Vorlage und Beispiel • BUOM

9. April 2021

Eine Team-Willkommens-E-Mail ist eine hilfreiche Nachricht, die neue Mitarbeiter auf ihren ersten Arbeitstag vorbereitet. Diese E-Mail enthält eine Reihe wichtiger Informationen, aber das Versenden einer Willkommens-E-Mail ist eine effektive Möglichkeit, Ihre neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen und ihnen mitzuteilen, was sie an ihrem ersten Tag erwartet. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie ein neues Begrüßungsschreiben für eine Bewerbung erstellen und stellen eine Vorlage und ein Beispiel für Ihre Überprüfung bereit.

Was ist eine Begrüßung in einer Team-E-Mail?

Die Team-Willkommens-E-Mail ist ein Einführungsschreiben, das neuen Mitarbeitern die wichtigen Informationen liefert, die sie an ihrem ersten Tag benötigen. Dieser Brief bekräftigt die Position des Mitarbeiters und dient als herzliche Begrüßung, die dem neuen Mitarbeiter das Gefühl geben soll, willkommen und geschätzt zu sein. Während ein Willkommensbrief für neue Mitarbeiter einige Höflichkeiten enthält, enthält er auch wichtige Details, die dazu beitragen, dass der Onboarding-Prozess so reibungslos wie möglich verläuft.

Das Begrüßungsschreiben des Unternehmens sollte folgende Informationen zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters enthalten:

• Wohin gehen

• Wen man fragen soll

• Was zu bringen

• Wann Sie ankommen sollten

• Wie man sich kleidet

• Was zu erwarten ist

So schreiben Sie eine Begrüßung per E-Mail an das Team

Eine sorgfältig gestaltete E-Mail für neue Mitarbeiter trägt dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter sicherer und besser auf ihren ersten Arbeitstag vorbereitet fühlen. Befolgen Sie diese Schritte, um ein informatives Begrüßungsschreiben für Mitarbeiter zu verfassen:

1. Schreiben Sie eine beschreibende Betreffzeile.

Eine klare und prägnante Betreffzeile, die die E-Mail in wenigen Worten erklärt, ist der erste Schritt zu einer effektiven Willkommens-E-Mail. Etwas so Einfaches wie „Nexus Agency Hiring: Willkommen in unserem Team“ lässt den Mitarbeiter wissen, von wem die E-Mail stammt und dass sie mit seiner neuen Position zusammenhängt.

2. Beginnen Sie mit einer höflichen Begrüßung.

Beginnen Sie Ihren Brief mit einer einfachen Begrüßung wie „Liebe Lynn“. Es empfiehlt sich, in dieser E-Mail den Namen des Mitarbeiters zu verwenden. Achten Sie darauf, Ihre Begrüßung zu personalisieren, auch wenn andere Abschnitte der E-Mail standardisiert sind.

3. Bringen Sie Ihre Erwartungen an den neuen Mitarbeiter zum Ausdruck.

Lassen Sie den neuen Mitarbeiter wissen, dass Sie sich freuen, ihn im Team willkommen zu heißen. Obwohl ein Großteil dieses Schreibens funktionaler Natur ist, ist es wichtig, dass Sie Ihren neuen Mitarbeiter herzlich willkommen heißen, damit er sich wohlfühlt. Erwägen Sie, Details anzugeben, die Sie aus dem Vorstellungsgespräch erfahren haben, wie zum Beispiel: „Ich bin gespannt, was Ihre Photoshop-Kenntnisse in unsere Marketingkampagnen einbringen können.“

4. Geben Sie Positionsinformationen an.

Bestätigen Sie die Position, für die der neue Mitarbeiter eingestellt wurde. Dies kann dazu beitragen, Unklarheiten über die genaue Berufsbezeichnung, die ein neuer Mitarbeiter erwarten sollte, auszuräumen. Sie können auch Einzelheiten zur Schicht oder ihren Verantwortlichkeiten angeben. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn diese Informationen während des Interviews nicht geklärt wurden. Wenn Sie beispielsweise sowohl für die zweite als auch für die dritte Schicht eingestellt haben, sollten Sie angeben, welcher Dienstplan Ihrem neuen Mitarbeiter zugewiesen ist.

