wann es zu verwenden ist (mit Vorlage und Beispiel) • BUOM
31. März 2022
In vielen beruflichen Umgebungen ist es wichtig, bei der Korrespondenz mit Kunden, Kollegen oder dem Management formelle E-Mails zu verwenden. Eine formelle E-Mail zeigt einen professionellen Umgang mit dem Empfänger und zeigt, dass Sie seine Zeit respektieren. Zu verstehen, wie man eine formelle E-Mail schreibt, ist eine wichtige berufliche Fähigkeit. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie eine formelle E-Mail schreiben, wann Sie dies tun und was Sie beim Schreiben vermeiden sollten.
Was ist das Format einer formellen E-Mail?
Eine formelle E-Mail ist sowohl im Ton als auch im Format direkt und professionell. Zu den wichtigen Elementen, die Sie beim Schreiben einer formellen E-Mail berücksichtigen sollten, gehören:
Sendeadresse: Wenn Sie eine formelle E-Mail senden, verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse. Beschränken Sie Ihre E-Mail-Adresse auf Ihren vollständigen Namen, Ihre Initialen und Zahlen oder eine Kombination davon. Beispiele beinhalten “(email protected)», «(email protected)” Und “(email protected)».
Betreffzeile: Schreiben Sie eine kurze Betreffzeile mit maximal sieben Wörtern, die den Zweck der E-Mail direkt und prägnant zusammenfasst.
Schriftart: Damit Ihre E-Mail einfach und professionell aussieht, verwenden Sie Arial, Times New Roman oder Calibri als Schriftart. Verwenden Sie als Schriftfarbe ausschließlich Schwarz und wählen Sie eine Schriftgröße von 12 oder 14.
Begrüßung: Wählen Sie eine professionelle Begrüßung, um einen starken Eindruck zu hinterlassen. Starke Variationen sind „An wen es geht“ oder „Lieber“. Verwenden Sie den Berufsnamen oder die Berufsbezeichnung des Empfängers, wenn Sie seinen Namen nicht kennen.
Einleitung: Wenn Sie einem neuen Kontakt eine E-Mail schreiben, beginnen Sie mit einer kurzen Einleitung, damit dieser weiß, wer Sie sind.
Text: Eine professionelle E-Mail respektiert die Zeit des Empfängers. Versuchen Sie daher, den Text so direkt und prägnant wie möglich zu halten. Fügen Sie nach Möglichkeit nur einen oder zwei kurze Absätze ein. Wenn Sie sich mit einem Angebot an einen neuen Kontakt wenden, der ausführlichere Informationen erfordert, fügen Sie es stattdessen als Anhang bei oder bieten Sie an, ihn für weitere Informationen zu kontaktieren, wenn der Empfänger daran interessiert ist.
Abschluss: Wie bei der Adresse müssen Sie einen formellen Abschluss beifügen. Zu den Optionen gehören „Vielen Dank für Ihre Zeit“, „Mit freundlichen Grüßen“, „Danke“ und „Beste Wünsche“.
Unterschrift: Unterschreiben Sie mit Ihrem Namen und Ihrer Berufsbezeichnung. Wenn Sie über ein E-Mail-Konto mit vorsignierter Signatur verfügen, stellen Sie sicher, dass alle darin enthaltenen Informationen einen professionellen Ton haben.
Mehr Details: Professionelle E-Mail-Grüße: Tipps und Beispiele
Wann sollten Sie eine formelle E-Mail schreiben?
Häufige Gründe für das Schreiben einer formellen E-Mail sind:
Erster Kontakt: Wenn Sie jemanden in einem beruflichen Umfeld zum ersten Mal kontaktieren, verwenden Sie eine formelle E-Mail. Auch wenn sich manche beruflichen Beziehungen so weit entwickeln, dass Sie einen freundlicheren Ton annehmen, sollten die ersten Interaktionen formeller sein.
Professionelles Umfeld: Sofern Sie keine Beziehung zu einem Kunden, Kollegen oder Kollegen haben, in der Sie sich weniger professionell fühlen, sollten Sie sich für die meisten arbeitsbezogenen Kommunikationen an formelle E-Mail-Standards halten.
Verkaufsvorschläge: Ein direkter und professioneller Ansatz beim Schreiben einer formellen E-Mail ist die beste Möglichkeit, ein Verkaufsangebot zu unterbreiten, selbst einem bestehenden Kunden. Nehmen wir an, der Kunde hat einen vollen Terminkalender und würde von einem einfachen, formellen Ansatz profitieren.
Stellenanfragen. Wenn Sie sich auf eine neue Stelle bewerben, zeigt eine formelle E-Mail, dass Sie in der Lage sind, sich professionell zu präsentieren und die Zeit des Empfängers zu respektieren.
Entschuldigung: Manchmal müssen Sie in Ihrer beruflichen Laufbahn eine Entschuldigungs-E-Mail senden. Behandeln Sie sie mit Respekt und verwenden Sie ein formelles E-Mail-Format.
