Vorteile des Workflow-Managements und 13 beste Workflow-Management-Software

22. April 2021

Workflow-Management-Software kann die Verwaltung von Teams und Projekten erleichtern. Die Automatisierung des Arbeitsablaufs Ihres Unternehmens kann Zeit sparen und es Managern ermöglichen, sich auf die Strategie zu konzentrieren, anstatt Arbeitsprojekte bis ins kleinste Detail zu verwalten. Wenn Ihr Unternehmen beim Erstellen und Anbieten von Dienstleistungen oder Produkten auf Zusammenarbeit angewiesen ist, kann Lernworkflow-Management die Kommunikation und Produktivität im Team verbessern. In diesem Artikel erklären wir, was Workflow und Workflow-Management sind, welche Vorteile die Implementierung dieses Tools bietet und welche Software die Durchführung erleichtert.

Was ist Workflow-Management?

Unter Workflow versteht man die Reihenfolge, in der Mitarbeiter Aufgaben bei der Arbeit erledigen. Das Workflow-Management bietet eine Struktur dafür, wie ein Unternehmen Aufgaben ausführen kann, indem es Arbeitsprozesse erstellt und dabei hilft, diese zu steuern. Dazu gehören die Zusammenarbeit im Team, das Starten und Beenden von Projekten sowie alle für den Prozess erforderlichen Schritte und Aufgaben. Der Workflow teilt diese 5 wesentlichen Workflow-Informationen mit dem Team:

• Welche Probleme soll das Projekt lösen?

• Wenn das Team jede Aufgabe erledigen muss

• Wie ein Team jede Aufgabe erledigen kann

• Wer ist für die Erledigung der einzelnen Aufgaben verantwortlich?

• Was ist das Endergebnis?

Workflow-Management-Systeme können den Workflow eines Unternehmens oder für ein bestimmtes Projekt mithilfe eines visuellen Diagramms darstellen, das die Aktivitäten anzeigt, die zum Abschluss des Projekts führen. Workflow-Management-Systeme helfen Teams auch dabei, mit den richtigen Teilnehmern über Aufgaben im Workflow zu kommunizieren und den Fortschritt des Teams bei einem Projekt zu verfolgen.

Welche Vorteile bietet Workflow-Management?

Wenn es richtig gemacht wird, trägt das Workflow-Management dazu bei, dass ein Projekt erfolgreicher wird. Durch ein effektives Workflow-Management können Unternehmen die folgenden Vorteile nutzen:

Verbessert die Kommunikation

Workflow-Management verbessert die Kommunikation, indem es dem Team mitteilt, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Dies hilft Teammitgliedern, die richtigen Personen zu finden und mit ihnen zu kommunizieren, wenn sie Fragen zu einem Arbeitsablauf haben. Das Workflow-Management organisiert den Arbeitsablauf und kommuniziert alle Aspekte des Projekts an das Team, um Transparenz zu gewährleisten.

Bietet Verantwortung

Da das Workflow-Management festlegt, welche Teammitglieder bestimmte Aufgaben ausführen, ist es für das Management und die Mitarbeiter einfacher, sich für ihre Handlungen zur Verantwortung zu ziehen. Das Delegieren von Aufgaben kann auch zu einer Steigerung der Produktivität führen, da es den Mitarbeitern ein Gefühl der Unabhängigkeit vermittelt, die anhand des Arbeitsablaufs erkennen können, wann sie Aufgaben erledigen müssen und wie sie die einzelnen Aufgaben erledigen müssen. Selbstverantwortung hilft Managern, Mikromanagement zu vermeiden und sich stattdessen auf Strategie und zukünftige Projekte zu konzentrieren.

Bietet Klarheit

Die Entwicklung und Definition von Geschäftsprozessen schafft Klarheit für Mitarbeiter und Führungskräfte. Die Bereitstellung von Informationen darüber, wie der Arbeitsablauf funktioniert, und die Darstellung der Beiträge der Teammitglieder vermittelt auch ein Gefühl der Eigenverantwortung für das Projekt. Beides kommt der Produktivität und Kommunikation des gesamten Teams zugute.

