Was es ist und wie es Ihrem Unternehmen helfen kann • BUOM

Die Prozesszuordnung bietet Unternehmen eine Methode zur Verbesserung der Produktivität, von der Analyse bis zur Produktion. Anzeigemethoden gibt es in verschiedenen Formaten, wobei unterschiedliche Stile für unterschiedliche Zwecke besser geeignet sind. Wenn Sie die Grundideen der Prozessabbildung sowie die verschiedenen Abbildungsansätze verstehen, können Sie Prozessabbildungstechniken an Ihre beruflichen Anforderungen anpassen. In diesem Artikel besprechen wir die Abbildung von Geschäftsprozessen, die Vorteile der Verwendung von Prozesskarten und Methoden zur erfolgreichen Implementierung von Prozesskarten in Ihrem Unternehmen.

Was ist Geschäftsprozessabbildung?

Business Process Mapping ist eine Methode zur Erstellung eines visuellen Diagramms eines Geschäftsprozesses. Ein Unternehmen kann die Prozessabbildung über viele Abteilungen hinweg sowohl als Planungstool als auch als Referenz verwenden, die Mitarbeiter während eines Projekts überprüfen können, um sicherzustellen, dass sie dem Plan folgen. Obwohl die in einer Prozesslandkarte enthaltenen Informationen je nach Stil variieren, sind die Hauptkategorien von Informationen in einer Prozesslandkarte:

• Welche Maßnahmen bilden die Phasen des Plans?

• Wenn diese Aktionen während des Prozesses auftreten

• Welcher Mitarbeiter ist für das Ausfüllen verantwortlich?

Beispielsweise könnte ein Softwareunternehmen eine Prozesslandkarte verwenden, um die Entwicklung einer neuen Software zu planen. Die endgültige Karte kann Knoten enthalten, die die verschiedenen Module in der Software zeigen, einschließlich derjenigen, die für deren Codierung verantwortlich sind, wobei jeder Codierer seinen Code und seine Erwartungen für jedes Modul angeben muss.

Vorteile der Prozesszuordnung

Die Prozessabbildung kann auf vielfältige Weise ein nützliches Werkzeug zur Verbesserung der Unternehmensproduktivität sein. Zu den nützlichsten Gründen, die Verwendung von Process Mapping in Ihren Projekten in Betracht zu ziehen, gehören:

• Erwartungen festlegen: Eine Prozesslandkarte kann es Ihnen und Ihren Mitarbeitern ermöglichen, jeden Schritt des Prozesses zu untersuchen und den bevorzugten Ansatz in jedem Abschnitt zu bestimmen. Diese Karte definiert klar die Projekterwartungen und Ihre Ziele, sodass jeder im Team den von Ihnen skizzierten Prozess versteht.

• Bereitstellung von Referenzmaterialien: Die Karte kann auch während des Prozesses hilfreich sein. Wenn ein Mitarbeiter prüfen muss, was seine nächste Aufgabe ist, kann er anhand der Prozesslandkarte ermitteln, was der Plan erfordert, was die Zeitverschwendung reduzieren kann.

• Festlegung von Arbeitsstandards: Eine Prozesslandkarte kann Erwartungen an ein Projekt wecken, einschließlich der Ziele, die eine Einzelperson oder ein Team erreichen muss. Dadurch können die Standards auf dem gewünschten Niveau und der Gesamtprozess gemäß dem vorgeschlagenen Zeitplan gehalten werden.

• Fehler reduzieren. Die Minimierung von Fehlern am Arbeitsplatz ist eine der effektivsten Möglichkeiten, die Produktqualität und die Rentabilität des Unternehmens zu verbessern. Ein gründlich dokumentierter Prozess kann die Fehlerwahrscheinlichkeit verringern und das Gesamtqualitätsniveau verbessern.

• Vermeiden Sie redundante Arbeit: Eine Prozesslandkarte kann jedem Teammitglied helfen, seine spezifische Rolle zu verstehen. Dadurch kann jeder Mitarbeiter einen Beitrag zum Projekt leisten, was das Ergebnis für Ihr Team maximieren kann.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Es ist wichtig, bei der Geschäftsabwicklung alle Vorschriften und Regulierungsgesetze einzuhalten. Die Prozesszuordnung ist ein wirksames Compliance-Tool, da sie Ihnen dabei helfen kann, alle erforderlichen Spezifikationen zu erfüllen und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter Compliance-Richtlinien befolgen.