Entlassung: Wann immer es einen Jobwechsel gibt, ist eine formelle E-Mail die beste Möglichkeit, dies zu besprechen. Sowohl Kündigungsschreiben als auch Kündigungsschreiben sollten formell sein.
Mehr Details: So schreiben Sie ein formelles Kündigungsschreiben (Vorlage und Beispiel)
Was Sie beim Schreiben einer formellen E-Mail vermeiden sollten
Bevor Sie auf „Senden“ klicken, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre E-Mails auf einen der folgenden Fehler zu überprüfen:
Lässiger Ton: Sofern Sie keine lockere Beziehung zum Empfänger Ihrer E-Mail aufgebaut haben, kann die Verwendung eines lockeren Tons als unprofessionell empfunden werden.
Umgangssprache: Wie der normale Umgangston kann auch Umgangssprache unprofessionell wirken und den Leser manchmal verwirren, insbesondere wenn es sich um eine regionale oder lokale Phrase handelt.
Übermäßig vertraute Sprache: Eine persönliche Beziehung zu einem Geschäftspartner ist äußerst wertvoll. Wenn Sie jedoch noch keine persönliche Beziehung haben, ist es möglicherweise am besten, eine übermäßig vertraute Sprache zu vermeiden.
Rechtschreib- und Grammatikfehler. Moderne E-Mail-Server, sowohl auf Computern als auch auf Mobilgeräten, sind mit integrierten Funktionen zur Rechtschreib- und Grammatikprüfung ausgestattet. Stellen Sie sicher, dass Ihr Text keine Fehler enthält, die Sie unprofessionell erscheinen lassen könnten.
Emoticons: Die Verwendung von Emoticons ist in vielen Kommunikationsformen weit verbreitet, am besten werden sie jedoch für die informelle Kommunikation verwendet.
Unvollständige Sätze: Wenn Sie eine formelle E-Mail schreiben, verwenden Sie vollständige Sätze, die professionell aussehen und einen besseren Eindruck hinterlassen können als unvollständige Sätze.
Zusätzliche Informationen: Auch wenn es so aussieht, als ob die Bereitstellung zusätzlicher Informationen dazu beiträgt, sicherzustellen, dass auf Seiten des Empfängers keine Unsicherheit besteht und dass Sie sich die Zeit genommen haben, gründlich zu sein, bedeuten lange E-Mails längere Lesezeiten. Seien Sie direkt und bieten Sie an, ein Treffen zu vereinbaren, wenn Sie weitere Erläuterungen benötigen.
Indirekte Formulierung: Sätze wie „Ich schreibe Ihnen heute“ oder „Ich melde mich bei Ihnen“ werden selten benötigt, und Sie können sie wahrscheinlich aus Ihrer E-Mail weglassen und so schnell wie möglich einen Mehrwert bieten.
Mehr Details: So schreiben Sie Schritt für Schritt eine E-Mail (formell und informell)
Offizielle E-Mail-Vorlage
Wenn Sie eine formelle E-Mail schreiben, ist es hilfreich, eine Vorlage zu haben, die Ihnen hilft, wenn Sie neu im formellen Schreiben sind. Sie können diese Vorlage für Ihren nächsten formellen Brief verwenden:
Betreff: (Kurze Zusammenfassung des Inhalts der E-Mail)
Hallo (Name oder Berufsbezeichnung des Empfängers),
Меня зовут (Ihr Name) и я (Erläuterung der Funktion, in der Sie sich an sie wenden.)
(Eine kurze Beschreibung des Grundes, aus dem Sie eine E-Mail senden, möglichst auf ein oder zwei kurze Absätze beschränkt.)
Vielen Dank für Ihre Zeit,
(Ihr Name)
(Ihre beruflichen Kontaktdaten)
Beispiel eines offiziellen Briefes
Hier ist ein Beispiel für die Verwendung der bereitgestellten Vorlage:
*Thema: Hochwertige Kampfsportausrüstung*
Grüße Frau Marshall,
Mein Name ist William Gordon und ich bin Vertriebsmitarbeiter bei Action Martial Arts. Wir sind der führende Anbieter von Kampfsportmatten und Trainingsgeräten im Nordosten.
Wir bereiten uns darauf vor, eine neue Reihe von Kampfsport-Gis auf den Markt zu bringen, die leicht genug für das Sommertraining, aber langlebig genug für intensives Training sind. Wir sind daran interessiert, mit örtlichen Fitnessstudios zusammenzuarbeiten, um Markenausrüstung für Schüler zu entwickeln, und ich würde gerne mit Ihnen über die Zusendung eines Test-Gi zusammen mit einigen Mustern unserer Pads und Wrestling-Bekleidung sprechen.
Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Informationen benötigen.
Danke,
William Gordon
555-123-4567