Was es ist und wie man damit umgeht (unter Verwendung von Best Practices) • BUOM

1. März 2021

Es gibt mehrere deutliche Unterschiede zwischen der Arbeit im privaten und öffentlichen Sektor. Von der Gemeinschaft oder den Verbrauchern, die Ihre Organisation bedient, bis hin zur Funktionsweise Ihrer Organisation ist es wichtig, die Funktionalität Ihres spezifischen Sektors zu verstehen. Die gemeinnützige Rechnungslegung unterscheidet sich deutlich von der kaufmännischen Rechnungslegung. In diesem Artikel erklären wir, was Non-Profit-Buchhaltung ist, beschreiben, wie man Non-Profit-Buchhaltung durchführt, listen fünf gängige Finanzberichte auf, die in der Non-Profit-Buchhaltung verwendet werden, und schlagen mehrere Best Practices für die Non-Profit-Buchhaltung vor.

Was ist Non-Profit-Buchhaltung?

Bei der Nonprofit-Rechnungslegung handelt es sich um eine Art der Buchführung oder Buchführung, die die Ausgaben und Ereignisse einer gemeinnützigen Organisation effektiv verfolgt. Da gemeinnützige Organisationen keinen Gewinn erzielen, konzentrieren sich ihre Buchhaltungspraktiken auf einzelne Kennzahlen und verwenden andere Bewertungsmethoden als herkömmliche gewinnorientierte Unternehmen.

In der Regel geht es bei der Buchhaltung gemeinnütziger Organisationen darum, eine Organisation für die Verwendung ihrer Mittel zur Verantwortung zu ziehen, und nicht darum, Gewinne zu verfolgen oder zukünftige Einnahmen zu prognostizieren. Zu den spezifischen Elementen, in denen sich die Non-Profit-Rechnungslegung von der traditionellen Rechnungslegung unterscheidet, gehören:

• Begrenzte Mittel: Eine gemeinnützige Organisation muss begrenzte Mittel für bestimmte, im Voraus festgelegte organisatorische Aktivitäten und Programme ausgeben.

• Vorübergehend begrenzte Mittel. Vorübergehend zweckgebundene Fonds fungieren für einen bestimmten Zeitraum als zweckgebundene Fonds, aber nach diesem Zeitraum hat die gemeinnützige Organisation mehr Freiheit bei der Verwendung dieser Mittel.

• Uneingeschränkte Mittel: Mitarbeiter gemeinnütziger Organisationen können uneingeschränkte Mittel auf beliebige Weise für die Organisation verwenden. Einige gemeinnützige Organisationen bezeichnen ihre uneingeschränkten Mittel als Jahresfonds.

Die herkömmliche Buchhaltung erfordert keine detaillierten Angaben zu diesen verschiedenen Finanznotationen, was sich darauf auswirkt, wie sie ihre Finanzierung, Ausgaben und Einnahmen verfolgen.

So führen Sie gemeinnützige Aufzeichnungen

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie gemeinnützige Aufzeichnungen führen, befolgen Sie diese grundlegenden Schritte, um mehr zu erfahren:

1. Erstellen Sie ein Buchhaltungssystem

Der erste Schritt zur effektiven Abrechnung gemeinnütziger Aktivitäten ist die Einrichtung eines Buchhaltungssystems. Viele gemeinnützige Organisationen entscheiden sich für die Verwendung von Software, die speziell für die Buchhaltung und Fondsverfolgung von gemeinnützigen Organisationen entwickelt wurde. Diese Programme sind für Laien nützlich, die möglicherweise keine umfassende Ausbildung in der Buchhaltung haben, da sie mit der Software dennoch die Funktionen eines Buchhalters einer Organisation ausführen können.

2. Abrechnung von Bildungsgeldern

Das Verständnis der Fondsbuchhaltung ist für gemeinnützige Buchhalter oder Buchhalter unbedingt erforderlich. Im Gegensatz zu herkömmlichen gewinnorientierten Unternehmen müssen gemeinnützige Organisationen den Überblick über verschiedene Cashflows behalten, darunter zweckgebundene Mittel, vorübergehend zweckgebundene Mittel und nicht zweckgebundene Mittel. Bei der Fondsbuchhaltung geht es darum, den Überblick über diese verschiedenen Konten zu behalten und sicherzustellen, dass die Organisation die zugewiesenen Mittel ordnungsgemäß verwendet.