Bietet Sichtbarkeit

Der Workflow sorgt auch für Transparenz für die Stakeholder des Unternehmens, indem er den Workflow sichtbar macht. Der Workflow erklärt den Stakeholdern, wie das Unternehmen funktioniert. Dies ist nützlich, um neue Kunden zu gewinnen, da Sie deutlich zeigen können, wie Ihr Unternehmen ein Projekt für sie abschließen kann.

Reduziert das Risiko

Workflow-Management kann das Risiko eines Projektausfalls verringern, da es die Kommunikation, Verantwortlichkeit und Organisation des Arbeitsablaufs verbessert. Wenn alle Aktivitäten und Aufgaben nach einem Zeitplan zugewiesen und organisiert werden, verringert sich das Risiko, in Verzug zu geraten oder nicht erledigt zu werden.

Verbessert das Zeitmanagement

Das Workflow-Management ist ein großartiges Tool, um den Überblick über ein Projekt zu behalten und bietet außerdem genauere Zeitplanungsprognosen für Kunden. In einem Workflow-Management-Diagramm plant das Management, wie lange die Erledigung einer Aufgabe dauern wird und wie viel Zeit das Team voraussichtlich für jede Aufgabe aufwenden wird. Definierte Intervalle helfen Mitarbeitern und Projektmanagern, ihre Zeit besser zu verwalten.

Mehr Details: Was ist Zeitmanagement? (Plus nützliche Tipps und Tricks zum Zeitmanagement)

Ermöglicht Ihnen die Anpassung

Durch die Visualisierung Ihres Arbeitsablaufs können Sie erkennen, wo Verbesserungen vorgenommen werden können. Das Workflow-Management plant und delegiert Aufgaben sorgfältig und erklärt sie, sodass das Team beispielsweise erkennen kann, welche Schritte nicht erforderlich sind, und diese Schritte entfernen kann.

Workflow-Management-Software

Workflow-Management trägt dazu bei, Arbeitsplätze und Mitarbeiter produktiver und organisierter zu machen. Vor diesem Hintergrund ist Workflow-Management-Software zu einer beliebten Methode zur besseren Verwaltung von Workflows geworden, da sie die Entwicklung von Geschäftsworkflows vereinfacht. Hier sind einige verschiedene Optionen für Workflow-Management-Software, die Sie bei der Implementierung von Workflow-Management in Ihrem Unternehmen berücksichtigen sollten:

Asana

Asana ist ein Workflow-Management-Tool, das die Verwaltung von Teamprojekten erleichtert. Es bietet sowohl ein Abonnement als auch eine kostenlose Version seiner Software an. Asana kann für Ihr Unternehmen in großem Umfang eingesetzt werden, da es Ihnen bei der Organisation einer Vielzahl von Aufgaben helfen kann, von kleinen Aufgaben bis hin zur Geschäftsstrategieplanung. Mit Asana können Unternehmen die Arbeit ihres Teams an einem Ort verfolgen. Asana bietet außerdem nützliche Funktionen wie einen Newsfeed zur einfacheren Kommunikation und Budgetverfolgung.

monday.com

Monday.com eignet sich hervorragend zur Visualisierung Ihres Arbeitsablaufs und ist für Teams jeder Größe geeignet. Monday.com plant Aufgaben für mehrere Teams in einem Unternehmen, beispielsweise Marketing und Personalwesen. Unternehmen können mit dieser Software auch auf ihre Arbeit zugreifen, sie bearbeiten oder anzeigen.

Kuss

Kissflow ist eine Software, die sowohl bei Geschäftsprozessen als auch beim Projektmanagement hilft. Kissflow erfordert keine Codierung, sodass jeder damit Workflows erstellen kann. Sie können dieses Tool für Buchhaltungsdienstleistungen wie Rechnungsstellung und Fakturierung verwenden. Außerdem können Sie Geschäftsprozesse, Zusammenarbeit und Aktivitätsverfolgung anpassen.

Vrake

Wrike eignet sich am besten für mittelständische Unternehmen und kann dank seiner Funktionen zur Dokumentenfreigabe bei der Verwaltung mehrerer Projekte helfen. Wrike hilft Ihnen beim Teilen von Formularen und beim Erteilen von Genehmigungen. Es enthält außerdem nützliche Tools wie Analysen und ROI-Tracking sowie Aktivitätsplanung und -verfolgung.