5. Geben Sie Informationen über die Ankunft des Mitarbeiters an

Erklären Sie, wohin der neue Mitarbeiter am ersten Tag gehen soll und wen er fragen oder finden soll. Diese Details können den Stress beim Beginn eines neuen Jobs lindern. Der Mitarbeiter kann das Gebäude sicher betreten und weiß genau, wohin er geht. Geben Sie die voraussichtliche Ankunftszeit an, da diese am ersten Tag oft anders ist als an den folgenden Werktagen.

6. Erklären Sie, was ein neuer Mitarbeiter erwarten kann.

Erklären Sie kurz, was den Mitarbeiter am ersten Tag erwarten kann. Dazu können Papierkram, ein Treffen mit der Personalabteilung über Zusatzleistungen und Zeitaufwand bei der IT-Abteilung für die Einrichtung eines Computers und eines E-Mail-Kontos gehören. Sie sollten auch angeben, was der Mitarbeiter am ersten Tag mitbringen soll. Dazu kann eine Sozialversicherungskarte, ein Lichtbildausweis oder ein Ausweisnachweis gehören.

Bieten Sie dem neuen Mitarbeiter eine Zusammenfassung des Zeitplans, damit er entsprechend planen kann. Wenn Ihre Abteilung neue Mitarbeiter am ersten Tag zum Mittagessen einlädt, ist es wichtig, dieses Detail anzugeben, damit der Mitarbeiter nicht mit einem Lunchpaket erscheint. Wenn ein Mitarbeiter Essen einpacken muss oder Geld für das Mittagessen in der Cafeteria hat, sollten Sie ihn ebenfalls darüber informieren.

7. Geben Sie Kontaktinformationen für Fragen oder Bedenken an

Geben Sie Kontaktinformationen für ein oder mehrere wichtige Teammitglieder an, an die sich der neue Mitarbeiter bei Fragen oder Bedenken wenden kann. Dies kann der Vorgesetzte, ein Kollege, den Sie zur Unterstützung beim Onboarding hinzugezogen haben, ein Schulungsleiter oder der Personalleiter sein.

8. Schließen Sie die E-Mail mit Ihren Kontaktinformationen

Beenden Sie den Brief mit herzlichen Grüßen und geben Sie Ihren vollständigen Namen, Titel und Kontaktinformationen an, damit der neue Mitarbeiter weiß, wer Sie im Unternehmen sind und Sie bei Bedarf kontaktieren kann.

Vorlage für einen Willkommensbrief für einen neuen Mitarbeiter

Hier ist eine Vorlage, die Ihnen beim Verfassen einer Willkommens-E-Mail an Ihr Team helfen soll:

Betreff: (Unternehmen) Einführung: Willkommen im Team

Lieber (Name),

Ich freue mich, Sie in der Position (Stelle) bei (Unternehmen) begrüßen zu dürfen. Gerne veröffentlichen wir Ihre (Fähigkeiten) Berufserfahrung in unseren (Branchen-)Projekten. Ihr täglicher Arbeitsplan umfasst (Zeit) bis (Uhrzeit), (Tag) bis (Tag). Allerdings wird Ihr erster Tag etwas anders sein, daher wollte ich sicherstellen, dass Sie über alle Details verfügen, die Sie zur Vorbereitung benötigen.