• Gesteigerte Produktion: Mit der Prozesskartierung können Mitarbeiter die Qualität der Prozessproduktion Ihres Unternehmens verbessern und Ineffizienzen beseitigen. Verbesserungen können zu einer schnelleren Fertigstellung und mehr Output führen.

• Verbesserte Überprüfungsprozesse. Wenn Sie den Prozess abgeschlossen haben, sollten Sie darüber nachdenken, eine Überprüfungssitzung abzuhalten, um Stärken und Schwächen zu identifizieren und Verbesserungen für zukünftige Bemühungen vorzunehmen. Eine Prozesslandkarte kann Ihnen dabei helfen, die Schritte in einem Prozess zu bewerten, und Sie können die Karte aktualisieren, um Bereiche zu korrigieren, in denen Sie eine bessere Arbeitsweise identifiziert haben.

Prozessabbildungsmethoden

Process Mapping bietet Methoden zur Visualisierung von Prozessen, die ein breites Spektrum an Verantwortlichkeiten und Aktivitäten abdecken. Während die spezifischen Aufgaben beim Erstellen einer Prozesszuordnung je nach Ihren Anforderungen variieren können, gibt es für die meisten Prozesszuordnungsprozesse allgemeine Techniken, darunter:

Ziele setzen

Die Festlegung klarer Ziele ist für viele Prozesslandkarten ein wichtiger Schritt. Wenn Sie verstehen, was Ihr Ziel mit einem Verfahren ist, können Sie Ihre Prozesslandkarte anpassen, um Ihre Ziele bestmöglich zu erreichen. Sie können sich bei der Festlegung von Unternehmenszielen für ein Treffen mit Stakeholdern des Unternehmens oder der Geschäftsleitung entscheiden, um deren Ziele für das Unternehmen und ihre Erwartungen an Sie zu besprechen.

Personal- und Ressourcenbewertung

Die Analyse der Ressourcen und der Personalverfügbarkeit Ihres Unternehmens kann die Effektivität Ihrer Prozessabbildungsbemühungen verbessern. Bei der Planung eines Prozesses müssen Sie möglicherweise die Verfügbarkeit von Personalzeit, physischen Ressourcen und Finanzmitteln für den Prozess berücksichtigen. Treffen mit Teamabteilungsleitern können dazu beitragen, die Genauigkeit von Schätzungen zu verbessern und wertvollere Prozesskarten zu erstellen.

Bildung von Arbeitsgruppen

Die Gruppierung von Mitarbeitern in Arbeitsgruppen kann eine nützliche Methode zur Prozessabbildung sein. Ihre Prozesslandkarte kann schnell auf Gruppen von Mitarbeitern zugreifen, sodass Knoten eher Teams als einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden können. Arbeitsgruppen können abteilungsübergreifend sein, beispielsweise eine Gruppe von Programmierern, die an einem Entwicklungsprojekt arbeiten. Sie können auch funktionsübergreifend tätig sein, wenn Mitarbeiter aus mehreren Abteilungen an einem Prozess arbeiten, der ein breites Spektrum an Fähigkeiten erfordert.

Auswählen eines Anzeigestils

Es gibt viele Ansätze zur Erstellung einer Prozesslandkarte, jeder mit seinen eigenen Vorteilen. Zu den gängigsten Prozesskartenoptionen gehören:

• Fünf Warums: Dieser Problemlösungsplan, auch „Warum-Baum“ genannt, beinhaltet die Identifizierung des ursprünglichen Problems, die anschließende Frage, warum das Problem besteht, und das Schreiben unter das erste Problem. Wiederholen Sie diesen Vorgang für das Problem der unteren Ebene und fügen Sie weitere Knoten hinzu, bis Sie das ursprüngliche Problem identifiziert haben, für das ein Behandlungsplan erforderlich ist.