Pipefi

Mit Pipefy können Teams ihren Workflow mit der kostenlosen Pipefy-Software individuell anpassen und integrieren. Diese Software hilft, Ihren Arbeitsablauf zu automatisieren und die Effizienz zu verbessern. Insbesondere für Führungskräfte, die Arbeitsabläufe standardisieren möchten, ist dies ein nützliches Tool.

Schnelle Basis

Quickbase ermöglicht es Unternehmen, einen Workflow digital und schnell zu erstellen. Diese Software eignet sich am besten für Problemlösungs-Workflows.

JAMES

Diese Software ermöglicht es einem Unternehmen, Arbeitsaufgaben über mehrere Plattformen hinweg zu planen und Informationen an einem Ort zu integrieren. Es bietet wichtige Funktionen wie Geschäftsprozessautomatisierung und Tools für die Zusammenarbeit. JAMS ist nur im Abonnement erhältlich.

pneumatisch

Pnematic ist eine gute Wahl für Startups und kleine Unternehmen. Mit vorgefertigten Workflows, die Ihnen den Einstieg erleichtern, erfordert Pnematic keine Programmierkenntnisse und bietet eine kostenlose Version an.

Bienenstock

Hive ist eine abonnementbasierte Workflow-Management-Software. Es ermöglicht dem Unternehmen, Teamprojekte zu planen, zu verfolgen und zu steuern. Diese Software umfasst Funktionen für Brainstorming, Budget-, Aufgaben- und Unternehmenskalenderverwaltung sowie ein Kundenportal zur Organisation der Arbeit für verschiedene Kunden.

Lösungen

Die Lösungen erfordern keine Codierung und ermöglichen stattdessen eine grafische Eingabe, was die Erstellung von Arbeitsabläufen mit dieser Software erleichtern kann. Dabei handelt es sich um einen abonnementbasierten Dienst, der sich am besten für große Unternehmen eignet. Die Lösungen eignen sich gut zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und zur Unterstützung der Zusammenarbeit.

Rindel

Rindle hilft bei der Integration verschiedener Plattformen, sodass Teammitglieder nach Belieben arbeiten können. Es verbessert die Kommunikation und bietet Organisation, indem es die Tools zusammenführt, die Ihr Unternehmen und Ihr Team bereits verwenden.

Paket zur digitalen Geschäftstransformation

Die Digital Business Transformation Suite eignet sich gut für die Verwaltung von Finanzinformationen und ist daher ideal für Bank- und Wirtschaftsprüfungsunternehmen. Diese Software führt Analyse-, Überwachungs- und Verbesserungstools aus, um Ihren Arbeitsablauf zu automatisieren.

FunctionFox

Diese Software wurde für die Kreativbranche entwickelt und hilft beim Zeitmanagement durch die Planung und Verfolgung von Projekten. Mit einem integrierten Newsfeed hilft FunctionFox dem Team, besser zu kommunizieren und Aktualisierungen über den Projektfortschritt auszutauschen.

Funktionen der Workflow-Management-Software

Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, welche Software für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, die Funktionen, die jeder Dienst bietet. Hier sind die besten Funktionen, die Sie möglicherweise zur Automatisierung Ihres Arbeitsablaufs benötigen:

• Kein Code: Software, die keinen Code erfordert, kann einfacher zu verwenden und intuitiver sein.

• Formularentwurfstool. Bei der Arbeit im Team ist ein Tool hilfreich, mit dem Sie eigene Formulare erstellen können.

• Integration. Viele Workflow-Management-Programme ermöglichen es Unternehmen, die Anwendungen, die sie bereits für ihre Arbeit verwenden, in ein Workflow-Tool zu integrieren.

• Reporting-Tools. Tools, die den Fortschritt melden, helfen, Arbeitsabläufe zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

• Aktive Benachrichtigungen. Mithilfe von Benachrichtigungen behalten Sie den Überblick über die Teammitglieder und das Projekt als Ganzes.

• Zugriffskontrolle: Die rollenbasierte Zugriffskontrolle hilft Teamleitern und Projektmanagern, auf alle benötigten Informationen zuzugreifen und Bearbeitungstools basierend auf der beruflichen Rolle des Teammitglieds einzuschränken.

Bitte beachten Sie: Keines der in diesem Artikel genannten Unternehmen ist mit Indeed verbunden.