Vorteile und Möglichkeiten zur Durchführung • BUOM
22. Februar 2021
Bei der Verwaltung von Projekten ist es wichtig, den Fortschritt im Hinblick auf die Ziele regelmäßig zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Arbeit mit den Zielen des Projekts übereinstimmt. Gate-Reviews können eine effektive Möglichkeit sein, jede Phase eines Projekts zu überwachen. Die Torinspektion ermutigt das Team nicht nur dazu, die bereits abgeschlossenen Arbeiten regelmäßig zu bewerten, sondern bietet auch die Möglichkeit, bevorstehende Phasen des Projekts zu bewerten. In diesem Artikel besprechen wir Gate-Reviews und wie sie für das Projektmanagement nützlich sein können.
Was ist eine Gate-Bewertung?
Projekt-Gates und Gate-Reviews sind eine Art Projektmanagementstil, bei dem es während des gesamten Projekts reichlich Gelegenheit zur Kommunikation gibt. Stellen Sie sich das als einen Prozess vor, bei dem verschiedene Teile des Projekts an verschiedenen Meilensteinen oder Gates überprüft werden. Kontrolltore können auch unter anderen Namen bezeichnet werden, darunter Entscheidungstore, Mauttore, Schleusentore und Phasentore. Die Torinspektion umfasst Folgendes:
Fortschrittsüberprüfung: Dies ist eine Übersicht über die bereits abgeschlossenen Arbeiten an einem Projekt.
Ziele definieren: Es kann hilfreich sein, die Ziele des Projekts bei jedem Meilenstein zu überprüfen.
Projektziele bewerten: Teammitglieder können nach Abschluss jedes Meilensteins kurzfristige und langfristige Ziele bewerten.
Bereitschaft für den Übergang des Projekts in die nächste Phase: Beim Gate-Check prüfen Teammitglieder, Projektmanager und Stakeholder, ob die vorherigen Phasen ihre geplanten Ziele erreicht haben und ob sie in die nächste Phase übergehen sollten.
Die Methode der Torinspektion verstehen
Kommunikation ist im Projektmanagement wichtig, und die Gate-Check-Methode kann Teams dabei helfen, während des gesamten Projekts eine offene und klare Kommunikation aufzubauen. Durch die Aufrechterhaltung einer guten Kommunikation wird sichergestellt, dass jedes Teammitglied seine Verantwortlichkeiten und erwarteten Fristen versteht. Kommunikation ist nicht nur während der Projektplanung wichtig, um Ziele und Erwartungen zu ermitteln, sondern während des gesamten Projekts bis zum Abschluss.
Durch die vorherige Planung verschiedener Gate-Standpunkte wissen die Teammitglieder, woran sie wann arbeiten müssen. Diese Tore müssen benannt, geplant und in den Entwurfsteil des Projekts einbezogen werden. Bei der Gate-Inspektion legt der Stakeholder fest, welche der folgenden Schritte unternommen werden sollten:
Übergang zur nächsten Phase: Wenn die Stakeholder glauben, dass das Projekt bisher erfolgreich war und die nächsten Schritte ihren Zielen entsprechen, ermächtigen sie den Projektmanager, mit der nächsten Phase zu beginnen.
Vorherige Phase wiederholen: Wenn Stakeholder Bedenken hinsichtlich der bei der Torinspektion vorgelegten Arbeiten haben, können sie eine erneute Durchführung beantragen. Anschließend wird eine weitere Torinspektion geplant, um festzustellen, ob das Projekt für die Fortsetzung bereit ist.
Überprüfen Sie die Pläne für die nächste Phase. Stakeholder können den Projektmanager auch bitten, bevorstehende Pläne zu prüfen und sie erneut zur Genehmigung einzureichen.
Stoppen Sie das Projekt: Abhängig von den Faktoren, die während der Torinspektion präsentiert wurden, können die Beteiligten verlangen, dass das gesamte Projekt gestoppt wird. Dies geschieht in der Regel dann, wenn das Risiko oder der Aufwand im Vergleich zum potenziellen Gewinn zu groß ist.
Durch die Überprüfung des Gates können Teams nicht nur jede Phase des Projekts planen, sondern auch den vorherigen Fortschritt bewerten, der bereits im Projekt abgeschlossen wurde. Dadurch können sie Stärken und Schwächen identifizieren, um diese in den nächsten Schritten zu verbessern.
Vorteile von Gate Checking im Projektmanagement
Gate-Tests können für alle Teammitglieder und Stakeholder von Vorteil sein und bieten die folgenden Vorteile:
Management von Risiken. Durch die Förderung einer offenen Kommunikation während des gesamten Projekts können Risiken bewältigt werden, indem etwaige Bedenken vor Abschluss des Projekts identifiziert werden. Mit Hilfe von Gate-Checks können Stakeholder das Projekt zudem jederzeit stoppen.