Am (Datum) möchte ich (Uhrzeit) ankommen und am (Ort) nach (Name) fragen. Bitte bringen Sie (Artikel) mit, um die Unterlagen für die Neueinstellung bei der Personalabteilung auszufüllen. Sobald Sie Ihre Unterlagen erledigt haben, werden Sie zu einem Rundgang durch die Einrichtung mitgenommen. Wir bereiten Ihr Büro für Sie vor, komplett mit Ihrem Computer, Büromaterial und einer personalisierten (Firmen-)Kaffeetasse. Am ersten Tag müssen Sie keine zusätzlichen Vorräte mitbringen.

Wir laden unsere neuen Mitarbeiter gerne zum Mittagessen in ein nahegelegenes Restaurant ein und geben Ihnen die Möglichkeit, Ihr Team kennenzulernen. (Restaurant), (Restaurant) und (Restaurant) befinden sich im Einkaufszentrum auf der anderen Straßenseite. Schauen Sie sich also online die Speisekarte an und teilen Sie uns mit, wo Sie essen möchten! Nach dem Mittagessen treffen Sie sich mit einem IT-Spezialisten, um Ihren Computer, Ihre Firmen-E-Mail und Ihre Voicemail einzurichten.

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung unter (Telefon) oder (E-Mail). Sie können auch auf diese E-Mail antworten oder mich direkt anrufen. Ich freue mich darauf, Sie am (Datum) zu sehen!

Am besten,
(Name)
(Position)
(Telefonnummer)

Laden Sie die Vorlage für einen Willkommensbrief herunter
Um eine Vorlage in Google Docs hochzuladen, wählen Sie „Datei“ > „Öffnen“ > und wählen Sie die richtige hochgeladene Datei aus.

Beispiel eines Begrüßungsschreibens für einen neuen Mitarbeiter

Hier ist ein Beispiel, das zeigt, wie eine Willkommens-E-Mail aussehen könnte:

Betreff: Willkommen bei Thompson Catering! Informationen zu Neueinstellungen

Liebe Megan,

Ich freue mich, Sie in unserem Thompson Catering-Team begrüßen zu dürfen. Wir sind bestrebt, unsere Mitarbeiter wie Familienmitglieder zu behandeln und möchten, dass Sie sich vom ersten Tag an willkommen fühlen. Wir freuen uns sehr, dass Sie die Stelle als Assistant Catering Manager angenommen haben. Obwohl Ihr Job sowohl innerbetriebliche als auch außerberufliche Aufgaben umfasst, findet Ihre erste Einarbeitungswoche in unserem Hauptbüro in der 534 Danford Avenue in Bloomington statt.

Bitte erscheinen Sie zu Ihrem ersten Tag am 11. November um 9:30 Uhr. Obwohl unser Geschäftstag normalerweise um 9 Uhr morgens beginnt, gibt dies unserem Catering-Manager Oliver Wu Zeit, sich auf Ihre Ankunft vorzubereiten. Sie treffen Oliver in der Lobby für einen umfassenden Rundgang durch die Einrichtung. Wir haben einen maßgeschneiderten Kochmantel für Sie vorbereitet. Bitte tragen Sie bequeme schwarze Hosen und geschlossene Schuhe, die für die Küchenarbeit geeignet sind.

Sie müssen einen Lichtbildausweis und eine Sozialversicherungskarte mitbringen, da Sie sich gegen 11 Uhr mit der Personalabteilung treffen, um die Registrierungsunterlagen zu vervollständigen. Mittags möchte unser Team Sie mit einem Willkommensessen verwöhnen und Ihnen ermöglichen, einige der typischen Gerichte zu probieren, die wir für unsere Kunden zubereiten. Am Nachmittag arbeiten Sie weiter mit Oliver zusammen und machen sich mit unseren Standardprozessen und -verfahren vertraut. Sie können damit rechnen, dass Ihr erster Tag gegen 18:00 Uhr endet.

Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, können Sie Oliver oder mich kontaktieren. Olivers E-Mail-Adresse: (email protected), und die Telefonnummer ist 812-555-4837. Wir freuen uns auf Ihren Besuch am Montag!

Am besten,
Karen Klein
Trainer
812-555-4838
(email protected)