Warum ist die Priorisierung von Projekten wichtig und wie geht das? • BUOM

Wenn Sie am Arbeitsplatz an einem Projekt arbeiten, ist es wichtig zu wissen, wie Sie Aufgaben priorisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie Ihre Zeit richtig verwalten und alle Fristen einhalten können, die Sie und Ihr Team haben. Dies minimiert Projektausfälle und hilft Ihnen, Ihre beruflichen Ziele zu erreichen. In diesem Artikel besprechen wir ausführlicher, warum die Priorisierung von Projekten wichtig ist, beschreiben den Prozess der Projektpriorisierung, geben Tipps für die Auswahl eines ausgewogenen Projektportfolios und erklären, wie die Projektpriorisierung verbessert werden kann.

Warum ist es wichtig, Projekte zu priorisieren?

Die Priorisierung von Projekten ist wichtig, da sie die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihrer Projekte erhöht. Wenn Sie und Ihr Team festlegen, welche Aufgaben am wichtigsten sind, können Sie diese rechtzeitig erledigen und so die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Sie Ihre Ziele erreichen. Hier sind einige der anderen gemeinsamen Vorteile der Projektpriorisierung:

• Höhere Kapitalrendite. Durch die Priorisierung Ihrer Projekte stellen Sie sicher, dass alles, was Sie und Ihr Team tun, mit den Unternehmenszielen übereinstimmt. Dadurch kann Ihr Team mehr Wert für das Unternehmen schaffen und eine höhere Kapitalrendite bieten.

• Höhere Arbeitsqualität: Durch die Priorisierung der Aufgaben und Projekte, die am wichtigsten sind, können Sie mehr Zeit damit verbringen, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.

• Eliminieren Sie veraltete Projekte: Die Analyse Ihres Portfolios, um zu bestimmen, welche Projekte Sie priorisieren sollten, kann Ihnen dabei helfen, veraltete Projekte zu finden. Sie können Projekte ablehnen, die weder Ihnen noch dem Unternehmen nützen.

• Verbessern Sie die Motivation: Wenn Ihr Team weiß, warum ein bestimmtes Projekt wichtig ist, kann es es motivieren, seine Aufgaben zu erledigen und auf die gleichen Ziele hinzuarbeiten.

So priorisieren Sie Projekte

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um mit der Priorisierung Ihrer Projekte zu beginnen:

1. Definieren Sie Ihre Unternehmenswerte

Bevor Sie feststellen können, welche Projekte wichtig sind, müssen Sie die Werte des Unternehmens definieren und sich an ihnen ausrichten. Erwägen Sie, ein Treffen mit der Unternehmensleitung und den Interessenvertretern zu vereinbaren, um die Ziele und Werte der Organisation zu besprechen. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob ein bestimmtes Projekt mit diesen Zielen und Werten übereinstimmt, sodass Sie die richtigen Prioritäten setzen können.

2. Bestimmen Sie, wie jedes Projekt bewertet werden soll

In derselben Besprechung können Sie auch besprechen, wie jedes Projekt gewichtet werden soll. Sie müssen festlegen, anhand welcher Kriterien Sie den Wert jedes Projekts messen. Wenn ein Projekt beispielsweise dazu beiträgt, dass das Unternehmen mehr als 5.000 US-Dollar verdient, sollten Sie ihm Vorrang vor Projekten geben, die weniger verdienen. Erstellen Sie eine von Ihnen allen erarbeitete Kriterienliste, auf die Sie bei der Bewertung Ihrer Projekte zurückgreifen können.

3. Analysieren und bewerten Sie Ihre Projekte

Beginnen Sie anhand Ihres Kriterienkatalogs mit der Analyse und Bewertung jedes Projekts. Der einfachste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, Projekten eine Bewertung zu geben, die auf der Anzahl der Kriterien basiert, die sie erfüllen. Sie können bei der Berechnung Ihrer Punktzahl auch das Risiko und die Kosten jedes Projekts berücksichtigen. Handelt es sich beispielsweise um ein Projekt mit hohem Risiko, können Sie dessen Gesamtpunktzahl senken.

4. Erstellen Sie eine Liste vorrangiger Projekte

Sobald jedes Projekt eine Endbewertung erhält, können Sie eine Liste der Projekte basierend auf ihrer Priorität erstellen. Platzieren Sie die Projekte mit der höchsten Priorität ganz oben auf der Liste, sodass Sie und Ihr Team sie zuerst abschließen. Sie können die unten stehenden löschen oder für später speichern.

