Was bedeutet „Aufmerksamkeit“ beim Schreiben? (mit Beispielen) • BUOM

9. September 2021

Im Laufe Ihrer Karriere müssen Sie möglicherweise eine Nachricht oder ein Paket an jemanden in einer großen Organisation senden. Um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht die richtige Person erreicht, können Sie bei der Kontaktaufnahme eine Aufmerksamkeitslinie verwenden. Diese Adressleiste macht deutlich, wer Ihr beabsichtigter Empfänger ist, sodass die Postdienstspezialisten des Unternehmens die Nachricht an den richtigen Schreibtisch oder das richtige Büro zustellen können. In diesem Artikel definieren wir, was „Aufmerksamkeit“ beim Schreiben bedeutet, besprechen, wann man es verwenden sollte, erklären, wie man es effektiv nutzt, und liefern nützliche Beispiele.

Was bedeutet „Aufmerksamkeit“ beim Schreiben?

Das Wort „Achtung“ in einer E-Mail bedeutet, dass Sie diese an eine bestimmte Person oder Abteilung senden. Sie können auch die Kurzform des Wortes „attn“ verwenden. Wenn Sie etwas an den Arbeitsplatz einer anderen Person schicken, können Sie diese nicht direkt an deren Büro, Schreibtisch oder Briefkasten adressieren. Stattdessen liefert die Post Ihr Paket oder Ihren Brief häufig an die Poststelle oder den Hauptschalter des Unternehmens. Die Aufmerksamkeitslinie soll das Postamt oder Verwaltungspersonal einer Organisation anweisen, Ihre Post an den angegebenen Empfänger zuzustellen.

Wann sollte man „Aufmerksamkeit“ schriftlich verwenden?

Sie können „Achtung“ in einer E-Mail verwenden, um eine bestimmte Person in der Organisation zu kontaktieren. Da Mitarbeiter möglicherweise keine persönliche Postanschrift in ihrem Büro haben, teilt die Aufmerksamkeitslinie auf dem Umschlag der Poststelle oder dem Verwaltungspersonal mit, wohin Ihr Brief oder Paket geliefert werden soll. Diese Taktik funktioniert auch beim Versenden eines Briefes oder Pakets an bestimmte Abteilungen und nicht an Einzelpersonen.

Sie können auch eine Aufmerksamkeitszeile verwenden, wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen. Sie könnten sich beispielsweise an einen Account Manager eines großen Unternehmens wenden. Wenn Sie ihren Namen nicht kennen, können Sie die E-Mail über die Aufmerksamkeitszeile an den Account Manager oder die Kundendienstabteilung richten. Ein Mitarbeiter, der in einer Organisation für das Sortieren und Zustellen von Post verantwortlich ist, kann diese Informationen nutzen, um den am besten geeigneten Standort oder die am besten geeignete Person zu bestimmen.

So verwenden Sie „Aufmerksamkeit“ in einer Geschäftsbriefadresse

Wenn Sie einen formellen Geschäftsbrief versenden, hilft Ihnen die Aufmerksamkeitslinie dabei, sicherzustellen, dass er die richtige Person erreicht, sobald er in deren Büro eintrifft. Sie können die folgenden Schritte als hilfreiche Richtlinien verwenden, um Ihre E-Mails mit „Aufmerksamkeit“ zu adressieren:

1. Geben Sie Ihre Informationen an

Wenn Sie Ihren Brief adressieren, geben Sie bitte oben links auf dem Umschlag Ihre persönlichen Daten an. Geben Sie zunächst Ihren Vor- und Nachnamen ein. Geben Sie unter Ihrem Namen Ihre Postanschrift oder die Adresse des Unternehmens ein, für das Sie arbeiten. Geben Sie in der dritten Zeile Ihre Stadt, Ihr Bundesland und Ihre Postleitzahl ein. Dieser Abschnitt wird als Rücksendeadresse bezeichnet und ermöglicht es Ihrem Postdienstleister, den Brief an Sie zurückzusenden, wenn er ihn nicht zustellen kann. Ihr Empfänger kann diese Daten auch nutzen, um Ihnen künftig einen Brief oder ein Paket zuzusenden.

In einem formellen Geschäftsbrief können Sie auch Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen oben links im Brief selbst angeben und dabei das gleiche Format wie die Absenderadresse auf dem Umschlag verwenden. Unterhalb Ihrer Adresse können Sie zusätzliche Kontaktinformationen angeben, beispielsweise eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Der Empfänger kann diese Informationen nutzen, um Sie für weitere Gespräche zu kontaktieren, nachdem er Ihre E-Mail gelesen hat.

2. Geben Sie das Datum ein

Fügen Sie unter Ihren Kontaktinformationen in der E-Mail das Datum hinzu. Dieses Detail macht deutlich, wann Sie es gesendet haben, sodass der Empfänger auf dieses Dokument zurückgreifen und die Informationen bei Bedarf bestätigen kann. Beispielsweise können sie das Schreiben als Beweismittel verwenden, um das Datum zu überprüfen, an dem Ihr Unternehmen eine Vereinbarung mit ihrem Unternehmen getroffen hat.

Wenn Sie ein Datum in einen Brief schreiben, fügen Sie zuerst den Monat hinzu und schreiben Sie dann das Datum und das Jahr. Die Verwendung dieses Formats kann dazu beitragen, Verwirrung beim Versenden von E-Mails an internationale Kollegen, Kunden, Kunden oder Geschäftspartner zu vermeiden. Dies liegt daran, dass einige Länder unterschiedliche Datumsformate verwenden, z. B. das Datum, gefolgt vom Monat und dann dem Jahr.

