Verfolgen Sie Ihren Projektfortschritt in 7 Schritten • BUOM

Projektverfolgung ist eine Methode, mit der Sie den Gesamtfortschritt eines Projekts von der Planung bis zur Fertigstellung durch Ihr Team messen können. Mit der Projektfortschrittsverfolgung können Sie den prognostizierten Fortschritt im Vergleich zum tatsächlichen Fortschritt verfolgen. Dies ist eine nützliche Strategie, um dem Projektmanagementteam dabei zu helfen, seine Aufgaben pünktlich zu erledigen. In diesem Artikel besprechen wir, warum es wichtig ist, den Projektfortschritt zu verfolgen, wie Sie den Fortschritt in sieben Schritten verfolgen können, und geben Ihnen einige hilfreiche Tipps.

Warum ist es wichtig, den Fortschritt zu verfolgen?

Die Verfolgung des Projektfortschritts ist entscheidend für die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt innerhalb des angegebenen Zeitraums abgeschlossen wird. Hier sind vier Gründe, warum es wichtig ist, den Projektfortschritt zu verfolgen:

• Projekterfolg: Die gleichzeitige Bearbeitung und Verfolgung eines Projekts erhöht die Wahrscheinlichkeit des Gesamterfolgs des Projekts.

• Überschaubarere Ziele: Durch Tracking können Sie größere Ziele in kleinere Aufgaben umwandeln, die einfacher zu erledigen sind.

• Zeitmanagement: Mit der Nachverfolgung können Sie feststellen, ob Ihr Team Aufgaben pünktlich erledigt, um ein Projekt pünktlich abzuschließen.

• Verantwortung: Teammitglieder werden eher für ihre Arbeit zur Verantwortung gezogen, wenn Sie beide den Überblick behalten.

So verfolgen Sie Ihren Fortschritt in 7 Schritten

Hier finden Sie eine Liste, wie Sie den Fortschritt Ihres aktuellen Projekts in sieben Schritten verfolgen können:

1. Erstellen Sie einen Projektplan

Bevor jeder mit seinen Projektaufgaben beginnt, ist es hilfreich, gemeinsam mit dem Team einen Projektplan zu erstellen. Teammitglieder können Einblick in die ideale Art und Weise zur Erledigung von Aufgaben geben und darüber, wie lange die einzelnen Aufgaben ihrer Einschätzung nach dauern werden. Dies ist auch ein idealer Zeitpunkt, um die Erwartungen des Teams gemeinsam und einzeln zu besprechen, damit sich jeder darüber im Klaren ist, welche Rollen er hat und für welche Aufgaben er verantwortlich ist.

2. Setzen Sie sich messbare Ziele

Versuchen Sie, sich mit den spezifischen Fähigkeiten jedes einzelnen Gruppenmitglieds vertraut zu machen. Mit diesem Wissen können Sie für jede Person individuelle Ziele festlegen, damit sie ihr Bestes geben kann, um ihre Ziele innerhalb der vereinbarten Frist zu erreichen.

Die Ziele, die Sie für das gesamte Projekt und einzelne Mitglieder Ihres Teams festlegen, sollten realistisch, klar und messbar sein. Realistische Ziele sind solche, die innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens erreichbar sind. Versuchen Sie, Ihrem Team die Ziele klar zu erklären, damit Ihre Erwartungen für alle klar sind. Schließlich können Ziele dann am nützlichsten sein, wenn sie messbar sind. Zu den messbaren Zielen gehören Daten und Zahlen. Anstatt beispielsweise zu sagen, dass Ihr Team eine Aufgabe so schnell wie möglich erledigen soll, schreiben Sie ein konkretes Datum für die voraussichtliche Fertigstellung auf.

3. Legen Sie klare Fristen fest

Denken Sie bei der Festlegung von Fristen daran, sowohl für das Projekt als auch für einzelne Aufgaben klare Grenzen zu setzen. Wenn Teammitglieder für ihren Teil des Projekts bestimmte Fristen haben, kann es für sie einfacher sein, sich auf jede einzelne Aufgabe zu konzentrieren, um ihre Verantwortlichkeiten fristgerecht zu erledigen. Sobald Sie Fristen festgelegt haben, wird die Verfolgung des Projektfortschritts viel einfacher, da jedem klar ist, wann er Aufgaben erledigen muss.

4. Sammeln Sie Daten

Der erste Schritt beim Sammeln von Daten besteht darin, zu entscheiden, welche Methoden zur Datenerfassung verwendet werden sollen. Möglicherweise entscheidet sich Ihr Team dafür, schriftliche Berichte über seine Fortschritte zu versenden, oder es ist für Sie vorteilhafter, wöchentliche Besprechungen abzuhalten, bei denen alle gleichzeitig ihre Aktualisierungen mit Ihnen teilen und Sie die von ihnen geteilten Daten sammeln.

Der zweite Schritt der Datenerfassung ist die Datenverfolgung. Sie können Tabellenkalkulationen verwenden, um Ihre Daten zu organisieren und farblich zu kennzeichnen, oder Projektmanagement-Software verwenden, um den Überblick zu behalten. Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, versuchen Sie, die Informationen konsistent auszufüllen, damit sie im Verlauf des Projekts relevant sind und Sie über genaue Daten verfügen, die Sie den Stakeholdern mitteilen können, wenn diese Aktualisierungen benötigen. Wenn mehrere Teammitglieder Daten eingeben, stellen Sie außerdem sicher, dass Richtlinien vorhanden sind, um sicherzustellen, dass die Daten während des gesamten Projekts konsistent bleiben.