• Karten der Business Process Mapping Notation (BPMN): BPMN verwendet bestimmte Knotenformen, Pfeile und Beschriftungen, um eine Prozesskarte zu erstellen. Als standardisierter Ansatz zur Erstellung einer Prozesslandkarte in Flussdiagrammform ist eine BPMN-Karte eine hervorragende Option für Pläne, die eine Abstimmung mit anderen Unternehmen oder Auftragnehmern erfordern.

• Datenflussdiagramme: Ein Datenflussdiagramm zeigt den Informationsfluss während eines Prozesses. Dies kann Ihnen helfen, Informationen auszutauschen und zu verbreiten und sicherzustellen, dass Sie über die technischen Möglichkeiten für Ihre Pläne verfügen.

• Fischgrätendiagramme: Bei diesem Problemlösungsprozess werden zunächst die Komponenten identifiziert, die zum Problem beitragen. Anschließend können Sie jede Komponente einzeln bewerten, um mögliche Einflussfaktoren zu identifizieren und einen Plan zur Behebung potenzieller Probleme zu erstellen.

• Gravity, Urgency, Trend (GUT) Priority Mapping: Ein GUT-Diagramm ermöglicht es einem Unternehmen mit vielen gleichzeitigen Projekten, seine Prioritäten bei der Ressourcenzuweisung zu bestimmen. Eine GUT-Bewertung kann potenzielle Schäden erkennen und Probleme identifizieren, die eine sofortige Ressourcenzuweisung erfordern.

• Inputs-Process-Outputs (IPO)-Modell: Das IPO-Modell unterteilt die Karte in drei Phrasen. Die Eingabe umfasst alle Daten, die den Plan unterstützen, während der Prozess die Ausführung umfasst und die Ausgabe die erwartete Leistung für die Ausführung auflistet.

• Lieferanten-, Eingabe-, Prozess-, Ausgabe- und Kundendiagramme (SIPOC): Als diagrammbasierte Prozesslandkarte verfügt ein SIPOC-Diagramm über eine Spalte für jedes seiner Hauptelemente. Jede Spalte enthält entweder eine Liste von Elementen, die diesem Element entsprechen, oder ein Flussdiagramm, das die Komponenten dieses Sektors während der Ausführung des Plans darstellt.

• Diagramme in der Unified Modeling Language (UML). UML-Diagramme, die vor allem von Softwareunternehmen verwendet werden, sind eine Reihe von Diagrammstilen, die eine universelle Struktur zur Darstellung von Prozessen bieten. Es gibt 14 UML-Designtypen, die sowohl Verhaltens- als auch Strukturdiagrammoptionen zur optimalen Darstellung eines Prozesses umfassen.

• Value Stream Mapping (VSM): VSM bietet ein Diagramm der aktuellen Art und Weise, einen Prozess in Ihrem Unternehmen abzuschließen. Es handelt sich in erster Linie um ein Analysetool, mit dem Sie Schwachstellen in Ihrem Prozess korrigieren und so die Effizienz steigern können.

Verbreitung von Prozesskarten

Durch die Weitergabe Ihrer Prozesslandkarten können Sie deren Wert für Ihr Unternehmen steigern. Sobald Sie eine Prozesslandkarte für ein Projekt entwickelt haben, sollten Sie erwägen, Kopien an Teams zu verteilen, damit diese bei der Arbeit am Projekt auf die Prozesslandkarten zugreifen können. Durch die Verteilung physischer Kopien oder die Bereitstellung einer digitalen Karte können Mitarbeiter die Prozesslandkarte schnell überprüfen, was ihren Arbeitsablauf steuern und die Effizienz verbessern kann.

Überprüfung der Kartenleistung

Wenn Sie ein Projekt abschließen und seine Ergebnisse bewerten, prüfen Sie, wie sich Ihre Prozesskarte für das Projekt auf die Ausführung ausgewirkt hat. Die Ermittlung der Stärken einer Prozesslandkarte kann Ihnen dabei helfen, zu bestimmen, welche Arbeitspraktiken Sie in Zukunft wiederholen sollten. Sie können auch Stellen identifizieren, an denen Sie Ihren Prozess verbessern können, um zukünftige Prozesskarten effektiver zu gestalten.