Wann sollten Sie ein Problem am Arbeitsplatz eskalieren? • BUOM

26. April 2021

Unabhängig davon, ob es sich um ein Problem zwischen Teammitgliedern oder mit Kunden handelt, erfordert die Schwere der Umstände manchmal eine Eskalation an das Management. Wenn Sie verstehen, wie Sie mit der Eskalation umgehen, können Sie bei auftretenden Konflikten bessere Lösungen finden. In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, was es bedeutet, ein Problem am Arbeitsplatz zu eskalieren, und geben Tipps, wie man es erfolgreich angehen kann.

Was bedeutet es, ein Problem am Arbeitsplatz eskalieren zu lassen?

Bei der Eskalation eines Problems am Arbeitsplatz geht man an den beteiligten Personen vorbei und eskaliert an die Geschäftsleitung. Dabei geht es darum, das Kontextbewusstsein der richtigen Personen zu stärken, um eine schwierige Situation zu lösen. Typischerweise kommt es zu einer Eskalation, wenn ein Problem auftritt, das das aktuell an dem Problem arbeitende Personal nicht lösen kann und die Hilfe von Personen mit mehr Befugnissen und Ressourcen benötigt wird.

Wann sollte man ein Problem bei der Arbeit besprechen?

Die Entscheidung, wann ein Problem eskaliert werden soll, hängt von der Höhe des Risikos ab, das es für das Unternehmen darstellt. Da die Eskalation eines Problems zu schwierigen Besprechungen und Unterbrechungen führen kann, sollten Sie sie für Probleme reservieren, die wirklich eine Eskalation erfordern. Sie können die Eskalation eines Problems häufig vermeiden, indem Sie das Problem zuerst mit der Person besprechen.

Einige Probleme erfordern jedoch die Unterstützung höherer Behörden. Erwägen Sie die Eskalation eines Problems am Arbeitsplatz, wenn:

• Das Problem könnte dazu führen, dass sich das Projekt verzögert oder das Budget überschreitet.

• Das Problem zwingt Sie oder andere Teammitglieder zu erheblicher Mehrarbeit.

• Sie haben bereits versucht, das Problem auf andere Weise zu lösen, jedoch ohne Erfolg.

• Sie haben versucht, Kompromisse einzugehen und mit den Beteiligten eine gemeinsame Lösung zu finden.

Wie man ein Problem am Arbeitsplatz effektiv eskaliert

Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen sollten, wenn ein Problem am Arbeitsplatz eskaliert:

1. Erkennen Sie das Problem

Der erste Schritt zur Eskalation eines Problems besteht darin, zu erkennen, dass ein Problem besteht. Sie können dies tun, indem Sie den Interessenten darauf aufmerksam machen. Manchmal ist sich die andere Person nicht bewusst, welche Auswirkungen ihre Handlungen auf andere haben. Bestimmen Sie den Grad der Auswirkung des Problems, um zu entscheiden, ob eine Eskalation erforderlich ist.

2. Versuchen Sie, eine Lösung zu finden

Sprechen Sie mit der Person, die an dem Problem beteiligt ist, um herauszufinden, ob es einen Grund für ihr Handeln oder Unterlassen gibt, und versuchen Sie, eine Lösung zu finden. Wenn sie beispielsweise Schwierigkeiten haben, Fristen einzuhalten, versuchen Sie herauszufinden, was die Ursache dafür ist, dass sie ihre Arbeit verspätet einreichen. Wenn sie nicht alle Aufgabenbereiche kennen, können Sie ihnen helfen, zu analysieren, was das Unternehmen von ihnen erwartet.

3. Sammeln Sie Beweise

Sammeln Sie Beweise für das Problem, damit Sie Ihrer Geschäftsleitung etwas zeigen können. Möglicherweise möchten Sie die Gespräche, die Sie mit dieser Person geführt haben, dokumentieren oder E-Mail-Konversationen speichern. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Sie Beweise für alle von Ihnen ergriffenen Maßnahmen haben und eine Reaktion der anderen Partei erhalten, falls es später zu Meinungsverschiedenheiten kommen sollte.

4. Finden Sie heraus, an wen Sie sich wenden können

Wenn der Versuch, mit dieser Person eine Lösung zu finden, erfolglos bleibt, überlegen Sie, an wen Sie das Problem weiterleiten können. In der Regel ist dies Ihr Teamleiter oder ein anderer Vorgesetzter.