Engagement aufrechterhalten: Eine gründliche Kommunikation während des gesamten Prozesses kann auch sicherstellen, dass alle Teammitglieder und Stakeholder aktiv am Projekt beteiligt sind. Es stellt außerdem sicher, dass sich die Teammitglieder für jedes Ziel engagieren.
Erwartungen verwalten: Durch die Bewertung der Kundenzufriedenheit in verschiedenen Phasen können Projektmanager die Erwartungen steuern und sicherstellen, dass sie die Erwartungen der Kunden erfüllen.
Definieren Sie die zukünftige Arbeit: Durch häufige Kommunikation wissen die Beteiligten, was sie in den kommenden Tagen oder Wochen des Projekts erwarten können. Sie können in dieser Phase des Projekts beschließen, die Richtung oder Ziele zu ändern.
Produktive Teamarbeit: Durch die Einbindung aller Teammitglieder in die Torinspektion erhält jeder ein klares Verständnis der Kundenerwartungen sowie Verbesserungsmöglichkeiten.
Effektives Management: Da die Gate-Überprüfung von einer externen Quelle und nicht vom Projektmanager durchgeführt wird, gibt es ihnen die Möglichkeit, sich vom Projekt zu distanzieren und es aus einer neuen Perspektive zu betrachten.
Wann ist das Tor zu überprüfen?
In verschiedenen Phasen des Projekts werden Kontrollprüfungen durchgeführt, die als Kontrollprüfungen bezeichnet werden. Am häufigsten werden sie während eines Phasenübergangs durchgeführt. Bei diesen Übergängen gehen für den Stakeholder in Zukunft wahrscheinlich zusätzliche Risiken oder Kosten ein, so dass er das Risiko mindern kann, indem er sicherstellt, dass das Projekt seine beabsichtigten Ziele erreicht.
Obwohl es für Gate-Inspektionen kein bestimmtes Datum gibt, sollten sie im Voraus geplant werden. Stattdessen sollten sie so geplant werden, dass sie mit dem Ende einer Phase und dem Beginn einer anderen zusammenfallen. Ein typischer Gate-Review-Zeitplan umfasst die folgenden Schritte wie Projektauswahl, Definition der Projektdefinition, Festlegung von Leitzielen für das Projekt, Projektüberprüfung, Teambereitschaft und Abschluss nach dem Projekt.
Der Pförtner ist die Person, die das Tor kontrolliert. Der Gatekeeper sollte nicht der Projektmanager sein, da er oft zu nah am Projekt ist, um dessen Stärken und Schwächen zu ermitteln. Es muss auch kein Stakeholder oder Kunde sein. Stattdessen kann jemand, der nicht so sehr in das Projekt involviert ist, der Gatekeeper sein. Dies kann ein Manager oder Abteilungsleiter sein. Der Pförtner plant und erleichtert Torinspektionen, indem er Besucher einlädt und Inspektionen plant. Bei der Eintragsprüfung müssen Stakeholder, Manager, Vorgesetzte und Teammitglieder anwesend sein.
So überprüfen Sie das Tor
Wenn Sie lernen, wie Sie eine Gate-Überprüfung durchführen, können Sie diese produktiv und effizient gestalten. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihr Tor zu überprüfen:
Erstellen Sie eine Vorschau-Zeitleiste: Legen Sie zunächst fest, in welchen Phasen des Projekts eine Vorschau sinnvoll wäre. Tragen Sie dies in den Zeitplan ein und teilen Sie den Teammitgliedern mit, an welchen Punkten im Projekt eine Torinspektion erforderlich ist.
Bestimmen Sie die Logistik des Meetings: Legen Sie als Nächstes fest, wer bei den Gate-Kontrollen anwesend sein wird und wer der Gatekeeper sein wird. Entscheiden Sie außerdem, welche Themen besprochen werden und wie der Fortschritt bei der Erreichung der Ziele gemessen werden soll.
Fortschritt anzeigen: Beachten Sie bei der Überprüfung des Tores den Fortschritt des Projekts. Dies kann die Aufschlüsselung bestimmter Aufgaben und Aufgaben sowie die Dokumentation aller abgeschlossenen Arbeiten umfassen.
Pläne besprechen: Das Team bespricht dann Pläne für die nächste Phase des Projekts. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um die Ziele und Bedürfnisse Ihrer Kunden neu zu bewerten. Sie können beschließen, auf der Grundlage der Arbeit der vorherigen Phase Änderungen vorzunehmen.
Problemerkennung: Dies ist die Fähigkeit des Kunden, eventuelle Probleme zu identifizieren. Sie haben möglicherweise weitere Fragen zu den abgeschlossenen Arbeiten oder möchten die Richtung der bevorstehenden Arbeiten ändern.
Projektgenehmigung: Nachdem jeder Punkt ausführlich besprochen wurde, ist es an der Zeit, die Genehmigung für die nächste Phase des Projekts einzuholen. Dies ist ein Signal, das Projekt fortzusetzen.