Was es ist und Tipps für die Verwendung dieser Fähigkeit • BUOM

8. April 2022

Manager haben oft einen vollen Terminkalender voller Besprechungen, Veranstaltungen, Projekte, Überprüfungen und Aufgaben. Um ihren Zeitplan einzuhalten und alle ihre Aufgaben pünktlich zu erledigen, können sie Zeitmanagementfähigkeiten einsetzen. Wenn Sie eine Führungsposition innehaben und Ihre Fähigkeit zur Bewältigung von Aufgaben verbessern möchten, könnte es für Sie hilfreich sein, etwas über Zeitmanagement und den Einsatz dieser Fähigkeit zu lernen. In diesem Artikel besprechen wir, was Zeitmanagement für Führungskräfte ist, erklären, warum es wichtig ist und geben einige Tipps für die Umsetzung dieser Fähigkeit.

Was ist Zeitmanagement für Führungskräfte?

Zeitmanagement bedeutet, dass Manager oder andere Führungskräfte in Positionen, in denen sie den Einsatz von Macht organisieren, Befugnisse delegieren und Prioritäten setzen, ihrer beruflichen Verantwortung nachkommen. Zeitmanagement ist eine nützliche Fähigkeit für jeden Mitarbeiter, aber es ist besonders wichtig für Manager, Zeitmanagement zu üben. Diese Fachkräfte leiten ein ganzes Unternehmen, daher arbeiten sie oft länger und tragen mehr Verantwortung als der durchschnittliche Mitarbeiter oder sogar Manager. Führungskräfte können Zeitmanagement nutzen, um ihre Aufgaben zu organisieren und Stress abzubauen. Sie nutzen diese Fähigkeit auch, um ihre Work-Life-Balance zu verbessern, damit sie nicht überfordert werden.

Warum ist Zeitmanagement für Führungskräfte wichtig?

Zeitmanagement ist ein nützliches Werkzeug und aus mehreren Gründen wichtig, wie zum Beispiel:

• Verbessert die Priorisierung: Bei der Priorisierung handelt es sich um die Möglichkeit, anhand ihrer Wichtigkeit auszuwählen, welche Aufgaben oder Projekte zuerst erledigt werden sollen. Wenn Manager Zeitmanagement nutzen, verbessern sie tendenziell ihre Fähigkeiten zur Priorisierung, da sie die wichtigste Aufgabe auswählen, die sie zuerst erledigen möchten.

• Reduziert den Stresspegel: Manager haben vielfältige Verantwortlichkeiten, die dazu führen können, dass sie sich überfordert und gestresst fühlen. Mit Hilfe von Zeitmanagement können sie diesen Stress reduzieren, da diese Fähigkeit ihnen hilft, alle ihre Aufgaben zu bewältigen und zu erledigen.

• Verbessert die Organisation: Zeitmanagement kann Managern helfen, organisierter zu werden, indem sie wissen, wann sie ihre Aufgaben erledigen müssen. Diese Fähigkeit ermöglicht es Fachleuten, ihre Ziele in kleinere Aufgaben aufzuteilen und sie so leichter zu erreichen.

Tipps für den Einsatz von Zeitmanagement als Führungskraft

Hier sind einige Tipps für die Umsetzung von Zeitmanagement als Führungskraft:

Erstellen Sie einen Zeitplan

Das Erstellen eines Zeitplans kann Ihnen dabei helfen, Ihre Verantwortlichkeiten zu organisieren, z. B. tägliche Aufgaben, Ereignisse und Projekte. Durch die Auflistung dieser Verantwortlichkeiten behalten Sie den Überblick. Wenn Sie beispielsweise einen Zeitplan haben, können Sie Ihre Verantwortlichkeiten besser verstehen und sich so besser daran erinnern. Um einen Zeitplan zu erstellen, nehmen Sie einen Kalender und listen Sie Ihre Verantwortlichkeiten und Prioritäten nach Wichtigkeit oder Frist auf. Bewahren Sie Ihren Zeitplan an einem gut sichtbaren Ort auf, beispielsweise auf Ihrem Computer oder Schreibtisch.

Entwicklung von Zielen

Als Führungskraft haben Sie wahrscheinlich Ziele für das Unternehmen, Ihr Team oder Ihr persönliches Wachstum. Auch Projekte oder Aufgaben können zu Zielen werden. Mithilfe von Zeitmanagementfähigkeiten können Sie diese Ziele organisieren und priorisieren. Beispielsweise können Sie Ihre Ambitionen in kurzfristige und langfristige Ziele unterteilen. Ziele zu haben, gibt Ihnen bei Ihrer Arbeit ein Gefühl der Sinnhaftigkeit. Jeden Tag können Sie ein Ziel erreichen oder darauf hinarbeiten, das Ihren Tagen Struktur verleiht. Versuchen Sie, spezifische und messbare Ziele zu schaffen, um diese leichter handhabbar zu machen.

Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Aufgabe

Viele Manager betreiben Multitasking, um ihren vollen Terminkalender zu bewältigen. Während Multitasking wie eine effektive Möglichkeit erscheint, alle Ihre Aufgaben zu erledigen, kann es Ihre Konzentration beeinträchtigen und Stress verursachen. Stattdessen kann es hilfreich sein, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Dadurch können Sie Ihre gesamte Energie auf ein Ziel konzentrieren und dieses schnell und effizient erreichen.

Reduzieren Sie Ablenkungen

Versuchen Sie, bei der Arbeit weniger abgelenkt zu sein. Es gibt so viele Faktoren, die Sie im Büro ablenken und Ihre Produktivität beeinträchtigen können. Sogar einige arbeitsbezogene Aufgaben können Angst auslösen, wie z. B. E-Mails, Telefonanrufe und Mitarbeiterfragen. Um diese Ablenkungen zu reduzieren, legen Sie Ihr Telefon weg und legen Sie eine bestimmte Zeit für die Beantwortung von E-Mails oder Rückrufe fest. Erwägen Sie, Termine mit Mitarbeitern so zu vereinbaren, dass diese nur zur vereinbarten Zeit zu Ihnen kommen.

Delegieren Sie Ihre Aufgaben

Während es einige Verantwortlichkeiten gibt, die nur Sie als Führungskraft wahrnehmen können, gibt es einige Aufgaben, die Sie an andere Mitarbeiter delegieren können. Durch die Delegation können Sie weniger wichtige oder unwichtige Aufgaben an andere Personen übertragen, sodass Sie weniger Projekte haben. Dadurch haben Sie mehr Zeit, sich auf größere Aufgaben zu konzentrieren, was zu einer qualitativ hochwertigeren Arbeit führen kann. Erwägen Sie den Aufbau eines Führungsteams, das die täglichen Abläufe des Unternehmens für Sie erledigen kann.

Reduzieren Sie die E-Mail-Nutzung

Möglicherweise stellen Sie als Manager fest, dass Sie im Laufe des Tages mehrere E-Mails erhalten. Dies kann dazu führen, dass Sie viel wertvolle Zeit damit verbringen, diese E-Mails zu prüfen und zu beantworten. Obwohl es wichtig ist, auf diese Nachrichten zu antworten, kann es hilfreich sein, die Zeit zu reduzieren, die Sie mit der Beantwortung von E-Mails verbringen. Natürlich ist es sehr wichtig, dass Sie auf sehr wichtige externe E-Mails antworten. Sie können die unnötige E-Mail-Nutzung reduzieren, indem Sie jemanden damit beauftragen, Nachrichten für Sie zu beantworten. Sie können auch jeden Tag verschiedene Teams und Abteilungen besuchen, um Fragen zu beantworten oder Aktualisierungen bereitzustellen, um die Anzahl der E-Mails zu reduzieren, die sie Ihnen senden.

Finden Sie einen Helfer

Eine hilfreiche Möglichkeit, Ihre Zeit zu verwalten, besteht darin, einen Helfer zu finden. Assistenten sind wertvolle Mitarbeiter, die Ihnen auf verschiedene Weise helfen können. Beispielsweise können sie einige Ihrer Aufgaben übernehmen, etwa die Beantwortung von Telefonanrufen, die Beantwortung von Fragen und die Planung von Besprechungen. Sie können versuchen, einen Assistenten von jemandem zu finden, der bereits im Unternehmen arbeitet, oder Sie können eine freie Stelle ausschreiben und einen externen Kandidaten finden.

Entspannen Sie sich nach der Arbeit

Viele Manager machen Überstunden. Auch wenn zusätzliche Stunden eine hilfreiche Möglichkeit zu sein scheinen, mehr Projekte zu erledigen, können sie zu mehr Stress und Burnout führen. Versuchen Sie, die Zeit, die Sie mit Arbeiten außerhalb der Arbeitszeit verbringen, zu reduzieren. Versuchen Sie außerdem, sich zu entspannen und sich Zeit für sich selbst zu nehmen, wenn Sie nicht arbeiten. Versuchen Sie beispielsweise, sich von Zeit zu Zeit ausreichend auszuruhen oder zu meditieren. Dadurch fühlen Sie sich erfrischt, was Sie darauf vorbereitet, während der Arbeitszeit produktiver zu sein.