieferanten zusammen, um einen Zeitplan zu erstellen, der jeden Schritt klar umreißt, einschließlich einer Mitarbeiterschulung. Beobachten Sie die Leistung des HRIS in den ersten Wochen genau und fragen Sie die Mitarbeiter, ob sie etwas ändern oder hinzufügen möchten. Sie können Anpassungen basierend auf dem Feedback der Mitarbeiter und Ihren Notizen vornehmen.