3. Schreiben Sie Informationen über die Organisation

Schreiben Sie die Adresse des Empfängers in die Mitte des Umschlags. Die erste Zeile enthält normalerweise den Namen des Empfängers. Schreiben Sie in die zweite Zeile den vollständigen Namen Ihrer Organisation. Wenn Sie eine bestimmte Abteilung ansprechen, geben Sie diese Informationen in die Zeile vor dem Namen der Organisation ein. Schreiben Sie als Nächstes die Adresse der Organisation in eine separate Zeile und dann die Stadt, das Bundesland und die Postleitzahl in die nächste Zeile. Genau wie Ihre persönlichen Kontaktinformationen können Sie die Informationen des Empfängers oben links in der E-Mail selbst angeben. Bitte geben Sie unter dem Datum den Namen der Organisation und die Postanschrift an.

4. Fügen Sie eine Aufmerksamkeitslinie hinzu

Die Position der Aufmerksamkeitslinie auf dem Umschlag und im Brief ist unterschiedlich. Platzieren Sie diese Zeile auf dem Umschlag über dem Namen der Organisation des Empfängers. Im Brief selbst läuft die Aufmerksamkeitslinie unter dem Namen und der Adresse der Organisation. Verwenden Sie beim Schreiben dieser Zeile das folgende Format:

Kommentar: (Name oder Berufsbezeichnung des Empfängers).

Wenn Sie wenig Platz haben, können Sie den Empfänger auch mit der Kurzform „attn“ in der Aufmerksamkeitszeile ansprechen.

5. Beginnen Sie Ihren Brief

Sobald Sie alle erforderlichen Kontaktinformationen zu Ihrer E-Mail hinzugefügt haben, können Sie eine Zeile überspringen und eine Begrüßung hinzufügen. Ein formeller Geschäftsbrief beginnt normalerweise mit dem Wort „Lieber“, gefolgt vom Namen des Empfängers. Sie können sie mit ihrem vollständigen Namen ansprechen oder ihren bevorzugten Vor- und Nachnamen verwenden.

Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, können Sie die Formulierung „um wen es sich handelt“ verwenden oder ihn mit dem Titel bezeichnen. Da Sie die Hotline aktiviert haben, kann die Person, die für die Zustellung der Post des Unternehmens verantwortlich ist, dabei helfen, sicherzustellen, dass sie bei der richtigen Person ankommt. Nach der Begrüßung können Sie eine Zeile überspringen und mit dem Schreiben des Briefes beginnen.

Beispiele für die Verwendung des Wortes Aufmerksamkeit in einem Geschäftsbrief

Schauen Sie sich die folgenden Beispiele an, um zu verstehen, wie Sie das Wort „Aufmerksamkeit“ bei der Adressierung von Geschäftsbriefen verwenden:

Beispiel 1

Das folgende Beispiel stellt eine Situation dar, in der der Absender den Namen des beabsichtigten Empfängers in der Organisation kennt:

Jake Anderson
132 Columbus St.
Newark, NJ 07104
(801) 565-2818
(email protected)

15. September 2021

Maple-Technologien
237 Maplewood St.
New York, NY 11225
Achtung: Mary Johnson

Sehr geehrte Frau Johnson,

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mich am Dienstag zu treffen. Ich habe unser Gespräch genossen und mehr über die Dienstleistungen Ihres Unternehmens erfahren und erfahren, wie diese mir dabei helfen können, die Buchhaltungsprozesse meines Teams zu verbessern. Ich habe die von Ihnen angeforderten Dokumente beigefügt, in denen mein Team und die Dienstleistungen, die wir implementieren möchten, detaillierter beschrieben werden. Wenn Sie weitere Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, kontaktieren Sie mich bitte per E-Mail oder Telefon. Ich freue mich darauf bald von Ihnen zu hören.

Mit besten Grüßen,
Jake Anderson

Beispiel 2

Das folgende Beispiel stellt eine Situation dar, in der der Absender den Namen seines Empfängers nicht kennt, den Brief jedoch über die Aufmerksamkeitszeile an eine bestimmte Abteilung innerhalb der Organisation sendet:

Elizabeth Richards
475 Harvard Lane
St. Petersburg, FL 33701
(130) 593-1098
(email protected)

20. Oktober 2021

Glasfabrik Co.
Dvernaya Str. 101.
Tampa, FL 33606
Achtung: Leiter der Kundendienstabteilung

Wen es angeht:

Ich schreibe Ihnen, um Ihnen und Ihrem Team für den außergewöhnlichen Kundenservice zu danken, den ich erhalten habe, nachdem ich letzte Woche Ihren Shop kontaktiert habe. Ich hatte ein kleines Problem mit einer Vase, die ich für die Lobby meines Unternehmens gekauft hatte, aber der Kundendienstmitarbeiter, mit dem ich sprach, Neil Martinez, half mir, das Problem schnell zu lösen. Es war eine so angenehme Erfahrung, dass ich mich gezwungen fühlte, Ihnen mitzuteilen, wie sehr ich diese Interaktion schätze. Ich freue mich, Ihren Laden zu besuchen und möchte Ihre Produkte und Dienstleistungen meinen Kollegen empfehlen. Machen Sie im gleichen Sinne weiter.

Aufrichtig,
Elizabeth Richards