3. Richten Sie Organisationsbankkonten ein

Stellen Sie sicher, dass Sie für jedes Ihrer Gelder die entsprechenden Bankkonten verwenden. Es ist oft hilfreich, für jede Art von Fonds, die Sie verwalten, separate Bankkonten zu eröffnen und die Zahlungen und Einzahlungen für jeden zu verfolgen. Viele Banken bieten Konten an, die speziell für gemeinnützige Organisationen konzipiert sind. Daher sollten Sie prüfen, ob dies eine gute Option für Ihre Organisation ist.

4. Gleichen Sie Ihre Konten ab

Bei der Abstimmung Ihrer Konten werden die Zahlungen und Einzahlungen, die Sie mithilfe Ihrer Buchhaltungssoftware erfasst haben, mit den Zahlungen und Einzahlungen verglichen, die die Bank für Ihr Konto bzw. Ihre Konten erfasst hat. Regelmäßige Kontoabstimmungen, in der Regel einmal im Monat, stellen sicher, dass Sie wissen, wie viel Geld Sie haben, und keine Ausgaben falsch verbuchen.

5. Verwenden Sie Bestellungen

Bestellungen sind ein hervorragendes Tool zur Nachverfolgung Ihrer organisatorischen Einkäufe und Ausgaben und ergänzen Ihre Buchhaltung. Bestellungen enthalten in der Regel den Namen des Lieferanten, das gekaufte Produkt oder die gekaufte Dienstleistung, die Kosten und das Lieferdatum. All diese Informationen machen es viel einfacher, Einkäufe zu verfolgen und zugehörige Konten abzugleichen.

6. Erfassen Sie Sachspenden

Die Nachverfolgung von Sachspenden ist eine weitere Aufgabe gemeinnütziger Organisationen. Eine Sachspende ist der Beitrag einer Person in Form von Zeit, Dienstleistungen oder Produkten für Ihre Organisation. Da diese Elemente traditionell nicht rechenschaftspflichtig sind, müssen Sie mit dem Spender zusammenarbeiten, um den fairen Marktwert der Sachspende zu ermitteln und ihn mithilfe einer Buchhaltungssoftware zu verfolgen.

7. Erstellen Sie Budgets

Auch die Budgetierung einer gemeinnützigen Organisation unterscheidet sich von der Budgetierung eines traditionellen gewinnorientierten Unternehmens. Gemeinnützige Budgets prognostizieren wie herkömmliche Budgets sowohl Ausgaben als auch Einnahmen. Bei einer gemeinnützigen Organisation stammen die Einnahmen jedoch fast ausschließlich aus Spendern oder Gewinnen, die die Organisation dann in die gemeinnützige Organisation reinvestieren muss. Stellen Sie sicher, dass Ihre Budgets ordnungsgemäß verwaltet werden und potenzielle Spenden und Ausgaben prognostiziert werden.

5 Jahresabschlüsse, die in der außerbetrieblichen Buchhaltung enthalten sind

Sehen Sie sich diese Liste mit fünf Finanzberichten an, die häufig von gemeinnützigen Organisationen verwendet werden:

Darstellung der Vermögenslage

Die Bilanz ist das nichtbetriebswirtschaftliche Äquivalent der herkömmlichen Unternehmensbilanz. Im Allgemeinen zeigen Finanzberichte, was eine gemeinnützige Organisation besitzt, was sie schuldet und was ihr übrig geblieben ist. Herkömmliche Bilanzen zeigen den Nettowert der verbleibenden Mittel. Da gemeinnützige Organisationen jedoch keine Eigentümer haben, bezeichnen die gemeinnützigen Organisationen die verbleibenden Mittel stattdessen als Nettovermögen.

Tätigkeitsbericht

Die Aufstellung der Aktivitäten, die bei einigen gemeinnützigen Organisationen als Betriebsrechnung bezeichnet wird, ist die Version der Gewinn- und Verlustrechnung der gemeinnützigen Organisation. Ein Aktivitätsbericht verfolgt alle Ausgaben- und Einnahmeströme einer Organisation über einen bestimmten Zeitraum, normalerweise ein Geschäftsquartal oder ein Jahr. Das Endergebnis oder die endgültige Berechnung ist die Veränderung des Nettovermögens im Vergleich zum in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Nettoeinkommen.

Geldflussrechnung

Die Kapitalflussrechnung erfasst die Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehenden Barmittel, die in der Regel aus drei Quellen stammen: Finanzierung, Betrieb und Investitionen. Typischerweise sind diese Dokumente dem geschäftlichen Äquivalent, auch Kapitalflussrechnung oder Kapitalflussrechnung genannt, sehr ähnlich. Wie die meisten anderen Jahresabschlüsse gemeinnütziger Organisationen erfasst die Kapitalflussrechnung Veränderungen des Nettovermögens und nicht der Gewinne oder Einnahmen.