5. Verwenden Sie ein Kanban-Board

Ein nützliches Werkzeug, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten, ist die Verwendung einer visuellen Hilfe, die Sie im Verlauf des Projekts aktualisieren können. Viele Unternehmen verwenden mittlerweile Scrum-Boards, mit denen Teams den Fortschritt eines Projekts verfolgen können. Kanban-Boards ermöglichen es ihnen auch, große Aufgaben in kleinere, besser überschaubare Aufgaben zu unterteilen. Es verwendet Kategorien wie „nicht begonnene Aufgaben“, „unerledigte Aufgaben“ und „erledigte Aufgaben“, um Ihren Fortschritt zu organisieren. Wenn Aufgaben abgeschlossen sind, bewegen sie sich durch die Kategorien, bis sich alle Aufgaben in der Spalte „Abgeschlossene Aufgaben“ befinden.

Mithilfe dieser visuellen Hilfe kann das Team sehen, was noch begonnen werden muss, was gerade abgeschlossen wird und was bereits erreicht wurde. Jeder kann leicht erkennen, ob er seine Ziele erreicht, seine Aufgaben pünktlich zu erledigen, und was er noch erledigen muss.

6. Passen Sie die Erwartungen an

Es gibt Zeiten während eines Projekts, in denen es hilfreich sein kann, Ihre Erwartungen an den Projektzeitplan anzupassen. Während das Projekt voranschreitet und Daten gesammelt werden, stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihr Team einige Aufgaben verspätet oder früher als geplant erledigt oder dass die Gesamtkosten für Materialien von Ihren ursprünglichen Erwartungen abweichen.

Wenn die Aufgabe eines Teammitglieds beispielsweise darin besteht, gegen Ende des Projekts eine Präsentation zu erstellen, kann er seine Arbeit erst dann abschließen, wenn er von anderen Teammitgliedern vollständige Daten erhält. Wenn der Fortschritt einer Person nicht Ihren Erwartungen entspricht, passen Sie einige Ziele Ihres Teams an, damit die Arbeit aller effizient umverteilt wird, damit sie sie fristgerecht abschließen können.

7. Überprüfen Sie regelmäßig

Wenn Sie regelmäßig mit Ihrem Team kommunizieren, können Sie proaktiv sein und sicherstellen, dass jeder seine Arbeit innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erledigt. Wenn Sie regelmäßige Besprechungen haben, ist es einfacher, Hilfe anzubieten, wenn Sie bemerken, dass jemand möglicherweise eine Frist verpasst. Sie können negative Ergebnisse vermeiden und sich stattdessen auf das Erreichen des Gesamtziels des Projekts konzentrieren.

Erwägen Sie, mit Ihrem Team zu sprechen, um einen festen Überprüfungsplan festzulegen. Wenn Sie im Laufe des Projekts das Gefühl haben, dass Sie mehr benötigen, können Sie weitere hinzufügen. Ebenso stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie nicht so viel benötigen, wie Sie dachten, und können den geplanten Gesamtbetrag je nach Projektfortschritt in der Ausführungsphase reduzieren.

Tipps zur Verfolgung des Projektfortschritts

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, den Fortschritt Ihres Projekts zu verfolgen:

• Planen Sie Risiken ein. Es ist sinnvoll, mögliche Probleme einzuplanen, auf die das Projekt in jeder Phase seiner Umsetzung stoßen könnte. Wenn Sie sich der Risiken bewusst sind und darauf vorbereitet sind, ist deren Eintritt geringer.

• Halten Sie eine Sehhilfe bereit. Eine visuelle Darstellung des Gesamtfortschritts des Projekts hilft dabei, alle darüber auf dem Laufenden zu halten, was das Team abgeschlossen hat und was noch zu tun ist. Sie können es täglich aktualisieren, um sicherzustellen, dass jeder über die aktuellsten Informationen über den Fortschritt des Projekts verfügt.

• Bieten Sie an, Ihrem Team zu helfen. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern Hilfe anbieten, können Sie eine produktivere Arbeitsumgebung schaffen. Erwägen Sie, ihnen hilfreiche Tipps zu geben, damit sie bei der Erledigung ihrer Aufgaben auf dem Laufenden bleiben. Erweitern Sie Ihr Angebot, wenn Sie Fragen beantworten oder helfen können, wenn Sie Hilfe benötigen.

• Erstellen Sie ein Belohnungssystem. Erwägen Sie die Schaffung eines Belohnungssystems für ein Mitglied Ihres Teams oder für sich selbst. Jedes Mal, wenn Sie einen Meilenstein richtig und pünktlich abschließen, erhalten Sie eine Belohnung und bleiben auf dem Weg motiviert.

• Behalten Sie das Magazin. Versuchen Sie, sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um die Erfolge Ihres Tages aufzuschreiben und darzulegen, woran Sie in Zukunft arbeiten können. Das Nachdenken über Ihren Gesamtfortschritt kann Ihnen dabei helfen, auf dem Weg dorthin neue Erfolgsstrategien zu entwickeln.