Warum ist Dateiverwaltung so wichtig? Zusätzliche Vorteile • BUOM

12. Juli 2021

Es gibt viele Methoden, mit denen ein Unternehmen seine Organisation und Effizienz verbessern kann. Eine dieser Methoden ist die Dateiverwaltung, die es einem Unternehmen ermöglicht, seine Dateien organisiert zu speichern und für Organisation und Produktivität sorgt. Wenn Sie glauben, dass Sie oder Ihr Unternehmen von einer zusätzlichen Organisation profitieren würden, sollten Sie die Implementierung eines Dateiverwaltungssystems zum Speichern und Organisieren Ihrer Dokumente in Betracht ziehen. In diesem Artikel besprechen wir, was Dateiverwaltung ist, warum sie wichtig ist, welche Vorteile sie bietet und welche Schlüsselkomponenten eine effektive Dateiverwaltung hat.

Was ist Dateiverwaltung?

Bei der Dateiverwaltung handelt es sich um den Prozess des Benennens, Speicherns und Organisierens von Dateien in einem System oder Programm, um das Auffinden von Dokumenten zu erleichtern. Die meisten Unternehmen nutzen eine digitale Form der Dateiverwaltung, für einige Unternehmen ist die physische Dateiverwaltung jedoch immer noch von Vorteil. Das digitale Organisieren von Dateien ist nützlich, da viele Systeme die Möglichkeit bieten, Dateien für Sie zu organisieren, wodurch das Speichern und Abrufen von Dokumenten einfacher und schneller wird. Auch die digitale Aktenverwaltung ist von Vorteil, da Sie und Ihre Mitarbeiter auf praktisch jedem Gerät zeit- und ortsunabhängig auf Dateien zugreifen können, was besonders für Remote-Mitarbeiter von Vorteil ist.

Unternehmen organisieren ihre Dateien typischerweise in einem hierarchischen System, das heißt, sie verwenden zusätzliche Ordner oder Unterordner für die weitere Organisation. In Ihrem Hauptordner können mehrere Unterordner vorhanden sein, die Dokumente unterschiedlicher Kategorien enthalten. Beispielsweise könnten Sie einen Hauptordner für Steuern und Unterordner für Steuern eines bestimmten Jahres und andere spezifische Steuerformulare haben.

Warum ist Dateiverwaltung wichtig?

Es gibt viele Gründe, warum es für ein Unternehmen wichtig ist, ein effektives Dateiverwaltungssystem zu verwenden, darunter:

Verbesserte Organisation

Unabhängig von der Unternehmensgröße müssen die meisten Organisationen viele Informationen speichern, darunter Informationen über Mitarbeiter, Produkte, Lagerbestände und Finanzinformationen. Mithilfe der Dateiverwaltung können Sie Informationen innerhalb einer Organisation speichern, abrufen und teilen. Beispielsweise kann ein Unternehmen viele Dateien in einem Ordner speichern, wodurch die Unordnung in seinem digitalen Speichersystem verringert wird.

Zentraler Speicherort von Dokumenten

Wenn Sie alle Dokumente Ihres Unternehmens an einem zentralen Ort aufbewahren, kann dies den Dokumentenabruf erleichtern. Anstatt Hunderte von Dateien zu durchsuchen, kann ein Mitarbeiter nach einem Ordnernamen suchen und das benötigte Dokument leicht finden. Dadurch wird die Dokumentenorganisation einfacher als das Speichern von Dokumenten an mehreren Orten, z. B. in E-Mail-Threads, PCs oder Flash-Laufwerken.

Erhöhte Effizienz

Zeitmanagement und Effizienz sind wichtige Bestandteile der Produktivität eines Unternehmens. Die Dateiverwaltung verbessert die Effizienz, indem sie die Zeit reduziert, die Mitarbeiter für die Suche nach Dokumenten benötigen. Dies reduziert auch den Zeitaufwand für die Neuerstellung von Dateien, wenn ein Mitarbeiter das Originaldokument nicht finden kann. Obwohl das erneute Eintippen eines Dokuments in manchen Fällen nur wenige Minuten dauert, kann diese Zeitverschwendung zu einem Problem werden, wenn sie während des Arbeitstages mehrmals wiederholt wird. Durch die Dateiverwaltung wird sichergestellt, dass Mitarbeiter produktiv bleiben und sich wiederholende Aufgaben vermieden werden.

Verbesserte Kommunikation

Viele Dateiverwaltungsprogramme enthalten nützliche Kommunikationstools wie Chatfenster, Tagging-Systeme und die Möglichkeit, Dokumente zu kommentieren. Dies ist wichtig, da Mitarbeiter sich gegenseitig Fragen zu bestimmten Dokumenten stellen oder Fehler in einem Dokument kommentieren können. Mit diesen Tools können Mitarbeiter in der Regel gemeinsam Dokumente bearbeiten und so nachvollziehen, warum ein Teammitglied eine bestimmte Änderung oder einen bestimmten Vorschlag gemacht hat.

Reduzierte Fehleranzahl bei der Einreichung von Dokumenten

Die Dateiverwaltung kann die Anzahl der Registrierungsfehler reduzieren, auf die Ihr Team stößt. Wenn ein Unternehmen seine Dokumente physisch aufbewahrt, ist ein organisiertes Dokumentenspeichersystem erforderlich, um Dokumentenverluste zu vermeiden. Die Dokumentenbewegung kann auch digital erfolgen, insbesondere wenn ein Mitarbeiter Dateien falsch benennt oder organisiert. Ein Dateiverwaltungssystem reduziert Fehler, indem es Klarheit und Orientierung bei der Suche nach Dateien bietet.