5. Erklären Sie das Problem

Wenn Sie Ihrem Gruppenleiter oder einer anderen Autoritätsperson ein Problem zur Sprache bringen, erklären Sie, was passiert. Teilen Sie Ihre Beispiele und Beweise mit ihnen, um mehr Kontext und empfohlene Maßnahmen bereitzustellen. Das Format, das bei der Meldung eines Problems an den Teamleiter eingehalten werden muss, umfasst Folgendes:

• Stellen Sie Hintergrundkontext bereit. Beschreiben Sie kurz die Situation, die zu der Notwendigkeit einer Eskalation geführt hat, einschließlich wer, was, wo, wann, warum und wie.

• Eine Anfrage stellen. Teilen Sie dem Teamleiter mit, was er tun soll, um Ihnen bei der Lösung des Problems zu helfen, und geben Sie auch einen Zeitrahmen an, wann Sie seine Hilfe benötigen.

• Erwähnen Sie etwaige Schwierigkeiten. Informieren Sie Ihren Teamleiter über alle spezifischen Anliegen, die Sie für ihn haben, z. B. dass Sie bis zum Ende des Tages eine Antwort von ihm benötigen oder dass Sie sein spezifisches Fachwissen benötigen.

• Schalten Sie den Aufprall ein. Teilen Sie Ihrem Teamleiter mit, was passieren könnte, wenn er Ihnen keine Hilfe leistet, z. B. wenn Ihr Team einen bevorstehenden Termin nicht einhalten kann, weil ein Mitarbeiter seine Aufgaben nicht erledigt.

• Schließen Sie die Eskalation ab. Beenden Sie das Gespräch, indem Sie anbieten, bei der Lösung des Konflikts zu helfen, und mögliche Lösungen erwähnen.

Beispiel: „Ich möchte Sie auf ein Problem aufmerksam machen, mit dem die Marketingabteilung in den letzten Monaten konfrontiert war. Die PR-Abteilung erfüllt bei ihren Pressemitteilungen nicht die Qualitätsstandards und hat Probleme, unsere Fristen einzuhalten. Ich bitte Sie, dieses Problem zu lösen und sicherzustellen, dass Ihr Team nun Pressemitteilungen in der von uns erwarteten Qualität liefern kann, damit wir effektiv mit Journalisten über unsere Veranstaltungen kommunizieren können**. Gerne helfe ich bei der Optimierung des Prozesses.“

6. Leiten Sie das Problem an eine höhere Behörde weiter

Erwägen Sie den Aufstieg auf die nächste Autoritätsebene, wenn Ihr Teamleiter nicht bei der Lösung des Problems hilft oder Sie keine Antwort von ihm erhalten. Dazu kann die Kontaktaufnahme mit dem Abteilungsleiter oder Teamleiter gehören. Erwägen Sie, ihnen eine E-Mail mit Kontextinformationen zu senden oder ein Treffen zu vereinbaren, um das Problem zu besprechen.

Welche Vorteile haben eskalierende Probleme am Arbeitsplatz?

Bei effektiver Vorgehensweise kann die Eskalation eines Problems am Arbeitsplatz dazu beitragen, dass ein Unternehmen erfolgreicher agiert. Zu den Vorteilen eskalierender Probleme am Arbeitsplatz können gehören:

• Erhöht das Situationsbewusstsein Ihres Managementteams

• Bezieht Ihr Management in die Lösungsfindung ein

• Bietet zusätzliche Ressourcen für den Support

• Hebt Bereiche Ihres Unternehmens hervor, die Sie verbessern können

• Hilft dem Team, Geschäftsziele innerhalb des geplanten Zeitrahmens effektiv zu erreichen

• Verbessert die Beziehungen zu Kollegen

Zu berücksichtigende Eskalationstipps

Beachten Sie bei der Eskalation eines Problems am Arbeitsplatz die folgenden Tipps:

• Vermeiden Sie es, Dinge persönlich zu nehmen. Probleme entstehen in der Regel aufgrund von Umständen. Versuchen Sie daher, sie objektiv zu betrachten, anstatt das Problem persönlich zu nehmen.

• Bleiben Sie freundlich. Denken Sie daran, dass Sie versuchen, eine Lösung für ein Problem zu finden, die dem Unternehmen zugute kommt. Versuchen Sie, einen freundlichen Ton beizubehalten und geben Sie anderen nicht die Schuld, wenn Sie über das Problem sprechen.

• Beobachten Sie Ihre Gefühle. Wenn das Problem eskaliert, können Sie ruhig bleiben, um eine rationale Entscheidung zu treffen.

• Werden Sie Eigentümer. Sie können Ihr Managementteam zwar in diese Angelegenheit einbeziehen, das heißt aber nicht, dass Sie ihm die Verantwortung für die Situation übertragen. Beteiligen Sie sich weiterhin am Problem und bieten Sie Lösungen an.