Gemeinnütziges Budget

Ein gemeinnütziges Budget ist ein Dokument, das Ihrer Organisation bei der Zuweisung von Mitteln und der Planung potenzieller Ausgaben hilft. Gemeinnützige Budgets funktionieren ähnlich wie kommerzielle Budgets, verfügen jedoch über mehrere Mittel, die für unterschiedliche Zwecke reserviert sind, z. B. zweckgebundene Mittel, vorübergehend zweckgebundene Mittel und nicht zweckgebundene Mittel.

Funktionale Spesenabrechnung

Der funktionale Ausgabenbericht verfolgt die Ausgaben Ihrer gemeinnützigen Organisation nach Kategorie, um den Kontoabgleich zu vereinfachen und den Stakeholdern Transparenz zu bieten. Zu den gängigen Kategorien für funktionale Spesenabrechnungen gehören Verwaltungskosten, Programmkosten und Ausgaben für Fundraising-Aktivitäten.

Best Practices in der Nonprofit-Buchhaltung

Lesen Sie die Buchhaltungsrichtlinien für gemeinnützige Organisationen, um sicherzustellen, dass Ihre Buchhaltung korrekt und effizient ist:

Kennen Sie Ihre Gemeinkosten

Spender und Vorstandsmitglieder möchten häufig die Gemeinkosten Ihrer gemeinnützigen Organisation so niedrig wie möglich halten, um sicherzustellen, dass der größtmögliche Geldbetrag in die Finanzierung der Aktivitäten und Programme der Organisation fließt. Führen Sie genaue und aktuelle Aufzeichnungen über Ihre Gemeinkosten, damit Sie diese bei Bedarf mit internen und externen Stakeholdern teilen können.

Überprüfen Sie Ihr Budget

Überprüfen Sie Ihr Budget regelmäßig, um sicherzustellen, dass es korrekt ist und Ihre Spendenbemühungen und Ausgaben angemessen widerspiegelt. Transparenz und Genauigkeit sind im gemeinnützigen Sektor oft von größter Bedeutung. Die Bereitstellung der genauesten und aktuellsten Informationen, die Sie mit den Stakeholdern teilen können, trägt dazu bei, Vertrauen aufzubauen und die Wirksamkeit Ihrer Organisation zu demonstrieren.

Halten Sie interne Kontrollen aufrecht

Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation über interne Kontrollen verfügt, um sicherzustellen, dass es nicht zu Betrug oder Fehlern bei der Aufzeichnung kommt. Zu den internen Kontrollen, die Sie in Betracht ziehen sollten, gehören die Aufforderung an Kollegen, Ihre Arbeit vor der Einreichung auf Richtigkeit zu prüfen, der Einsatz von Sicherheitsprogrammen in Software und anderen digitalen Anwendungen sowie die regelmäßige Bestandsaufnahme des Anlagevermögens.

Verwenden Sie den Befehl

Erwägen Sie, die finanzielle Verantwortung auf ein Team von Mitarbeitern aufzuteilen und nicht nur auf einen Buchhalter oder Buchhalter. Auf diese Weise erfolgt eine stärkere Gegenprüfung von Konten, Budgets und Ausgaben, um Genauigkeit und Transparenz zu gewährleisten, als wenn eine Person alle Aspekte der Finanzen einer gemeinnützigen Organisation verwalten würde.

Investieren Sie in Software

Verwenden Sie Buchhaltungssoftware, die speziell für gemeinnützige Organisationen entwickelt wurde, um sicherzustellen, dass die Finanzen Ihrer Organisation genau verfolgt und verwaltet werden. Oftmals ermöglichen Buchhaltungssoftware Mitarbeitern ohne große Buchhaltungs- oder Buchhaltungserfahrung, die Finanzen ihrer gemeinnützigen Organisation genau zu verfolgen.

Steuergesetze kennen

Gemeinnützige Organisationen unterliegen besonderen staatlichen und bundesstaatlichen Steuervorschriften. Obwohl sie von Organisation zu Organisation und von Staat zu Staat unterschiedlich sind, ist es für Sie und Ihr Buchhaltungsteam wichtig zu wissen, was für Ihre gemeinnützige Organisation gilt. Es ist immer am besten, einen Steuerberater zu konsultieren, der Ihnen bei der Steuerberechnung hilft.

Legen Sie Fundraising-Ziele fest

Nutzen Sie Ihre Finanzdokumente, um erreichbare Fundraising-Ziele für Ihre Organisation festzulegen. Je mehr Geld Sie Ihrer gemeinnützigen Organisation zukommen lassen können, desto mehr Möglichkeiten haben Sie für Entwicklung, Programmierung und Betrieb.