Kontrollierter Zugang

Der Zugriff auf Informationen ist wichtig, da er sicherstellt, dass Mitarbeiter auf die für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Dokumente zugreifen können. Durch den Zugriff auf Informationen können Unternehmen auch kontrollieren, welche Personen sensible Daten einsehen können. Viele digitale Dateiverwaltungssysteme verfügen über Sperren oder Kontrollen, die den Zugriff nur auf diejenigen Mitarbeiter beschränken, die bestimmte Dokumente für ihre Arbeit benötigen. Wenn sie Zugriff auf ein bestimmtes Dokument benötigen, für das der Zugriff gesperrt ist, können sie ihre Vorgesetzten bitten, ihnen den entsprechenden Zugriff zu gewähren.

Vorteile der Dateiverwaltung

Hier sind einige Vorteile, die ein effektives Dateiverwaltungssystem Unternehmen bieten kann:

Standardisierte Prozesse

Standardisierte Prozesse sind für ein Unternehmen von Vorteil, da sie Fehler reduzieren und die Produktivität steigern können. Die Dateiverwaltung kann dazu beitragen, die Prozesse eines Unternehmens zu standardisieren und sicherzustellen, dass jeder weiß, wie Dokumente auf die gleiche Weise gespeichert und abgerufen werden.

Reduzierte E-Mails

Viele Unternehmen nutzen E-Mail zur Kommunikation, was dazu führen kann, dass eine große Anzahl von Nachrichten die Posteingänge der Mitarbeiter überfüllt. Ein effektives Dateiverwaltungssystem kann die Anzahl der gesendeten E-Mails reduzieren, da die Mitarbeiter Zugriff auf dieselben Dokumente haben und wissen, wie sie die benötigten Dokumente abrufen können.

Erhöhte Verantwortung

Unternehmen können ihre Rechenschaftspflicht auch durch effektives Dateimanagement erhöhen. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter bei einem Projekt einen Fehler macht, kann sein Vorgesetzter dabei helfen, herauszufinden, was schief gelaufen ist, indem er gemeinsam die relevanten Dokumente durchgeht. Dies kann Mitarbeitern helfen, aus Fehlern zu lernen und ihre Leistung in Zukunft zu verbessern.

Verbesserte Sicherheit

Verlegte Dateien können für Unternehmen zu Sicherheitsproblemen führen, insbesondere wenn ein Mitarbeiter versehentlich ein wichtiges Dokument in einem öffentlichen Forum speichert. Die Dateiverwaltung kann zur Verbesserung der Sicherheit beitragen, indem Ordner erstellt wird, in denen Mitarbeiter Dokumente problemlos speichern können. Wenn ein Mitarbeiter genau weiß, wo er Dateien ablegen muss, kann die Wahrscheinlichkeit verringert werden, dass er sie im falschen Ordner ablegt.

Komponenten einer effektiven Dateiverwaltung

Die Dateiverwaltung kann einem Unternehmen dabei helfen, seine Organisation zu verbessern. Dazu ist es jedoch wichtig, dass die Mitarbeiter die Komponenten eines effektiven Dateiverwaltungssystems kennen. Zu den Komponenten einer effektiven Dateiverwaltung können gehören:

Folge

Wenn Sie Ihr Dateiverwaltungsprogramm erstellen oder organisieren, ist es wichtig, die Speicherorte, an denen Sie Ihre Dokumente ablegen, konsistent zu halten. Dazu müssen Sie ein System für Ihre Dateiverwaltungsmethodik erstellen und sich daran halten. Wenn Sie beispielsweise einen Ordner für die Finanzen Ihres Unternehmens erstellen und ihn „Finanzen“ nennen und später einen ähnlichen Ordner erstellen und ihn „Budget“ nennen, kann dies zu Verwirrung bei den Mitarbeitern führen, insbesondere wenn Sie bestimmte Dateien im ersten Ordner ablegen. Ordner und andere im zweiten.

Anzahl der Ordner

Ein wichtiger Bestandteil der Dateiverwaltung besteht darin, die richtige Anzahl an Ordnern zu ermitteln, die Sie und Ihr Unternehmen benötigen. Wenn Sie zu wenige Ordner haben, müssen Ihre Mitarbeiter möglicherweise viele Dokumente in den mehreren Ordnern, die Sie haben, sortieren. Wenn Sie zu viele Ordner haben, suchen Ihre Mitarbeiter möglicherweise in mehreren Ordnern nach der benötigten Datei. Daher ist es wichtig, dass Ihr Dateiverwaltungssystem über genügend Ordner für Ihre Dokumente und klar gekennzeichnete Unterordner verfügt, die einem Mitarbeiter bei der Suche nach einer Datei eine natürliche Orientierung geben.

Genaue Datei- und Ordnernamen

Für eine effektive Dateiverwaltung sind häufig genaue Datei- und Ordnernamen erforderlich. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise plant, in diesem Jahr seine erste Pressemitteilung herauszugeben, kann es hilfreich sein, diese unter dem Ordnernamen „Pressemitteilungen“ als „Pressemitteilung Nr. 1 2021“ zu kennzeichnen. Wenn Sie mit Etikettierungstechniken vertraut sind, können Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben effizienter und produktiver erledigen.