Tipps zur Auswahl eines ausgewogenen Projektportfolios

Bei der Priorisierung Ihrer Projekte ist es wichtig, Ihr Portfolio ausgewogen zu halten. Geschieht dies nicht, könnte das Unternehmen in Schwierigkeiten geraten. Wenn Sie beispielsweise Projekte priorisieren, die nur eine Abteilung unterstützen, werden möglicherweise andere Abteilungen gestrichen. Hier einige Tipps für die Auswahl eines ausgewogenen Projektportfolios:

• Bewerten Sie Ihre Ressourcen: Beginnen Sie mit der Bewertung der Ihnen und Ihrem Team zur Verfügung stehenden Ressourcen, um sicherzustellen, dass Sie das Projekt, das Sie übernehmen möchten, bewältigen können. Wenn Sie nicht über genügend Ressourcen verfügen, beispielsweise über das richtige Budget oder die richtige Anzahl an Mitarbeitern, kann es sein, dass Ihr Projekt weniger Erfolgsaussichten hat.

• Stellen Sie sicher, dass Sie alle Abteilungen berücksichtigen: Die von Ihnen priorisierten Projekte sollten alle Abteilungen unterstützen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter genügend Arbeit haben und jede Abteilung genügend Mittel erhält.

• Wählen Sie wertvolle Projekte: Jedes Projekt sollte für das Unternehmen wertvoll sein, weil es mit seinen Werten übereinstimmt und finanzielle Vorteile bringt.

• Berücksichtigen Sie das Risiko: Projekte mit hohem Risiko können dem Unternehmen große Gewinne bringen, aber Sie möchten nicht, dass Ihr Portfolio nur aus riskanten Projekten besteht. Versuchen Sie, Ihr Portfolio mit einer Mischung aus Projekten mit geringem, mittlerem und hohem Risiko auszubalancieren.

Möglichkeiten zur Verbesserung der Projektpriorisierung

Wenn Ihrem Projekt ein Priorisierungsprozess fehlt, gibt es folgende Möglichkeiten, es zu verbessern:

1. Verstehen Sie die Bandbreite Ihres Teams

Die Priorisierung zu vieler Projekte kann Sie und Ihr Team überfordern und dazu führen, dass Sie bestimmte Aufgaben nicht mehr erledigen können. Um das Risiko zu minimieren, dass dies geschieht, prüfen Sie die Kapazität Ihres Teams, bevor Sie Projekte übernehmen. Bestimmen Sie den Arbeitsaufwand, den Ihrer Meinung nach jeder aufgrund seiner Fähigkeiten und Erfahrungen bewältigen kann, und übernehmen Sie Projekte, von denen Sie wissen, dass alle zusammenarbeiten können.

Wenn Sie glauben, dass Sie oder Ihr Team ein Projekt nicht bewältigen können, ist es in Ordnung, Nein zu sagen. Dadurch zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten, dass Sie Ihre Grenzen kennen und Ihre Karriere mit Leidenschaft verfolgen. Sie möchten also nicht zu viel Arbeit auf sich nehmen und riskieren, dass diese nicht den Anforderungen entspricht.

2. Seien Sie flexibel

Auch wenn Sie über einen etablierten Priorisierungsprozess verfügen, können Sie diesen jederzeit ändern oder für jedes Projekt anpassen. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihre Prioritäten immer wieder neu zu bewerten und sicherzustellen, dass Sie immer an den wichtigsten Aufgaben arbeiten. Beispielsweise arbeiten Sie möglicherweise gleichzeitig an zwei Projekten und ein Stakeholder verschiebt die Frist eines Projekts. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Prioritäten zu überdenken und stattdessen mit einer früheren Frist mit der Arbeit am Projekt zu beginnen.

3. Stellen Sie Ihre Kunden immer an die erste Stelle

Wenn Sie mit Klienten oder Klienten zusammenarbeiten, sollten diese Ihr Hauptaugenmerk bei der Priorisierung Ihrer Projekte sein. Wenn das Projekt aus Leistungen für Ihren Kunden besteht, sollte dies höchste Priorität haben, insbesondere im Vergleich zu internen Projekten. Dadurch können Sie stärkere Beziehungen zu Ihren Kunden aufbauen, da diese Sie als zuverlässig und effizient betrachten.